Nessuno va in palestra e si allena a casaccio qua e là – almeno non se vuole vedere dei progressi. Perché dovrebbe essere diverso con gli incontri individuali?
Un'agenda modello assicura che vengano trattate tutte le aree importanti, in modo da lasciare spazio sia alle questioni professionali che a quelle personali. In questo modo, gli incontri individuali si trasformano in un piano di allenamento strutturato nel tempo.
Che siano faccia a faccia, digitali o virtuali, gli incontri 1 a 1 offrono spazio per il feedback e quindi per lo sviluppo personale, che è essenziale nel mondo del lavoro di oggi. In questo articolo vi fornirò un esempio concreto di agenda con domande utili che potrete utilizzare nelle vostre riunioni individuali settimanali, quindicinali o mensili per avere buone conversazioni con i vostri riporti diretti.
Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di quali siano le caratteristiche di una buona riunione individuale con i dipendenti, date un'occhiata alla nostra guida: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.
Come si tiene una riunione individuale? 7 consigli e domande
Prima di passare direttamente all'esempio di ordine del giorno, vorrei rispondere alla domanda su come condurre una riunione individuale in qualità di capo o supervisore.
Alcuni aspetti sono relativamente ovvi, quindi mi concentrerò su sette consigli che possono risultare meno intuitivi, ma tanto più efficaci.
Suggerimento 1: Chiedere il contrario di ciò che si vuole sapere
💡 Perché? Se chiedete: "Cosa possiamo migliorare?", otterrete risposte standard. Ma se si chiede il contrario, si attivano nuovi schemi di pensiero.
🛠 Come implementare?
- Invece di "Come va con il progetto?" → "Se improvvisamente non ci fosse più, cosa ti mancherebbe?".
- Invece di "Cosa posso fare meglio come manager?" → "Cosa devo assolutamente tenere perché funziona bene?".
- Invece di "Qual è il tuo più grande blocco?" → "Qual è la cosa più facile per te in questo momento?".
Questa inversione spesso porta a risposte più profonde e meditate.
Suggerimento 2: Aspettate con le domande importanti – Lasciate che il silenzio lavori per primo
💡 Perché? Molti iniziano l'incontro 1:1 con i problemi più importanti. Ma se si arriva subito con "Come va?" o "Hai qualche difficoltà?", le risposte sono spesso generiche ("Tutto va bene"). Invece: iniziate in modo rilassato, aspettate e permettete il silenzio. I punti veramente rilevanti spesso vengono fuori in modo naturale.
🛠 Come implementare?
- All'inizio non fate grandi domande. Iniziate con disinvoltura ("Com'è andata la mattinata?") e lasciate loro spazio.
- Sopportare consapevolmente il silenzio. Le persone tendono a riempire i vuoti – spesso con ciò che le preoccupa veramente.
Suggerimento 3: cambiare l'ambiente – la stanza influenza la conversazione
💡 Perché? L'atmosfera influenza cosa e come si parla. Una conversazione in ufficio è diversa da una passeggiata o da una riunione in un caffè.
🛠 Come implementare?
- Provate altri luoghi: fare una passeggiata aiuta a parlare con più disinvoltura. Un caffè può sembrare più informale.
- Riunioni virtuali? Provare diverse impostazioni, ad esempio a volte solo audio, a volte video – a seconda dell'argomento e della persona.
Suggerimento 4: evitate le domande "Perché?" – usate invece "Come?" o "Cosa?
"Perché?" può suonare difensivo ("Perché hai fatto così?" → sembra una critica). Le domande "Come?" o "Cosa?" consentono una maggiore riflessione.
🛠 Come implementare?
- Invece di "Perché non hai raggiunto l'obiettivo?". → "Cosa ti ha impedito di farlo?".
- Invece di "Perché lo fai?" → "Come sei arrivato a questa decisione?".
Il suono fa la differenza.
