Innholdsfortegnelse
Hva mener du er ditt viktigste møte som leder? Hvor kan du ha størst og kanskje mest varig innflytelse på teamets prestasjoner? Akkurat, i kaffepausen. Haha, ok, det var en spøk. Jeg snakker selvfølgelig om regelmessige én-til-én-sjekker med medarbeiderne eller teammedlemmene dine. Det er her de riktige innsjekkingsmalene kan gjøre underverker.
En-til-en-møter har en stor fordel i forhold til teammøter: Det sosiale presset er mye mindre her. Det handler ikke om å se bra ut i teamet. Andre dømmer meg ikke umiddelbart hvis jeg sier noe kontroversielt.
Her er det automatisk litt lettere å oppnå psykologisk trygghet (Mer om: Psykologisk trygghet i agile team). Forutsetningen er selvsagt at du som leder skaper en god atmosfære i 1-til-1-sjekkene med dine direkte underordnede.
I denne guiden vil jeg hjelpe deg med å finne ut hvordan du kan gjøre dette og hvordan du kan organisere vellykkede innsjekkingsmøter. Jeg vil også gi deg noen tips og foreslå gratis maler for innsjekkingsmøter (til og med i ulike formater: PDF, Excel, XLSX, Word, Google Sheets, PPT) og gode spørsmål til innsjekkingsmøter. Men la oss starte med en grov definisjon: Hva er innsjekkingsmøter?
Hva er et innsjekkingsmøte?
Oppfølgingsmøter er en del av en leders standardrepertoar. Grunntanken er enkel: Jeg har regelmessige møter med medarbeiderne mine, for eksempel ukentlig, hver fjortende dag, månedlig eller kvartalsvis, for å holde meg oppdatert og for å lede (dvs. for å løse blokkeringer, angi retning osv.) – enten det er på avstand eller på stedet.
Når det gjelder en konkret definisjon av innsjekkingsmøter, blir det vanskelig. I praksis brukes ofte begrepene "innsjekkingsmøter" og "en-til-en-møter" om hverandre.
Teoretisk sett kan man skille mellom innsjekkingsmøter, som fokuserer på rene driftsoppgaver, og 1-til-1-møter, som fokuserer på medarbeideren (f.eks. opplæring) og mitt forhold til dem. Dette er nok det nærmeste man kommer en definisjon av innsjekkingsmøter.
Hensikten og målet med innsjekkingsmøter
Både formålet og målet med innsjekkingsmøtene varierer i praksis, avhengig av hvor ofte det avholdes personlige 1-til-1-møter.
- Formålet med hyppigere innsjekkingsmøter: Svært regelmessige innsjekkingsmøter, f.eks. daglig, ukentlig eller hver fjortende dag, har vanligvis mer operative mål: Aktuelle oppgaver diskuteres. Hva jobber medarbeideren min med for tiden, hva må eventuelt justeres, og hvordan kan jeg som leder hjelpe til?
- Sikt mot sjeldnere innsjekkingsmøter: Hvis du bare har én-til-én-møter én gang i måneden, annenhver måned, hvert kvartal eller til og med hvert år, vil målet ditt sannsynligvis være mye mer variert. Det vil da handle mindre om å administrere oppgaver og mer om medarbeideren: Hvordan går det for eksempel med medarbeideren, og hvordan kan medarbeideren utvikles videre?
Forklaringene her gjelder både for virtuelle eller digitale innsjekkinger og for innsjekkinger som finner sted ansikt til ansikt på kontoret.
Hvis du vil ha mer informasjon om en-til-en-møter, kan du ta en titt på innlegget vårt om emnet: En guide: 6 tips for vellykkede 1-til-1-samtaler.
Gode spørsmål til innsjekkingsmøtet
Deretter vil jeg gjerne gi deg noen gode gratis maler for spørsmål som du kan bruke i de månedlige innsjekkingsmøtene. Noen av dem er klassiske, andre er kreative, emosjonelle eller morsomme, og til slutt har jeg noen spørsmål til innsjekkingsmøtet med nyansatte. De bør hjelpe deg med å dekke de viktigste temaene, enten du planlegger et langt eller raskt innsjekkingsmøte.
