Ingen går till gymmet och tränar slumpmässigt här och där – åtminstone inte om de vill se framsteg. Varför skulle det vara annorlunda med personliga möten?
En modellagenda säkerställer att alla viktiga områden tränas, så att det finns utrymme för både professionella och personliga frågor. På så sätt blir dina enskilda möten med tiden en strukturerad träningsplan.
Oavsett om det handlar om ett personligt möte, ett digitalt eller ett virtuellt möte, så ger personliga möten utrymme för feedback och därmed personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv. I den här artikeln ger jag dig ett konkret exempel på en agenda med användbara frågor som du kan använda i dina personliga möten varje vecka, varannan vecka eller varje månad för att ha bra samtal med dina direktrapporterande medarbetare.
Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur bra enskilda möten med medarbetare ser ut, ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.
Hur genomför man ett enskilt möte? 7 tips & frågor
Innan jag går rakt in på exempelagendan vill jag svara på frågan om hur man som chef eller arbetsledare genomför ett möte på tu man hand.
Vissa aspekter av detta är relativt uppenbara, så jag kommer att fokusera på sju tips som kanske är mindre intuitiva, men desto mer effektiva.
Tips 1: Fråga om motsatsen till det du vill veta
💡 Varför? Om du frågar: "Vad kan vi förbättra?", kommer du att få standardsvar. Men om du frågar tvärtom aktiverar det nya tankemönster.
🛠 Hur implementerar man?
- Istället för "Hur går det med projektet?" → "Vad skulle du sakna om det plötsligt försvann?"
- Istället för "Vad kan jag göra bättre som chef?" → "Vad ska jag absolut behålla eftersom det fungerar bra?"
- Istället för "Vad är din största blockerare?" → "Vad är det smidigaste som händer för dig just nu?"
Denna omvändning ger ofta djupare och mer genomtänkta svar.
Tips 2: Vänta med de viktiga frågorna – Låt tystnaden arbeta först
💡 Varför? Många börjar 1:1 med de stora frågorna. Men om du kommer rakt in med "Hur går det?" eller "Har du några utmaningar?" blir svaren ofta generiska ("Allt passar"). Istället: börja avslappnat, vänta och tillåt tystnad. Ofta kommer de verkligt relevanta punkterna då naturligt.
🛠 Hur implementerar man?
- Ställ inga stora frågor i början. Börja avslappnat ("Hur var din morgon?") och ge dem utrymme.
- Medvetet uthärda tystnad. Människor tenderar att fylla luckor – ofta med det som verkligen bekymrar dem.
Tips 3: Ändra miljön – rummet påverkar samtalet
💡 Varför? Atmosfären påverkar vad och hur människor talar. Ett samtal på kontoret känns annorlunda än en promenad eller ett möte på ett café.
🛠 Hur implementerar man?
- Prova andra platser: att ta en promenad hjälper dig att tala mer avslappnat. Ett kafé kan verka mer informellt.
- Virtuella möten? Testa olika inställningar, t.ex. ibland bara ljud, ibland video – beroende på ämne och person.
Tips 4: Undvik "Varför?"-frågor – använd "Hur?" eller "Vad?" istället
"Varför?" kan låta defensivt ("Varför gjorde du på det sättet?" → känns som kritik). "Hur?" eller "Vad?" ger utrymme för mer reflektion.
🛠 Hur implementerar man?
- Istället för "Varför nådde du inte målet?" → "Vad var det som hindrade dig från att göra det?"
- Istället för "Varför gör du det här?" → "Hur kom du fram till det här beslutet?"
Det är ljudet som gör skillnaden.
Tips 5: Gör det inte till en enkät – utan avslöja något själv
💡 Varför? Många 1:1:er verkar som intervjuer: "Hur går det? Vad behöver du? Vilka är dina utmaningar?" Men människor är mer benägna att öppna upp sig när de inser att det är ett utbyte.
🛠 Hur implementerar man?
- Berätta om en liten egen utmaning eller insikt innan du frågar: "Känner du också igen det här?"
- Exempel: "Jag har märkt på sistone att jag förlorar mig i detaljer för ofta. Gör du också det ibland?"
- Detta skapar förtroende och öppnar dörren för en ärlig dialog.
Tips 6: Titta inte bara bakåt, utan även på "framtida problem"
Varför? 1:1-samtal kretsar ofta kring tidigare problem ("Vad gick bra? Vad var svårt?"). Men ännu mer värdefulla är samtal om framtida hinder innan de uppstår.
🛠 Hur implementerar man?
- Fråga: "Förutsatt att nästa kvartal går perfekt –, vad var nyckeln till detta?"
- Eller: "Vad kan hindra dig från att vara produktiv under de närmaste veckorna?"
