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10 Tipps für Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen

Willst du, dass dein Chef dich liebt? Dann bring dein Team auf neue Leistungshochs. Mach es von einem durchschnittlichen Auto – zu einer explosiven Rakete! 

Wie? Lad dir mein kostenloses und psychologisch fundiertes eBook zum Thema „In einfachen 12 Schritten zu Team-Flow“ herunter und lies es dir durch. So viel vorweg – jetzt aber zum eigentlichen Thema dieses Texts.

Es kann bereits eine Herausforderung sein, Retrospektiven in einem kleinen Team bzw. in einer kleinen Gruppe zu moderieren. Oder wenn man sehr wenig Zeit hat. Was ist aber mit Retrospektiven in großen Teams? Sie sind meist um ein vielfaches anspruchsvoller. 

Bevor wir unser Tool für Retrospektiven entwickelten, sammelten wir diverse Erfahrungen mit größeren Gruppen – häufig hatten wir kundenseitig die Anforderungen, dass ein ganzer Bereich (nicht selten über 15 Personen) an einer Retro teilnehmen sollte.

Ich möchte deshalb im ersten Schritt teilen, welche Herausforderungen sich unserer Erfahrung nach in diesen größeren Teams bzw. Gruppen ergeben haben.

Herausforderungen bei Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen

1. Gesprächsatmosphäre

Bei großen Teilnehmerzahlen kennen sich häufig die Teilnehmer untereinander nur wenig aus dem Alltag. Während man bei kleinen Teams in der Regel auf eine vertrauensvolle und offene Gesprächsatmosphäre setzen kann, ist das bei großen Teams häufig schwieriger. Obwohl eben diese vertrauensvolle Atmosphäre so wichtig für die psychologische Sicherheit des Teams (einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Teams) ist.

2. Engagement & Gesprächsverteilung

Gleichzeitig wird es für jeden Einzelnen in dieser Konstellation einfacher, sich aus Diskussionen zurückzuziehen. Man muss also als Moderator viel mehr acht geben, dass alle Teilnehmer engagiert teilnehmen, sich einbringen können und dass die Gesprächsverteilung einigermaßen ausgeglichen ist.

3. Zeitmanagement

Je mehr Teammitglieder, desto mehr Themen können auf den Tisch kommen. Timeboxing wird deswegen unerlässlich, um alle Themen angemessen unterbringen zu können.

Anlässe für Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen

Manchmal hat man jedoch keine Wahl und muss sich diesen Herausforderungen stellen. In der Praxis sehen wir typischerweise folgende Anlässe für Retrospektiven in großen Teams:

  • Ein großes Team ist schlicht in keine weiteren, langfristig unterteilten Gruppen aufgeteilt. Hier würde man ab 9 Teammitgliedern laut Scrum Guide bereits von einem “zu großen Team” sprechen.
  • Ein Bereich, der aus mehreren kleinen Teams besteht, die eben auch übergreifend eine gemeinsame Retro durchführen möchten. Dann spricht man von einer “Overall Retrospective” oder “Retro of Retros”.

Die folgenden Tipps bieten sich für beide Szenarien an. 

Tipps für Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen

Hier unsere Tipps für Retrospektiven in großen Teams!

Tipp 1: Teilnehmerkreis der Retrospektive hinterfragen

Eine Retrospektive im großen Kreis sollte durchaus hinterfragt werden. Sind die Rahmenbedingungen wirklich unveränderbar? Gibt es keine sinnvolle Alternative?

Bei großen Teams oder Gruppen wäre deswegen die erste Frage, ob man das Team nicht doch thematisch unterteilen kann. Wir sind zwar kein Fan davon, alles strikt nach Lehrbuch (oder in diesem Fall dem Scrum Guide) auszulegen, aber die Begrenzung auf 9 Teammitglieder ist kein Zufall – bis zu dieser Größe kann eine produktive Retrospektive ohne Einschränkungen stattfinden. Also gerade, wenn man deutlich über dieser Zahl liegt, sollte man die Teamkonstellation hinterfragen.

