Tips for Action Items from Team Retrospectives

Gute Maßnahmen aus Retrospektiven (Tipps + Beispiele)

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In Retrospektiven wird viel geredet – aber leitet das Team aus der Diskussion in der Retro auch gute Maßnahmen ab? Das Ableiten von guten Maßnahmen entscheidet häufig darüber, ob Retrospektiven vom Team als “Laber-Meeting”, oder wertschöpfende Zeit im Sprint des Teams wahrgenommen wird.

Daher möchten wir in diesem Artikel 7 praktische Tipps teilen, wie du wirklich sinnvolle Maßnahmen aus deinen Retros generierst, die dein Team wirklich weiterbringen. Und welche Fehler du besser vermeiden solltest. 

Tipp 1 für gute Maßnahmen aus Retrospektiven: Bei Maßnahmen gilt Qualität statt Quantität

Das Ziel einer Retrospektive ist nicht, dass jedes Teammitglied mindestens ein Todo daraus mitnimmt. Stattdessen sollte das Ziel einer Retro sein, im Team ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln, was die zentralsten Themen für das Team sind. 

Mit steigender Quantität der Maßnahmen steigt auch das Risiko, dass die Maßnahmen nur für einzelne Personen interessant, aber für das Team insgesamt relativ unbedeutend sind. In solchen Fällen sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass man sich im Team die Zeit nimmt, die Umsetzung und Wirksamkeit gemeinsam zu monitoren. Die Maßnahmen fallen mit der Zeit unter den Tisch und es entsteht das Gefühl, die Maßnahmen aus Retrospektiven hätten keine Verbindlichkeit.

Der bessere Ansatz: Ziele in deiner Retrospektive darauf ab, die Top 3 wichtigsten Themen zu identifizieren, für die es sich lohnt Maßnahmen abzuleiten und diese so zu formulieren, dass deren Umsetzung tatsächlich auch für das Team von Bedeutung ist.

Tipp 2: In den Retrospektiven erst Priorisieren, dann Maßnahmen definieren

Wie schafft man es also die Qualität von Maßnahmen zu erhöhen?

Eine Retrospektive besteht mit gutem Grund aus verschiedenen Phasen. Es ist kein Zufall, dass das Ableiten von Maßnahmen zum Schluss kommt. Trotzdem ist regelmäßig auch bei uns die Versuchung groß, schon früh bei der Klärung von Feedbacks in Maßnahmen zu denken und diese festhalten zu wollen. 

Das zu frühe Festhalten von Maßnahmen in einer Retro kann schnell zu einem Problem werden. Denn man verzichtet auf den wichtigen Schritt, erst einmal die gesammelten Feedbacks und Themen zu priorisieren. Erst nach der Priorisierung weiß man, welche Themen gerade für das Team am dringlichsten sind und kann eine passende Top 3 Prio-Liste bilden.

Daher unser Tipp: Ideen für Maßnahmen in der ersten Hälfte der Retro als Notiz festhalten OHNE davon schon eine finale Maßnahme zu definieren. Das Definieren von Maßnahmen sollte ausschließlich erst nach der Priorisierung erfolgen. Willkommener Nebeneffekt: Das konsequente Ablehnen von Maßnahmendiskussionen in der ersten Hälfte der Retro ist auch ein großer Gewinn für das Timeboxing.

Tipp 3: Nur konkrete Maßnahmen (siehe Beispiele)

Vielleicht habt ihr das auch schon gehört: “Na gut, dann lasst uns als Maßnahme festhalten ‘Alle achten darauf, netter zu sein.’”. Wen wundert’s, dass Retrospektiven als nicht wertschöpfend empfunden werden, wenn man so vage und lieblos bei der Formulierung von Maßnahmen bleibt?

Wenn ein Thema wirklich wichtig genug ist, dass es bei der Priorisierung in der Top 3 gelandet ist, dann sollte man sich auch die Mühe machen, die Maßnahme SMART zu formulieren. Jeder kennt mittlerweile die SMART-Kriterien und es sollte der Anspruch sein, diese auch auf die Maßnahmen aus Retrospektiven anzuwenden.

