Indholdsfortegnelse
Hvad synes du er dit vigtigste møde som leder? Hvor kan du have den største og måske mest varige indflydelse på dit teams præstationer? Ja, i kaffepausen. Haha, okay, det var en joke. Jeg taler selvfølgelig om regelmæssige én-til-én-check-in-møder med dine medarbejdere eller teammedlemmer. Det er her, de rigtige check-in-skabeloner kan gøre underværker.
En-til-en-møder har en stor fordel i forhold til teammøder: Der er meget mindre socialt pres her. Det handler ikke om at se godt ud i teamet. Andre dømmer mig ikke med det samme, hvis jeg siger noget kontroversielt.
Det er automatisk lidt lettere at opnå psykologisk sikkerhed her (mere om: Psykologisk sikkerhed i agile teams). Forudsat, selvfølgelig, at du som supervisor skaber en passende atmosfære i 1-til-1-check-ins for dine direkte rapporter.
I denne guide vil jeg gerne hjælpe dig med at finde ud af, hvordan du gør det, og hvordan du organiserer vellykkede check-in-møder. Jeg vil også give dig nogle tips og foreslå gratis skabeloner til check-in-møder (endda i forskellige formater: PDF, Excel, XLSX, Word, Google Sheets, PPT) og gode spørgsmål til check-in-møder. Men lad os starte mere enkelt med en grov definition: Hvad er check-in-møder?
Hvad er et check-in-møde?
Check-in-møder er en del af en leders standardrepertoire. Den grundlæggende idé er enkel: Jeg holder regelmæssige møder med mine medarbejdere, f.eks. hver uge, hver 14. dag, hver måned eller hvert kvartal, for at holde mig opdateret og for at lede (dvs. for at løse blokeringer, udstikke retninger osv.) – uanset om det er på afstand eller på stedet.
Når det kommer til en konkret definition af check-in-møder, bliver det svært. Begreberne "check-in-møder" og "en-til-en-møder" bruges ofte i flæng i praksis.
Teoretisk set kan man skelne mellem check-in-møder, som udelukkende fokuserer på driftsopgaver, og 1-til-1-møder, som fokuserer på medarbejderen (f.eks. træning) og mit forhold til dem. Det er nok det, der kommer tættest på en definition af check-in-møder.
Formålet og målet med check-in møder
Både formålet og målet med check-in-møder varierer i praksis afhængigt af, hvor ofte de personlige 1-til-1-møder afholdes.
- Formålet med hyppigere check-in-møder: Typisk har meget regelmæssige check-in-møder, f.eks. dagligt, ugentligt eller hver 14. dag, mere operationelle mål: Aktuelle opgaver diskuteres. Hvad arbejder min medarbejder på i øjeblikket, hvad skal måske justeres, og hvordan kan jeg hjælpe som leder?
- Sigt efter mindre hyppige check-in-møder: Hvis du kun holder dit one-to-one check-in-møde en gang om måneden, hver anden måned, hvert kvartal eller endda hvert år, så vil dit mål sandsynligvis være meget mere forskelligartet. Det vil så handle mindre om at styre opgaver og mere om medarbejderen: Hvordan går det f.eks. med medarbejderen, og hvordan kan medarbejderen udvikles yderligere?
Forklaringerne her gælder for virtuelle eller digitale check-ins såvel som for check-ins, der finder sted personligt på kontoret.
Hvis du gerne vil have mere information om en-til-en-møder, kan du læse vores indlæg om emnet: En guide: 6 tips til vellykkede 1-til-1-samtaler.
Gode spørgsmål til check-in møder
Dernæst vil jeg gerne give dig nogle gode gratis skabeloner til spørgsmål, som du kan bruge i dine månedlige check-in-møder. Nogle af dem er klassikere, andre er kreative, følelsesladede eller sjove, og til sidst har jeg også nogle spørgsmål til check-in-mødet med nye medarbejdere. De skulle gerne hjælpe dig med at dække de vigtigste check-in-emner, uanset om du planlægger et langt eller hurtigt check-in-møde.
Her er nogle klassikere:
✅ Generelle spørgsmål til 1-1-mødet
- Hvordan har du det (egentlig) lige nu?