Her er noen klassikere:
✅ Generelle spørsmål til 1-1-møtet
- Hvordan har du det (egentlig) akkurat nå?
- På en skala fra én (veldig dårlig) til ti (veldig bra), hvordan føler du deg akkurat nå?
- Hvor fokusert er du for øyeblikket på en skala fra 1 til 10? Og hvorfor er du det?
- Hva tenker du på akkurat nå?
- Hva er det som holder deg tilbake på jobben for øyeblikket?
- Hva går bra for deg akkurat nå?
- Hva er det som ikke går så bra for øyeblikket?
Spørsmålene ovenfor bør være et godt utgangspunkt. Hvis du liker det litt mer lekent og kreativt, finner du her noen morsomme innsjekkingsspørsmål som kan være spesielt nyttige for månedlige innsjekker som for eksempel fokuserer på stemningen blant de ansatte:
🧑🎨 Kreative 1-1-møtespørsmål
- Hvis du skulle karakterisere humøret ditt som en værmelding med hensyn til prosjektet, jobben din generelt og arbeidsoppgavene dine, hvordan ville den sett ut?
- Hvor ofte føler du deg overveldet eller stresset på jobben? I hvilke situasjoner?
- Hvordan ser en god pause ut for deg (frisk luft, skjermer ...)?
- Hva er det du gjør akkurat nå som faktisk ikke fører deg noen vei?
- Du får en tryllestav og har ett ønske i forhold til jobb: Hva ville du ønske deg (bortsett fra høyere lønn)?
- Hva trenger du for å bli bedre?
- Hva var din største utfordring i går (eller forrige uke osv.)?
⏩ De 7 gratis malene for innsjekkingsmøter
Innsjekkingsmøter har som regel en lignende struktur, uavhengig av hvor ofte de finner sted. Dette kan ses på som en generell mal for innsjekkingsmøter i prosjektledelse:
- Icebreaker, langsom ankomst til møtet, eventuelt gjennom småprat. For eksempel: Hvordan går det? Hvordan går det?
- Diskusjon av oppgaver (hvis dette er fokus). For eksempel Hvor langt er du kommet med oppgavene dine akkurat nå?
- Diskusjon og gjennomgang av måltall og KPI-er (hvis dette er i fokus). Eksempel på spørsmål: Hvordan ligger dere an i dag når det gjelder måltall og KPI-er?
- Diskusjon av stemningen (hvis dette er i fokus). For eksempel Hvor fornøyd er du med arbeidet ditt totalt sett?
- Blokkeringer og støtte. Eksempel på spørsmål: Har du alt du trenger for å nå målene dine? Hvordan kan jeg som sjef hjelpe deg?
- Neste skritt: Basert på samtalen vår, hvilke tiltak eller påminnelser bør vi ta med oss til neste én-til-én-samtale?
Dette bør allerede hjelpe deg som en grunnleggende mal. Nå vil jeg gjerne gi deg andre gratis maler og aktiviteter for 1-til-1-sjekken i ulike formater (PDF, Excel/XLSX, Word, Google Sheets, PPT), som du også kan laste ned, redigere og skrive ut selv og tilpasse til ditt møte på stedet (eller eksternt).
Mal for ukentlig innsjekking av ansatte
Følgende skjema egner seg som en gratis mal for den ukentlige medarbeiderstatuskontrollen.
👋 Velkommen og isbryter
- Hvordan har du det i dag, hvordan har uken din vært så langt?
📕 Temaer Ansatt [navn]
- ...
👈 Lederskapstemaer: Gjennomgang
- Hva gikk bra i forrige uke?
- Hva var utfordringene?
👈 Lederskapstemaer: Prioriteringer og mål
- Hva er dine viktigste prioriteringer for den kommende uken?
- Hvor trenger du min støtte?
🤚 Konklusjon
- Er det noe annet du ønsker å diskutere?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Word-mal for innsjekking
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLXS-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLXS, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Word-mal for innsjekking
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLXS-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLXS, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Mal for månedlig innsjekking av ansatte
Følgende skjema egner seg som en gratis mal for den månedlige medarbeiderstatuskontrollen.