Suggerimento 5: non trasformatelo in un sondaggio –, ma rivelate voi stessi qualcosa
💡 Perché? Molti incontri 1:1 sembrano interviste: "Come va? Di cosa hai bisogno? Quali sono le tue sfide?". Ma le persone sono più propense ad aprirsi quando capiscono che si tratta di uno scambio.
🛠 Come implementare?
- Condividete una vostra piccola sfida o realizzazione prima di chiedere: "Lo sai anche tu?".
- Esempio: "Ultimamente ho notato che mi perdo troppo nei dettagli. Capita anche a te di farlo?".
- Questo crea fiducia e apre la porta a un dialogo onesto.
Suggerimento 6: Non guardate solo al passato, ma anche ai "problemi futuri".
Perché? Gli incontri 1:1 spesso ruotano intorno ai problemi del passato ("Cosa è andato bene? Cosa è stato difficile?"). Ma ancora più preziose sono le conversazioni sugli ostacoli futuri prima che si presentino.
🛠 Come implementare?
- Domanda: "Supponendo che il prossimo trimestre vada perfettamente –, qual è stata la chiave di volta?".
- Oppure: "Cosa potrebbe impedirvi di essere produttivi nelle prossime settimane?".
In questo modo si ottengono soluzioni proattive invece di reagire ai problemi del passato.
Suggerimento 7: Smettete di offrire soluzioni direttamente – Chiedete invece: "Cosa avete già provato?".
💡 Perché? Si è tentati di dare suggerimenti direttamente. Tuttavia, spesso i dipendenti hanno già delle idee – hanno solo bisogno di riflettere.
🛠 Come implementare?
- Invece di "Potresti provare con X!" → "Cosa hai già provato per risolvere il problema?".
Di conseguenza, i dipendenti sentono di essere presi sul serio e sviluppano le proprie soluzioni.
Se tenete conto di questi suggerimenti, molto probabilmente la conduzione della riunione individuale sarà molto più facile e produttiva. Perché se il vostro unico obiettivo con l'agenda di esempio di una riunione individuale è che il vostro dipendente non si dimetta, allora avete l'atteggiamento sbagliato e la vostra riunione è destinata a fallire – vedi fumetto.
Il migliore (semplice) esempio di agenda per un incontro individuale
Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo mi dice che state cercando un semplice esempio di agenda per le riunioni individuali con i vostri dipendenti.
Ecco perché qui troverete un modello di documento semplice e collaudato, che dovrebbe essere un buon accompagnamento per un classico colloquio di valutazione quindicinale, ad esempio.
Importante: questa è una semplice agenda standard –, ma la "migliore" agenda per le riunioni 1-to-1 è sempre quella che il supervisore ha personalizzato per il proprio dipendente. I 7 consigli di cui sopra dovrebbero aiutarvi in questo senso.
È possibile salvare il modello come Doc sotto il modello stesso, ma anche come documento PDF, Excel, Google Sheet o Word. È sufficiente fare clic sulla levetta "Più".
👋 Benvenuto e rompighiaccio
- Come stai oggi, come è andata la tua settimana finora?
📕 Argomenti Dipendente [nome]
- ...
👈 Argomenti di leadership: revisione
- Cosa è andato bene nelle ultime due settimane?
- Quali sono state le sfide?
👈 Argomenti di leadership: priorità e obiettivi
- Quali sono le tue priorità principali per le prossime settimane?
- Dove hai bisogno del mio supporto?
🤚 Conclusione
- C'è qualcos'altro di cui vorresti discutere?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Come si può notare, l'obiettivo principale di questa agenda esemplificativa one-to-one è quello di ingrandirsi. Questo è spesso molto difficile nella vita di tutti i giorni, ed è per questo che è necessario un blocco di tempo dedicato.
A proposito, non fatevi ingannare dall'ordine del giorno: In sostanza, il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di far sì che i vostri dipendenti intrinsecamente motivati portino da soli il maggior numero possibile di argomenti al tavolo.