- På en skala fra et (meget dårligt) til ti (meget godt), hvordan har du det så lige nu?
- Hvor fokuseret er du i øjeblikket på en skala fra 1 til 10? Og hvorfor?
- Hvad går der igennem dit hoved lige nu?
- Hvad holder dig tilbage på arbejdet i øjeblikket?
- Hvad går godt for dig lige nu?
- Hvad går ikke så godt i øjeblikket?
Spørgsmålene ovenfor bør være et godt udgangspunkt. Hvis du kan lide det lidt mere legende og kreativt, er her nogle sjove check-in-spørgsmål, som kan være særligt nyttige til f.eks. månedlige check-ins, som fokuserer på medarbejdernes humør:
🧑🎨 Spørgsmål til det kreative 1-1-møde
- Hvis du skulle karakterisere dit humør som en vejrudsigt med hensyn til projektet, dit job generelt og dine opgaver, hvordan ville den så se ud?
- Hvor ofte føler du dig overvældet eller stresset på arbejdet? I hvilke situationer?
- Hvordan ser en god pause ud for dig (frisk luft, skærme ...)?
- Hvad laver du lige nu, som faktisk ikke bringer dig nogen vegne?
- Du får en tryllestav og har et ønske i forhold til arbejde: Hvad ville du ønske dig (bortset fra en højere løn)?
- Hvad har du brug for i øjeblikket for at blive bedre?
- Hvad var din største udfordring i går (eller i sidste uge osv.)?
⏩ De 7 gratis skabeloner til check-in-møder
Check-in-møder har generelt en lignende struktur, uanset hvor ofte de finder sted. Dette kan ses som en generel skabelon for check-in-møder i projektledelse:
- Icebreaker, langsom ankomst til mødet, evt. gennem smalltalk. For eksempel: Hvordan har du det?
- Diskussion af opgaver (hvis det er det, der er i fokus). For eksempel: Hvor står du i øjeblikket med dine opgaver?
- Diskussion og gennemgang af målinger og KPI'er (hvis dette er i fokus). Eksempel på spørgsmål: Hvor står du i øjeblikket med hensyn til dine målinger og KPI'er?
- Diskussion af stemningen (hvis det er det, der er i fokus). For eksempel: Hvor tilfreds er du med dit arbejde generelt?
- Blokeringer og støtte. Eksempel på spørgsmål: Har du alt, hvad du skal bruge for at nå dine mål? Hvordan kan jeg hjælpe dig som din chef?
- Næste skridt: Baseret på vores samtale, hvilke handlinger eller påmindelser skal vi tage med til det næste en-til-en-check-in?
Dette burde allerede hjælpe dig som en grundlæggende skabelon. Nu vil jeg gerne give dig andre gratis skabeloner og aktiviteter til dit 1-til-1-check-in i forskellige formater (PDF, Excel/XLSX, Word, Google Sheets, PPT), som du også kan downloade, redigere og printe ud selv og tilpasse til dit møde på stedet (eller på afstand).
Skabelon til ugentlig check-in af medarbejdere
Følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til dit ugentlige check-in af medarbejderstatus.
👋 Velkommen og isbryder
- Hvordan har du det i dag, og hvordan har din uge været indtil nu?
📕 Emner Medarbejder [navn]
- ...
👈 Ledelsesemner: Gennemgang
- Hvad gik godt i sidste uge?
- Hvad var udfordringerne?
👈 Ledelsesemner: Prioriteter og mål
- Hvad er dine vigtigste prioriteter for den kommende uge?
- Hvor har du brug for min støtte?
🤚 Konklusion
- Er der andet, du gerne vil tale om?
⁉️ Stemningstjek (undersøgelse)
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Word
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Docs
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Sheets
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Sheets
Hvis du gerne vil have en skabelon til ugentlige check-ins som et redigerbart Google Sheet, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du redigere skabelonen fleksibelt og f.eks. printe den ud.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLXS-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en XLXS, der kan udskrives eller redigeres, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Word
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Docs
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Sheets
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Sheets
Hvis du gerne vil have en skabelon til ugentlige check-ins som et redigerbart Google Sheet, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du redigere skabelonen fleksibelt og f.eks. printe den ud.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLXS-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en XLXS, der kan udskrives eller redigeres, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Skabelon til månedlig check-in af medarbejdere
Følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til din månedlige check-in af medarbejderstatus.