Oppvarming
- Hvordan har den siste måneden vært for deg?
🗣️ Emner for den direkte ansatte (navn)
- ...
🏆 Lederens temaer: suksesser og fremgang
- Hva var dine største suksesser den siste måneden?
- Hva har du lært den siste måneden, og hvilke ferdigheter har du utviklet?
⚠️ Lederens temaer: Utfordringer og støtte
- Hvilke hindringer måtte du takle?
- Er det noen ressurser eller støtte du trenger?
📈 Lederens temaer: Utvikling og mål
- Er det noen nye ferdigheter du ønsker å utvikle?
- Hvordan kan jeg hjelpe deg med å ta et lite skritt mot karrieremålene dine?
Konklusjon
- Tilbakemelding: Hva kan jeg gjøre bedre for å lede deg og/eller teamet?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Word-mal for innsjekking
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Word-mal for innsjekking
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Mal for humørsjekk - fokus på følelser
Følgende skjema egner seg som en gratis mal for en medarbeiderundersøkelse med fokus på følelser.
👋 Velkommen og isbryter
- Hvordan føler du deg for øyeblikket, på en skala fra 1 (veldig dårlig) til 10 (veldig bra)?
📕 Temaer Ansatt [navn]
- ...
👈 Lederemner: Humør og tilfredshet
- Hvor fornøyd er du alt i alt med arbeidet ditt, og hvorfor?
- Hvor fornøyd er du med teamet ditt?
- Hvor fornøyd er du med din nåværende rolle?
- Hvor fornøyd er du med læringskurven din?
👈 Ledelsesemner: Støtte og tiltak
I hver av de ovennevnte kategoriene: La oss prøve å bli bedre.
- Nøkkelspørsmål: Hvilke eksperimenter kan vi prøve i løpet av de neste to ukene for å ta et skritt mot en bedre situasjon?
- Hvem i teamet ditt er allerede gode på disse områdene? Hvem kan du snakke med?
- Tankeeksperiment: Hvor i selskapet vårt ville du vært enda lykkeligere?
- Hvilke møter kan du hoppe over som en test?
🤚 Konklusjon
- Er det noe annet jeg kan hjelpe deg med?
- La oss oppsummere: Hvem er ansvarlig for hvilke oppgaver? Når skal vi ha neste innsjekking?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Word-mal for innsjekking
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLXS-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLXS, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Kreativ mal for innsjekking av ansatte
Følgende skjema egner seg som en gratis mal for din kreative medarbeiderstatus. Spørsmålene egner seg i prinsippet for ukentlige, månedlige eller til og med sjeldnere sjekker.
- Se bildet over: Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet ditt eller i oppgavene dine akkurat nå?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
📕 Temaer Ansatt [navn]
- ...
👈 Lederskapstemaer: Dypdykk
- Hva har inspirert deg i det siste?
- Hva har du lært i det siste?
- Hvis du var administrerende direktør i dette selskapet, hva ville du gjort?
- Hvis du kunne endre én ting ved møtene og rutinene våre, hva skulle det være?
- Hva kan vi prøve ut for å bringe nye ideer inn i arbeidet vårt?
🤚 Konklusjon
- Jeg setter virkelig pris på ærligheten din.
- Hva er det viktigste du har lært av dagens innsjekking?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Word-mal for innsjekking
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Mal for kvartalsvis innsjekk av ansatte
Følgende skjema egner seg som en gratis mal for den kvartalsvise medarbeiderstatuskontrollen.
👋 Velkommen og isbryter
- Hvordan var det siste kvartalet sett fra ditt perspektiv, på en skala fra 1 (veldig dårlig) til 10 (veldig bra)?
👈 Lederskapstemaer: Suksesser og fremgang
- Ta en titt på målene dine: Hvor står du i dag?
- Hva var de største suksessene deres i det siste kvartalet?
- Hva har du lært i løpet av det siste kvartalet, og hvilke ferdigheter har du utviklet?
- Hvor fornøyd er du med din personlige utvikling de siste tre månedene?
- Hva gikk ikke som planlagt, og hvorfor?