Bei “Overall Retros” mit mehreren Teams ist ein häufig angewendeter “Trick”, dass jedes Team lediglich Vertreter des Teams in die große Runde entsendet. So kann man die große Runde zumindest von der Teilnehmerzahl trotzdem überschaubar halten. Das LeSS-Framework für agiles Arbeiten sieht das Benennen von Team Vertretern für “Overall Retros” zum Beispiel auch so vor, dann spricht man von “Scrum of Scrums”.

Tipp 2: Vertrauensvollen Umgang beachten

  • Auch, wenn das Team sehr groß ist, gilt weiter, dass die Inhalte (bis auf die Maßnahmen) weiter vertraulich sind. → Darauf sollte man in der Moderation hinweisen.
  • Ein kurzes Check-In nutzen, um eine zwanglose Atmosphäre zu schaffen – auch, wenn man wenig Zeit hat

Tipp 3: Teamgröße bei Zeitplan berücksichtigen

Je größer das Team, desto mehr Themen und desto langwieriger die Diskussionen.

Während man in einem kleinen Team also vielleicht gewohnt ist, eine Retrospektive in einer Stunde abschließen zu können, wird sich das bei größeren Teilnehmerkreisen nicht realisieren lassen.

Der benötigte Zeitraum hängt stark vom gewählten Format und Methode der Retrospektive ab. Unserer Erfahrung nach bewegen sich die Zeiträume in folgenden Zeiträumen:

Übliche Zeiträume für Retrospektiven je nach Teamgröße

  • 5 oder weniger Teilnehmer → 45 – 90 Minuten
  • 6 bis 10 Teilnehmer → 60 – 120 Minuten
  • 10 bis 20 oder mehr Teilnehmer → 90 – 180 Minuten

Experimentiert gerne selber mit dem Timeboxing, um ein Gefühl dafür zu bekommen. Nehmt euch aber gerade am Anfang lieber etwas mehr Zeit als zu wenig und schaut dann, welche Schritte sich ggf. optimieren lassen – dazu sind dann möglicherweise die nächsten Tipps hilfreich!

Tipp 4: Parallelisierung bei der Themen- und Ideensammlung

Um die Themen- und Ideenfindung zu parallelisieren, bieten sich zum Beispiel Formate bzw. Methoden wie “1-2-4-All” an. Wie läuft das?

Jeder macht sich zu einem Thema oder einer Fragestellung erst selber individuell Gedanken – zum Beispiel 2 Minuten (1). Dann sucht sich jeder Teilnehmer einen Partner zum Austausch der gesammelten Gedanken (2), ehe man sich in Vierergruppen (4) zusammen tut und schließlich die gesammelten Ideen in einer priorisierten Form in der Gruppe präsentiert (All). 

Eine ausführlichere Anleitung zu 1-2-4-All findest du auf der Seite von Liberating Structures.

Tipp 5: Mach Health Check Retros

Eine abwechslungsreiche, spannende und wertvolle Retro in großen Gruppen kann auch eine so genannte Health Check Retros sein. Darin bewertet man die Qualität des Sprints in Zahlen quantitativ anstatt qualitativ.
 
Das heißt, das Vorgehen ist folgendermaßen:
  1. Es werden konkrete Aussagen präsentiert.
  2. Jedes Teammitglied bewertet die Aussagen kurz und knackig anonym auf einer Umfragen-Skala – wie sehr stimmst du zu von 1 bis 7?
  3. Optional: Die Ergebnisse werden diskutiert. Positive und negative Beispiele werden gesammelt, die die Ergebnisse erklären könnten. Dieser Teil dauert potenziell relativ lange.
  4. Jetzt wird direkt priorisiert, indem jedes Teammitglied anonym votet, welche der Aussagen den größten Handlungsbedarf bergen.
  5. Nur zu der Aussage, die die meisten Votes hat, wird eine Maßnahme festgehalten.
Der Vorteil dieser Methodik ist, dass nicht jeder etwas sagen muss. Stattdessen bekommt man ein Gefühl von der großen Gruppe durch wenige Klicks (sowohl bei der Bewertung, Schritt 2, als auch bei der Priorisierung, Schritt 4).
 
