Em nosso última postagem Apresentamos o Workshop de Lições Aprendidas como um formato, explicando tanto o processo quanto o valor agregado (realmente mensurável).

Este artigo agora se concentra em dicas de implementação e facilitação e destina-se a todos aqueles que realizam esses workshops de lições aprendidas na prática ou estão planejando fazê-lo.

Vamos lá!

Dica 1: Use o método "5x por que" no workshop de lições aprendidas

Há dois cenários para a discussão de problemas: Ou você tem uma discussão animada sobre as diferentes perspectivas dos membros da equipe. Ou você chega a um acordo relativamente rápido e nem sequer se aprofunda na causa principal. Isso seria apenas uma perda de tempo, não é mesmo?

A união em uma questão pode parecer boa, mas pode ser traiçoeira. Especialmente nos pontos de discussão em que uma terceira parte (geralmente outros departamentos) é identificada como a causa do problema, não se faz muito esforço para entender adequadamente as principais causas e suas cadeias de impacto. Ao fazer isso, sem esse entendimento, fica difícil derivar uma ação eficaz.

Como facilitador, use o chamado "método 5x Why" e questione o consenso no grupo fazendo a "pergunta Why" 5x e exigindo uma resposta séria. Essa reflexão geralmente abre novas perspectivas. Aqui está uma delas Exemplo do Jefferson Memorial como uma explicação do método –, um clássico:

• Moderador: "Por que a manutenção do Jefferson Memorial é tão cara?"
• Equipe: "Porque ele precisa ser limpo com frequência com uma lavadora de alta pressão."
• Moderador: "Por quê?"
• Equipe: "Porque muitos pássaros deixam seus excrementos nela".
• Moderador: "Por quê?"
• Equipe: "Porque os pássaros se alimentam dos muitos insetos que existem lá".
• Moderador: "Por que há tantos insetos lá?"
• Equipe: "Porque eles são atraídos pela iluminação no início da noite."
• Membro da equipe: "Vamos tentar acender as luzes um pouco mais tarde!"

Portanto, leve a sério a busca pelas causas. Veja quais são as possibilidades de se tornar ativo como uma equipe em vez de aceitar as causas dos problemas como "condições externas".

Dica 2: Transforme o workshop de lições aprendidas em uma rotina

Há também uma curva de aprendizado para as lições aprendidas na equipe: as primeiras reuniões ainda podem ser um pouco turbulentas: O cronograma não é cumprido, os tópicos não são levados ao ponto, as medidas não são bem formuladas etc.

Somente quando você tiver realizado esse formato de workshop algumas vezes na equipe é que ele se tornará uma rotina e o valor agregado aumentará:

• Os membros da equipe estão mais bem preparados porque conhecem a pauta
• Os membros da equipe são menos relutantes em abordar questões críticas (consulte o O pré-requisito mais importante para equipes bem-sucedidas)
• Os problemas são analisados em profundidade
• As medidas e descobertas são cuidadosamente elaboradas e registradas

No entanto, você só poderá obter essas vantagens se criar uma rotina para isso. Portanto, verifique se há marcos regulares nos quais você deseja estabelecer workshops de lições aprendidas ou defina você mesmo uma frequência. Dependendo da proximidade com que a equipe trabalha em conjunto, recomendamos uma frequência de duas vezes por semana a uma vez por mês.

Dica 3: Registre e reveja as medidas de forma transparente

As medidas resultantes dos workshops de lições aprendidas devem, obviamente, ser transparentes para a equipe posteriormente.

Além disso, é igualmente importante que você as retome nos próximos workshops. Portanto, faça com que a revisão das medidas existentes seja um item fixo da agenda de cada workshop de lições aprendidas.

Não se trata apenas de determinar se os responsáveis fizeram seu trabalho. É muito mais importante que você aprenda com os resultados das medidas – afinal, o nome é Lições APRENDIDAS 🙂

Somente revisando as medidas é possível saber se as medidas adotadas conseguiram ou não resolver o problema central –. Você também pode descobrir que a causa principal suspeita não é o principal motivo de um problema. Nesse caso, é ainda mais importante falar sobre isso, compartilhar o insight com a equipe e reagir com uma nova medida – ou um novo "experimento" –.

Uma medida, desde que seja implementada e revisada, tem uma garantia de sucesso: ou seja, você aprende com a implementação. Ou você aprende que as hipóteses subjacentes estavam corretas e que a medida funcionou. Ou você aprende que a causa principal presumida ou a abordagem da solução está errada. Portanto, considere as medidas como experimentos.