Retrospektiver är ett av de viktigaste mötena för agila team för att reflektera och utveckla sitt samarbete. Frekvensen varierar vanligtvis från veckovis till månadsvis och det finns en fast blockerare i teamets kalender för att säkerställa utrymmet för detta möte.
Det kan alltid hända att det planerade tidsfönstret inte är tillgängligt på grund av externa faktorer som tillfälliga möten eller deadlines. I dessa fall anser vi att det är bättre att genomföra en kort retrospektiv än att helt enkelt hoppa över den.
Scrum-guiden om längden på en retrospektiv
Den Scrum-guide föreslår att man bör ta 3 timmar på sig för en retrospektiv – med en månads sprintrytm. I praktiken är detta tidsfönster oftast inte tillgängligt. Enligt vår erfarenhet blockerar de flesta team mellan 60 och 120 minuter för sina retrospektiv.
💡 Ny analys av 30 000 retrospektiv
Korta retrospektiv med en varaktighet på mellan 30-45 minuter är till och med de som får bäst betyg (8,5/10) av deltagarna!
Tips för korta retrospektiv
Vad gör man när det ska gå snabbt? Här är våra tips för en kort retrospektiv som ändå får dig att röra på dig.
Tips 1 för din korta tillbakablick: Hoppa INTE över incheckningen
Ett vanligt misstag är att helt enkelt hoppa över incheckningen som första steg och gå rakt på sak – den produktiva delen av retrospektiven kommer ju först efter incheckningen som en uppvärmning, eller hur?
Det är fel. Check-in och "setting the stage" är en väsentlig del av retro och är alldeles för viktigt för att utelämnas i den fortsatta kursen.
Om du avstår från incheckningen blir det svårt att aktivt engagera teamet i den fortsatta utvecklingen av retrospektiven, vilket är en grundförutsättning för givande diskussioner.
Check-in kan till exempel vara en enkel öppen fråga som varje teammedlem i tur och ordning besvarar med 2 till 3 meningar. Till exempel
- Vad är det bästa eller sämsta som hänt under den senaste veckan?
- På en skala från 0 för dåligt till 10 för bra – hur mår du just nu?
Annars finns det naturligtvis olika incheckningsgeneratorer som du kan använda. De få minuterna för incheckning är väl investerade, jag lovar.
Tips 2 för din korta retrospektiv: Samla in feedback i förväg
Den "Fas för insamling av data av en retrospektiv är ofta den del som tar mest tid – oavsett om det är genom klisterlappar eller med stöd av onlineverktyg.
Team som samlar in feedback och förslag på ämnen före retrospektiven har en fördel här. På så sätt har ni alla data samlade direkt i retrospektivet och kan gå direkt in i diskussionen av ämnena utan den tysta tiden av individuellt arbete. Du kan till exempel skicka ut en enkät före retrospektiven, skapa en sida i Jira där ämnen samlas in eller helt enkelt be om feedback för den korta retrospektiven i förväg via e-post.
Med Echometer som verktyg för retrospektiv kan du t.ex. begära feedback på psykologiska beteendeankare samt öppna frågor ("Keep, Stop, Start" & Co.) före ett retrospektiv, vars svar automatiskt sammanfattas för retrospektivet och presenteras i en interaktiv teamutvecklingsworkshop.
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
Tips 3 för din korta retrospektiv: Lägg diskussioner om åtgärder i breakout-sessioner
En annan del av retrospektiven är diskussionen om att härleda åtgärder. Medan prioriteringen av ämnena definitivt bör göras tillsammans i retrospektivet, kan diskussionerna om definitionen av åtgärder också klargöras i små grupper utanför retrospektivet, till exempel i så kallade breakout-sessioner.
Så om teamet är överens om vilka de viktigaste frågorna är just nu kan du bilda en "arbetsgrupp" bestående av 2 eller fler personer som diskuterar frågorna igen efteråt och sedan delar med sig av resultaten till teamet.
En sådan åtgärd kan då i efterhand redovisas på följande sätt:
- Ämne X: Klaus och Greta utvecklar ett lösningskoncept och delar det med teamet senast nästa tisdag
- Ämne Y: Gundula och Kevin diskuterar om det är värt att gå vidare med lösning Z, om tillämpligt, och delar sitt resultat med teamet senast ikväll
Tips 4 för din korta retrospektiv: Health Check Retros
- Konkreta uttalanden presenteras.
