I vores sidste indlæg Vi præsenterede Lessons Learned-workshoppen som et format, der forklarede både processen og den (faktisk målbare) merværdi.
Denne artikel fokuserer nu på tips til implementering og facilitering og henvender sig til alle dem, der afholder sådanne lessons learned-workshops i praksis eller planlægger at gøre det.
Lad os gøre det!
Tip 1: Brug "5x hvorfor"-metoden i Lessons Learned-workshoppen
Der er to scenarier, når man diskuterer problemer: Enten har man en livlig diskussion om teammedlemmernes forskellige perspektiver. Eller også bliver man relativt hurtigt enige og går slet ikke i dybden med årsagen. Det ville bare være spild af tid, ville det ikke?
Enighed om et emne kan føles godt, men det kan være forræderisk. Især i diskussionspunkter, hvor en tredjepart (ofte andre afdelinger) identificeres som årsagen til problemet, gøres der for lidt for at forstå kerneårsagerne og deres virkningskæder ordentligt. Uden denne forståelse bliver det vanskeligt at udlede en effektiv handling.
Som facilitator kan du bruge den såkaldte "5x Why-metode" og sætte spørgsmålstegn ved konsensus i gruppen ved at stille "Why-spørgsmålet" 5x og kræve et seriøst svar. Det giver stof til eftertanke og åbner ofte op for nye perspektiver. Her er et eksempel Eksempel på Jefferson Memorial som en forklaring på metoden – en klassiker:
- Moderator: "Hvorfor er Jefferson Memorial så dyrt at vedligeholde?"
- Team: "Fordi den skal rengøres så ofte med en højtryksrenser."
- Moderator: "Hvorfor?"
- Team: "Fordi så mange fugle efterlader deres ekskrementer på den."
- Moderator: "Hvorfor?"
- Team: "Fordi fuglene lever af de mange insekter, der er der."
- Moderator: "Hvorfor er der så mange insekter der?"
- Team: "Fordi de tiltrækkes af lyset tidligt om aftenen."
- Teammedlem: "Lad os prøve at tænde lyset lidt senere!"
Så tag søgningen efter årsager alvorligt. Se på, hvilke muligheder der er for at blive aktive som et team i stedet for at acceptere årsagerne til problemer som "eksterne forhold".
Tip 2: Gør workshoppen "Lessons Learned" til en rutine
Der er også en indlæringskurve for erfaringerne i teamet: De første møder kan stadig være lidt ujævne: Tidsrammen bliver ikke overholdt, emnerne bliver ikke bragt til torvs, tiltagene er ikke velformulerede osv.
Først når du har gennemført dette workshopformat et par gange i teamet, bliver det en rutine, og merværdien stiger:
- Teammedlemmerne er bedre forberedt, fordi de kender dagsordenen.
- Teammedlemmer har færre forbehold over for at tage fat på kritiske spørgsmål (se Den vigtigste forudsætning for succesfulde teams)
- Problemer analyseres i dybden
- Målinger og resultater udarbejdes og registreres omhyggeligt.
Men du kan kun opnå disse fordele, hvis du gør en rutine ud af det. Så se, om der er regelmæssige milepæle, hvor du vil etablere workshops om erfaringer, eller fastlæg selv en frekvens. Afhængigt af hvor tæt teamet arbejder sammen, anbefaler vi en frekvens på to gange om ugen til en gang om måneden.
Tip 3: Registrér og revider foranstaltninger på en gennemsigtig måde
De tiltag, der kommer ud af erfaringsworkshopperne, skal selvfølgelig gøres gennemsigtige for teamet bagefter.
Desuden er det lige så vigtigt at tage dem op igen på de næste workshops. Så gør gennemgangen af eksisterende tiltag til et fast punkt på dagsordenen for hver erfaringsworkshop.
Det handler ikke kun om at afgøre, om de ansvarlige har gjort deres arbejde. Det er meget vigtigere at lære af resultaterne af foranstaltningerne –, det hedder trods alt Lessons Learned 🙂.
Kun ved at genbesøge foranstaltningerne kan man finde ud af, om de vedtagne foranstaltninger var i stand til at løse kerneproblemet –. Det kan lige så godt vise sig, at den formodede kerneårsag slet ikke er hovedårsagen til et problem. I så fald er det endnu vigtigere at tale om det, at dele indsigten i teamet og at reagere med et nyt tiltag – eller et nyt "eksperiment" –.
Et tiltag, forudsat at det bliver implementeret og evalueret, har en garanti for succes: nemlig at man lærer af implementeringen. Enten lærer man, at de underliggende hypoteser var korrekte, og at tiltaget virkede. Eller også lærer man, at den formodede kerneårsag eller løsningstilgangen er forkert. Betragt derfor tiltag som eksperimenter.