Opvarmning
- Hvordan var den sidste måned for dig?
🗣️ Emner for den direkte medarbejder (navn)
- ...
🏆 Lederens emner: succeser og fremskridt
- Hvad var dine største succeser i den sidste måned?
- Hvad har du lært i løbet af den sidste måned, og hvilke færdigheder har du udviklet?
⚠️ Lederens emner: Udfordringer og støtte
- Hvilke forhindringer skulle du håndtere?
- Er der nogen ressourcer eller støtte, du har brug for?
📈 Lederens emner: Udvikling og mål
- Er der nogle nye færdigheder, du gerne vil udvikle?
- Hvordan kan jeg hjælpe dig med at tage et lille skridt i retning af dine karrieremål?
Konklusion
- Feedback: Hvad kan jeg gøre bedre for at lede dig og/eller teamet?
⁉️ Stemningstjek (undersøgelse)
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Word
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Docs
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Word
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Docs
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Skabelon til humør-check-in - fokus på følelser
Følgende skema er velegnet som en gratis skabelon til dit medarbejdermood check-in med fokus på følelser.
👋 Velkommen og isbryder
- Hvordan har du det i øjeblikket, på en skala fra 1 (meget dårligt) til 10 (meget godt)?
📕 Emner Medarbejder [navn]
- ...
👈 Lederemner: Stemning og tilfredshed
- Hvor tilfreds er du generelt med dit arbejde, og hvorfor?
- Hvor tilfreds er du med dit team?
- Hvor tilfreds er du med din nuværende rolle?
- Hvor tilfreds er du med din indlæringskurve?
👈 Ledelsesemner: Støtte og foranstaltninger
I hver af de ovenstående kategorier: Lad os prøve at forbedre os.
- Nøglespørgsmål: Hvilke eksperimenter kan vi prøve i løbet af de næste to uger for at tage et skridt i retning af en bedre situation?
- Hvem i dit team er allerede gode på disse områder? Hvem kunne du tale med?
- Tankeeksperiment: Hvor i vores virksomhed ville du være endnu gladere?
- Hvilke møder kunne du springe over som en test?
🤚 Konklusion
- Er der andet, jeg kan hjælpe dig med?
- Lad os opsummere: Hvem er ansvarlig for hvilke opgaver? Hvornår finder vores næste check-in sted?
⁉️ Stemningstjek (undersøgelse)
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Word
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Docs
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Sheets
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Sheets
Hvis du gerne vil have en skabelon til ugentlige check-ins som et redigerbart Google Sheet, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du redigere skabelonen fleksibelt og f.eks. printe den ud.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLXS-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en XLXS, der kan udskrives eller redigeres, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Kreativ skabelon til medarbejder-check-in
Følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til dit kreative medarbejderstatus-check-in. I princippet er spørgsmålene velegnede til ugentlige, månedlige eller endda mindre hyppige check-ins.
- Se billedet ovenfor: Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller i dine opgaver lige nu?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
📕 Emner Medarbejder [navn]
- ...
👈 Ledelsesemner: Dybt dyk
- Hvad har inspireret dig for nylig?
- Hvad har du lært for nylig?
- Hvis du var CEO for denne virksomhed, hvad ville du så gøre?
- Hvis du kunne ændre én ting ved vores møder og rutiner, hvad skulle det så være?
- Hvad kunne vi prøve for at få nye ideer ind i vores arbejde?
🤚 Konklusion
- Jeg sætter virkelig pris på din ærlighed.
- Hvad er det vigtigste, du har lært af dagens check-in?
⁉️ Stemningstjek (undersøgelse)
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Word
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Docs
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Skabelon til kvartalsvis check-in af medarbejdere
Den følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til din kvartalsvise check-in af medarbejderstatus.
👋 Velkommen og isbryder
- Hvordan var dit sidste kvartal set fra dit perspektiv, på en skala fra 1 (meget dårligt) til 10 (meget godt)?
