Vad är en retrospektiv?
En retrospektiv är en mötesrutin där man regelbundet reflekterar över samarbetet i teamet i syfte att uppnå ständiga förbättringar.
Särskilt med iterativa ("agila") arbetssätt som t.ex. Scrum, Kanban eller också OKR Retrospektiver (eller "scrum retrospektiver") används som ett centralt verktyg för kontinuerlig utveckling och förbättring i team.
Även om retrosystem har blivit etablerade särskilt inom programvaruutveckling, finns det inga gränser för tillämpningsområdet för Retrospektiv även utanför ITeftersom alla team kan dra nytta av denna regelbundna reflektionsprocess!
Mål och syfte med en retrospektiv
Syftet med en retrospektiv undersökning är att använda alla inblandades perspektiv och erfarenheter för att
- att dela med sig av och förena olika åsikter,
- generera nya insikter och
- utveckla riktade åtgärder för framtida förbättringar.
Ett mått behöver inte nödvändigtvis härledas från varje retrospektiv. Att helt enkelt skapa utrymme för att jämföra perspektiv inom teamet är ofta ett mervärde för ömsesidigt förtroende och teamutveckling.
Retrospektiv förbättrar också Psykologisk säkerhet i teamvilket bevisligen är avgörande för teamets långsiktiga framgång.
Retrospektiv i Scrum och andra användningsområden
Retrospektiv i Scrum-ramverket
Vid Scrum-ramverk Retrospektiv är en fast del av varje Scrum-sprint. Scrum-retrospektiver handlar specifikt om att tillsammans reflektera över arbetet under den föregående sprinten.
I Scrum sker retrospektivet i slutet av varje sprintcykel:
En cykel i Scrum varar vanligtvis mellan en vecka och en månad. Följaktligen sker retrospektiv i Scrum-team varje vecka till minst en gång i månaden.
Retrospektiv som följer Scrum-ramverket och fokuserar på en Scrum-team Dessa kallas för Scrum-retrospektiver. Fokus för dessa Scrum-retrospektiver ligger ofta på tillämpningen av Scrum-ramverket.
Retrospektiver är dock inte knutna till Scrum, vilket vi kommer att se i nästa avsnitt.
Retrospektiv på teamnivå
Analogt med Scrum retrospektiv det finns också, till exempel OKR Retrospektiv och Kanban RetrospektivI varje iteration återspeglas implementeringen av respektive ramverk på ett fokuserat sätt.
Eftersom team vanligtvis inte gör separata retrospektiver för varje enskilt ramverk, kallas retrospektiver som rör teamarbete i allmänhet ofta för en "team-retrospektiv".
Retrospektiv på teamöverskridande nivå
Retrospektiver behöver inte nödvändigtvis alltid äga rum på teamnivå. Det finns också, inom ramen för agila arbetsmodeller, t.ex. SAFe-återblickar, LeSS övergripande tillbakablickar eller "Scrum av Scrums" RetrospektivDessa sker på teamövergripande nivå för att återspegla gränssnitt och ömsesidigt beroende mellan team samt organisatoriska ramvillkor.
I dessa teamöverskridande retrospektiv samlar de enskilda teamen ofta in sina ämnen i förväg och varje team skickar enskilda teammedlemmar för att bidra med sina ämnen på teamöverskridande nivå.
Förutsättningar för retrospektiv
Fokus för en retrospektiv
Enligt de olika användningsområdena för retrospektiv är det viktigt att kommunicera fokus för ett retrospektiv i förväg. På så sätt vet alla deltagare vilka ämnen de kan ta upp under retrospektiven.
Deltagarna i en retrospektiv
Dessutom är det viktigt att så många personer som möjligt deltar i retrospektiven, dvs. minst en representant per team när det gäller teamöverskridande retrospektiver. Detta säkerställer att så många intryck som möjligt kan tas in och diskuteras så ofiltrerat som möjligt.
Observera: Ju större gruppen är, desto mer krävande blir faciliteringen. Team bör i allmänhet inte vara mycket större än 10 deltagare. Om det inte är möjligt finns här några tips om hur man underlättar retrospektiv i stora team.
