Niemand gaat naar de sportschool en traint hier en daar lukraak – tenminste niet als ze vooruitgang willen zien. Waarom zou het anders zijn met één-op-één gesprekken?
Een modelagenda zorgt ervoor dat alle belangrijke gebieden worden getraind, zodat er ruimte is voor zowel professionele als persoonlijke zaken. Op deze manier worden je één-op-één gesprekken na verloop van tijd een gestructureerd fitnesstrainingsplan.
Of het nu in een persoonlijk, digitaal of virtueel één-op-één gesprek is, één-op-één gesprekken bieden ruimte voor feedback en dus persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je een concrete voorbeeldagenda met handige vragen die je kunt gebruiken in je wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse één-op-één gesprekken om goede gesprekken te voeren met je directieleden.
Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken met werknemers eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.
Hoe houd je een één-op-één vergadering? 7 tips & vragen
Voordat ik meteen in de voorbeeldagenda spring, wil ik graag antwoord geven op de vraag hoe je als baas of supervisor een één-op-één vergadering voert.
Sommige aspecten hiervan zijn relatief voor de hand liggend, dus ik zal me richten op zeven tips die misschien minder intuïtief zijn, maar des te effectiever.
Tip 1: Vraag het tegenovergestelde van wat je wilt weten
Waarom? Als je vraagt: "Wat kunnen we verbeteren?", krijg je standaardantwoorden. Maar als je het tegenovergestelde vraagt, activeer je nieuwe denkpatronen.
Hoe implementeren?
- In plaats van "Hoe gaat het met het project?" → "Als het plotseling weg zou zijn, wat zou je dan missen?"
- In plaats van "Wat kan ik beter doen als manager?" → "Wat moet ik zeker behouden omdat het goed werkt?"
- In plaats van "Wat is je grootste blokkade?" → "Wat is op dit moment het soepelste voor je?"
Deze omkering zorgt vaak voor diepere, meer doordachte antwoorden.
Tip 2: Wacht met de belangrijke vragen – Laat eerst de stilte werken
Waarom? Velen beginnen de 1:1 met de grote problemen. Maar als je meteen begint met "Hoe gaat het?" of "Heb je nog uitdagingen?", zijn de antwoorden vaak algemeen ("Alles past"). In plaats daarvan: begin ontspannen, wacht af en laat stilte toe. Vaak komen de echt relevante punten dan vanzelf.
Hoe implementeren?
- Stel in het begin geen grote vragen. Begin terloops ("Hoe was je ochtend?") en geef ze de ruimte.
- Bewust stilte verdragen. Mensen hebben de neiging om gaten – vaak op te vullen met wat hen echt dwars zit.
Tip 3: Verander de omgeving – de kamer beïnvloedt het gesprek
Waarom? De sfeer beïnvloedt wat en hoe mensen praten. Een gesprek op kantoor voelt anders aan dan een wandeling of een cafévergadering.
Hoe implementeren?
- Probeer andere plaatsen: een wandeling helpt je om nonchalanter te praten. Een café kan informeler overkomen.
- Virtuele vergaderingen? Test verschillende instellingen, bijv. soms alleen audio, soms video – afhankelijk van het onderwerp en de persoon.
Tip 4: Vermijd "Waarom?" vragen – gebruik in plaats daarvan "Hoe?" of "Wat?".
"Waarom?" kan defensief klinken ("Waarom deed je het zo?" → voelt als kritiek). "Hoe?" of "Wat?" zorgen voor meer reflectie.
Hoe implementeren?
- In plaats van "Waarom heb je het doel niet bereikt?" → "Wat weerhield je ervan?"
- In plaats van "Waarom doe je dit?" → "Hoe ben je tot deze beslissing gekomen?"
Het geluid maakt het verschil.
