Ninguém vai à academia e treina ao acaso aqui e ali – pelo menos não se quiser ver progresso. Por que deveria ser diferente com as reuniões individuais?
Uma agenda modelo garante que todas as áreas importantes sejam treinadas, de modo que haja espaço para assuntos profissionais e pessoais. Dessa forma, suas reuniões individuais se tornam um plano estruturado de treinamento físico ao longo do tempo.
Seja em uma reunião individual presencial, digital ou virtual, as reuniões individuais oferecem espaço para feedback e, portanto, para o desenvolvimento pessoal, o que é essencial no mundo do trabalho atual. Neste artigo, apresentarei um exemplo concreto de pauta com perguntas úteis que você pode usar em suas reuniões individuais semanais, quinzenais ou mensais para ter boas conversas com seus subordinados diretos.
Antes de mais nada: se você ainda não tem certeza de como são as boas reuniões individuais com os funcionários, dê uma olhada em nosso guia: O guia com 6 dicas para conversas individuais bem-sucedidas.
Como você realiza uma reunião individual? 7 dicas e perguntas
Antes de ir direto para o exemplo de pauta, gostaria de responder à pergunta sobre como conduzir uma reunião individual como chefe ou supervisor.
Alguns aspectos disso são relativamente óbvios, portanto, vou me concentrar em sete dicas que podem ser menos intuitivas, mas são ainda mais eficazes.
Dica 1: Pergunte o oposto do que você quer saber
Por quê? Se você perguntar: "O que podemos melhorar?", obterá respostas padrão. Mas se você perguntar o contrário, isso ativará novos padrões de pensamento.
Como implementar?
- Em vez de "Como você está indo com o projeto?" → "Se ele desaparecesse de repente, do que você sentiria falta?"
- Em vez de "O que posso fazer melhor como gerente?" → "O que eu definitivamente deveria manter porque funciona bem?"
- Em vez de "Qual é o seu maior obstáculo?" → "Qual é a coisa mais tranquila que está acontecendo para você neste momento?"
Essa inversão geralmente traz respostas mais profundas e ponderadas.
Dica 2: Espere com as perguntas importantes – Deixe o silêncio trabalhar primeiro
Por quê? Muitos começam a reunião individual com os grandes problemas. Mas se você vier direto com "Como está indo?" ou "Você tem algum desafio?", as respostas geralmente são genéricas ("Tudo se encaixa"). Em vez disso, comece de forma descontraída, espere e permita o silêncio. Com frequência, os pontos realmente relevantes surgirão naturalmente.
Como implementar?
- Não faça grandes perguntas no início. Comece de forma casual ("Como foi sua manhã?") e dê espaço a eles.
- Suportar conscientemente o silêncio. As pessoas tendem a preencher as lacunas – frequentemente com o que realmente as está incomodando.
Dica 3: Mude o ambiente – a sala influencia a conversa
Por quê? A atmosfera influencia o que e como as pessoas falam. Uma conversa no escritório é diferente de uma caminhada ou de uma reunião em uma cafeteria.
Como implementar?
- Experimente outros lugares: sair para caminhar ajuda você a falar de forma mais casual. Uma cafeteria pode parecer mais informal.
- Reuniões virtuais? Teste configurações diferentes, por exemplo, às vezes somente áudio, às vezes vídeo –, dependendo do tópico e da pessoa.
Dica 4: Evite perguntas do tipo "Por quê?" – em vez disso, use "Como?" ou "O quê?
"Por quê?" pode soar defensivo ("Por que você fez isso dessa forma?" → parece uma crítica). "How?" ou "What?" permitem mais reflexão.
Como implementar?
- Em vez de "Por que você não atingiu a meta?" → "O que o impediu de fazer isso?"
- Em vez de "Por que você está fazendo isso?" → "Como você chegou a essa decisão?"
O som faz a diferença.
Dica 5: Não transforme isso em uma pesquisa –, mas revele algo você mesmo
Por quê? Muitas reuniões individuais parecem entrevistas: "Como está indo? Do que você precisa? Quais são seus desafios?" Mas é mais provável que as pessoas se abram quando percebem que se trata de uma troca.
Como implementar?