📕 Temaer Ansatt [navn]
- ...
👈 Lederskapstemaer: utfordringer og støtte
- Hvilke hindringer måtte du takle?
- Er det noen ressurser eller støtte du trenger?
👈 Lederskapstemaer: utvikling og mål
- Er det noen nye ferdigheter du ønsker å utvikle?
- Hva er de viktigste målene dine for neste kvartal?
- Hvordan samsvarer dine prioriteringer med teamets oppgaver?
- Hvordan kan jeg hjelpe deg med å nå karrieremålene dine?
🤚 Konklusjon
- La oss oppsummere oppgavene vi noterte ned i dette møtet.
- Tilbakemelding: Hva kan jeg gjøre bedre for å lede deg og/eller teamet?
- Er det noe mer å diskutere?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Word-mal for innsjekking
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Mal for innsjekking av nye medarbeidere
Følgende skjema egner seg som en gratis mal for innsjekking av nye medarbeidere.
👋 Velkommen og isbryter
- Hvordan har dagen din vært så langt?
👈 Lederskapstemaer: Positiv
- Hvordan har starten vært så langt?
- Var det noe du likte spesielt godt?
- Hva synes du vi skal beholde?
👈 Lederskapstemaer: Forbedringer
- Hvor velkommen har du følt deg så langt, og hvorfor?
- Hvordan kan vi forbedre introduksjonsprosessen for nyansatte?
- På hvilke områder har du fått flest spørsmål de siste dagene? Og hvordan har du svart på disse spørsmålene?
👈 Lederskapstemaer: Neste steg
- Hvilke mål ønsker du å oppnå i løpet av de kommende ukene?
- Er det noen områder der du trenger ytterligere informasjon eller ressurser?
🤚 Konklusjon
- Nok en gang, velkommen til selskapet vårt. Vi setter pris på at du er villig til å hjelpe oss med å forbedre prosessene våre.
- Hva mer mener du vi bør spørre om i disse onboarding-intervjuene?
- Er det noe annet du tenker på?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Word-mal for innsjekking
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Mal for 90-dagers medarbeidersjekk
Følgende skjema er en gratis mal for innsjekking av medarbeidere etter 90 dager i en ny jobb eller eventuelt i en ny rolle.
👋 Velkommen og isbryter
- Hvor fornøyd er du med jobben din på en skala fra 1 (ikke i det hele tatt) til 10 (svært fornøyd)?
👈 90 dager i tilbakeblikk: Positiv
- Hvordan har starten vært så langt?
- Hva har du hatt mest glede av så langt?
- Hva synes du vi skal beholde?
👈 90 dager i gjennomgang: Forbedringer
- Hvordan kan vi forbedre de første 90 dagene for nyansatte?
- På hvilke områder er du fortsatt usikker?
👈 90 dager i tilbakeblikk: Refleksjon over status quo
- Hvor fornøyd er du med prestasjonene dine så langt? Hvorfor er du det?
- Hvor sikker er du på at du vil nå målene dine? Og hvorfor?
- Hva synes du om å bli integrert i teamet?
- Hvilke ferdigheter eller ressurser kan hjelpe deg videre?
- Hva kan jeg gjøre for å fortsette å støtte deg?
🤚 Konklusjon
- Vi setter pris på at du er villig til å hjelpe oss med å forbedre prosessene våre.
- Hva mer synes du vi bør spørre om i slike 90-dagerssjekker?
- Er det noe annet du tenker på?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Word-mal for innsjekking
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for innsjekking i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).
Jeg håper du har funnet malen du lette etter. Hvis ikke, kan du finne mange flere maler og spørsmål i vårt nettbaserte 1:1-verktøy Echometer. La oss fortsette med fem tips for vellykkede medarbeidersamtaler som garantert vil bringe deg videre.
5 tips: Slik gjennomfører du et vellykket innsjekkingsmøte
Følgende tegneserie oppsummerer godt hvordan én-til-én-sjekk inn-møter kan oppleves når de går dårlig.
Men du kan gjøre noe med dette ved hjelp av følgende tips.
