love to learn - lernen aus projekten mit lessons learned workshops

Lessons Learned Workshop in 5 Schritten

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Wir alle haben als Team oder Organisation den Anspruch, ganz oben in der Rolle als Qualitäts- oder Innovationsführer mitzuspielen. Vielleicht wollen wir sogar zur “lernenden Organisation” werden. Um diesem Anspruch gerecht werden zu können, muss man konsequent einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess umsetzen. In diesem Artikel stellen wir alles zum Thema “Lessons Learned Workshop” vor und zeigen, wie ihr dieses Format nutzen könnt, um euch kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Was ist ein Lessons Learned Workshop?

Wie schon der englische Begriff Lessons Learned (auf deutsch „Gelernte Lektionen“) andeutet, geht es bei einem Lessons Learned Workshop darum, das Lernen aus Erfahrungen zu forcieren. 

In einem Lessons Learned Workshop blickt man retrospektiv auf die vergangene Zusammenarbeit im Team. Daher wird das Workshop Format in agilen Teams und in Scrum auch Retrospektive genannt. Auch “Team Debriefs” ist als Begriff in unterschiedlichen Kontexten ein geläufiges Synonym.

Das Ziel von Lessons Learned Workshops oder eben Retrospektiven (kurz “Retros”) bleibt das Gleiche: Aus den Erfahrungen in der Praxis einen kontinuierlichen Lernprozess abzuleiten, um sich stetig weiterzuentwickeln.

Einführen von Lessons Learned Workshops für mein Team oder Projekt

Sofern dein Ziel ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Projekten oder Teams ist, kommen Lessons Learned Workshops für dich in Frage. 

Ein häufiger Anlass für die Einführung sind Erreichungen von Projektmeilensteinen oder Projektabschlüsse. Zu solchen Zeitpunkten nimmt man sich als Team je nach Teamgröße mindestens 60 bis 180 Minuten Zeit, um das “Wie” zu reflektieren und daraus Erkenntnisse und eventuell auch Maßnahmen für die Zukunft abzuleiten.

In agilen Teams, die langfristig zusammenarbeiten, wird so ein Format sogar fest im Arbeitsalltag integriert und findet je nach Sprint Rhythmus mit einer wöchentlichen bis monatlichen Frequenz statt.

Wir sehen, dass immer mehr Teams diese kontinuierlichen Formate mit großem Erfolg adaptieren.

Was nützen uns Lessons Learned Workshops?

Viele Manager würden wahrscheinlich jetzt so reagieren: “Alle 2 Wochen 60 bis 90 Minuten in Reflektion investieren? Was soll das denn bringen?!”

Glücklicherweise haben Studien hierauf eine gute Antwort. Tannenbaum und Cerasoli (2013) haben in einer Meta-Studie nachweisen können, dass die Effektivität von Teams durch diese Selbstreflexion (bei richtiger Anwendung) durchschnittlich zwischen 20% und 25% gesteigert wurde.

Beispiele aus der Praxis

Wie kommen diese Produktivitätsgewinne zustande? Hier ein paar Beispiele, welche Fragestellungen verbunden mit den richtigen Maßnahmen solche Produktivitätsgewinne schaffen können:

  • Arbeitsmethoden: Bisher haben wir jeden Fortschritt in einer Excel festgehalten, deren Aktualisierung mit unterschiedlichen Versionen immer für viel Arbeit und Verwirrung gesorgt hat. Mögliche Maßnahme: Online-Tools wie Trello oder Notion zur Organisation der Projekte ausprobieren, sodass keine Versionen mehr manuell zusammengefügt werden müssen.
  • Selbstorganisation & Entscheidungsprozesse: Wir wissen untereinander kaum, wie weit jemand mit seinem Teilprojekt gerade ist. Sollten wir vielleicht ein “Daily Stand-up” Format ausprobieren, um die Abstimmung im Team zu verbessern?
  • Kommunikation im Team und mit Stakeholdern: Die Entwürfe für neue Produkte werden erst relativ spät mit den Stakeholdern geteilt, wenn schon viel Entwicklungsleistung investiert wurde. Wie können wir früher und regelmäßiger Feedback von unseren Stakeholdern einholen?
  • Priorisierung: Obwohl wir im Projektverlauf neue Erkenntnisse gewonnen haben, haben wir an unserer ursprünglichen Priorisierung festgehalten. Wie können wir zukünftig sicherstellen, dass wir die Chancen aus diesen neuen Erkenntnissen in unserer Planung besser aufgreifen?

Natürlich könnten diese Themen auch ohne einen Lessons Learned Workshop erkannt und verbessert werden. Aber durch einen strukturierten Feedbackprozess – ohne den Alltagsstress – werden solche Themen häufig erst bewusst gemacht.

Ein Lessons Learned Workshop ist also ein sehr effizientes Format, wenn es darum geht Verbesserungspotentiale oder Blocker zu identifizieren und umzusetzen. Besonders positiv ist darüber hinaus, dass dieser Prozess selbstorganisiert innerhalb der Teams stattfindet, was das Engagement und die Zufriedenheit des Teams weiter steigert.