Bei manchen Themen kann einem das Formulieren von konkreten Maßnahmen schwierig vorkommen. Hier deshalb ein paar Beispiele für Do’s und Dont’s bei der Formulierung von Maßnahmen:

Nicht so:

Sondern so:

Alle achten darauf, netter zueinander zu sein.

In der nächsten Woche: Ein Check-out nach jedem Termin, um Wertschätzung auszudrücken und Diskussion zu reflektieren.

Mehr Empathie in Video-Calls

Nächste Woche machen alle ihre Kamera an.

Bessere Aufgabenbeschreibung

Nächste Woche einen Workshop zur Erweiterung unser “Definition of Ready” einstellen.

Im Daily schneller auf den Punkt kommen

Bis zur nächsten Retro ein Timeboxing von 2 Minuten pro Person im Daily ausprobieren

Bei der Formulierung der Maßnahmen wichtig: 

  • Die Maßnahmen sollten nicht überambitioniert sein. Ihr seht zum Beispiel, dass es in dem Beispiel nur darum geht “einen Workshop einzustellen”. Es bleibt also völlig offen, welche Entscheidung in diesem Workshop getroffen wird. Die Zeit in der Retro sollte dazu dienen, die wichtigsten Themen zu identifizieren, nicht, diese umgehend zu lösen. Auch das Koordinieren eines Folgetermins (bei uns “Breakout Session” genannt) kann eine gute Maßnahme sein – 10x besser als “Bessere Aufgabenbeschreibung” in jedem Fall 😉
  • Die Maßnahmen können auch kleine Experimente sein: Vielleicht sind sich nicht alle einig, ob die Maßnahme Früchte trägt. Hier gilt: “Probieren geht über studieren”. Wenn keine wichtigen Gründe dagegen sprechen, formuliert die Maßnahme so, dass man eine Veränderung lediglich für die nächste Woche, oder den nächsten Monat ausprobiert.

Tipp 4: Ziel und Maßnahme separat definieren (mit Beispiel)

Häufig ist man sich im Team schnell einig, was das gemeinsame Ziel ist. Die Vorstellungen, wie dieses Ziel erreicht werden soll, können natürlich trotzdem weit auseinander gehen.

Deshalb ist es häufig hilfreich, sich erstmal auf ein gemeinsames Ziel zu einigen. Erst, wenn ein klares Ziel definiert ist, sollte man anfangen mögliche Maßnahmen zu entwerfen.

Beim späteren Review der Maßnahme hilft das Ziel als Anker, um die Wirksamkeit einer Maßnahme zu bewerten. Ist ein Ziel erreicht, kann man eine Maßnahme abschließen. Ist die Maßnahme zwar umgesetzt, aber das Ziel noch nicht erreicht, könnte es sinnvoll sein, eine Folgemaßnahme zu definieren. Ist ein Ziel durch neue Rahmenbedingungen obsolet geworden, kann eine Maßnahme verworfen werden – unabhängig davon ob sie bereits umgesetzt wurde oder nicht.

Etwas strukturierter ausgedrückt könnte das Schema für das Maßnahmen-Review so aussehen:

 

Ziel erreicht

Ziel nicht erreicht

Maßnahme noch offen

Maßnahme verwerfen

Maßnahme auf Wiedervorlage legen

Maßnahme erledigt

Maßnahme abschließen

Ggf. Folgemaßnahme planen

Wie kann also ein gut formuliertes Ziel für eine Maßnahme aussehen? Hier wieder ein paar passende Beispiele für Maßnahmen und dazugehörige Ziele:

Maßnahme

Ziel

In der nächsten Woche: Ein Check-out nach jedem Termin, um Wertschätzung auszudrücken und Diskussion zu reflektieren.

Angenehmeres Arbeitsklima in Diskussionen schaffen

Nächste Woche machen alle ihre Kamera an.

Bessere Einbindung aller Gesprächsteilnehmer in Video-Calls

Nächste Woche einen Workshop zur Erweiterung unser “Definition of Ready” einstellen.

Weniger Rückfragen und Wartezeiten bei der Umsetzung von Aufgaben.

Timeboxing von 2 Minuten pro Person im Daily ausprobieren

Kürzere Dailys mit ausgewogenen Gesprächsanteilen.

