In unserem letzten Beitrag haben wir den Lessons Learned Workshop als Format vorgestellt, und dabei sowohl den Ablauf als auch den (tatsächlich messbaren) Mehrwert erläutert.
Dieser Beitrag fokussiert sich nun auf Tipps zur Durchführung und Moderation und richtet sich nun an alle, die solche Lessons Learned Workshops in der Praxis durchführen oder es planen.
Legen wir los!
Tipp 1: Die “5x Why”-Methode beim Lessons Learned Workshop nutzen
Bei der Diskussion von Problemen gibt es zwei Szenarien: Entweder man diskutiert lebhaft über die unterschiedlichen Perspektiven der Teammitglieder. Oder man ist sich relativ schnell einig und vertieft die Ursachenforschung gar nicht erst weiter. Wäre ja nur verlorene Zeit, oder?
Einigkeit über ein Thema mag sich gut anfühlen, kann aber tückisch sein. Gerade in Diskussionspunkten, bei denen eine dritte Partei (häufig andere Abteilungen) als Problemursache identifiziert werden, macht man sich zu wenig Mühe, die Kernursachen und deren Wirkungsketten richtig zu verstehen. Dabei wird es ohne dieses Verständnis schwierig, eine effektive Maßnahme abzuleiten.
Nutze als Moderator die so genannte “5x Why-Methode” und hinterfrage den Konsens in der Gruppe, indem du 5x mal die “Warum-Frage” stellst und dazu eine ernsthafte Beantwortung einforderst. Dieser Denkanstoß eröffnet häufig neue Perspektiven. Hier ist ein Beispiel des Jefferson Memorials als Erklärung der Methode – ein Klassiker:
- Moderatorin: “Warum ist die Unterhaltung des Jefferson Memorials so teuer?”
- Team: “Weil es so häufig mit einem Hochdruckreiniger gereinigt werden muss.”
- Moderatorin: “Warum?”
- Team: “Weil so viele Vögel darauf ihren Kot hinterlassen.”
- Moderatorin: “Warum?”
- Team: “Weil die Vögel sich von den vielen Insekten dort ernähren.”
- Moderatorin: “Warum sind so dort viele Insekten?”
- Team: “Weil sie am frühen Abend von der Beleuchtung angezogen werden.”
- Teammitglied: “Lasst uns versuchen, die Beleuchtung etwas später anzustellen!”
Nehmt die Ursachenforschung also ernst. Schaut, welche Möglichkeiten es gibt, selber als Team aktiv zu werden, anstatt Problemursachen pauschal als “externe Rahmenbedingungen” hinzunehmen.
Tipp 2: Lessons Learned Workshop zur Routine machen
Auch für Lessons Learned im Team gibt es eine Lernkurve: Die ersten Termine können noch etwas holprig ablaufen: Der zeitliche Rahmen wird nicht eingehalten, Themen nicht auf den Punkt gebracht, Maßnahmen nicht gut formuliert etc..
Erst, wenn man dieses Workshop-Format ein paar mal im Team durchgeführt hat, wird daraus eine Routine und der Mehrwert immer größer:
- Teammitglieder sind besser vorbereitet, weil sie die Agenda kennen
- Teammitglieder haben weniger Vorbehalte, kritische Themen anzusprechen (siehe die wichtigste Grundvoraussetzung für erfolgreiche Teams)
- Probleme werden tiefergehend analysiert
- Maßnahmen und Erkenntnisse werden sauber erarbeitet und festgehalten
Diese Vorteile erreicht man jedoch nur, wenn man daraus eben eine Routine macht. Schaut also, ob es regelmäßige Meilensteine gibt, zu denen ihr Lessons Learned Workshops etablieren wollt, oder legt selber eine Frequenz fest. Je nach Enge der Zusammenarbeit im Team ist eine Frequenz von 2-wöchentlich bis monatlich unsere Empfehlung.
Tipp 3: Maßnahmen transparent festhalten und wiederaufgreifen
Die aus den Lessons Learned Workshops entstehenden Maßnahmen müssen selbstverständlich im Nachhinein für das Team transparent gemacht werden.
Darüber hinaus ist es aber eben auch genauso wichtig, diese in den nächsten Workshops wiederaufzugreifen. Macht also das Review bestehender Maßnahmen zu einem festen Agendapunkt eines jeden Lessons Learned Workshops.
Dabei geht es nicht nur darum, festzustellen, ob die Verantwortlichen ihren Job gemacht haben. Viel wichtiger ist es, aus den Ergebnissen der Maßnahmen zu lernen – es heißt schließlich Lessons LEARNED 🙂
Nur, wenn man die Maßnahmen wieder aufgreift, kann man lernen, ob die beschlossenen Maßnahmen das Kernproblem lösen konnten – oder nicht. Genauso gut kann sich herausstellen, dass die vermutete Kernursache gar nicht der Hauptgrund für ein Problem. Dann ist es umso wichtiger, hierüber zu sprechen, die Erkenntnis im Team zu teilen und mit einer neuen Maßnahme – bzw. einem neuen “Experiment” – zu reagieren.
Eine Maßnahme, sofern sie durchgeführt und gereviewt wird, hat eine Erfolgsgarantie: Nämlich dass man aus der Umsetzung lernt. Entweder lernt man, dass die darunterliegenden Hypothesen korrekt waren und dass die Maßnahme funktioniert hat. Oder man lernt eben, dass die vermutete Kernursache oder der Lösungsansatz falsch ist. Betrachtet Maßnahmen deswegen als Experimente.
