Kurze Retrospektive: Besser eine schnelle Retro als gar keine Retro
Retrospektiven sind eines der wichtigsten Meetings für agile Teams, um ihre Zusammenarbeit zu reflektieren und weiterzuentwickeln. Nur was, wenn es stressig ist und man wenig Zeit hat, oder Termine reinkommen und der Slot im Kalender für die Retro gekürzt werden muss? Dann lass nicht einfach die Retro ausfallen, sondern nutze eine schnelle Retrospektive.
Eine kurze Retrospektive, oft auch Quick Retrospective genannt, bedarf klar moderierte Schritte mit Timebox, wenigen klare Fragen und mindestens einer überprüfbaren Maßnahme.
Drei empfehlenswerte Formate für eine kurze Retrospektive
Für kurze Retros brauchst du kein allgemeines Standardprogramm, sondern ein Format, das zu eurem Anlass passt. Diese drei Formate funktionieren besonders gut, weil sie schnell ins Gespräch bringen und trotzdem Raum für einen konkreten nächsten Schritt lassen.
| Format | Besonders passend, wenn … | Empfehlung für eine kurze Retro |
|---|---|---|
| Lean Coffee | bereits Themen im Raum stehen oder das Team selbst bestimmen soll, worüber es spricht | Gut für 15 bis 30 Minuten: Themen sammeln, gemeinsam priorisieren und nur die wichtigsten besprechen. |
| Keep–Stop–Start | ihr aus dem letzten Sprint schnell konkrete Verbesserungen ableiten möchtet | Unsere erste Wahl für eine kurze, handlungsorientierte Retro: Die drei Fragen führen direkt zu dem, was ihr beibehalten, beenden oder beginnen wollt. |
| Health-Check-Retro | ihr einen schnellen Überblick über Stimmung und Zusammenarbeit braucht | Ideal, wenn ihr wenig Stille beim Sammeln möchtet: Aussagen bewerten, nur auffällige Ergebnisse besprechen und am Ende weitere Themen öffnen. |
Eine kurze Retro eignet sich nach einem kleinen Meilenstein, bei wiederkehrenden Themen oder als wöchentlicher Check-in. Sie passt nicht zu Konflikten, großen Veränderungen oder vielen offenen Problemen. Dann ist mehr Zeit die bessere Entscheidung.
Der Scrum Guide über die Dauer einer Retrospektive
Der Scrum Guide schlägt vor, dass man sich für eine Retrospektive 3 Stunden Zeit nehmen sollte - bei einem einmonatigen Sprintrhythmus. In der Praxis steht dieses Zeitfenster meist nicht zur Verfügung. Unserer Erfahrung nach blocken sich die meisten Teams zwischen 60 und 120 Minuten für ihre Retrospektiven.
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Kurze Retrospektiven mit einer Dauer zwischen 30-45 Minuten sind sogar die mit der besten Bewertung (8.5/10) durch Teilnehmende!
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Tipps für kurze Retrospektiven
Was tun, wenn es mal schnell gehen muss? Hier unsere Tipps für eine kurze Retrospektive, die euch trotzdem weiterbringt.
Tipp 1 für deine kurze Retrospektive: Den Check-In NICHT überspringen
Ein häufiger Fehler ist es, einfach das Check-In als ersten Schritt zu überspringen und direkt zur Sache zu kommen - schließlich kommt ja erst nach dem Check-In als Warmup der produktive Teil der Retrospektive, richtig?
Falsch. Der Check-In und das “Setting the stage” ist ein essentieller Bestandteil der Retro und ist viel zu wichtig für den weiteren Verlauf, als dass man ihn einfach so rauslassen könnte.
Wer auf den Check-In verzichtet, wird es schwer haben, das Team im weiteren Verlauf der Retrospektive aktiv zu engagieren und das ist Grundvoraussetzung für gewinnbringende Diskussionen.
Der Check-In kann ja zum Beispiel einfach eine simple offene Frage sein, die jedes Teammitglied reihum in 2 bis 3 Sätzen beantwortet. Zum Beispiel:
- Was ist dein High- oder Low-Light der letzten Woche?
- Auf einer Skala von 0 für schlecht bis 10 für super - wie fühlst du dich gerade?
Ansonsten gibt es natürlich auch verschiedene Check-In Generatoren, die du nutzen kannst. Die paar Minuten für den Check-In sind gut investiert, versprochen.