Wichtig ist hierbei nur, dass die Aussagen, die vom Team bewertet werden, gut ausgewählt sind. Hierfür zwei Tipps: Erstens schau gerne einmal in unseren kostenlosen Team Health Check Baukasten, der dir Inspiration bietet.
 
Zweitens kannst du auch direkt mit unserem Retro Tool Echometer verschiedene Health Check Retros durchführen. Hier zum Beispiel ist eine Health Check Retro zum Thema Teamgeist – probier es gerne mal aus:

Hinweis: Bei diesem Format wird die Zustimmung zu den Health Check-Items auf einer Skala abgefragt.

Team Radar Tool Health Check Retrospective
  • Wertschätzung: Wir wertschätzen die Leistungen und Beiträge unserer Kolleg*innen.
  • Teamgeist: In unserem Team herrscht ein vertrauensvolles Arbeitsklima.
  • Transparenz: In meinem Team weiß jede*r, wer gerade an was arbeitet.
  • Erholung & Pausen: Ich habe genug Raum für Pausen, in denen ich neue Energie schöpfen kann.
  • Meeting-Kultur: Unsere Meetings sind gut strukturiert und lassen trotzdem Raum für Kreativität und Neues.
  • Unterstützung: In meinem Team gibt jedes Teammitglied sein individuelles Wissen und seine Erfahrungen weiter.

Tipp 6: Probier Echometer aus

Eine super Unterstützung, Retros in großen Gruppen durchzuführen, sind gute Retro Tools (siehe unsere Liste mit 14 Retro Tools im Vergleich). Sie können dir einiges an Arbeit abnehmen – inkl. Einsammeln von Feedback vor der Retro und Priorisierung von Maßnahmen.

Im Besonderen möchte ich hier Echometer nennen, bei dessen Entwicklung ich selber mitgewirkt habe. Es kombiniert Erkenntnisse aus der Psychologie mit Agile Best Practices, um das beste aus Team Health Checks & Retros für die Teamentwicklung raus zu holen. 

Wir geben dir konkrete Hinweise im Tool, wie man gute Maßnahmen ableitet – und es kann sowohl online remote als auch offline genutzt werden.

Du kannst übrigens ohne einen Login deinerseits oder deines Teams eine Retro in einem großen Team mit unserem Tool durchführen.

Über diesen Button kannst du das Tool direkt öffnen, deine Retro Methode wählen und ein Team via Link einladen (es sind bei Interesse mehr als 30 Retrospektive Methoden möglich):

Wenn du am Ende der Retro angelangt bist, kannst du optional auch einen kostenlosen Account erstellen, um deine Ergebnisse zu speichern.

Wenn du vorher noch mehr erfahren möchtest oder direkt einen richtigen Trial starten möchtest – hier erfahrt ihr mehr und könnt kostenlos starten.

Tipp 7: Breakout-Sessions nutzen

Jetzt sind Themen also zusammengetragen und grob priorisiert – trotz großem Team bzw. Gruppe. Als nächstes sollten die Themen im Detail analysiert werden, um ableiten zu können, mit welchen kleinen Action Items man eine Verbesserung erzielen könnte. 

Hier wird es besonders knifflig. Denn je größer der Teilnehmerkreis, desto wahrscheinlicher ist es, dass die besprochenen Themen nicht für alle relevant sind. Dementsprechend kann nur ein Bruchteil der Teammitglieder zu einem Thema beitragen. 

Die Besprechung von bestimmten Themen, die nicht alle Teammitglieder gleichermaßen betreffen, sollte daher konsequent ausgelagert oder parallelisiert werden.

Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, hierfür Breakout-Sessions zu nutzen: Man legt die Themen fest und lässt sich selbst organisierende Kleingruppen daran arbeiten. Jeder Teilnehmer kann sich frei einer Gruppe anschließen und diese auch wieder verlassen – genau wie bei einem Open-Space-Format.