Tip 5: Maak er geen enquête van – maar onthul zelf iets
Waarom? Veel 1:1's lijken op sollicitatiegesprekken: "Hoe gaat het? Wat heb je nodig? Wat zijn je uitdagingen?" Maar mensen zullen zich eerder openstellen als ze beseffen dat het een uitwisseling is.
Hoe implementeren?
- Deel een kleine uitdaging of realisatie van jezelf voordat je vraagt: "Ken je dit ook?".
- Voorbeeld: "Ik heb de laatste tijd gemerkt dat ik me teveel verlies in details. Heb jij dat soms ook?"
- Dit schept vertrouwen en opent de deur naar een eerlijke dialoog.
Tip 6: Kijk niet alleen terug, maar kijk ook naar "toekomstige problemen".
Waarom? 1:1 gesprekken gaan vaak over problemen uit het verleden ("Wat ging goed? Wat was moeilijk?"). Maar nog waardevoller zijn gesprekken over toekomstige hindernissen voordat ze zich voordoen.
Hoe implementeren?
- Vraag: "Ervan uitgaande dat het volgende kwartaal perfect verloopt –, wat was hiervoor de sleutel?"
- Of: "Wat zou je kunnen tegenhouden om de komende weken productief te zijn?"
Dit resulteert in proactieve oplossingen in plaats van alleen maar te reageren op problemen uit het verleden.
Tip 7: Stop met het direct aanbieden van oplossingen – Vraag in plaats daarvan: "Wat heb je al geprobeerd?"
Waarom? Het is verleidelijk om direct tips te geven. Werknemers hebben echter vaak al ideeën – ze moeten er alleen nog over nadenken.
Hoe implementeren?
- In plaats van "Je zou X kunnen proberen!" → "Wat heb je al geprobeerd om het probleem op te lossen?"
Hierdoor voelen werknemers zich serieus genomen en ontwikkelen ze hun eigen oplossingen.
Als je rekening houdt met deze tips, zal het voeren van je één-op-één vergadering waarschijnlijk veel gemakkelijker en productiever zijn. Want als je enige doel met de één-op-één vergadering voorbeeldagenda is dat je werknemer geen ontslag neemt, dan heb je de verkeerde instelling en is je vergadering gedoemd te mislukken – zie stripverhaal.
De beste (eenvoudige) voorbeeldagenda voor een één-op-één vergadering
Het feit dat je op dit artikel hebt geklikt, vertelt me dat je op zoek bent naar een eenvoudige voorbeeldagenda voor één-op-één gesprekken met je werknemers.
Daarom vind je hier eerst een eenvoudig, beproefd documentsjabloon dat een goede aanvulling zou moeten zijn op bijvoorbeeld een klassiek tweewekelijks beoordelingsgesprek.
Belangrijk: Dit is een eenvoudige standaard agenda – maar de "beste" 1-op-1 vergaderagenda is altijd de agenda die jij als leidinggevende op maat hebt gemaakt voor je medewerker. Mijn 7 tips hierboven zouden je hierbij moeten helpen.
Je kunt de sjabloon opslaan als een document onder de eigenlijke sjabloon, maar ook als een PDF-, Excel-, Google Sheet- of Word-document. Klik gewoon op de knop "Plus".
👋 Welkom & ijsbreker
- Hoe gaat het vandaag met je, hoe was je week tot nu toe?
📕 Onderwerpen Werknemer [naam]
- ...
👈 Onderwerpen voor leiderschap: Beoordelen
- Wat ging er goed in de afgelopen 2 weken?
- Wat waren de uitdagingen?
👈 Onderwerpen over leiderschap: Prioriteiten & doelen
- Wat zijn je belangrijkste prioriteiten voor de komende weken?
- Waar heb je mijn steun nodig?
🤚 Conclusie
- Is er nog iets anders dat je wilt bespreken?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Zoals je kunt zien, is het belangrijkste doel van deze één-op-één voorbeeldagenda om uit te zoomen. Dit is vaak erg moeilijk in het dagelijks leven en daarom is een speciaal tijdsblok nodig.