👈 Ledelsesemner: Succeser og fremskridt
- Et kig på dine mål: Hvor står du lige nu?
- Hvad var dine største succeser i sidste kvartal?
- Hvad har du lært i det sidste kvartal, og hvilke færdigheder har du udviklet?
- Hvor tilfreds er du med din personlige udvikling i løbet af de sidste 3 måneder?
- Hvad gik ikke som planlagt, og hvorfor?
📕 Emner Medarbejder [navn]
- ...
👈 Ledelsesemner: udfordringer og støtte
- Hvilke forhindringer skulle du håndtere?
- Er der nogen ressourcer eller støtte, du har brug for?
👈 Ledelsesemner: udvikling og mål
- Er der nogle nye færdigheder, du gerne vil udvikle?
- Hvad er dine vigtigste mål for det næste kvartal?
- Hvordan stemmer dine prioriteter overens med teamets opgaver?
- Hvordan kan jeg støtte dig i at nå dine karrieremål?
🤚 Konklusion
- Lad os opsummere de opgaver, vi noterede på dette møde.
- Feedback: Hvad kan jeg gøre bedre for at lede dig og/eller teamet?
- Er der andet at diskutere?
⁉️ Stemningstjek (undersøgelse)
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Word
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Docs
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Skabelon til check-in af medarbejdere
Følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til din medarbejderes onboarding-check-in.
👋 Velkommen og isbryder
- Hvordan har din dag været indtil videre?
👈 Ledelsesemner: Positiv
- Hvordan har din start været indtil videre?
- Var der noget, du særligt godt kunne lide?
- Hvad synes du, vi skal beholde?
👈 Ledelsesemner: Forbedringer
- Hvor velkommen har du følt dig indtil nu, og hvorfor?
- Hvordan kan vi forbedre onboarding-processen for nye medarbejdere?
- På hvilke områder har du fået flest spørgsmål de sidste par dage? Og hvordan besvarede du disse spørgsmål?
👈 Ledelsesemner: Næste skridt
- Hvilke mål vil du gerne nå i de kommende uger?
- Er der områder, hvor du har brug for yderligere information eller ressourcer?
🤚 Konklusion
- Endnu en gang velkommen til vores virksomhed. Vi sætter pris på din vilje til at hjælpe os med at forbedre vores processer.
- Hvad synes du ellers, vi skal spørge om i disse onboarding-samtaler?
- Er der noget andet, du tænker på?
⁉️ Stemningstjek (undersøgelse)
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Word
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Docs
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Skabelon til 90-dages medarbejder-check-in
Den følgende formular er en gratis skabelon til dit medarbejdercheck-in efter 90 dage i et nyt job eller eventuelt i en ny rolle.
👋 Velkommen og isbryder
- Hvor tilfreds er du med dit job på en skala fra 1 (slet ikke) til 10 (meget tilfreds)?
👈 90 dage i tilbageblik: Positiv
- Hvordan har din start været indtil videre?
- Hvad har du nydt mest indtil nu?
- Hvad synes du, vi skal beholde?
👈 90 dages gennemgang: Forbedringer
- Hvordan kan vi forbedre oplevelsen af de første 90 dage for nye medarbejdere?
- På hvilke områder er du stadig usikker?
👈 90 dage i tilbageblik: Refleksion over status quo
- Hvor tilfreds er du med din præstation indtil nu? Og hvorfor?
- Hvor sikker er du på at nå dine nuværende mål? Og hvorfor?
- Hvordan har du det med din integration i teamet?
- Hvilke færdigheder eller ressourcer kan hjælpe dig med at komme videre?
- Hvad kan jeg gøre for at fortsætte med at støtte dig?
🤚 Konklusion
- Vi sætter pris på din vilje til at hjælpe os med at forbedre vores processer.
- Hvad synes du ellers, vi skal spørge om ved sådanne 90-dages check-ins?
- Er der noget andet, du tænker på?
⁉️ Stemningstjek (undersøgelse)
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Word
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Skabelon til check-in i Google Docs
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Jeg håber, at du har fundet den skabelon, du ledte efter? Hvis ikke, kan du finde mange flere skabeloner og spørgsmål i vores Echometer online 1:1-værktøj. Lad os fortsætte med fem tips til vellykkede medarbejder-check-ins, som helt sikkert vil bringe dig videre.