So hat jeder die Möglichkeit, sich in den Diskussionen einzubringen, wo sie*er auch aktiv beitragen kann. Bei der Präsentation der Ergebnisse aus den Breakout-Sessions kommt dann im besten Fall eine handfeste Maßnahme heraus, die man direkt im nächsten Sprint umsetzen kann. Wenn die vorgeschlagenen Maßnahmen für den gesamten Teilnehmerkreis plausibel und verfolgenswert erscheinen, gelten die Maßnahmen als beschlossen. 

Es kann aber genauso gut sein, dass die Kleingruppe noch keinen finalen Vorschlag für eine Maßnahme erarbeiten konnte. In diesen Fällen kann man dann beschließen, die Breakout-Session außerhalb der Retrospektive fortzuführen, wenn dies von den Teilnehmern als sinnvoll erachtet wird.

Vorsicht mit “halben” Maßnahmen

Nichts ist ärgerlicher als eine halb durchdachte Maßnahme, die unter Druck entstanden ist und um die sich dann keiner kümmern möchte. Unserer Erfahrung nach ist es daher sehr wichtig, dass man schon in der Moderation in eurem großen Team bzw. eurer großen Gruppe darauf hinweist, dass auch der Beschluss einer weiteren Breakout-Session außerhalb der Retrospektive eine legitime Maßnahme sein kann, um das Thema weiter zu beleuchten, wenn es sich in der Timebox der Retro noch nicht abschließend analysieren ließ.

Tipp 8: Im Vorfeld Feedback sammeln

Gerade das Sammeln von Feedback also die “Gathering data”-Phase kann wertvolle Zeit in der Retrospektive binden, die man eigentlich schon im Vorfeld auslagern könnte, indem man im Vorfeld zur Retrospektive nach Feedback fragt.

Um diese Abfrage von Feedback im Vorfeld etwas zu strukturieren, bietet es sich häufig an, geschlossene Fragen mit offenen Fragen zu kombinieren. So erhält man quantitatives Feedback zu gezielten Aspekten und hat als Teammitglied durch die offenen Fragen weiterhin die Möglichkeit offen eigene Themen einbringen. Auch Spotify als Vorreiter nutzt beispielsweise gezielte geschlossene Fragen, deren Ergebnisse sie auf den Namen Squad Health Check getauft haben.

Wir haben übrigens ein Tool entwickelt, dass euch bei eurer Retrospektive in großen Teams unterstützen kann. Mehr Informationen dazu findet ihr direkt hier drunter.

Ihr möchtet eine wertschöpfende Retrospektive in einem großen Team durchführen? Genau dafür haben wir unser Tool Echometer entwickelt. Mehr Infos zum Tool findet ihr hier:

Fazit

Wahrscheinlich habt ihr herausgelesen, dass wir Retrospektiven mit zu großen Teilnehmerzahlen aus den eingangs erläuterten Gründen nicht empfehlen würden – eben weil es so herausfordernd ist, sie zu moderieren und alle Teilnehmer angemessen einzubeziehen.

Gleichzeitig hoffen wir, dass ihr mit den Tipps zur Parallelisierung & Co. das Beste aus großen Retrospektiven herausholen könnt. Denn gerade, wenn man sich als großes Team an die Konstellation der Retro gewöhnt hat, kann es mit der Zeit immer einfacher werden und das Format – trotz der Hürden – zu einem Erfolg.

Wir sind gespannt auf deine Erfahrungsberichte!Übrigens: Wenn ihr allgemein noch nach Abwechslung in euren Retros sucht, dann könnt ihr auch mal in diesem Blog-Post nachsehen. 

Falls du dir für deine Retrospektiven ein paar mehr abwechslungsreiche Fragen wünschst, schau mal in unseren Post zu 32 frische Retrospektive Methoden für Anfänger und Profis (mit u.a. der Mario Kart Retro, Marathon Retro und der Elon Musk Retro).

Eine der besten Methoden, das agile Mindset von Teammitgliedern nachhaltig zu entwickeln ist übrigens die Implementierung eines agilen Health Checks. Unser kostenloser Team-Health Check Baukasten kann dir dabei helfen, die richtigen Fragen zu stellen – klick dich einfach mal durch.

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Christian Heidemeyer, Psychologe & Scrum Master