Laat je overigens niet misleiden door de agenda: In principe zou je doel moeten zijn dat je intrinsiek gemotiveerde medewerker zoveel mogelijk onderwerpen zelf ter tafel brengt.
"Waarom brengen mijn werknemers nooit onderwerpen mee naar de 1:1 vergaderingen?"
"In mijn 1:1 vergaderingen is het vervelend om aantekeningen te maken en je tegelijkertijd op de medewerker te concentreren."
"Ja, 1:1-gesprekken met mijn medewerkers zouden mijn belangrijkste afspraak moeten zijn – maar daar heb ik geen leidraad voor."
15 slimme vragen om je 1-op-1 voorbeeldagenda te verrijken
Naast deze agenda zijn er natuurlijk nog andere aspecten waarover je kunt nadenken in je beoordelingsgesprek.
Daarom zijn individuele vragen die nieuwe perspectieven stimuleren erg nuttig in één-op-één gesprekken. Ik wil je hier een paar voorbeelden geven van zulke vragen.
✅ Algemene vragen over één-op-één vergaderingen
- Hoe gaat het nu (echt) met je?
- Op een schaal van één (heel slecht) tot tien (heel goed), hoe voel je je nu?
- Hoe gefocust ben jij op dit moment op een schaal van 1 tot 10? En waarom?
- Wat gaat er nu door je hoofd?
- Wat houdt je op dit moment tegen op je werk?
- Wat gaat er op dit moment goed voor je?
- Wat gaat er momenteel niet zo goed?
🧑🎨 Creatieve één-op-één gespreksvragen
- Als je je stemming zou moeten karakteriseren als een weersvoorspelling met betrekking tot het project, je werk in het algemeen en je taken, hoe zou die er dan uitzien?
- Hoe vaak voel je je overweldigd of gestrest op je werk? In welke situaties?
- Hoe ziet een goede pauze er voor jou uit (frisse lucht, schermen...)?
- Wat doe je op dit moment dat je nergens brengt?
- Je krijgt een toverstaf en mag één wens doen met betrekking tot je werk: Wat zou je wensen (behalve een hoger salaris)?
- Wat heb je op dit moment nodig om beter te worden?
- Wat was je grootste uitdaging gisteren (of vorige week enz.)?
17 meer vragen voor één-op-één vergaderingen in vogelvlucht
Een van de belangrijkste doelen van één-op-één vergaderingen is, zoals gezegd, om regelmatig uit te zoomen. Daarom zijn vragen die het dagelijkse werk in een grotere context plaatsen nuttig.
Ik heb ook 17 vragen meegebracht voor jou als manager die je één-op-één dialoog zouden moeten verrijken.
🧘♀️ Eén-op-één vragen met de nadruk op positieve punten
- Als je één verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid aan je rol zou kunnen toevoegen, wat zou dat dan zijn?
- Welke vaardigheid zou de grootste invloed hebben op je persoonlijke prestaties als je die onder de knie zou krijgen?
- Welke nieuwe dingen heb je onlangs geleerd (privé of professioneel)?
- Wanneer heb je voor het laatst een ander teamlid geholpen zich te ontwikkelen?
- Wat zijn de 3 beste dingen die je jezelf professioneel toewenst in de komende 1-2 jaar?
- Wanneer heb je op je werk voor het laatst een staat van flow ervaren? Hoe makkelijk is het voor jou om in flow te komen?
- Hoe zou je de informele rol die je in het team hebt noemen en waarom? (bijv. "Hoofd Geluk")
- Wat inspireert jou op dit moment? Waar krijg je op dit moment energie van?
Eén-op-één vragen over verbeteringen
- Als jij de CEO van deze organisatie was, wat zou je dan anders doen?
- Wat zijn dingen die je energie wegzuigen?
- Wat mis je op dit moment in je werk?