"Nelle mie riunioni 1:1, è fastidioso prendere appunti e concentrarsi contemporaneamente sul dipendente".
"Sì, gli incontri 1:1 con i miei dipendenti dovrebbero essere il mio appuntamento più importante – ma non ho una guida per questo".
15 domande intelligenti per arricchire la vostra agenda di campioni 1-to-1
Oltre a questa agenda, ci sono naturalmente altri aspetti su cui riflettere durante il colloquio di valutazione.
Ecco perché le domande individuali che stimolano nuove prospettive sono molto utili negli incontri individuali. Vorrei fornirvi alcuni esempi di domande di questo tipo.
✅ Domande generali sulle riunioni individuali
- Come stai (davvero) in questo momento?
- Su una scala da uno (molto male) a dieci (molto bene), come ti senti in questo momento?
- Quanto sei concentrato al momento su una scala da 1 a 10? E perché?
- Cosa ti passa per la testa in questo momento?
- Cosa ti blocca al momento sul lavoro?
- Cosa sta andando bene per te in questo momento?
- Cosa non sta andando bene al momento?
🧑🎨 Domande di incontri creativi one-to-one
- Se dovessi descrivere il tuo stato d'animo come una previsione del tempo per quanto riguarda il progetto, il tuo lavoro in generale e le tue mansioni, come sarebbe?
- Quanto spesso ti senti sopraffatto o stressato al lavoro? In quali situazioni?
- Come ti sembra una buona pausa (aria fresca, schermi...)?
- Cosa stai facendo in questo momento che non ti sta portando da nessuna parte?
- Hai una bacchetta magica e un desiderio in relazione al lavoro: cosa vorresti (escluso uno stipendio più alto)?
- Di cosa hai bisogno attualmente per migliorare?
- Qual è stata la tua sfida più grande ieri (o la scorsa settimana, ecc.)?
Altre 17 domande per incontri individuali per una visione a volo d'uccello
Uno degli obiettivi più importanti degli incontri one-to-one è, come già detto, quello di fare regolarmente zoom. Per questo motivo, sono utili le domande che inseriscono il lavoro quotidiano in un contesto più ampio.
Ho anche portato 17 domande per voi come manager che dovrebbero arricchire il vostro dialogo individuale.
🧘♀️ Domande individuali con focus sugli aspetti positivi
- Se potessi aggiungere una responsabilità o un potere decisionale al tuo ruolo, quale sarebbe?
- Quale abilità avrebbe il maggiore impatto sulle tue prestazioni personali se la padroneggiassi?
- Quali nuove cose hai imparato di recente (a livello privato o professionale)?
- Quando è stata l'ultima volta che hai aiutato un altro membro del team a svilupparsi?
- Quali sono le 3 cose migliori che desideri per te stesso a livello professionale nei prossimi 1-2 anni?
- Quando è stata l'ultima volta che hai sperimentato uno stato di flusso al lavoro? Quanto è facile per te entrare nel flusso?
- Come definiresti il ruolo informale che hai nel team e perché? (ad esempio "Responsabile della felicità")
- Cosa ti ispira al momento? Cosa ti sta dando energia?
🦋 Domande individuali sui miglioramenti
- Se fossi il CEO di questa organizzazione, cosa faresti di diverso?
- Quali sono le cose che ti prosciugano l'energia?
- Cosa ti manca attualmente nel tuo lavoro?
- Se potessi cambiare una cosa del tuo lavoro, quale sarebbe?
- Quando ti è stato difficile cambiare contesto tra un compito e l'altro?
- Quando è stata l'ultima volta che hai contribuito al miglioramento di un processo nel nostro team?
- Se potessi delegare una delle tue responsabilità a qualcun altro, quale sarebbe?
- Quali cose ti rallentano o bloccano regolarmente il tuo lavoro?
- Quale domanda ti faresti se fossi il tuo allenatore?
2 Ordini del giorno interattivi per incontri individuali (PDF)
Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema.