Tips 1: Bygg en relasjon
Med nye medarbeidere og generelt: Skap en avslappet atmosfære og få litt humor inn i møtet. En god relasjon fremmer åpenhet og tillit.
Tips 2: Ikke påtving møtet noe
Sørg for at samtalen oppleves som meningsfull. Ikke tving frem deltakelse – det skal være en reell mulighet for utveksling og refleksjon. Hvis du er i tvil, kan du bli enige om å holde møtet sjeldnere, for eksempel hver måned i stedet for hver fjortende dag.
Tips 3: Tilpass deg til de ansatte
Ta hensyn til medarbeidernes individuelle egenskaper, enten de er introverte, ekstroverte eller statusorienterte. Ta hensyn til deres personlighet for å gi dem best mulig støtte.
Tips 4: Vær fleksibel når du gjennomfører samtalen
Hvis det oppstår pauser eller stillhet, bør du tåle det for å gi medarbeideren nok plass. Men hvis dette skjer for ofte, bør du endre tema eller spørsmålenes art. Dynamikk holder samtalen levende og forebygger frustrasjon eller kjedsomhet. Følgende er faresignalene på en dårlig møterutine: Hvis samtalen er kjedelig, hvis begge parter ikke ser frem til den, hvis dere ikke har noe å diskutere, eller hvis møtet ofte blir utsatt.
Tips 5: Bruk effektive verktøy
Gode verktøy som vårt én-til-én-møteverktøy Echometer går langt utover innsjekkingsnotater når det gjelder funksjonalitet: De tilbyr nyttige maler, sørger for at oppfølginger ikke blir glemt og gjør til og med medarbeiderutvikling målbar – en stor lettelse for deg og teamet ditt. Les mer om dette emnet: De 3 beste verktøyene for én-til-én-møter sammenlignet.
Typiske utfordringer med medarbeidersamtaler
For å gi deg noen flere tips, vil jeg gjerne gi deg noen typiske utfordringer ved statussjekkinger og hvordan du kan løse dem:
Utfordring: Uklar agenda eller målsetting
- Problem: Samtalene er kaotiske eller mangler fokus.
- Løsning: Del en klar agenda på forhånd, og fastsett prioriteringer.
Utfordring: Ensidig kommunikasjon
- Problem: Lederen snakker mer enn medarbeideren.
- Løsning: Still åpne spørsmål og lytt aktivt.
Utfordring: For overfladiske diskusjoner
- Problem: Viktige temaer blir ikke behandlet grundig nok.
- Løsning: Følg opp og skap rom for refleksjon.
Utfordring: Tidspress
- Problem: Møter avkortes eller utsettes.
- Løsning: Prioriter og hold faste, regelmessige avtaler.
Utfordring: Manglende forberedelser
- Problem: Begge sider virker uforberedte.
- Løsning: Innhent informasjon på forhånd, og avklar forventningene.
Utfordring: Fokuser kun på problemer
- Problem: Samtalene er utelukkende negative og demotiverende.
- Løsning: Legg vekt på suksesser og fremgang, ikke bare utfordringer.
Utfordring: Uklar oppfølging
- Problem: Diskuterte punkter er ikke implementert.
- Løsning: Til slutt må du definere klare neste skritt og ansvarsområder.
Nå bør du være godt forberedt på én-til-én-møtet med innsjekking. En ingrediens mangler kanskje fortsatt: Hvordan sender du egentlig en e-postinvitasjon til innsjekkingsmøtet, og hva er passende emnelinjer for e-posten? Det finnes selvfølgelig maler for dette også.
To maler for e-postinvitasjoner til innsjekking
Følgende e-postmal for invitasjon til innsjekkingsmøter er en standardformulering som bør passe i de fleste tilfeller:
Standard e-postinvitasjon for innsjekking av ansatte
Hei [navn på ansatt],
Som vi har snakket om, vil jeg gjerne sette opp regelmessige 1:1-møter med deg for å diskutere dine nåværende prosjekter, utfordringer og mål, og for å sørge for at du får den støtten du trenger. Disse møtene vil være en åpen plattform for gjensidig tilbakemelding og samarbeid.