- Als je één ding aan je baan zou kunnen veranderen, wat zou dat dan zijn?
- Wanneer vond je het moeilijk om de context tussen taken te veranderen?
- Wanneer heb je voor het laatst bijgedragen aan een procesverbetering in ons team?
- Als je één van je verantwoordelijkheden aan iemand anders zou kunnen delegeren, wat zou dat dan zijn?
- Welke dingen vertragen je of blokkeren regelmatig je werk?
- Welke vraag zou jij jezelf stellen als jij je coach was?
2 Interactieve voorbeeldagenda's voor één-op-één vergaderingen (PDF)
Ik heb de afgelopen maanden met zo'n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt.
Veel leidinggevenden nemen af en toe kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.
Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:
- Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
- Nieuwe perspectieven aannemen
- Meetbaarheid van (zachte) KPI's zoals tevredenheid over een langere periode
En natuurlijk kan dit idee ook deel uitmaken van je één-op-één modelagenda. Ik heb hier vijf stellingen voor je samengesteld die gericht zijn op het weerspiegelen van belangrijke voorwaarden voor elke succesvolle medewerker.
Je kunt deze agenda ook als doc downloaden, maar nog beter is het volgende: In onze één-op-één vergadersoftware hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten over de tijd visualiseert als metriek en je tips geeft met een AI-assistent – neem gerust een kijkje zonder in te loggen via onderstaande knop.
⁉️ Stemmingscheck (akkoord van 1-7): Persoonlijke ontwikkeling
- "Mijn werktaken vorderen meestal heel snel, zelfs als er externe feedback nodig is."
- "Als ik suboptimaal gedrag waarneem, weet ik hoe ik mijn collega's daar constructief op kan wijzen."
- "Ik ontvang constructieve Feedback zowel voor mijn werk als voor mijn persoonlijke ontwikkeling."
- "Ik zie een aantrekkelijk carrièrepad voor me in het bedrijf." #Groei
- "De afgelopen weken heb ik vaak mijn Sterke punten aan het werk."
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer.
Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou.
En natuurlijk zijn daar ook stellingen voor die je onderdeel kunt maken van je voorbeeldagenda voor één-op-één gesprekken. Concreet zijn hier 4 gedragsankers om bij stil te staan, die je ook gratis interactief kunt laten beantwoorden in de Echometer één-op-één software en meetbaar kunt maken.
⁉️ Stemmingscheck (overeenkomst van 1-7): Leiderschapskwaliteit
- "Ik ben heel blij met mijn ploegleider." #Beroepstevredenheid
- "Mijn teamleider zoomt regelmatig uit om het hogere niveau te zien Team doelende strategie en de visie uit te leggen."
- "Mijn teamleider stelt dingen op een constructieve manier ter discussie." #Feedback #Leiderschap
- "Mijn teamleider geeft het goede voorbeeld van wat hij van ons als team verwacht." #Leiderschap
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om.
Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog).
Als je het nog steeds niet zeker weet, kan de volgende video nuttig zijn. Helen gaat dieper in op enkele van de belangrijkste aspecten die ik al heb genoemd en legt ook in detail uit hoe zij haar agenda voor één-op-één vergaderingen gebruikt (inclusief scherm delen). Het wordt interessant vanaf minuut 04:20.
15 andere voorbeeldagenda's voor één-op-één vergaderingen (als Doc, PDF etc.)
Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer voorbeeldagenda's voor één-op-één vergaderingen die je vroeg of laat kunt gebruiken.
Ik heb het bijvoorbeeld over agenda's voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.
We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)
Conclusie: De beste voorbeeldagenda voor één-op-één vergaderingen
Zoals hierboven vermeld, is de "beste" één-op-één vergaderagenda altijd op maat gemaakt voor je medewerker.
De kennis in dit artikel zou je echter moeten helpen om precies dat te doen.
Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je hier ook bij helpen. Als je meer wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