- Compartilhe um pequeno desafio ou uma realização sua antes de perguntar: "Você também sabe disso?"
- Exemplo: "Percebi recentemente que me perco muito nos detalhes. Você também faz isso às vezes?"
- Isso cria confiança e abre a porta para um diálogo honesto.
Dica 6: Não olhe apenas para o passado, mas também para os "problemas futuros"
Por quê? As conversas individuais geralmente giram em torno de problemas passados ("O que deu certo? O que foi difícil?"). Porém, ainda mais valiosas são as conversas sobre obstáculos futuros antes que eles surjam.
Como implementar?
- Pergunta: "Supondo que o próximo trimestre seja perfeitamente –, qual foi a chave para isso?"
- Ou: "O que poderia impedi-lo de ser produtivo nas próximas semanas?"
Isso resulta em soluções proativas em vez de apenas reagir a problemas passados.
Dica 7: Pare de oferecer soluções diretamente – Em vez disso, pergunte: "O que você já tentou?"
Por quê? É tentador dar dicas diretamente. No entanto, os funcionários geralmente já têm ideias – que precisam apenas de reflexão.
Como implementar?
- Em vez de "Você poderia tentar X!" → "O que você já tentou para resolver o problema?"
Como resultado, os funcionários sentem que são levados a sério e desenvolvem suas próprias soluções.
Se você levar em conta essas dicas, a condução de sua reunião individual provavelmente será muito mais fácil e produtiva. Porque se o seu único objetivo com o exemplo de pauta de reunião individual é que o funcionário não peça demissão, então você tem a atitude errada e sua reunião está fadada ao fracasso – ver quadrinhos.
O melhor exemplo (simples) de pauta para uma reunião individual
O fato de você ter clicado neste artigo me diz que você está procurando um exemplo simples de agenda para reuniões individuais com seus funcionários.
É por isso que você encontrará aqui um modelo de documento simples, testado e aprovado, que deve ser um bom acompanhamento para uma entrevista de avaliação quinzenal clássica, por exemplo.
Importante: Esta é uma agenda padrão simples –, mas a "melhor" agenda de reunião individual é sempre a agenda que você, como supervisor, personalizou para seu funcionário. Minhas 7 dicas acima devem ajudá-lo com isso.
Você pode salvar o modelo como um documento sob o modelo real, mas também como um documento em PDF, Excel, Planilha do Google ou Word. Basta clicar no botão "Mais".
👋 Boas-vindas e quebra-gelo
- Como você está hoje, como tem sido sua semana até agora?
📕 Tópicos Funcionário [nome]
- ...
👈 Tópicos de liderança: Revisão
- O que deu certo nas últimas duas semanas?
- Quais foram os desafios?
Tópicos de liderança: prioridades e metas
- Quais são suas principais prioridades para as próximas semanas?
- Onde você precisa do meu apoio?
🤚 Conclusão
- Há mais alguma coisa que você gostaria de discutir?
⁉️ Verificação do humor (pesquisa)
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Se você quiser fazer o download do modelo acima como um PDF para impressão, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Se você quiser um modelo para check-ins semanais como uma planilha editável do Google, basta clicar na imagem abaixo. Assim, você poderá editar o modelo com flexibilidade e imprimi-lo, por exemplo.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Se você quiser fazer o download do modelo acima como um XLSX editável ou imprimível, basta clicar na imagem abaixo. Em seguida, você poderá editar ou imprimir o modelo de forma flexível.
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Como você pode ver, o principal objetivo desse exemplo de agenda individual é diminuir o zoom. Isso geralmente é muito difícil na vida cotidiana, e é por isso que é necessário um bloco de tempo dedicado.
A propósito, não se deixe enganar pela agenda: Basicamente, sua meta deve ser que o funcionário intrinsecamente motivado traga o maior número possível de tópicos para a mesa.
"Com muita frequência, não temos nenhuma medida significativa após as reuniões 1:1."
"Em minhas reuniões individuais, é irritante fazer anotações e me concentrar no funcionário ao mesmo tempo."
"Sim, as reuniões individuais com meus funcionários deveriam ser meu compromisso mais importante –, mas não tenho um guia para isso."
