Bizim son gönderi Öğrenilen Dersler Çalıştayını hem süreci hem de (aslında ölçülebilir) katma değeri açıklayan bir format olarak sunduk.

Bu makale, uygulama ve kolaylaştırmaya yönelik ipuçlarına odaklanmaktadır ve uygulamada bu tür ders çıkarma çalıştaylarını yürüten veya yürütmeyi planlayan herkese yöneliktir.

Hadi yapalım şu işi!

İpucu 1: Öğrenilen Dersler Çalıştayında "5x Neden" yöntemini kullanın

Sorunları tartışırken iki senaryo vardır: Ya ekip üyelerinin farklı bakış açıları hakkında canlı bir tartışma yapılır. Ya da nispeten hızlı bir şekilde hemfikir olunur ve kök nedene inilmez. Bu sadece zaman kaybı olur, değil mi?

Bir konuda birlik olmak iyi hissettirebilir, ancak tehlikeli olabilir. Özellikle üçüncü bir tarafın (genellikle diğer departmanlar) sorunun nedeni olarak tanımlandığı tartışma noktalarında, temel nedenleri ve bunların etki zincirlerini doğru bir şekilde anlamak için çok az çaba sarf edilir. Bunu yaparken, bu anlayış olmadan, etkili bir eylem türetmek zorlaşır.

Bir kolaylaştırıcı olarak, "5x Neden yöntemi "ni kullanın ve "Neden sorusunu" 5 kez sorarak ve ciddi bir cevap talep ederek gruptaki fikir birliğini sorgulayın. Bu düşünce gıdası genellikle yeni perspektifler açar. İşte bir tanesi Jefferson Anıtı örneği – yönteminin bir açıklaması olarak bir klasik:

• Moderatör: "Jefferson Anıtı'nın bakımı neden bu kadar pahalı?"
• Ekip: "Çünkü yüksek basınçlı bir temizleyici ile çok sık temizlenmesi gerekiyor."
• Moderatör: "Neden?"
• Ekip: "Çünkü pek çok kuş dışkısını üzerine bırakıyor."
• Moderatör: "Neden?"
• Ekip: "Çünkü kuşlar oradaki birçok böcekle besleniyor."
• Moderatör: "Orada neden bu kadar çok böcek var?"
• Ekip: "Çünkü akşamın erken saatlerinde ışıktan etkileniyorlar."
• Ekip üyesi: "Işıkları biraz daha geç açmayı deneyelim!"

Bu yüzden neden arayışını ciddiye alın. Sorunların nedenlerini "dış koşullar" olarak kabul etmek yerine, ekip olarak aktif olmak için ne gibi imkanlar olduğuna bakın.

İpucu 2: Çıkarılan Dersler Çalıştayını Rutin Hale Getirin

Ekipte öğrenilen dersler için bir öğrenme eğrisi de vardır: İlk toplantılar hala biraz inişli çıkışlı olabilir: Zaman çerçevesine uyulmuyor, konular gündeme getirilmiyor, tedbirler iyi formüle edilmiyor vs.

Ancak bu atölye formatını ekip içinde birkaç kez gerçekleştirdiğinizde bir rutin haline gelir ve katma değeri artar:

• Ekip üyeleri gündemi bildikleri için daha iyi hazırlanırlar
• Ekip üyeleri kritik konuları ele alma konusunda daha az isteksizdir (bkz. Başarılı ekipler için en önemli ön koşul)
• Sorunlar daha derinlemesine analiz edilir
• Ölçümler ve bulgular düzgün bir şekilde işlenir ve kaydedilir

Ancak, bu avantajları ancak bunu bir rutin haline getirirseniz elde edebilirsiniz. Bu nedenle, öğrenilen dersler atölyeleri oluşturmak istediğiniz düzenli kilometre taşları olup olmadığına bakın veya kendiniz bir sıklık belirleyin. Ekibin birlikte ne kadar yakın çalıştığına bağlı olarak, haftada iki ile ayda bir arasında bir sıklık öneriyoruz.

İpucu 3: Önlemleri şeffaf bir şekilde kaydedin ve tekrar gözden geçirin

Öğrenilen dersler çalıştaylarından çıkan önlemler elbette daha sonra ekip için şeffaf hale getirilmelidir.

Ayrıca, bunları bir sonraki çalıştaylarda tekrar ele almak da bir o kadar önemlidir. Bu nedenle, mevcut tedbirlerin gözden geçirilmesini her ders çıkarma çalıştayının sabit bir gündem maddesi haline getirin.

Bu sadece sorumluların işlerini yapıp yapmadıklarını belirlemekle ilgili değildir. Önlemlerin sonuçlarından ders çıkarmak çok daha önemlidir – sonuçta buna ÖĞRENİLEN DERSLER deniyor 🙂

Alınan önlemlerin – temel sorununu çözüp çözemediği ancak önlemlerin yeniden gözden geçirilmesiyle öğrenilebilir. Şüphelenilen temel nedenin bir sorunun ana nedeni olmadığı da ortaya çıkabilir. Bu durumda bu konu hakkında konuşmak, ekip içinde içgörüyü paylaşmak ve yeni bir önlem – veya yeni bir "deney" – ile tepki vermek daha da önemlidir.

Uygulanması ve gözden geçirilmesi şartıyla bir tedbirin başarı garantisi vardır: yani uygulamadan bir şeyler öğrenilir. Ya altta yatan hipotezlerin doğru olduğunu ve tedbirin işe yaradığını öğrenirsiniz. Ya da varsayılan temel nedenin veya çözüm yaklaşımının yanlış olduğunu öğrenirsiniz. Bu nedenle, tedbirleri deneyler olarak düşünün.