Detta leder till proaktiva lösningar i stället för att bara reagera på tidigare problem.
Tips 7: Sluta erbjuda lösningar direkt – Fråga istället: "Vad har du redan försökt?"
💡 Varför? Det är frestande att ge tips direkt. Men anställda har ofta redan idéer – de behöver bara reflektion.
🛠 Hur implementerar man?
- Istället för "Du kan prova X!" → "Vad har du redan försökt göra för att lösa problemet?"
Det leder till att medarbetarna känner att de tas på allvar och utvecklar egna lösningar.
Om du tar hänsyn till de här tipsen kommer det med största sannolikhet att bli mycket enklare och mer produktivt att genomföra ditt personliga möte. För om ditt enda mål med exempelagendan för ett-till-en-möte är att din anställd inte säger upp sig, då har du fel attityd och ditt möte är dömt att misslyckas – se serietidning.
Det bästa (enkla) exemplet på en agenda för ett möte mellan två personer
Det faktum att du klickade på den här artikeln säger mig att du letar efter ett enkelt exempel på en agenda för enskilda möten med dina anställda.
Därför hittar du här först en enkel och beprövad dokumentmall som passar bra som komplement till exempelvis ett klassiskt medarbetarsamtal som hålls var fjortonde dag.
Viktigt: Detta är en enkel standardagenda – men den "bästa" agendan för ett 1 till 1-möte är alltid den agenda som du som chef har skräddarsytt för din medarbetare. Mina 7 tips ovan bör hjälpa dig med detta.
Du kan spara mallen som ett Doc under själva mallen, men alternativt också som ett PDF-, Excel-, Google Sheet- eller Word-dokument. Klicka helt enkelt på "Plus"-knappen.
👋 Välkommen & isbrytare
- Hur mår du idag, hur har din vecka varit hittills?
📕 Ämnen Anställd [namn]
- ...
👈 Ledarskapsfrågor: Granskning
- Vad gick bra under de senaste två veckorna?
- Vilka var utmaningarna?
👈 Ledarskapsfrågor: Prioriteringar och mål
- Vilka är dina viktigaste prioriteringar under de kommande veckorna?
- Var behöver du mitt stöd?
🤚 Slutsats
- Är det något annat du vill diskutera?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Som du kan se är huvudsyftet med denna en-till-en-agenda att zooma ut. Detta är ofta mycket svårt i vardagen, och därför är det nödvändigt med ett särskilt tidsblock.
Förresten, låt dig inte luras av dagordningen: I grund och botten bör ditt mål vara att din motiverade medarbetare själv ska ta upp så många ämnen som möjligt till diskussion.
"I mina 1:1-möten är det irriterande att föra anteckningar och samtidigt koncentrera sig på medarbetaren."
"Ja, 1:1-möten med mina medarbetare borde vara mitt viktigaste möte –, men jag har ingen guide för det."
15 smarta frågor för att berika din 1 till 1-samtalsagenda
Utöver denna agenda finns det naturligtvis andra aspekter som du kan reflektera över i ditt medarbetarsamtal.
Det är därför individuella frågor som stimulerar till nya perspektiv är till stor hjälp i enskilda möten. Jag skulle vilja ge dig några exempel på sådana frågor här.
✅ Allmänna frågor om möten mellan två personer
- Hur mår du (egentligen) just nu?
- På en skala från ett (mycket dåligt) till tio (mycket bra), hur mår du just nu?
- Hur fokuserad är du just nu på en skala från 1 till 10? Och varför är du det?
- Vad rör sig i ditt huvud just nu?
- Vad är det som hindrar dig på jobbet just nu?
- Vad är det som går bra för dig just nu?
- Vad är det som inte går så bra just nu?
🧑🎨 Frågor om kreativa möten på tu man hand
- Om du skulle beskriva ditt humör som en väderprognos med avseende på projektet, ditt jobb i allmänhet och dina arbetsuppgifter, hur skulle den se ut?
- Hur ofta känner du dig överväldigad eller stressad på jobbet? I vilka situationer?
- Hur ser en bra paus ut för dig (frisk luft, skärmar ...)?
- Vad gör du just nu som faktiskt inte leder dig någonstans?
- Du får en trollstav och får önska dig en sak när det gäller arbetet: Vad skulle du önska dig (förutom högre lön)?
- Vad behöver du för närvarande för att bli bättre?
- Vad var din största utmaning igår (eller förra veckan etc.)?
Ytterligare 17 frågor om personliga möten för fågelperspektivet
Ett av de viktigaste målen med enskilda möten är, som sagt, att regelbundet zooma ut. Därför är det bra med frågor som sätter in det dagliga arbetet i ett större sammanhang.
Jag har också tagit med 17 frågor till dig som chef som kan berika din personliga dialog.
