Je hebt een nieuwe medewerker in je team, een nieuw teamlid of een nieuwe direct report die aan jou rapporteert en nu ben je het eerste één-op-één gesprek of beoordelingsgesprek aan het plannen? Hier vind je alle tips voor de uitnodiging, de agenda, het modereren van je 1-1 gesprek en alles wat erbij komt kijken!
Om te beginnen: Als je geïnteresseerd bent in een algemene inleiding tot regelmatige één-op-één gesprekken, bekijk dan ons bericht over dit onderwerp: Een handleiding: 6 tips voor succesvolle 1-op-1 gesprekken.
💡
Uit een onderzoek blijkt dat meer dan 50% van de nieuwe medewerkers zich zelfs na het inwerken nog niet voldoende voorbereid voelt op hun rol. Vooral in kleine bedrijven en teams op afstand is dit cijfer meer dan 60%.
Eén-op-één of werknemersbeoordelingen zijn daarom nog steeds uiterst belangrijk, zelfs nadat het inwerken is voltooid.
Bron: Het effect van slecht inwerken op nieuwe medewerkers
Tip 1 voor het eerste 1-op-1 gesprek met nieuwe medewerkers: De uitnodiging en het voorgesprek
Mensen die als nieuwe werknemers of nieuwe teamleden bij het bedrijf komen werken, worden vaak overweldigd door de stortvloed aan nieuwe informatie. Daarom moet de eerste één-op-één bijeenkomst met nieuwe werknemers of teamleden altijd persoonlijk worden besproken en aangekondigd via een e-mailuitnodiging.
Als de nieuwe 1-op-1 ontmoetingsroutine niet van tevoren persoonlijk wordt besproken, heeft de nieuwe medewerker of het nieuwe teamlid weinig gelegenheid om zich hierop voor te bereiden en kan de uitnodiging voor de afspraak verloren gaan in de stroom e-mails en kennisgevingen.
Dus doe jezelf en je directielid een plezier en spreek de 1:1 gesprekken of beoordelingsgesprekken persoonlijk aan en geef de medewerker de kans om zich voor te bereiden op het eerste 1:1 gesprek.
In het voorgesprek voor het eerste één-op-één gesprek met je directe rapport kun je de volgende punten aan de orde stellen:
- Wat is het doel van de één-op-één serie?
- Hoe vaak moet het een-op-eengesprek plaatsvinden (bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks of maandelijks) en hoe lang moet de afspraak duren?
- Op welke dag van de week en hoe laat moet de afspraak plaatsvinden?
- Wat zijn de verwachtingen van de Direct Report voor het eerste één-op-één gesprek?
- Wanneer vindt de eerste één-op-één bijeenkomst precies plaats?
Na het gesprek kun je ook een uitnodigingsmail naar je werknemer sturen voor het eerste 1-op-1 gesprek. Op deze manier kan de werknemer alles wat er te weten valt over de 1:1 op schrift lezen. Hier is een artikel met voorbeelden: 5 sjablonen en voorbeelden voor uitnodigingsmails voor één-op-één gesprekken.
Tip 2 voor het eerste één-op-één gesprek met nieuwe medewerkers: Het kader voorbereiden en creëren
Het eerste één-op-één gesprek zet de toon voor alle volgende één-op-één gesprekken of beoordelingsgesprekken. Als manager is het daarom belangrijk om goed voorbereid te zijn op het eerste één-op-één gesprek of beoordelingsgesprek.
In het eerste 1:1-gesprek moet de manager beginnen met het herhalen van zowel de verwachtingen als de voordelen voor de medewerker om het kader te scheppen:
- Verwachtingen van de werknemer:
- Open communicatie: De medewerker moet bereid zijn om eerlijk te praten over uitdagingen, successen en feedback.
- Actief preparaat: De werknemer moet zich voorbereiden op de gesprekken door onderwerpen, vragen of zorgen mee te nemen.
- Proactief co-ontwerp: Het 1:1 gesprek of beoordelingsgesprek is een gedeelde ruimte om ideeën, doelen of problemen te bespreken. Het is aan de medewerker om deze ruimte actief te gebruiken.
- Verantwoordelijkheid voor persoonlijke ontwikkeling: De medewerker moet de 1:1 ook zien als een kans om verantwoordelijkheid te nemen voor zijn eigen ontwikkeling door feedback te vragen en doelen te stellen.
- Voordelen voor de werknemer:
- Individuele ondersteuning: Medewerkers krijgen een duidelijk platform om hun behoeften, uitdagingen en doelen met hun manager te bespreken.
- Loopbaanontwikkeling: De gesprekken bieden de mogelijkheid om professionele ontwikkeling te plannen en gerichte ondersteuning te krijgen.
- Duidelijkheid en feedback: Medewerkers krijgen regelmatig feedback op hun eigen werk en richtlijnen over verwachtingen.