Tipp 2 für deine kurze Retrospektive: Keep–Stop–Start-Retro
Wenn ihr in kurzer Zeit direkt zu konkreten Verbesserungen kommen wollt, ist die Keep–Stop–Start-Retro unsere erste Empfehlung. Die drei klaren Fragen sind schnell verstanden, geben allen einen klaren Schreibimpuls und führen natürlich von dem, was gut läuft, zu den nächsten Schritten.
Keep Stop Start Retro: So läuft die Retro ab
Random Icebreaker (2-5 Minuten)
Echometer stellt euch einen Generator für zufällige Check-in-Fragen bereit.
Review der offenen Maßnahmen (2-5 Minuten)
Bevor man mit neuen Themen loslegt, sollte man einmal zur Wirksamkeitskontrolle darüber sprechen, was aus den Maßnahmen aus vergangenen Retrospektiven geworden ist. Echometer listet automatisch alle offenen Action Items aus vergangenen Retros auf.
Retro-Themen besprechen
Nutzt die folgenden offenen Fragen, um eure wichtigsten Erkenntnisse zu sammeln. Zuerst verdeckt jeder für sich. Echometer erlaubt es jede Spalte des Retro-Boards einzeln aufzudecken, um das Feedback dann anschließend zu präsentieren und zu gruppieren.
- Keep: Was sollten wir beibehalten?
- Stop: Womit sollten wir aufhören?
- Start: Was sollten wir anfangen zu tun?
Catch-all Frage (Empfohlen)
Damit auch sonstige Themen einen Platz haben:
- Über was möchtest du sonst noch in der Retro reden?
Priorisierung / Voting (5 Minuten)
Auf dem Retro-Board in Echometer könnt ihr das Feedback ganz einfach mit dem Voting priorisieren. Das Voting ist natürlich anonym.
Maßnahmen definieren (10-20 Minuten)
Über das Plus-Symbol an einem Feedback kann man eine verlinkte Maßnahmen erstellen. Noch nicht sicher welche Maßnahme die richtige wäre? Dann öffne über das Plus-Symbol stattdessen ein Whiteboard zu dem Thema um Kernursachen und mögliche Maßnahmen zu brainstormen.
Checkout / Closing (5 Minuten)
Echometer ermöglicht euch anonymes Feedback vom Team einzusammeln, wie hilfreich die Retro war. Daraus entseht der ROTI-Score ("Retrun On Time Invested"), den ihr über die Zeit tracken könnt.
Keep Stop Start Retro
Tipp 3 für deine kurze Retrospektive: Feedback im Vorfeld sammeln
Die “Gathering data”-Phase einer Retrospektive ist häufig der Teil, der am meisten Zeit in Anspruch nimmt - egal ob durch das Kleben von Zetteln oder mit Unterstützung von Online-Tools.
Hier sind Teams im Vorteil, die bereits vor der Retrospektive Feedback und Themenvorschläge einsammeln. So hat man in der Retrospektive direkt alle Daten beisammen und kann ohne die stille Zeit der Einzelarbeit direkt in die Besprechung der Themen gehen. Dafür könntest du z.B. eine Umfrage vor der Retro raus schicken, eine Page in Jira anlegen wo Themen gesammelt werden oder vorher einfach via E-mail um Feedback für die kurze Retrospektive bitten.
Mit Echometer als Tool für Retros kannst du zum Beispiel vor einer Retro Feedback zu sowohl psychologischen Verhaltensankern als auch offenen Fragen (“Keep, Stop, Start” & Co.) abfragen, deren Beantwortungen dir automatisch für die Retrospektive zusammengefasst und in einem interaktiven Teamentwicklungs-Workshop präsentiert werden.
Tipp 4 für deine kurze Retrospektive: Diskussionen zu Maßnahmen in Breakout-Sessions legen
Ein weiterer Teil der Retrospektive ist die Diskussion zum Ableiten von Maßnahmen. Während man das Priorisieren der Themen noch auf jeden Fall gemeinsam in der Retrospektive erledigen sollte, kann man die Diskussionen um die Definition der Maßnahmen auch noch in Kleingruppen außerhalb der Retrospektive klären - zum Beispiel in sogenannten Breakout-Sessions.
Ist sich das Team also einig, was aktuell die wichtigsten Probleme sind, kann man eine “Task Force” bestehend aus 2 oder mehr Personen bilden, die die Themen jeweils im Anschluss nochmal besprechen und die Ergebnisse im Anschluss mit dem Team teilen.