15 perguntas inteligentes para enriquecer sua agenda de amostras 1 a 1
Além dessa agenda, é claro que há outros aspectos sobre os quais você pode refletir na entrevista de avaliação.
É por isso que perguntas individuais que estimulam novas perspectivas são muito úteis em reuniões individuais. Gostaria de lhe dar alguns exemplos de perguntas desse tipo aqui.
Perguntas gerais sobre reuniões individuais
- Como você está (realmente) se saindo neste momento?
- Em uma escala de um (muito ruim) a dez (muito bom), como você está se sentindo agora?
- Em uma escala de 1 a 10, quão focado você está no momento? E por quê?
- O que está passando pela sua cabeça neste momento?
- O que está atrapalhando você no trabalho no momento?
- O que está indo bem para você neste momento?
- O que não está indo tão bem no momento?
🧑🎨 Perguntas criativas para reuniões individuais
- Se você tivesse que caracterizar o seu humor como uma previsão do tempo em relação ao projeto, ao seu trabalho em geral e às suas tarefas, como seria?
- Com que frequência você se sente sobrecarregado ou estressado no trabalho? Em quais situações você se sente estressado?
- Como é uma boa pausa para você (ar fresco, telas...)?
- O que você está fazendo agora que não está levando você a lugar nenhum?
- Você recebe uma varinha mágica e tem um desejo em relação ao trabalho: o que você desejaria (exceto um salário maior)?
- O que você precisa melhorar atualmente?
- Qual foi o maior desafio que você enfrentou ontem (ou na semana passada, etc.)?
Mais 17 perguntas para reuniões individuais para uma visão geral
Um dos objetivos mais importantes das reuniões individuais é, conforme mencionado, fazer zoom out regularmente. Por esse motivo, são úteis as perguntas que incorporam o trabalho diário em um contexto mais amplo.
Também trouxe 17 perguntas para você, como gerente, que devem enriquecer seu diálogo individual.
🧘♀️ Perguntas individuais com foco nos aspectos positivos
- Se você pudesse acrescentar uma responsabilidade ou poder de decisão à sua função, qual seria?
- Qual habilidade teria o maior impacto em seu desempenho pessoal se você a dominasse?
- Que coisas novas você aprendeu recentemente (particular ou profissionalmente)?
- Quando foi a última vez que você ajudou outro membro da equipe a se desenvolver?
- Quais são as 3 melhores coisas que você deseja para si mesmo profissionalmente nos próximos 1-2 anos?
- Quando foi a última vez que você experimentou um estado de fluxo no trabalho? Quão fácil é para você entrar no fluxo?
- Como você chamaria a função informal que exerce na equipe e por quê? (por exemplo, "Chefe da Felicidade")
- O que está inspirando você no momento? O que está energizando você no momento?
Perguntas individuais sobre melhorias
- Se você fosse o CEO dessa organização, o que faria de diferente?
- Quais são as coisas que drenam sua energia?
- O que você está perdendo atualmente em seu trabalho?
- Se você pudesse mudar uma coisa em seu trabalho, o que seria?
- Quando você achou difícil mudar o contexto entre as tarefas?
- Quando foi a última vez que você contribuiu para a melhoria de um processo em nossa equipe?
- Se você pudesse delegar uma de suas responsabilidades a outra pessoa, qual seria?
- Que coisas atrasam você ou bloqueiam seu trabalho regularmente?
- Que pergunta você faria a si mesmo se fosse seu treinador?
2 Exemplos de pautas interativas para reuniões individuais (PDF)
Depois de conversar com cerca de 100 gerentes nos últimos meses, notei um padrão.
Muitos supervisores ocasionalmente incorporam pequenas pesquisas em suas reuniões individuais. Isso significa que eles simplesmente fazem algumas perguntas de forma descontraída e perguntam ao funcionário a) se ele concorda com uma afirmação (por exemplo, de 1 a 7) e b) por que ele respondeu dessa forma.
Eles esperam o seguinte dessas micropesquisas em 1:1s:
- Mais variedade e envolvimento no diálogo individual
- Adoção de novas perspectivas
- Mensurabilidade de KPIs (flexíveis), como satisfação ao longo do tempo
E, é claro, essa ideia também pode fazer parte de sua agenda de modelos individuais. Reuni aqui cinco afirmações para você que se concentram em refletir pré-condições importantes para todo funcionário bem-sucedido.