Psykologisk säkerhet vid retrospektiv
För att säkerställa att alla perspektiv och uppfattningar inkluderas är "psykologisk trygghet" i teamet / gruppen av deltagare oerhört viktigt. Om den psykologiska tryggheten i att öppet kunna ta upp kritiska frågor är begränsad i gruppen av deltagare, är det en bra idé att inrätta en anonym feedbackkanal. Detta gör det lättare att ta upp frågor. Diskussionen om anonyma ämnen är då naturligtvis inte längre anonym.
Om denna förutsättning ännu inte är uppfylld, lär dig först hur du Skapa psykologisk trygghet i teamet kan.
Frekvens av retrospektiv
Slutligen kännetecknas retrospektiv av att de äger rum regelbundet. Format som "Lessons Learned Workshops" eller "Post Mortem Analyses" är ofta långa möten som hålls vid vissa milstolpar eller projektavslut. Och det är just här de skiljer sig från retrospektiv.
Retrospektiver bör vara korta och regelbundna. I agila team har en rytm med veckovisa till månatliga frekvenser visat sig vara framgångsrik. Retrospektiva frekvenser på mer än 6 eller 8 veckor är ganska ovanliga och bör betraktas kritiskt när det gäller effektivitet.
Tidsram för en retrospektiv undersökning
Beroende på frekvens kan retrospektiv ta mellan 45-90 minuter. Om frekvensen är något längre, till exempel månadsvis, tenderar man att schemalägga 90 minuter. För veckovisa retrospektiver kan 45 eller 60 minuter användas.
Följande gäller för retrospektiver: "Kortare och mer frekventa" är bättre än "längre och mindre frekventa". Korta frekvenser skapar snabba inlärningsloopar så att teamen kan reflektera över effektiviteten hos sina åtgärder som definierats i tidigare retrospektiver så tidigt som möjligt och justera dem vid behov (Tips för bra åtgärder från retrospektiver). Särskilt med övning av formatet blir det sedan också lättare att bättre följa tidsramen (Tips för timeboxing i retrospektiv), eller till och med att förkorta den.
Genomförande av retrospektiv
Retrospektivt förfarande
Klassiskt talar man om 5 faser i en retrospektiv:
- Att sätta scenen (incheckning)
- Samla in data och feedback
- Skapa insikter
- Mått
- Slutsats (Check-Out)
För att bättre förstå hur dessa steg i en retrospektiv fungerar rekommenderar vi att du tittar på "Double Diamond"-modellen.
Viktiga frågor för en retrospektiv
För att göra retrospektiverna mer varierade varierar facilitatorerna ofta formatet med olika metaforer. Kärnfrågorna är dock alltid desamma:
- Vad gick bra?
- Vad var det som gick fel?
- Vad kan vi göra bättre nästa gång?
En av de populäraste metaforerna för dessa kärnfrågor är till exempel segelbåtsretrospektiven.
Moderering av en retrospektiv
Faciliteringen av en retrospektiv bör vara så neutral som möjligt. Därför är det optimalt om en neutral person (t.ex. en Agile-coach) kan genomföra den.
Om du inte har någon teamcoach kan du antingen ge en extern person i uppdrag att leda arbetet eller, som ett första steg, ta över ledarskapet som teamledare. Ledaren bör dock så snabbt som möjligt göra det möjligt för teamet att genomföra retrospektiv utan ledaren (eller åtminstone utan deras moderering).
Om det inte finns någon neutral facilitator på lång sikt är det värt att helt enkelt rotera facilitatorrollen inom teamet.
Oavsett om du är en nybörjare eller en erfaren moderator: I den här e-boken har vi sammanfattat de bästa metoderna för att underlätta retrospektiv för dig:
Slutsats: Retrospektiv är inte bara lämpligt för Scrum-team
Som du har sett är retrospektiv ett centralt verktyg för Högpresterande teamsom också kan etableras i alla team med lite övning.
Om ditt team ännu inte arbetar med retrospektiv kan du prova det under en period på t.ex. 3 månader.
Tips: Efter varje retrospektiv, fråga teamet om "avkastning på investerad tid" (ROTI):
ROTI ger dig en direkt bild av hur formatet tas emot av ditt team. Efter senast tre iterationer bör du få ett genomsnittligt värde på cirka 8-10. Om inte, ta en titt på vår eBook om att moderera retrospektiv.
Gillar du att det är datadrivet? Då rekommenderar jag att du tar en titt på vår Analys av 30 000 retrospektiva analyser!