- Varje teammedlem bedömer påståendena kort och koncist anonymt på en enkätskala – hur mycket instämmer du från 1 till 7?
- Valfritt: Resultaten diskuteras. Positiva och negativa exempel samlas in som kan förklara resultaten. Denna del kan eventuellt ta relativt lång tid.
- Nu sker en direkt prioritering, där varje teammedlem anonymt röstar på vilka av påståendena som har störst behov av åtgärder (läs mer:
- Endast det uttalande som får flest röster kommer att registreras som en åtgärd.
Observera: Detta format frågar efter överensstämmelse med Health Check-frågorna på en skala.
- Uppskattning: Vi värdesätter våra kollegors prestationer och bidrag.
- Laganda: Det råder en förtroendefull arbetsatmosfär i vårt team.
- Öppenhet: I mitt team vet alla vem som arbetar med vad.
- Avslappning & pauser: Jag har tillräckligt med utrymme för pauser där jag kan hämta ny energi.
- Möteskultur: Våra möten är välstrukturerade och lämnar ändå utrymme för kreativitet och nya idéer.
- Stöd: I mitt team delar varje teammedlem med sig av sina individuella kunskaper och erfarenheter.
Tips 5 för din korta retrospektiv: Testa Echometer från
Ett bra stöd för att hålla din retro kort är bra retroverktyg (se 7 bästa retroverktyg i jämförelse). De kan spara dig mycket arbete – inkl. timeboxing eller prioritering av återkopplingar.
Jag skulle särskilt vilja Echometer som jag själv var med om att utveckla. Den kombinerar insikter från psykologi med Agile bästa praxis för att få ut det bästa av team Health Checks & retros för teamutveckling.
Vi ger dig konkreta råd i verktyget för hur du härleder goda åtgärder – och det kan användas både online på distans och offline (läs mer här: de Bästa verktyget för retrospektiva möten).
Med den här knappen kan du öppna Retro-metoden direkt och bjuda in ett team via en länk (det finns fortfarande några team kvar om du är intresserad). mer än 30 andra retrospektiva möjliga metoder):
När du är klar med din retro kan du välja att skapa ett kostnadsfritt konto för att spara dina resultat.
Om du vill veta mer i förväg eller starta en verklig provperiod direkt – här kan du ta reda på mer och Start kostnadsfritt.
Hur kort kan man göra en retrospektiv?
Med hjälp av de tips som nämns ovan kan en retrospektiv i enskilda fall slutföras på cirka 30 minuter. Naturligtvis beror detta också på valet av metod. Det finns säkert många retrospektiva metoder som inte är genomförbara på så kort tid.
Om teamet värdesätter att göra retrospektiver så effektiva som möjligt kan det vara bra att komma överens om en strukturerad modell inom teamet för att utforma retrospektiverna.
Med Echometer erbjuder vi ett modulsystem som gör det möjligt för dig att utforma olika retrospektiv inom ramen för en strukturerad process. Naturligtvis kan processen också utformas flexibelt vid behov – och kompletterar också din retrospektiv med psykologisk know-how! Fråga gärna en kostnadsfritt demo-konto om du tycker att det låter spännande.
Tänk dock på att alltid reservera minst 60 minuter i kalendrarna för teamets retrospektiv (beroende på teamets storlek ännu mer), även om det i undantagsfall kan gå snabbare.
Avslutande anmärkning
Om det redan i förväg står klart att inte ens de 60 minuter som rekommenderas som ett minimum är möjliga: Fundera på om det kan vara en bättre lösning att skjuta upp retrospektiven. Eftersom: uppskjuten är inte avbruten 😉
Om du vill ha några mer varierade frågor för dina retrospektiv kan du läsa vårt inlägg om 32 nya retrospektiva metoder för nybörjare och proffs (med bland annat Mario Kart Retro, Marathon Retro och Elon Musk Retro).
Om du fortfarande letar efter ett lämpligt retrokort (med 60+ retrometoder) kan vår artikel hjälpa dig med ämnet: De bästa retrobrädorna i jämförelse.
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