Você também pode fazer o download dessa agenda como um documento, mas ainda melhor é o seguinte: Em nosso software de reuniões individuais, temos uma ferramenta integrada que visualiza os resultados ao longo do tempo como uma métrica e fornece dicas com um assistente de IA – sinta-se à vontade para dar uma olhada sem fazer login usando o botão abaixo.
⁉️ Verificação do humor (concordância de 1 a 7): Desenvolvimento pessoal
- "Minhas tarefas de trabalho geralmente progridem muito rapidamente, mesmo que seja necessário um feedback externo."
- "Se eu observar um comportamento abaixo do ideal, sei como posso chamar a atenção dos meus colegas de forma construtiva para isso."
- "Eu recebo críticas construtivas Feedback tanto para meu trabalho quanto para meu desenvolvimento pessoal."
- "Vejo um caminho de carreira atraente à minha frente na empresa." #Crescimento
- "Nas últimas semanas, muitas vezes consegui usar meu Pontos fortes no trabalho".
Esta é a aparência da pesquisa no Echometer:
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Visualização: Modelo Excel ou XLSX
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Como você pode ver, as declarações abordam os principais aspectos de um funcionário satisfeito.
Outro pré-requisito para funcionários saudáveis e produtivos é, obviamente, um bom gerente. Sim, estou falando de você.
E, é claro, também há declarações para isso que você pode incluir em sua agenda de amostras de conversas individuais. Especificamente, aqui estão 4 âncoras comportamentais para reflexão, que também podem ser respondidas de forma interativa e gratuita no software Echometer one-to-one e tornadas mensuráveis.
⁉️ Verificação do humor (concordância de 1 a 7): Qualidade da liderança
- "Estou muito feliz com o líder da minha equipe." #Satisfação no trabalho
- "O líder da minha equipe sempre faz zoom out para ver o nível mais alto Metas da equipeexplicar a estratégia e a visão".
- "Meu líder de equipe questiona as coisas de forma construtiva." #Feedback #Liderança
- "Meu líder de equipe dá o exemplo do que ele espera de nós como equipe." #Liderança
Esta é a aparência da pesquisa no Echometer:
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E você mal pode esperar para fazer essas perguntas em sua reunião individual? Muito bem, fico feliz.
Se você quiser mais informações criativas, recomendo nosso artigo correspondente: 129 Perguntas engenhosas para reuniões individuais (de um psicólogo).
Se você ainda não tem certeza, o vídeo a seguir pode ser útil. Helen entra em mais detalhes sobre alguns dos principais aspectos que já mencionei e também explica detalhadamente como ela usa sua agenda de reuniões individuais (incluindo compartilhamento de tela). O vídeo começa a ficar interessante a partir do minuto 04:20.
15 exemplos adicionais de pautas para reuniões individuais (em formato Doc, PDF etc.)
Você já deve ter adivinhado. É claro que há muitos outros exemplos de pautas para reuniões individuais que você poderá usar mais cedo ou mais tarde.
Por exemplo, falo sobre pautas para sua reunião individual sobre salário, sua conversa com um funcionário difícil ou com um funcionário completamente novo.
Temos modelos adicionais para todos esses casos de uso, que você pode encontrar neste artigo: Reuniões 1:1: 15 modelos testados e aprovados para você editar (gratuito)
Conclusão: O melhor exemplo de pauta para reuniões individuais
Conforme mencionado acima, a "melhor" agenda de reuniões individuais é sempre personalizada para seu funcionário.
Entretanto, o conhecimento contido neste artigo deve ajudá-lo a fazer exatamente isso.
Nosso assistente de reuniões com IA para reuniões individuais também pode ajudá-lo com isso. Se quiser saber mais, dê uma olhada em nosso site: O melhor software para reuniões individuais.
A maioria dos ônibus Agile está circulando em círculos....
...e tratar sintomas superficiais. É hora de você usar a psicologia – para uma mudança de mentalidade sustentável.