Jeg vil gjerne avtale vårt første møte den [dato og klokkeslett]. Møtet varer i omtrent [varighet] minutter. Gi meg beskjed hvis det passer for deg. Jeg legger inn datoene i kalenderen.
Jeg foreslår at vi oppbevarer våre felles notater for forberedelsene til 1:1-møtene her, slik at vi begge har tilgang til dem: [Lenke]
Jeg ser frem til å komme i dialog med deg!
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
Før vi kommer til emnelinjene, skal vi ta for oss en situasjon du noen ganger kan komme opp i: den første innsjekkingen med nyansatte. Hvis du har en nyansatt, kan følgende mal for e-postinvitasjoner til statusmøter hjelpe deg:
E-postinvitasjon til første innsjekking med nyansatte
Hei [navn på ansatt],
Velkommen til teamet! Jeg håper du allerede føler at du er i gode hender hos oss, og at du har fått de første positive inntrykkene dine.
For å gi deg best mulig støtte i introduksjonsperioden vil jeg gjerne innføre regelmessige 1:1-møter med deg. Disse møtene gir deg mulighet til å avklare spørsmål, snakke om fremgang og eventuelle utfordringer og hjelpe deg med å finne deg godt til rette hos oss.
Jeg vil gjerne avtale vårt første møte den [dato og klokkeslett]. Møtet varer i omtrent [varighet] minutter. Gi meg beskjed hvis det passer for deg. Jeg vil deretter legge til datoene i kalenderen vår.
Jeg foreslår at vi oppbevarer våre felles notater om forberedelsene til 1:1-møtene her, slik at vi begge har tilgang til dem: [lenke].
Jeg ser frem til å bli enda bedre kjent med deg og til å samarbeide med deg!
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
Følgende eksempler egner seg som emnelinjer for e-post:
Nytt: Våre personlige 1:1-møter
Kick-off: 1:1-møter med oppstart neste uke
Viktig forhåndsinformasjon: 1:1-møter starter neste uke
Hvis du vil ha flere e-postmaler for en-til-en-møter, for eksempel for medarbeidersamtaler eller konfliktsamtaler, kan du ta en titt på artikkelen vår om dette: 5 maler for én-til-én-invitasjoner via e-post.
Hvor ofte bør det avholdes innsjekkingsmøter?
Mange nye ledere spør seg hvor ofte et 1-1-møte bør avholdes, og derfor vil jeg gjerne si noen ord om hva som er de typiske kadansene:
- Daglige medarbeidersamtaler: Disse er svært korte, et kvarter er nok for blokkeringen i kalenderen, og fokuserer på å diskutere de aktuelle oppgavene. Daglige 1-til-1-sjekkinger er spesielt nyttige i team der det sjelden holdes felles teammøter. De er imidlertid ganske sjeldne.
- Ukentlige medarbeidersamtaler: Disse varer vanligvis 10-30 minutter og fokuserer også primært på å diskutere arbeidsoppgaver. Det kan også settes av tid til å gi hverandre tilbakemeldinger (for eksempel på suboptimal atferd). Forresten: Hvis du er leder for programvareutviklere, kan følgende artikkel være av interesse for deg: 6 Eksempler på tilbakemeldinger for programvareutviklere.
- Medarbeidersamtaler hver 14. dag: Varigheten er også typisk 30 minutter, innholdet er blandet, og disse medarbeidersamtalene kan foregå digitalt: Her diskuteres både arbeidsoppgaver og personlig utvikling, og det kan for eksempel også være aktuelt å be om permisjon.
- Månedlige medarbeidersamtaler: Disse varer gjerne mellom 30 og 60 minutter. Fokuset er også vanligvis mer på fugleperspektivet: Hvordan har du det for øyeblikket, eller hvordan er humøret ditt? Hva er status for årsmålene dine? Hvordan kan jeg hjelpe deg med din videre utvikling?
- Kvartalsvise medarbeidersamtaler: Her er varigheten rundt 60 minutter. Fokuset er det samme som i de månedlige medarbeidersamtalene.
