En nuestra último mensaje presentamos el Taller de Lecciones Aprendidas como un formato, explicando tanto el proceso como el valor añadido (realmente medible).

Este artículo se centra ahora en consejos para la puesta en práctica y la facilitación, y va dirigido a todos aquellos que organizan en la práctica talleres de lecciones aprendidas de este tipo o tienen previsto hacerlo.

¡Hagámoslo!

Consejo 1: Utiliza el método "5x Por qué" en el Taller de Lecciones Aprendidas

Hay dos escenarios a la hora de discutir los problemas: Cualquiera de los dos mantiene un animado debate sobre las distintas perspectivas de los miembros del equipo. O te pones de acuerdo relativamente rápido y ni siquiera profundizas en la causa raíz. Eso sería perder el tiempo, ¿no?

La unidad en un tema puede sentar bien, pero puede ser traicionera. Especialmente en los puntos de debate en los que se identifica a un tercero (a menudo otros departamentos) como causa del problema, se hace muy poco esfuerzo por comprender adecuadamente las causas principales y sus cadenas de impacto. De este modo, sin esta comprensión, resulta difícil derivar una acción eficaz.

Como facilitador, utiliza el llamado "método 5x por qué" y cuestiona el consenso en el grupo formulando la "pregunta por qué" 5 veces y exigiendo una respuesta seria. Este alimento para la reflexión a menudo abre nuevas perspectivas. Aquí tienes una Ejemplo del Monumento a Jefferson como explicación del método – un clásico:

• Moderador: "¿Por qué es tan caro mantener el Monumento a Jefferson?"
• Equipo: "Porque hay que limpiarlo muy a menudo con un limpiador de alta presión".
• Moderador: "¿Por qué?"
• Equipo: "Porque muchos pájaros dejan sus excrementos en él".
• Moderador: "¿Por qué?"
• Equipo: "Porque los pájaros se alimentan de los muchos insectos que hay allí".
• Moderador: "¿Por qué hay tantos insectos ahí?"
• Equipo: "Porque les atrae la iluminación al atardecer".
• Miembro del equipo: "¡Intentemos encender las luces un poco más tarde!"

Así que tómate en serio la búsqueda de causas. Mira qué posibilidades hay de activarse como equipo en lugar de aceptar las causas de los problemas como "condiciones externas".

Consejo 2: Convierte el Taller de Lecciones Aprendidas en una rutina

También hay una curva de aprendizaje para las lecciones aprendidas en el equipo: las primeras reuniones todavía pueden ser un poco accidentadas: No se respetan los plazos, los temas no van al grano, las medidas no están bien formuladas, etc.

Sólo cuando hayas realizado este formato de taller unas cuantas veces en el equipo, se convertirá en una rutina y aumentará el valor añadido:

• Los miembros del equipo están mejor preparados porque conocen el orden del día
• Los miembros del equipo son menos reacios a abordar cuestiones críticas (véase el El requisito más importante para el éxito de los equipos)
• Los problemas se analizan en profundidad
• Las medidas y los resultados se elaboran y registran cuidadosamente

Sin embargo, sólo podrás conseguir estas ventajas si lo conviertes en una rutina. Así que comprueba si hay hitos regulares en los que quieras establecer talleres de lecciones aprendidas, o fija tú mismo una frecuencia. Dependiendo de lo estrechamente que trabaje el equipo, recomendamos una frecuencia de dos veces por semana a una vez al mes.

Consejo 3: Registra y revisa las medidas con transparencia

Por supuesto, las medidas resultantes de los talleres sobre las lecciones aprendidas deben ser transparentes para el equipo posteriormente.

Además, es igual de importante retomarlas en los próximos talleres. Así que haz que la revisión de las medidas existentes sea un punto fijo del orden del día de cada taller sobre las lecciones aprendidas.

No se trata sólo de determinar si los responsables han hecho su trabajo. Es mucho más importante aprender de los resultados de las medidas – al fin y al cabo se llama Lecciones APRENDIDAS 🙂 .

Sólo revisando las medidas se puede saber si las medidas adoptadas fueron capaces o no de resolver el problema central –. También puede ocurrir que la causa principal sospechada no sea en absoluto la razón principal de un problema. En este caso es aún más importante hablar de ello, compartir la visión en el equipo y reaccionar con una nueva medida – o un nuevo "experimento" –.

Una medida, siempre que se aplique y se revise, tiene una garantía de éxito: a saber, que se aprende de su aplicación. O bien te enteras de que las hipótesis subyacentes eran correctas y de que la medida funcionó. O te enteras de que la causa principal asumida o el enfoque de la solución son erróneos. Por tanto, considera las medidas como experimentos.