🧘♀️ Enskilda frågor med fokus på det positiva
- Om du kunde lägga till ett ansvarsområde eller en beslutsbefogenhet i din roll, vad skulle det vara?
- Vilken färdighet skulle ha störst inverkan på din personliga prestation om du behärskade den?
- Vilka nya saker har du lärt dig på sistone (privat eller professionellt)?
- När hjälpte du senast en annan medarbetare att utvecklas?
- Vilka är de 3 bästa sakerna du önskar för dig själv professionellt under de kommande 1-2 åren?
- När upplevde du senast ett tillstånd av flow på jobbet? Hur lätt är det för dig att komma in i flow?
- Vad skulle du kalla den informella roll som du har i teamet och varför? (t.ex. "chef för lycka")
- Vad inspirerar dig för närvarande? Vad ger dig energi just nu?
🦋 En-till-en-frågor om förbättringar
- Om du var VD för den här organisationen, vad skulle du göra annorlunda?
- Vad är det som tär på din energi?
- Vad saknar du för närvarande i ditt jobb?
- Om du kunde ändra på en sak i ditt jobb, vad skulle det vara?
- När tyckte du att det var svårt att byta sammanhang mellan olika arbetsuppgifter?
- När var senaste gången du bidrog till en processförbättring i vårt team?
- Om du kunde delegera ett av dina ansvarsområden till någon annan, vilket skulle det vara?
- Vilka saker sinkar dig eller hindrar dig regelbundet i ditt arbete?
- Vilken fråga skulle du ställa dig själv om du var din coach?
2 Interaktiva exempel på dagordningar för enskilda möten (PDF)
Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster.
Många chefer lägger ibland in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon håller med om ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.
De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:
- Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
- Anta nya perspektiv
- Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid
Och naturligtvis kan denna idé också vara en del av din agenda för en-till-en-modellen. Jag har sammanställt fem påståenden för dig här som fokuserar på att återspegla viktiga förutsättningar för varje framgångsrik medarbetare.
Du kan också ladda ner denna agenda som ett dokument, men ännu bättre är följande: I vår programvara för enskilda möten har vi ett integrerat verktyg som visualiserar resultaten över tid som ett mått och ger dig tips med en AI-assistent – ta gärna en titt utan att logga in med hjälp av knappen nedan.
⁉️ Humörkontroll (överenskommelse från 1-7): Personlig utveckling
- "Mina arbetsuppgifter går oftast mycket snabbt framåt, även om det krävs extern feedback."
- "Om jag observerar ett suboptimalt beteende vet jag hur jag på ett konstruktivt sätt kan uppmärksamma mina kollegor på det."
- "Jag får konstruktiva synpunkter Återkoppling både för mitt arbete och för min personliga utveckling."
- "Jag ser en attraktiv karriärväg framför mig i företaget." #G Tillväxt
- "Under de senaste veckorna har jag mycket ofta kunnat Styrkor på jobbet."
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare.
En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här.
Och naturligtvis finns det också uttalanden för detta som du kan göra till en del av din en-till-en-konversations exempelagenda. Specifikt är här 4 beteendemässiga ankare att reflektera över, som du också kan få besvarade interaktivt gratis i Echometer en-till-en-programvaran och göra mätbara.
⁉️ Humörkontroll (instämmer från 1-7): Ledarskapskvalitet
- "Jag är verkligen nöjd med min teamledare." #Jobbtillfredsställelse
- "Min teamledare zoomar regelbundet ut för att se den högre nivån Teamets målförklara strategin och visionen."
- "Min teamledare ifrågasätter saker på ett konstruktivt sätt." #Feedback #Ledarskap
- "Min teamledare föregår med gott exempel och visar vad han förväntar sig av oss som team." #Ledarskap
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig.
Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog).
Om du fortfarande är osäker kan följande video vara till hjälp. Helen går in mer i detalj på några av de viktiga aspekter som jag redan har nämnt och förklarar också hur hon använder sin agenda för enskilda möten i detalj (inklusive skärmdelning). Det blir intressant från minut 04:20.
15 ytterligare exempel på dagordningar för enskilda möten (som Doc, PDF etc.)
Du har förmodligen nästan gissat det. Naturligtvis finns det många fler exempel på dagordningar för möten mellan två personer som du kan använda förr eller senare.
Jag pratar t.ex. om agendor för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt ny medarbetare.
Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)
Slutsats: Det bästa exemplet på en agenda för möten mellan två personer
Som nämnts ovan är den "bästa" agendan för ett personligt möte alltid skräddarsydd för din medarbetare.
Kunskapen i den här artikeln bör dock hjälpa dig att göra just det.
Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig med detta. Om du vill veta mer kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten.
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