5 gode råd: Sådan gennemfører du et vellykket check-in-møde
Følgende tegneserie opsummerer godt, hvordan en-til-en check-in møder kan ses, når de går dårligt.
Men du kan gøre noget ved det med følgende tips.
Tip 1: Opbyg en relation
Med nye medarbejdere og i det hele taget: skab en afslappet atmosfære, og få lidt humor ind i mødet. En god relation fremmer åbenhed og tillid.
Tip 2: Lad være med at påtvinge mødet
Sørg for, at samtalen opfattes som meningsfuld. Tving ikke til deltagelse –, det skal være en reel mulighed for udveksling og refleksion. Hvis du er i tvivl, så aftal at holde mødet sjældnere, f.eks. hver måned i stedet for hver 14. dag.
Tip 3: Tilpas dig dine medarbejdere
Tag hensyn til dine medarbejderes individuelle karakteristika, hvad enten de er introverte, ekstroverte eller statusorienterede. Tag hensyn til deres personlighed for at give dem den bedst mulige støtte.
Tip 4: Vær fleksibel, når du fører samtalen
Hvis der opstår pauser eller tavshed, bør du udholde dem for at give medarbejderen plads nok. Men hvis det sker for ofte, skal du skifte emne eller spørgsmålenes karakter. Dynamik holder samtalen livlig og forhindrer frustration eller kedsomhed. Advarselstegn på en dårlig møderutine er som følger: Hvis samtalen er kedelig, hvis begge parter ikke ser frem til den, hvis I ikke har noget at diskutere, eller hvis mødet ofte bliver udskudt.
Tip 5: Brug effektive værktøjer
Gode værktøjer som vores en-til-en-mødeværktøj Echometer går langt videre end check-in-noter, når det gælder funktionalitet: De tilbyder nyttige skabeloner, sikrer, at opfølgninger ikke glemmes, og gør endda medarbejderudvikling målbar – en stor lettelse for dig og dit team. Mere om emnet: De 3 bedste værktøjer til en-til-en-møder i sammenligning.
Typiske udfordringer med medarbejder-check-ins
For at give dig lidt flere tips vil jeg gerne give dig nogle typiske udfordringer ved status check-ins, og hvordan du kan løse dem:
Udfordring: Uklar dagsorden eller målsætning
- Problem: Samtalerne er kaotiske eller mangler fokus.
- Løsning: Del en klar dagsorden på forhånd, og sæt prioriteter.
Udfordring: Ensidig kommunikation
- Problem: Lederen taler mere end medarbejderen.
- Løsning: Stil åbne spørgsmål, og lyt aktivt.
Udfordring: Diskussioner, der er for overfladiske
- Problem: Vigtige emner behandles ikke tilstrækkeligt grundigt.
- Løsning: Følg op og skab plads til refleksion.
Udfordring: Tidspres
- Problem: Møder afkortes eller udskydes.
- Løsning: Prioritér og overhold regelmæssige, faste aftaler.
Udfordring: Manglende forberedelse
- Problem: Begge sider virker uforberedte.
- Løsning: Indhent oplysninger på forhånd, og afklar forventningerne.
Udfordring: Fokuser kun på problemer
- Problem: Samtalerne er udelukkende negative og demotiverende.
- Løsning: Fremhæv succeser og fremskridt, ikke kun udfordringer.
Udfordring: Uklare opfølgninger
- Problem: De diskuterede punkter er ikke implementeret.
- Løsning: Til sidst skal du definere klare næste skridt og ansvarsområder.
Nu burde du være rigtig godt forberedt på dit en-til-en-møde check-in. Der mangler måske stadig en ingrediens: Hvordan sender du egentlig en e-mailinvitation til check-in, og hvad er passende emnelinjer til e-mailen? Der findes selvfølgelig også skabeloner til dette.