So eine Maßnahme kann man dann in der Retrospektive wie folgt festhalten:
- Thema X: Klaus und Greta erarbeiten Lösungskonzept und teilen es bis nächsten Dienstag mit dem Team
- Thema Y: Gundula und Kevin besprechen, ob es sich lohnt, ggf. Lösung Z zu verfolgen und teilen ihr Ergebnis bis heute Abend mit dem Team
Tipp 5 für deine kurze Retrospektive: Health Check Retros
Wenn euch ein schneller Stimmungs- und Zusammenarbeitscheck hilft, eignet sich ein kurzer Health Check. Statt lange nach Themen zu suchen, bewertet jede Person wenige konkrete Aussagen auf einer Skala. Das geht zügig, macht Unterschiede in der Wahrnehmung sichtbar und liefert oft schon genug Gesprächsstoff für eine kurze Retro.
Das heißt, das Vorgehen für die schnelle Health Check Retro ist folgendermaßen:
- Es werden konkrete Aussagen präsentiert.
- Jedes Teammitglied bewertet die Aussagen kurz und knackig anonym auf einer Umfragen-Skala - wie sehr stimmst du zu von 1 bis 7?
- Optional: Die Ergebnisse werden diskutiert. Positive und negative Beispiele werden gesammelt, die die Ergebnisse erklären könnten. Dieser Teil dauert potenziell relativ lange.
- Jetzt wird direkt priorisiert, indem jedes Teammitglied anonym votet, welche der Aussagen den größten Handlungsbedarf bergen.
- Nur zu der Aussage, die die meisten Votes hat, wird eine Maßnahme festgehalten.
Der Vorteil dieser Methodik ist, dass vieles mit wenigen Klicks passieren kann. Geht zu jeder Aussage nur dann in die Diskussion, wenn jemand Gedanken zu den Antworten hat; sonst macht ihr direkt mit der nächsten weiter. So entsteht keine unangenehme Stille, und die Retro kann trotzdem in 15 bis 30 Minuten wertvolle Hinweise liefern.
Zweitens kannst du auch direkt mit unserem Retro Tool Echometer verschiedene Health Check Retros durchführen. Für eine kurze Retro empfehlen wir diese kompakte Auswahl aus dem Spotify Health Check. Nach den vier Aussagen folgt eine offene Lean-Coffee-Frage, damit auch Themen Platz haben, die in keiner Bewertung auftauchen:
Spotify Health Check: Team: So läuft die Retro ab
Random Icebreaker (2-5 Minuten)
Echometer stellt euch einen Generator für zufällige Check-in-Fragen bereit.
Review der offenen Maßnahmen (2-5 Minuten)
Bevor man mit neuen Themen loslegt, sollte man einmal zur Wirksamkeitskontrolle darüber sprechen, was aus den Maßnahmen aus vergangenen Retrospektiven geworden ist. Echometer listet automatisch alle offenen Action Items aus vergangenen Retros auf.
Health Check
Alle Teammitglieder können die Health-Checks anonym auf einer Skala beantworten. Geht die Ergebnisse der Health-Checks dann einmal gemeinsam durch und haltet ggfs. zusätzliche Kommentare fest. Nutzt ihr die gleichen Health-Checks in mehreren Retrospektiven könnt ihr auch Trends über die Zeit in Echometer tracken.
- Wir gehen gerne zur Arbeit und haben viel Spaß bei der Zusammenarbeit.
- Wir bekommen immer tolle Unterstützung und Hilfe, wenn wir darum bitten!
- Wir sind ein großartiges Team, das toll zusammenarbeitet.
- Wir lernen ständig viele interessante Dinge!
Retro-Themen besprechen
Nutzt die folgenden offenen Fragen, um eure wichtigsten Erkenntnisse zu sammeln. Zuerst verdeckt jeder für sich. Echometer erlaubt es jede Spalte des Retro-Boards einzeln aufzudecken, um das Feedback dann anschließend zu präsentieren und zu gruppieren.
- Lean Coffee: Worüber möchtest du sonst noch in unserer Retro sprechen?
Catch-all Frage (Empfohlen)
Damit auch sonstige Themen einen Platz haben:
- Über was möchtest du sonst noch in der Retro reden?
Priorisierung / Voting (5 Minuten)
Auf dem Retro-Board in Echometer könnt ihr das Feedback ganz einfach mit dem Voting priorisieren. Das Voting ist natürlich anonym.
