I vår sista inlägget Vi presenterade Lessons Learned Workshop som ett format, där vi förklarade både processen och det (faktiskt mätbara) mervärdet.

Denna artikel fokuserar nu på tips för genomförande och facilitering och riktar sig till alla som driver sådana workshops i praktiken eller planerar att göra det.

Låt oss göra det!

Tips 1: Använd metoden "5x varför" i workshopen om lärdomar

Det finns två scenarier när man diskuterar problem: Antingen har man en livlig diskussion om teammedlemmarnas olika perspektiv. Eller så kommer man överens relativt snabbt och fördjupar sig inte ens i grundorsaken. Det skulle bara vara bortkastad tid, eller hur?

Att vara eniga i en fråga kan kännas bra, men det kan vara förrädiskt. Särskilt i diskussionspunkter där en tredje part (ofta andra avdelningar) identifieras som orsaken till problemet, görs för lite för att förstå de grundläggande orsakerna och deras påverkanskedjor. Utan denna förståelse blir det svårt att komma fram till en effektiv åtgärd.

Som facilitator kan du använda den så kallade "5x Why-metoden" och ifrågasätta konsensus i gruppen genom att ställa "Why-frågan" 5x och kräva ett seriöst svar. Denna tankeställare öppnar ofta upp för nya perspektiv. Här är ett exempel Exempel på Jefferson Memorial som en förklaring av metoden – en klassiker:

• Moderator: "Varför är det så dyrt att underhålla Jefferson Memorial?"
• Team: "Eftersom den måste rengöras så ofta med en högtryckstvätt."
• Moderator: "Varför?"
• Team: "För att så många fåglar lämnar sin spillning på den."
• Moderator: "Varför?"
• Team: "Eftersom fåglarna äter av de många insekter som finns där."
• Moderator: "Varför finns det så många insekter där?"
• Team: "Eftersom de attraheras av belysningen tidigt på kvällen."
• Teammedlem: "Vi kan väl försöka tända lamporna lite senare!"

Ta därför sökandet efter orsaker på allvar. Titta på vilka möjligheter det finns att bli aktiva som ett team istället för att acceptera orsakerna till problem som "yttre omständigheter".

Tips 2: Gör workshopen om lärdomar till en rutin

Det finns också en inlärningskurva för lärdomar som dragits i teamet: De första mötena kan fortfarande vara lite ojämna: Tidsramen följs inte, ämnena tas inte upp till diskussion, åtgärderna är inte välformulerade etc..

Först när du har genomfört detta workshopformat några gånger i teamet blir det en rutin och mervärdet ökar:

• Teammedlemmarna är bättre förberedda eftersom de känner till dagordningen
• Teammedlemmarna har färre reservationer när det gäller att ta itu med kritiska frågor (se Den viktigaste förutsättningen för framgångsrika team)
• Problemen analyseras mer ingående
• Åtgärder och resultat är snyggt utarbetade och registrerade

Dessa fördelar kan man dock bara uppnå om man gör det till en rutin. Se därför efter om det finns regelbundna milstolpar vid vilka ni vill anordna workshops om lärdomar, eller bestäm själv en frekvens. Beroende på hur nära teamet arbetar tillsammans rekommenderar vi en frekvens på två gånger i veckan till en gång i månaden.

Tips 3: Registrera och revidera åtgärder på ett transparent sätt

De åtgärder som följer av workshops om lärdomar måste naturligtvis göras transparenta för teamet efteråt.

Dessutom är det lika viktigt att ta upp dessa frågor igen vid nästa workshop. Gör därför översynen av befintliga åtgärder till en fast punkt på dagordningen för varje workshop om lärdomar.

Det handlar inte bara om att avgöra om de ansvariga har gjort sitt jobb. Det är mycket viktigare att lära sig av resultaten av åtgärderna – det kallas trots allt Lessons LEARNED 🙂 .

Endast genom att se över åtgärderna kan man få reda på om de vidtagna åtgärderna kunde lösa kärnproblemet – eller inte. Det kan lika gärna visa sig att den misstänkta huvudorsaken inte alls är huvudorsaken till ett problem. I så fall är det ännu viktigare att prata om detta, att dela med sig av insikten till teamet och att reagera med en ny åtgärd – eller ett nytt "experiment" –.

En åtgärd, förutsatt att den genomförs och granskas, har en garanti för framgång: nämligen att man lär sig av genomförandet. Antingen lär man sig att de underliggande hypoteserna var korrekta och att åtgärden fungerade. Eller så lär man sig att den antagna huvudorsaken eller lösningsstrategin är fel. Betrakta därför åtgärder som experiment.