To skabeloner til e-mail-invitationer til check-in
Følgende e-mail-skabelon til invitationer til check-in-møder er en standardformulering, som burde være passende i de fleste tilfælde:
Standard e-mail-invitation til medarbejder-check-in
Hej [navn på medarbejder],
Som aftalt vil jeg gerne arrangere regelmæssige 1:1-møder med dig for at diskutere dine aktuelle projekter, udfordringer og mål og for at sikre, at du får den støtte, du har brug for. Disse møder vil udgøre en åben platform for gensidig feedback og samarbejde.
Jeg vil gerne arrangere vores første møde den [dato og klokkeslæt]. Aftalen varer ca. [varighed] minutter. Lad mig vide, om det fungerer for dig. Så lægger jeg en række datoer ind i kalenderen.
Jeg foreslår, at vi gemmer vores fælles noter til forberedelse af 1:1-møderne her, så vi begge kan få adgang til dem: [Link]
Jeg ser frem til at tale med dig!
Med venlig hilsen
[Dit navn]
Før vi kommer til emnelinjerne, er her en situation, du måske nogle gange befinder dig i: det første check-in med nye medarbejdere. Hvis du har en ny medarbejder, kan følgende skabelon til e-mailinvitationer til statusmøder hjælpe dig:
E-mail-invitation til første check-in med nye medarbejdere
Hej [navn på medarbejder],
Velkommen til teamet! Jeg håber, at du allerede føler, at du er i gode hænder hos os, og at du har fået dine første positive indtryk.
For at give dig den bedst mulige støtte i din introduktionsperiode vil jeg gerne indføre regelmæssige 1:1-møder med dig. Disse møder giver dig mulighed for at afklare dine spørgsmål, tale om dine fremskridt og eventuelle udfordringer og hjælpe dig med at falde godt til hos os.
Jeg vil gerne arrangere vores første møde den [dato og klokkeslæt]. Aftalen varer ca. [varighed] minutter. Lad mig vide, om det fungerer for dig. Jeg vil derefter tilføje rækken af datoer til vores kalendere.
Jeg foreslår, at vi gemmer vores fælles noter om forberedelsen af 1:1-møderne her, så vi begge kan få adgang til dem: [link].
Jeg ser frem til at lære dig endnu bedre at kende og arbejde sammen med dig!
Med venlig hilsen
[Dit navn]
Følgende eksempler er velegnede som emnelinjer til e-mailen:
Nyt: Vores personlige 1:1-møder
Kick-off: 1:1-møder starter i næste uge
Vigtig forhåndsinformation: 1:1-møder starter i næste uge
Hvis du gerne vil have flere e-mailskabeloner til en-til-en-møder, f.eks. til en udviklingssamtale eller en konfliktsamtale, kan du læse vores artikel om det: 5 skabeloner til en-til-en e-mail-invitationer.
Hvor ofte skal der holdes check-in-møder?
Da mange førstegangsledere spørger sig selv, hvor ofte et 1-1-møde skal afholdes, vil jeg gerne sige et par ord om de typiske kadencer:
- Daglige medarbejder-check-ins: De er meget korte, et hurtigt kvarter er nok til blokeringen i kalenderen, og fokuserer på at diskutere de aktuelle opgaver. Daglige 1-til-1 check-ins er især nyttige i teams, hvor der sjældent afholdes fælles teammøder. De er dog ret sjældne.
- Ugentlige medarbejdersamtaler: Disse varer typisk 10-30 minutter og fokuserer også primært på at diskutere opgaver. Der kan også være tid til at give hinanden feedback (f.eks. om suboptimal adfærd). Forresten: Hvis du er leder for softwareudviklere, kan følgende artikel være interessant for dig: 6 Eksempler på feedback til softwareudviklere.
- Medarbejder-check-in hver 14. dag: Varigheden er også typisk 30 minutter, indholdet er blandet, og disse projektledelses-check-in kan foregå digitalt: Her drøftes både opgaver og personlig udvikling m.m., og der kan f.eks. også anmodes om orlov.
- Månedlige medarbejdersamtaler: De varer som regel mellem 30 og 60 minutter. Fokus er også normalt mere på fugleperspektivet: Hvordan har du det i øjeblikket, eller hvordan er dit humør? Hvad er status på dine årlige mål? Hvordan kan jeg hjælpe dig med din videre udvikling?
