W naszym ostatni post Zaprezentowaliśmy warsztaty Lessons Learned jako format, wyjaśniając zarówno proces, jak i (faktycznie mierzalną) wartość dodaną.

Niniejszy artykuł koncentruje się teraz na wskazówkach dotyczących wdrażania i ułatwiania i jest skierowany do wszystkich tych, którzy prowadzą takie warsztaty w praktyce lub planują to zrobić.

Zróbmy to!

Wskazówka 1: Wykorzystaj metodę "5x Dlaczego" podczas warsztatów Lessons Learned.

Istnieją dwa scenariusze omawiania problemów: Albo prowadzisz ożywioną dyskusję na temat różnych perspektyw członków zespołu. Albo zgadzasz się stosunkowo szybko i nawet nie zagłębiasz się dalej w pierwotną przyczynę. To byłaby tylko strata czasu, prawda?

Jedność w danej kwestii może być przyjemna, ale może być zdradliwa. Zwłaszcza w punktach dyskusji, w których strona trzecia (często inne działy) jest identyfikowana jako przyczyna problemu, zbyt mało wysiłku wkłada się we właściwe zrozumienie głównych przyczyn i ich łańcuchów wpływu. Bez tego zrozumienia trudno jest podjąć skuteczne działania.

Jako facylitator stosuj tak zwaną "metodę 5x Dlaczego" i kwestionuj konsensus w grupie, zadając pytanie "Dlaczego" 5 razy i żądając poważnej odpowiedzi. To danie do myślenia często otwiera nowe perspektywy. Oto jedna z nich Przykład pomnika Jeffersona jako wyjaśnienie metody – klasyk:

• Moderator: "Dlaczego pomnik Jeffersona jest tak drogi w utrzymaniu?"
• Zespół: "Ponieważ musi być tak często czyszczony myjką wysokociśnieniową".
• Moderator: "Dlaczego?"
• Zespół: "Ponieważ tak wiele ptaków zostawia na niej swoje odchody".
• Moderator: "Dlaczego?"
• Zespół: "Ponieważ ptaki żywią się tam wieloma owadami".
• Moderator: "Dlaczego jest tam tak wiele owadów?".
• Zespół: "Ponieważ przyciąga je oświetlenie wczesnym wieczorem".
• Członek zespołu: "Spróbujmy włączyć światła trochę później!".

Potraktuj więc poszukiwanie przyczyn poważnie. Sprawdź, jakie są możliwości, aby stać się aktywnym jako zespół, zamiast akceptować przyczyny problemów jako "warunki zewnętrzne".

Wskazówka 2: Uczyń z warsztatów Lessons Learned rutynę

Istnieje również krzywa uczenia się w zespole: pierwsze spotkania mogą być nieco wyboiste: Ramy czasowe nie są przestrzegane, tematy nie są doprowadzane do sedna, środki nie są dobrze sformułowane etc.

Dopiero po kilkukrotnym przeprowadzeniu tego formatu warsztatów w zespole staje się to rutyną, a wartość dodana wzrasta:

• Członkowie zespołu są lepiej przygotowani, ponieważ znają agendę
• Członkowie zespołu mają mniej zastrzeżeń do zajmowania się krytycznymi kwestiami (zob. Najważniejszy warunek wstępny dla odnoszących sukcesy zespołów)
• Problemy są dogłębnie analizowane
• Pomiary i ustalenia są starannie opracowywane i rejestrowane.

Możesz jednak osiągnąć te korzyści tylko wtedy, gdy wprowadzisz rutynę. Sprawdź więc, czy istnieją regularne kamienie milowe, po których chcesz zorganizować warsztaty z wyciągniętych wniosków, lub sam ustal częstotliwość. W zależności od tego, jak blisko współpracuje ze sobą zespół, zalecamy częstotliwość od dwóch razy w tygodniu do raz w miesiącu.

Wskazówka 3: Rejestruj i weryfikuj środki w przejrzysty sposób

Działania wynikające z warsztatów muszą być oczywiście przejrzyste dla zespołu.

Ponadto równie ważne jest ponowne podjęcie tych kwestii podczas kolejnych warsztatów. Uczyń więc przegląd istniejących środków stałym punktem programu każdego warsztatu poświęconego wyciąganiu wniosków.

Nie chodzi tylko o ustalenie, czy osoby odpowiedzialne wykonały swoją pracę. O wiele ważniejsze jest wyciągnięcie wniosków z wyników działań –, w końcu nazywa się to Lessons LEARNED 🙂

Tylko poprzez ponowne przeanalizowanie działań można dowiedzieć się, czy przyjęte środki były w stanie rozwiązać główny problem –. Równie dobrze może się okazać, że podejrzewana główna przyczyna wcale nie jest główną przyczyną problemu. W takim przypadku jeszcze ważniejsze jest, aby o tym porozmawiać, podzielić się spostrzeżeniami w zespole i zareagować nowym działaniem – lub nowym "eksperymentem" –.

Działanie, pod warunkiem, że zostanie wdrożone i zweryfikowane, ma gwarancję sukcesu: mianowicie, że wyciągniesz wnioski z jego wdrożenia. Albo dowiesz się, że podstawowe hipotezy były prawidłowe i że środek zadziałał. Albo dowiesz się, że założona podstawowa przyczyna lub podejście do rozwiązania są błędne. Dlatego traktuj działania jako eksperymenty.