- Verbeterde samenwerking: Regelmatige communicatie zorgt voor meer begrip en vertrouwen tussen werknemers en managers.
- Probleemoplossingen: Zorgen of obstakels kunnen in een vroeg stadium in een vertrouwelijke omgeving worden besproken en opgelost.
Pas als deze randvoorwaarden duidelijk zijn en alle vragen van de medewerker over de 1-op-1 vorm zijn opgehelderd, kun je beginnen met de eigenlijke agenda.
Tip 3 voor het eerste beoordelingsgesprek met nieuwe medewerkers: De agenda (incl. voorbeeldagenda)
De eigenlijke agenda voor 1-op-1 gesprekken of personeelsbeoordelingen is vaak erg constant. Toch moet je naast de terugkerende agendapunten altijd ruimte overlaten om individuele onderwerpen te plaatsen en af te wijken van het gebruikelijke format.
De agenda voor het eerste 1-op-1 gesprek of beoordelingsgesprek kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
- Inleiding – Verwachtingen en voordelen van de 1-1 (vooral voor het eerste beoordelingsgesprek)
- Vooruitgang: Waar heb je aan gewerkt?
- Blokkades & uitdagingen: Met welke blokkades of uitdagingen worstel jij?
- Doelen voor de komende week(en)
- Andere punten van de medewerker (bijv. feedback of ideeën)
- Andere punten van de manager (bijv. feedback of persoonlijke uitwisseling over updates van het bedrijf)
De laatste twee punten in het sjabloon zijn belangrijk als vangnet voor alle onderwerpen die niet bij de vorige passen. Dit zorgt ervoor dat de medewerker altijd weet waar hij zijn eigen onderwerpen naar voren kan brengen. Als er geen "verdere punten" zijn, kun je dit deel van de vergadering gewoon overslaan.
Natuurlijk kan de agenda voor het één-op-één gesprek voortdurend worden aangepast samen met het directielid. Maak de agenda echter niet te ingewikkeld voor het eerste één-op-één gesprek of beoordelingsgesprek. Het is raadzaam om eenvoudig te beginnen en de agenda dan voortdurend aan te passen en te individualiseren op basis van praktijkervaringen.
Als je geïnteresseerd bent in meer gedetailleerde sjablonen voor verschillende één-op-één gesprekken (bijv. wekelijks, jaarlijks, 1-1 met lastige medewerkers...), bekijk dan het bijbehorende artikel: 15 beproefde sjablonen voor 1-1 vergaderingen om te bewerken (gratis).
Tip 4 voor de eerste 1-op-1 bijeenkomst met nieuwe medewerkers: Gezamenlijke gedeelde notities / 1-op-1 tool
Uit persoonlijke ervaring kan ik zeggen dat het altijd vrijblijvend en onprofessioneel aanvoelt om een vergadering te hebben zonder schriftelijke aantekeningen. Zonder aantekeningen is het gemakkelijk om te vergeten wat er het laatst is besproken in een één-op-één vergadering.
Om dit probleem vanaf het begin te voorkomen, raad ik aan om meteen aan het begin van het eerste 1-op-1 of beoordelingsgesprek te bepalen waar je de agendapunten en notities voor het 1-op-1 gesprek wilt vastleggen. Je kunt het beste een tool gebruiken waarmee je samen aantekeningen kunt maken die je tegelijkertijd kunt bekijken en bewerken.
Het gebruik van een 1:1 tool maakt het makkelijker om direct samen maatregelen te formuleren en bij te houden. In het bijzonder wil ik onze software voor 1-1 vergaderingen Echometer noemen. Het helpt je om 1-1 vergaderingen tijdsefficiënter, leuker en productiever te maken. Je kunt meer informatie vinden op deze website. Je kunt ook het volgende 1-1 vergadering sjabloon gebruiken om met de tool aan de slag te gaan:
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
Naast de gedeelde notities kun je natuurlijk ook privénotities opschrijven die niet met de medewerker worden gedeeld. De meeste tools voor 1:1 gesprekken of werknemersbeoordelingen bieden hier echter ook een geïntegreerde functie voor.
Tip 5 voor het eerste één-op-één gesprek met nieuwe medewerkers: Betrek medewerkers er actief bij
In het eerste één-op-één gesprek moet al duidelijk zijn geworden dat je als manager de feedback van je medewerker belangrijk vindt.
Om dit nog eens te benadrukken, moet je je werknemer aan het einde van het eerste één-op-één gesprek om feedback vragen. Bijvoorbeeld:
- Kun je nog andere manieren bedenken waarop we onze één-op-één bijeenkomsten kunnen organiseren om ze nog leuker voor je te maken?
- Zullen we een herinnering instellen voor over 2 maanden en dan samen nadenken over de vraag of de één-op-één-vorm voor ons werkt wat betreft frequentie, duur van de vergadering en de agenda?
