Nel nostro ultimo post abbiamo presentato il Workshop Lessons Learned come un format, spiegando sia il processo che il valore aggiunto (effettivamente misurabile).

Questo articolo si concentra sui consigli per l'implementazione e la facilitazione ed è rivolto a tutti coloro che gestiscono questi workshop sulle lezioni apprese nella pratica o che hanno intenzione di farlo.

Facciamolo!

Suggerimento 1: Utilizza il metodo "5x Perché" nel workshop sulle lezioni apprese

Ci sono due scenari quando si discute di problemi: O si discute animatamente dei diversi punti di vista dei membri del team. Oppure ci si accorda relativamente in fretta e non si approfondisce la causa principale. Sarebbe solo una perdita di tempo, non credi?

L'unità su un problema può essere una bella sensazione, ma può essere insidiosa. Soprattutto nei punti di discussione in cui una terza parte (spesso altri dipartimenti) viene identificata come causa del problema, vengono fatti pochi sforzi per comprendere adeguatamente le cause principali e le loro catene di impatto. In questo modo, senza questa comprensione, diventa difficile elaborare un'azione efficace.

Come facilitatore, usa il cosiddetto "metodo 5x Why" e metti in discussione il consenso del gruppo ponendo la "domanda Why" per cinque volte e chiedendo una risposta seria. Questo spunto di riflessione spesso apre nuove prospettive. Eccone una Esempio di Jefferson Memorial come spiegazione del metodo – un classico:

• Moderatore: "Perché il Jefferson Memorial è così costoso da mantenere?".
• Team: "Perché deve essere pulito spesso con un'idropulitrice".
• Moderatore: "Perché?"
• Team: "Perché molti uccelli ci lasciano sopra i loro escrementi".
• Moderatore: "Perché?"
• Team: "Perché gli uccelli si nutrono dei numerosi insetti presenti".
• Moderatore: "Perché ci sono così tanti insetti?".
• Team: "Perché sono attratti dall'illuminazione nelle prime ore della sera".
• Membro del team: "Proviamo ad accendere le luci un po' più tardi!".

Quindi prendi sul serio la ricerca delle cause. Cerca di capire quali sono le possibilità di diventare attivi come squadra invece di accettare le cause dei problemi come "condizioni esterne".

Suggerimento 2: Fai in modo che il workshop sulle lezioni apprese diventi una routine

C'è anche una curva di apprendimento per le lezioni apprese nel team: le prime riunioni possono essere ancora un po' movimentate: I tempi non vengono rispettati, gli argomenti non vengono portati al punto, le misure non sono ben formulate, ecc.

Solo dopo aver condotto questo formato di workshop alcune volte nel team, diventa una routine e il valore aggiunto aumenta:

• I membri del team sono più preparati perché conoscono l'ordine del giorno
• I membri del team sono meno riluttanti ad affrontare le questioni critiche (vedi il paragrafo Il prerequisito più importante per i team di successo)
• I problemi vengono analizzati in modo più approfondito
• Le misure e i risultati vengono elaborati e registrati in modo accurato.

Tuttavia, puoi ottenere questi vantaggi solo se ne fai una routine. Quindi verifica se ci sono delle tappe regolari in cui vuoi organizzare dei workshop sulle lezioni apprese, oppure stabilisci tu stesso una frequenza. A seconda del grado di collaborazione del team, consigliamo una frequenza che va da due volte a settimana a una volta al mese.

Suggerimento 3: Registrare e rivedere le misure in modo trasparente

Le misure risultanti dai workshop sulle lezioni apprese devono ovviamente essere rese trasparenti al team in seguito.

Inoltre, è altrettanto importante riprenderli nei prossimi workshop. Quindi, fai in modo che la revisione delle misure esistenti sia un punto fisso dell'ordine del giorno di ogni workshop sulle lezioni apprese.

Non si tratta solo di stabilire se i responsabili hanno fatto il loro lavoro. È molto più importante imparare dai risultati delle misure – dopo tutto, si chiamano Lezioni Imparate 🙂

Solo rivedendo le misure si può capire se le misure adottate sono state in grado di risolvere il problema principale –. Può anche accadere che la causa principale sospettata non sia affatto la causa principale di un problema. In questo caso è ancora più importante parlarne, condividere l'intuizione nel team e reagire con una nuova misura – o un nuovo "esperimento" –.

Una misura, a patto che venga implementata e revisionata, ha una garanzia di successo: imparare dall'implementazione. O si impara che le ipotesi di base erano corrette e che la misura ha funzionato. Oppure si impara che la causa principale ipotizzata o l'approccio risolutivo sono sbagliati. Pertanto, considera le misure come esperimenti.