Tipp 5: Das Maßnahmen-Review als fixen Agendapunkt in Retrospektiven etablieren

Wenn ihr euch nun also schon die Mühe macht, konkrete Maßnahmen und das dazugehörige Ziel zu formulieren, dann solltet ihr auch das I-Tüpfelchen nicht auslassen: Einen regelmäßigen Maßnahmen-Review in eurem Sprintzyklus zu etablieren.

Persönlich wundert es mich, dass das Review von Maßnahmen (noch) kein fixer Agendapunkt für Sprint Retrospektiven im Scrum Guide ist. Meine Empfehlung wäre das jedenfalls.

Je nach Frequenz eurer Retrospektiven kann es darüber hinaus sinnvoll sein, schon im Daily / Weekly des Teams das Maßnahmen-Review zu thematisieren.

Tipp 6: Mit Timeboxing in der Retro den nötigen Raum für die Definition von guten Maßnahmen schaffen

Die Retrospektive zieht häufig viel Energie und nach 60-minütigen Diskussionen fällt es Teams häufig schwer, sich nochmal aufzuraffen und die nötige Energie aufzubringen, um gute Maßnahmen zu definieren.

Als Moderator*in einer Retrospektive solltest du daher das Timeboxing gut im Blick behalten und nach dem Priorisieren / Voting noch ausreichend Zeit für das Ableiten von Maßnahmen vorsehen. 5 Minuten zum Schluss einer Retro sind nicht genug, um gute Maßnahmen abzuleiten. Vor allem, wenn Teammitglieder dann schon im Kopf im Folgetermin sind.

Meine persönliche Meinung: Verzichte auf Retro-Marathons von 90 Minuten, oder mehr. Ich kann keinem Teammitglied verübeln nach so langen Terminen nicht mehr genug Konzentration für das Ableiten guter Maßnahmen zu haben. Retros können auch in 30, 45, oder 60 Minuten sehr wertschöpfend sein. Gleichzeitig sind meiner Erfahrung nach dann auch die Maßnahmen besser. 

Persönlich würde ich es immer bevorzugen, alle zwei Wochen 45 Minuten in eine Retro zu investieren, als einmal im Monat 90 Minuten. Das hängt natürlich auch mit dem Sprintzyklus des Teams zusammen. Vielleicht geht es deinem Team auch so. Frag sie mal – und wenn ihr euch unsicher seid, probiert es aus 🙂

Tipp 7: In Retrospektiven keinen Backlog für Maßnahmen anlegen

“Oh, wir hatten noch so viele schöne Ideen für Maßnahmen, die es nicht in die Top 3 geschafft haben – soll ich uns dafür mal einen Backlog anlegen?” – Nein.

Retrospektiven beginnen aus gutem Grund immer damit, neues Feedback aus dem Team einzuholen. Wenn also ein Thema wirklich wichtig ist, wird es automatisch über das Feedback im Team erneut auf die Agenda einer Retrospektive gebracht. Das Führen eines separaten Backlogs ist aus unserer Erfahrung kontraproduktiv. In der Retro möchte man seine neuen Ideen und Feedbacks in der Runde platzieren. Niemand hat Lust sich bei einer Retro erstmal eine lange Liste vergangener Ideen für Maßnahmen anzuschauen, die häufig wenig mit den aktuellen Herausforderung des Teams zu tun haben. 

Es gilt: Was dem Team wichtig ist, kommt durch das Feedback des Teams alleine wieder auf die Agenda einer Retrospektive. Es braucht bei Retrospektiven keinen Backlog für Maßnahmen.

Fazit: Gute Maßnahmen, gute Retrospektiven

Wenn du und dein Team die Kunst meistern, gute Maßnahmen aus Retrospektiven abzuleiten, wirst du überrascht sein, wie sehr dein Team die Retros schätzen wird. 

In Echometer fragen wir Teams nach jeder Retro nach dem “Return on Time Invest” und können feststellen: Wohlformulierte Maßnahmen erhöhen die Zufriedenheit der Teams mit Retrospektiven deutlich.

Wenn du den Tipps oben folgst, kann eigentlich nichts mehr schief gehen! Gutes Gelingen also beim Ableiten von Maßnahmen in deiner nächsten Retrospektive!

 

Credits

Foto von „Luis Villasmil on Unsplash

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