Wie kann ich einen Lessons Learned Workshop vorbereiten und durchführen? – ein Template

Die Durchführung dieser Workshops ist, wenn einmal im Team verinnerlicht, gar nicht so schwer. Das Vorgehen vereint Best practices der Workshopmoderation, die vielen bekannt vorkommen werden. Es gibt natürlich unzählige Methoden, um diese Workshops zu moderieren, aber wir wollen uns hier auf ein einfaches Beispiel konzentrieren:

Schritt 1: Check-In mit einer offenen Frage

Der Workshop soll möglichst interaktiv sein, deswegen startet man als Best Practice in der Praxis häufig mit einer offenen Frage, die jedes Teammitglied reihum kurz beantwortet. So ist jeder im Gespräch involviert. Zum Beispiel bieten sich hier an:

  • Auf einer Skala von 0 – 10, wie zuversichtlich bist du, dass wir unser Projekt-/Teamziel erreichen und warum?
  • Was war für dich der größte Rückschlag, oder größte Erfolg in der letzten Woche (bzw. Monat…)?

Schritt 2: Themen sammeln

Während der erste Schritt noch dazu dient, dass alle im Lessons Learned-Modus ankommen, folgt dann der Schritt, das Feedback strukturiert zu sammeln. Um Group-Thinking zu vermeiden, sollte dieser Schritt zuerst in Einzelarbeit erfolgen, bevor man Themen in der Gruppe teilt.

Auch hier kann man verschiedene Frageformate nutzen, um das Gespräch anzuregen. Folgende Beispiele sehen wir besonders häufig:

  • Good-Bad (einfache Variante für Einsteiger): Was lief gut? Was lief schlecht?
  • Keep-Stop-Start (beliebt, leitet besser von Status Quo zu Maßnahmen über als „Start-Stop-Continue“): Womit sollten wir im Team so weitermachen wie bisher? Womit sollten wir im Team aufhören? Womit sollten wir im Team anfangen, oder es zumindest ausprobieren?
  • Expected-Unexpected (gut zur Abwechslung): Was ist passiert, was du auch genau so im Vorfeld erwartet hast? Was ist positives passiert, womit du nicht im Vorfeld gerechnet hast? Was ist eher schlechter gelaufen, als du es erwartet hast?

Schritt 3: Themen priorisieren

Sind die Themen erstmal gesammelt und thematisch gruppiert, kann man in die Priorisierung übergehen. Hier geht es darum, die wichtigsten Themen und Erkenntnisse zu identifizieren, zu denen man im Team Maßnahmen festhalten möchte.

Im Optimalfall hat jedes Teammitglied für die Priorisierung drei Klebepunkte o.ä., die dann je nach persönlicher Präferenz an die offenen Feedbacks (die z.B. am Flipchart stehen) geklebt werden. Alternativ kann natürlich auch jeder einfach 3 Striche mit einem Edding machen. Die offenen Feedbacks, die die häufigsten Markierungen haben, scheinen am dringlichsten – hier werden Maßnahmen abgeleitet.

Schritt 4: Maßnahmen ableiten

Hier entscheidet man sich als Team, wie man die gewonnenen Erkenntnisse in der Praxis umsetzen möchte. Die Maßnahmen sollten gewissen Standards, wie zum Beispiel der SMART-Formel entsprechen.

Wichtig: Denkt daran, nicht zu viele Maßnahmen zu beschließen. Konzentriert euch hier auf die maximal 3 wichtigsten Themen. Andernfalls wird es schwierig, alle Maßnahmen tatsächlich auch anzugehen, was das Team am Format der Lessons Learned als Ganzes zweifeln lässt.

Macht lieber alle 2 bis 4 Wochen eine kurze Lessons Learned mit drei Maßnahmen, als alle 6 Monate ein “großes”, von dem aber realistischerweise nur 4 von den 10 Maßnahmen umgesetzt werden.

Schritt 5: Abschluss

Am Abschluss sollte zusammengefasst werden, welche Erkenntnisse gewonnen und welche Maßnahmen festgehalten wurden. Auch diesen Schritt kann man durch eine offene Frage an alle Teilnehmenden interaktiv gestalten:

  • Was war für dich die wichtigste Erkenntnis aus dem Lessons Learned Workshop heute?
  • Was nimmst du dir selber für die nächste Zeit vor?

Lessons Learned Workshop – Fazit

Arbeiten ohne Lessons Learned = gefangen im Hamsterrad

Dieses Format braucht natürlich seine Zeit. Deswegen ist es uns wichtig, hier herauszustellen, dass früh genug Zeit für Lessons Learned Workshops geblockt werden sollte. Gerade am Ende einer Projektphase kann es stressig werden. Dies darf nicht dazu verleiten, dieses wichtige Format ausfallen zu lassen. 

Schließlich kann man nur so sicherstellen, dass man nicht beim nächsten Mal wieder in die gleichen Fallen tappt und so im Hamsterrad gefangen bleibt. Im Notfall lieber ein kurzer Lessons Learned Workshop, als gar keiner.

Im nächsten Beitrag haben wir direkt auch ein paar Tipps & weitere Best practices für deine Lessons Learned Workshops!

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Christian Heidemeyer, Psychologe & Scrum Master