- Kvartalsvise medarbejder-check-ins: Varigheden er her omkring 60 minutter. Fokus er det samme som ved de månedlige check-ins.
- Halvårlige medarbejdertjek: Disse tjek er normalt mindre hurtige. De varer mellem 60 og 90 minutter. På den ene side stilles de samme spørgsmål som ved det månedlige check-in. På den anden side kan andre administrative emner diskuteres her, f.eks. lønforventninger. Performance-spørgeskemaer fra HR-afdelingen kan også blive besvaret eller diskuteret. Med andre ord kan vi også tale om en medarbejderudviklingssamtale.
- Årlige medarbejdersamtaler: Her kan vi helt sikkert tale om en klassisk årlig eller årsafsluttende medarbejdersamtale og -gennemgang. Jeg tvivler på, om det stadig kan kaldes et check-in i henhold til ovenstående definition.
- Onboarding check-in: I en onboarding check-in afklares typiske onboarding-spørgsmål med nye medarbejdere: Hvordan er du faldet til indtil videre, hvordan går det med ferieplanlægningen, hvem er din mentor, hvor er kantinen osv... Du kan også finde en gratis skabelon til onboarding check-in nedenfor.
- 90-dages check-in: I lighed med onboarding-check-in fokuserer 90-dages check-in på at sikre, at medarbejderne er faldet godt til i den nye virksomhed. Hvis det er muligt, bør 90-dages tjekket foregå personligt i stedet for digitalt.
I øvrigt er det min erfaring, at hyppigheden af personlige en-til-en-møder ofte er relateret til teamets størrelse. Hvis teamet er ret stort (dvs. mere end otte personer), finder de simpelthen sted sjældnere for at kunne fordele tiden fornuftigt mellem forskellige ansvarsområder som leder.
Betyder det, at årlige medarbejdersamtaler kan være nyttige? Efter min mening ikke. Mere regelmæssige check-ins har også en tendens til at betyde hurtigere læringssløjfer. Og i vores komplekse og hurtige arbejdsverden er disse – passende, i hvert fald for videnarbejdere –. Følgende grafik illustrerer dette punkt meget godt:
Alternative, usædvanlige navne til check-in møder
Nogle ledere spørger med rette sig selv, om digitale, virtuelle eller personlige check-in-møder kunne få et mere attraktivt og mindeværdigt navn. Svaret er dette: Ja, selvfølgelig! Jeg vil give dig et par eksempler her:
- Ugentlig opsamling
- Ugentlig check-in
- Ugentlig debriefing
- Opgave-samtale
Hvis du vil have noget endnu mere usædvanligt og kreativt, har jeg samlet nogle andre mindeværdige alternativer til dig her:
- Task Lounge
- Synkroniser og løs
- Handlingens time
- Workshop om arbejdsgange
- Opgave tirsdag
- Udfolder sig rundt
- Karriere-kaffepause
- Booster-snak
Hvis det ikke er nok for dig, er der selvfølgelig mange flere sjove navne. Se bare vores blogartikel om emnet: 60 mindeværdige og sjove navne til en-til-en-samtaler.
Konklusion - regelmæssige check-in møder
Regelmæssige check-in-møder mellem ledere og medarbejdere er et værdifuldt værktøj til at opbygge tillid, overvinde udfordringer og fremme personlig og faglig udvikling. Men hvis disse samtaler skal være virkelig effektive, er den rigtige tilgang afgørende.
Tipsene i denne artikel hjælper dig med at få det bedste ud af disse møder: En afslappet, personlig atmosfære, en klar struktur og tilpasning til dine medarbejderes individuelle behov skaber grundlag for åbne og produktive diskussioner. Samtidig er gode værktøjer som f.eks. Echometer gør processen mere effektiv og sikrer, at ingen vigtige opfølgninger går tabt. Forhåbentlig har vores skabeloner hjulpet dig!
I sidste ende er check-in-møder mere end bare en aftale i kalenderen – de er en mulighed for at styrke dit team, øge motivationen og opnå bedre resultater på lang sigt. Held og lykke med det!
Hvis du gerne vil se vores Echometer-værktøj live, kan du bare hoppe direkte til værktøjet ved hjælp af følgende skabelon:
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
