Zanim przejdę od razu do przykładowej agendy, chciałbym odpowiedzieć na pytanie, jak przeprowadzić spotkanie indywidualne jako szef lub przełożony. 

Niektóre aspekty tego są stosunkowo oczywiste, więc skupię się na siedmiu wskazówkach, które mogą być mniej intuicyjne, ale są tym bardziej skuteczne.

Wskazówka 1: Pytaj o przeciwieństwo tego, co chcesz wiedzieć

Dlaczego? Jeśli zapytasz: "Co możemy poprawić?", otrzymasz standardowe odpowiedzi. Ale jeśli zapytasz odwrotnie, aktywuje to nowe wzorce myślowe.

Jak wdrożyć?

• Zamiast "Jak sobie radzisz z projektem?" → "Gdyby nagle zniknął, za czym byś tęsknił?".
• Zamiast "Co mogę zrobić lepiej jako menedżer?" → "Co zdecydowanie powinienem zachować, ponieważ działa dobrze?".
• Zamiast "Co Cię najbardziej blokuje?" → "Co jest teraz dla ciebie najbardziej płynne?".

To odwrócenie często przynosi głębsze, bardziej przemyślane odpowiedzi.

Wskazówka 2: Poczekaj z ważnymi pytaniami – Niech najpierw zadziała cisza

Dlaczego? Wiele osób rozpoczyna rozmowę 1:1 od ważnych kwestii. Ale jeśli zaczniesz od razu od "Jak leci?" lub "Czy masz jakieś wyzwania?", odpowiedzi są często ogólne ("Wszystko pasuje"). Zamiast tego: zacznij spokojnie, poczekaj i pozwól na ciszę. Naprawdę istotne punkty często pojawią się naturalnie.

Jak wdrożyć?

• Na początku nie zadawaj żadnych poważnych pytań. Zacznij niezobowiązująco ("Jak minął poranek?") i daj im przestrzeń.
• Świadomie znoś ciszę. Ludzie mają tendencję do wypełniania luk – często tym, co naprawdę ich niepokoi.

Wskazówka 3: Zmień otoczenie – pokój wpływa na rozmowę

Dlaczego? Atmosfera wpływa na to, co i jak ludzie mówią. Rozmowa w biurze różni się od spaceru lub spotkania w kawiarni.

Jak wdrożyć?

• Wypróbuj inne miejsca: pójście na spacer pomaga mówić bardziej swobodnie. Kawiarnia może wydawać się bardziej nieformalna.
• Wirtualne spotkania? Przetestuj różne ustawienia, np. czasami tylko audio, czasami wideo – w zależności od tematu i osoby.

Wskazówka 4: Unikaj pytań "Dlaczego?" – zamiast tego używaj "Jak?" lub "Co?".

"Dlaczego?" może brzmieć defensywnie ("Dlaczego zrobiłeś to w ten sposób?" → sprawia wrażenie krytyki). "Jak?" lub "Co?" pozwalają na więcej refleksji.

Jak wdrożyć?

• Zamiast "Dlaczego nie osiągnąłeś celu?" → "Co ci w tym przeszkodziło?".
• Zamiast "Dlaczego to robisz?" → "Jak podjąłeś tę decyzję?".

Dźwięk robi różnicę.

Wskazówka 5: Nie zamieniaj tego w ankietę –, ale sam coś ujawnij

Dlaczego? Wiele rozmów 1:1 wygląda jak wywiady: "Jak leci? Czego potrzebujesz? Jakie są twoje wyzwania?" Ale ludzie są bardziej skłonni do otwarcia się, gdy zdają sobie sprawę, że jest to wymiana.

Jak wdrożyć?

• Podziel się swoim małym wyzwaniem lub realizacją, zanim zapytasz: "Czy ty też to wiesz?".
• Przykład: "Zauważyłem ostatnio, że zbyt często gubię się w szczegółach. Czy ty też tak czasem robisz?".
• Buduje to zaufanie i otwiera drzwi do szczerego dialogu.

Wskazówka 6: Nie patrz tylko w przeszłość, ale także na "przyszłe problemy"

Rozmowy 1:1 często dotyczą problemów z przeszłości ("Co poszło dobrze? Co było trudne?"). Ale jeszcze bardziej wartościowe są rozmowy o przyszłych przeszkodach, zanim się pojawią.

Jak wdrożyć?

• Pytanie: "Zakładając, że kolejny kwartał pójdzie idealnie –, co było kluczem do tego?"
• Albo: "Co może przeszkodzić ci w byciu produktywnym w ciągu najbliższych kilku tygodni?".

Skutkuje to proaktywnymi rozwiązaniami zamiast reagowania na wcześniejsze problemy.

Wskazówka 7: Przestań oferować rozwiązania bezpośrednio – Zamiast tego zapytaj: "Czego już próbowałeś?".

Dlaczego? Kuszące jest udzielanie wskazówek bezpośrednio. Jednak pracownicy często mają już pomysły –, które wymagają jedynie refleksji.

Jak wdrożyć?

• Zamiast "Możesz spróbować X!" → "Czego już próbowałeś, aby rozwiązać ten problem?".

W rezultacie pracownicy czują, że są traktowani poważnie i opracowują własne rozwiązania.