Molti supervisori inseriscono occasionalmente dei piccoli sondaggi nelle loro riunioni individuali. In altre parole, si limitano a formulare alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d'accordo con un'affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.
Da queste microindagini in 1:1 si aspettano i seguenti risultati:
- Maggiore varietà e coinvolgimento nel dialogo 1 a 1
- Adottare nuove prospettive
- Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo
E, naturalmente, questa idea può anche far parte dell'agenda del modello one-to-one. Ho raccolto per voi cinque affermazioni che si concentrano sul riflesso di importanti prerequisiti per ogni dipendente di successo.
È anche possibile scaricare questa agenda come documento, ma ancora meglio è il seguente: Nel nostro software per riunioni individuali, abbiamo integrato uno strumento che visualizza i risultati nel tempo sotto forma di metriche e fornisce suggerimenti con un assistente AI – sentitevi liberi di dare un'occhiata senza accedere utilizzando il pulsante qui sotto.
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Sviluppo personale
- "I miei compiti di lavoro di solito procedono molto rapidamente, anche se è necessario un feedback esterno".
- "Se osservo un comportamento non ottimale, so come attirare in modo costruttivo l'attenzione dei miei colleghi".
- "Ricevo un messaggio costruttivo Feedback sia per il mio lavoro che per il mio sviluppo personale".
- "Vedo un interessante percorso di carriera nell'azienda". #Crescita
- "Nelle ultime settimane, ho avuto spesso modo di Punti di forza al lavoro".
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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Come si può notare, le affermazioni riguardano aspetti chiave di un dipendente soddisfatto.
Un altro prerequisito per avere dipendenti sani e produttivi è, ovviamente, un buon manager. Sì, sto parlando di voi.
Naturalmente, ci sono anche affermazioni che possono essere inserite nell'agenda di esempio delle conversazioni one-to-one. Nello specifico, ecco 4 ancoraggi comportamentali su cui riflettere, a cui potete far rispondere gratuitamente in modo interattivo nel software Echometer one-to-one e renderli misurabili.
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Qualità della leadership
- "Sono molto contento del mio team leader". #Soddisfazione sul lavoro
- "Il mio team leader fa regolarmente uno zoom per vedere i livelli più elevati Obiettivi di squadraspiegare la strategia e la visione".
- "Il mio team leader mette in discussione le cose in modo costruttivo". #Feedback #Leadership
- "Il mio capo squadra dà l'esempio di ciò che si aspetta da noi come squadra". #Leadership
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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E non vede l'ora di porre queste domande nel suo incontro individuale? Molto bene, mi fa piacere.
Se desiderate uno spunto più creativo, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo).
Se non siete ancora sicuri, il video seguente può esservi utile. Helen approfondisce alcuni degli aspetti chiave che ho già menzionato e spiega anche come utilizza l'agenda delle riunioni one-to-one (compresa la condivisione dello schermo). Il video diventa interessante a partire dal minuto 04:20.
15 altri esempi di ordini del giorno per riunioni individuali (in formato Doc, PDF ecc.)
Probabilmente l'avete quasi indovinato. Naturalmente, esistono molti altri esempi di ordini del giorno per riunioni individuali che potrete utilizzare prima o poi.
Ad esempio, parlo di agende per l'incontro individuale sulla retribuzione, per la conversazione con un dipendente difficile o con un dipendente completamente nuovo.
Abbiamo modelli aggiuntivi per tutti questi casi d'uso, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis)
Conclusione: il miglior esempio di agenda per riunioni individuali
Come già detto, la "migliore" agenda di riunioni one-to-one è sempre personalizzata per il vostro dipendente.
Tuttavia, le conoscenze contenute in questo articolo dovrebbero aiutarvi a farlo.
Anche il nostro assistente AI per riunioni individuali può aiutarvi in questo senso. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1.
La maggior parte dei coach Agile gira in tondo....
... e curare sintomi superficiali. È ora di utilizzare la psicologia – per un cambiamento di mentalità sostenibile.