Maßnahmen definieren (10-20 Minuten)
Über das Plus-Symbol an einem Feedback kann man eine verlinkte Maßnahmen erstellen. Noch nicht sicher welche Maßnahme die richtige wäre? Dann öffne über das Plus-Symbol stattdessen ein Whiteboard zu dem Thema um Kernursachen und mögliche Maßnahmen zu brainstormen.
Checkout / Closing (5 Minuten)
Echometer ermöglicht euch anonymes Feedback vom Team einzusammeln, wie hilfreich die Retro war. Daraus entseht der ROTI-Score ("Retrun On Time Invested"), den ihr über die Zeit tracken könnt.
Spotify Health Check: Team
Health Check Fragen (Skala)
Offene Fragen
Hinweis: Bei diesem Format wird die Zustimmung zu den Health Check-Items auf einer Skala abgefragt.
Tipp 6 für deine kurze Retrospektive: Probiere Echometer aus
Eine gute Unterstützung dabei, deine Retro kurz zu halten, sind gute Retro Tools (siehe 7 beste Retro Tools im Vergleich). Retro Tools können dir einiges an Arbeit abnehmen - inkl. Timeboxing oder Priorisierung von Feedback.
Im Besonderen möchte ich hier Echometer nennen, bei dessen Entwicklung ich selber mitgewirkt habe. Es kombiniert Erkenntnisse aus der Psychologie mit Agile Best Practices, um das beste aus Team Health Checks & Retros für die Teamentwicklung raus zu holen.
Wir geben dir konkrete Hinweise im Tool, wie man gute Maßnahmen ableitet - und es kann sowohl online remote als auch offline genutzt werden (mehr dazu hier: das beste Retrospektive Meeting Tool).
Über diesen Button kannst du die Retro Methode direkt öffnen und ein Team via Link einladen (es sind bei Interesse noch mehr als 30 andere Retrospektive Methoden möglich):
Wenn du am Ende der Retro angelangt bist, kannst du optional auch einen kostenlosen Account erstellen, um deine Ergebnisse zu speichern.
Wenn du vorher noch mehr erfahren möchtest oder direkt einen richtigen Trial starten möchtest - hier erfahrt ihr mehr und könnt kostenlos starten.
Die Agenda: Wie kurz kann man eine Retrospektive gestalten?
Für eine wirklich kurze Retro empfehlen wir mindestens 20 Minuten. Kürzer wird es schwer, alle wichtigen Schritte unterzubringen und trotzdem zu einer konkreten Maßnahme zu kommen. Diese Timeboxes sind das kürzeste sinnvolle Zeitbudget pro Schritt:
| Schritt | Minimale Timebox | Ziel |
|---|---|---|
| Check-in und Rahmen setzen | 2 Min. | Alle kommen an und wissen, worauf die Retro hinausläuft. |
| Themen oder Antworten sammeln | 3 Min. | Jede Person bringt still ihre wichtigsten Beobachtungen ein. |
| Bündeln und priorisieren | 5 Min. | Das Team wählt das eine Thema mit dem größten Hebel. |
| Besprechen und Lösung entwickeln | 5 Min. | Ursachen und mögliche nächste Schritte klären, ohne sich zu verzetteln. |
| Maßnahme festlegen | 3 Min. | Eine kleine, überprüfbare Maßnahme mit verantwortlicher Person festhalten. |
| Abschluss | 2 Min. | Maßnahme wiederholen und den nächsten Check-in vereinbaren. |
Das ergibt eine 20-Minuten-Retro. Wenn ihr mehr als ein Thema besprechen, eine neue Methode ausprobieren oder eine größere Veränderung reflektieren möchtet, plant besser 30 Minuten oder mehr ein.
Wenn das Team wert darauf legt, die Retrospektiven möglichst effektiv zu gestalten, kann es sinnvoll sein, sich im Team auf ein strukturiertes Modell zu einigen, nach dem man die Retros gestaltet.
Mit Echometer stellen wir einen Baukasten bereit, der es euch ermöglicht, abwechslungsreiche Retrospektiven innerhalb eines strukturierten Ablaufs zu gestalten. Der Ablauf ist natürlich bei Bedarf auch flexibel gestaltbar - und ergänzt deine Retrospektive übrigens außerdem auch durch psychologisches Know How! Frage gerne mal einen kostenlosen Demo-Account an, wenn das für dich spannend klingt.
Behalte trotzdem im Hinterkopf, dass du immer mindestens 60 Minuten in den Kalendern für die Team-Retrospektive blockst (je nach Teamgröße ggf. auch mehr), auch wenn es in Ausnahmefällen mal schneller gehen kann.