- Halvårlige medarbeidersamtaler: Disse samtalene er vanligvis mindre raske. De varer mellom 60 og 90 minutter. På den ene siden stilles de samme spørsmålene som ved den månedlige medarbeidersamtalen. På den annen side kan andre administrative temaer diskuteres her, for eksempel lønnsforventninger. Spørreskjemaer som HR-avdelingen har utarbeidet, kan også besvares eller diskuteres. Med andre ord kan vi også snakke om en medarbeidersamtale.
- Årlige medarbeidersamtaler: Her kan vi definitivt snakke om en klassisk årlig eller årlig medarbeidersamtaler og -gjennomgang. Jeg tviler på om dette fortsatt kan kalles en innsjekk i henhold til definisjonen ovenfor.
- Onboarding-sjekk: I en onboarding-sjekk avklares typiske onboarding-spørsmål med nyansatte: Hvordan har du funnet deg til rette så langt, hvordan går ferieplanleggingen, hvem er mentoren din, hvor er kantinen osv... Du kan også finne en gratis mal for onboarding-sjekk nedenfor.
- 90-dagerssjekk: I likhet med onboarding-sjekken fokuserer 90-dagerssjekken på å sikre at de ansatte har funnet seg godt til rette i det nye selskapet. Hvis det er mulig, bør 90-dagerssjekken finne sted personlig i stedet for digitalt.
Min erfaring er for øvrig at hyppigheten av personlige én-til-én-møter ofte henger sammen med teamets størrelse. Hvis teamet er ganske stort (dvs. mer enn åtte personer), blir det rett og slett færre møter for å kunne fordele tiden fornuftig mellom de ulike ansvarsområdene som leder.
Betyr dette at årlige medarbeidersamtaler kan være nyttige? Etter min mening, nei. En mer regelmessig innsjekking har også en tendens til å bety raskere læringssløyfer. Og i vår komplekse og omskiftelige arbeidsverden er dette – hensiktsmessig, i hvert fall for kunnskapsarbeidere –. Følgende grafikk illustrerer dette poenget veldig godt:
Alternative, uvanlige navn på innsjekkingsmøter
Noen ledere spør seg med rette om digitale, virtuelle eller personlige innsjekkingsmøter kunne fått et mer attraktivt og minneverdig navn. Svaret er dette: Ja, selvfølgelig! Jeg skal gi deg noen eksempler her:
- Ukentlig oppdatering
- Ukentlig innsjekking
- Ukentlig oppsummering
- Task-Talk
Hvis du vil ha noe enda mer uvanlig og kreativt, har jeg satt sammen noen andre minneverdige alternativer for deg her:
- Task Lounge
- Synkroniser og løs
- Action Hour
- Workshop om arbeidsflyt
- Oppgave tirsdag
- Utfoldelse rundt
- Karriere-kaffepause
- Booster Talk
Hvis det ikke er nok for deg, finnes det selvfølgelig mange flere morsomme navn. Bare ta en titt på bloggartikkelen vår om emnet: 60 minneverdige og morsomme navn for samtaler på tomannshånd.
Konklusjon - Regelmessige innsjekkingsmøter
Regelmessige medarbeidersamtaler er et verdifullt verktøy for å bygge tillit, overvinne utfordringer og fremme personlig og faglig utvikling. Men for at disse samtalene skal være virkelig effektive, er det avgjørende at de gjennomføres på riktig måte.
Tipsene i denne artikkelen vil hjelpe deg med å få det beste ut av disse møtene: En avslappet, personlig atmosfære, en tydelig struktur og tilpasning til medarbeidernes individuelle behov skaper grunnlag for åpne og produktive diskusjoner. Samtidig kan gode verktøy som Echometer gjør prosessen mer effektiv og sikrer at ingen viktige oppfølginger går tapt. Vi håper malene våre har hjulpet deg!
Til syvende og sist er innsjekkingsmøter mer enn bare en avtale i kalenderen - de er en mulighet til å styrke teamet ditt, øke motivasjonen og oppnå bedre resultater på lang sikt. Vi ønsker dere lykke til!
Hvis du vil ta en titt på Echometer-verktøyet vårt i sanntid, kan du hoppe direkte til verktøyet ved hjelp av følgende mal:
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