Abschließende Notiz: Retrospektiven richtig kürzen
Wenn schon im Vorfeld klar ist, dass nicht einmal die als Minimum empfohlenen 60 Minuten möglich sind: Denk drüber nach, ob eine Verschiebung der Retrospektive vielleicht doch die bessere Lösung ist. Denn: aufgeschoben ist nicht aufgehoben ;-)
Falls du dir für deine Retrospektiven ein paar mehr abwechslungsreiche Fragen wünschst, schau mal in unseren Post zu 32 frische Retrospektive Methoden für Anfänger und Profis (mit u.a. der Mario Kart Retro, Marathon Retro und der Elon Musk Retro).
Eine der besten Methoden, das agile Mindset von Teammitgliedern nachhaltig zu entwickeln ist übrigens die Implementierung eines agilen Health Checks. Unser kostenloser Team-Health Check Baukasten kann dir dabei helfen, die richtigen Fragen zu stellen - klick dich einfach mal durch.
Wenn du noch nach einem geeigneten Retro Board Ausschau hältst (mit 60+ Retro Methoden), kann dir übrigens unser Artikel weiterhelfen mit dem Thema: Die besten Retro Boards im Vergleich.
FAQ zu kurzen Retrospektiven
Was ist der Unterschied bei einer kurzen Retro zu einer normalen Retrospektive?
Eine normale Retrospektive untersucht mehrere Themen gründlicher. Eine kurze Retro fokussiert auf drei bis fünf Fragen und ein Ergebnis. Beides braucht einen Check-in, Priorisierung und einen klaren nächsten Schritt.
Kann eine kurze Retrospektive remote stattfinden?
Ja. Wichtig sind stille Schreibzeit, anonymes Voting und ein sichtbares Ergebnis. Ein Online-Board hilft. Es ersetzt aber keine gute Moderation.
Wie oft sollte ein Team eine kurze Retrospektive machen?
Als leichter Check-in kann sie wöchentlich funktionieren. Nach jedem Sprint bleibt sie sinnvoll, wenn das Team die beschlossenen Maßnahmen beim nächsten Termin überprüft.
Wie läuft eine 15-Minuten-Retrospektive konkret ab?
Eine 15-Minuten-Retro ist sehr sportlich: Plant zwei bis drei Minuten für den Check-in ein, sammelt anschließend drei Minuten lang still Themen oder Antworten und priorisiert sie. Diskutiert nur das wichtigste Thema und haltet zum Schluss eine konkrete Maßnahme mit einer verantwortlichen Person fest.
Tipp für die 15-Minuten-Retro: Nutze eine Vorab-Umfrage, um Zeit beim individuellen Brainstormen zu sparen. Dann könnt ihr nach dem Check-In direkt mit der Präsentation und Gruppierung des Feedbacks weitermachen.
Welche Retro-Methode eignet sich, wenn das Team keine Themen vorbereitet hat?
Ein kurzer Health Check eignet sich besonders gut. Konkrete Aussagen geben allen sofort einen Impuls zur Bewertung; diskutiert nur die Ergebnisse, zu denen jemand etwas beitragen möchte.
Wann ist Lean Coffee besser als Keep–Stop–Start?
Lean Coffee passt, wenn bereits mehrere Themen im Raum stehen und das Team selbst priorisieren soll. Keep–Stop–Start ist besser, wenn ihr mit einer klaren Struktur schnell konkrete Verbesserungen aus dem letzten Sprint ableiten möchtet.
Wie verhindere ich, dass eine kurze Retro ohne Ergebnis endet?
Priorisiert nach dem Sammeln konsequent und besprecht nur das wichtigste Thema. Haltet mindestens eine kleine, überprüfbare Maßnahme fest und benennt eine Person, die sie bis zur nächsten Retro verfolgt.
Wie lange sollte der Check-in in einer kurzen Retro dauern?
Zwei bis drei Minuten reichen meist aus. Überspringt den Check-in trotzdem nicht: Er hilft dem Team, anzukommen und sich auf die gemeinsame Reflexion einzulassen.
Kann eine kurze Retro die normale Sprint-Retrospektive ersetzen?
Als Ausnahme oder leichter wöchentlicher Check-in kann sie ausreichen. Bei Konflikten, großen Veränderungen oder mehreren offenen Problemen solltet ihr euch mehr Zeit für eine ausführlichere Retrospektive nehmen.