- Waar moeten we ons volgens jou op richten tijdens de volgende 1-1 vergaderingen of personeelsbeoordelingen?
Trouwens: Als je een manager van softwareontwikkelaars bent, is het volgende artikel misschien interessant voor je: 6 Feedbackvoorbeelden voor softwareontwikkelaars.
Er zijn nu enkele speciale situaties waarin één-op-één gesprekken kunnen plaatsvinden. In de voorbeelden tot nu toe is ervan uitgegaan dat je 1-op-1 of personeelsbeoordelingen introduceert in je bestaande team met bestaande directieleden. Maar wat gebeurt er als een nieuwe medewerker zich bij een bestaand team voegt? Of hoe kun je je als manager gedragen als jij de enige bent die nieuw is, maar de rest elkaar al kent? Daar wil ik het nu graag over hebben.
Het eerste beoordelingsgesprek met een nieuw teamlid in een bestaand team
Wanneer een nieuwe Direct Report begint in het team, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden in je eerste één-op-één gesprek als leider van het team om het teamlid succesvol in te werken.
Hier zijn de 3 belangrijkste tips:
Tip 1 voor het eerste één-op-één gesprek met een nieuw teamlid: Verduidelijk rol & verwachtingen
Voor een succesvolle samenwerking is het belangrijk dat het nieuwe directe rapport precies begrijpt wat de verwachtingen zijn.
Beantwoord daarom de volgende vraag in het eerste 1-1 gesprek of beoordelingsgesprek: Wat wordt precies de rol van de nieuwe medewerker in het team?
Tip 2 voor het eerste 1-op-1 gesprek of beoordelingsgesprek met een nieuw teamlid: Leg het team en de cultuur uit
Als nieuw teamlid moet je vertrouwd raken met de bestaande structuren. Als manager heb je een goed overzicht van hoe het team werkt. Help de nieuwe medewerker dus in het eerste 1-op-1 of beoordelingsgesprek om beter te begrijpen wie waaraan werkt in het team en hoe de typische communicatiekanalen en routines eruit zien.
De teamcultuur is hier ook een belangrijke factor. Gebruik de nieuwe Direct Report om te delen waar jullie als team waarde aan hechten bij het samenwerken. Misschien zijn er zelfs bepaalde werkafspraken die jullie kunnen bespreken (meer hierover: Werkovereenkomsten: 10 voorbeelden en sjablonen).
Bied het nieuwe teamlid ook ondersteuning bij het netwerken met andere teamleden en nodig ze uit voor gezamenlijke bijeenkomsten. Natuurlijk is het ook zinvol om aan te bieden om een "mentor" buiten je eigen team te organiseren.
Tip 3 voor de eerste 1-op-1 ontmoeting met een nieuw teamlid: Laat ruimte voor vragen
Als manager ben je verantwoordelijk voor een succesvolle introductie van het nieuwe directielid. Creëer in je eerste één-op-één gesprek met het nieuwe teamlid voldoende ruimte voor vragen en bied ondersteuning:
- Wat heb je het meest nodig voor je kennismaking?
- Wat is de volgende belangrijkste mijlpaal voor je inductie?
- Wanneer wil je kunnen zeggen dat je het introductieprogramma hebt afgerond?
- Wanneer zullen we de volgende keer samen de status van je inductie bekijken?
Je kunt de vragen en antwoorden van het nieuwe teamlid het beste noteren in de aantekeningen van je 1-op-1 gesprek of beoordelingsgesprek. Zo kun je er later naar verwijzen.
De eerste één-op-één gesprekken als manager in een compleet nieuw team
Als je als manager nieuw bent in een bestaand team, zijn één-op-één gesprekken een goede manier om een persoonlijke relatie op te bouwen met alle teamleden en hun verschillende sterke punten en perspectieven te leren kennen.
Ik heb een paar speciale tips voor je voor deze situatie:
Tip 1 voor managers in nieuwe teams: Gebruik de eerste één-op-één gesprekken om eerst de relatie op te bouwen.
De belangrijkste basis voor een succesvolle samenwerking is een vertrouwensrelatie. Gebruik de eerste één-op-één gesprekken daarom vooral om je nieuwe teamleden te leren kennen.
Gebruik vragen als:
- Wat heeft je naar deze rol geleid?
- Wat vind je vooral leuk aan je werk, wat motiveert je?
- Wat doe je buiten je werk? (Je kunt deze vraag het beste pas stellen nadat je iets over je privéhobby's hebt verteld)
- Wat vind je vooral belangrijk in een manager en in teamwork?
Zorg ervoor dat je ook persoonlijke details over jezelf deelt. Het opbouwen van een relatie is tenslotte geen eenrichtingsverkeer.
Doe jezelf een plezier en sla deze stap niet over. Geloof me, de tijd die het kost om een relatie op te bouwen is goed geïnvesteerd.
Tip 2 voor managers in nieuwe teams: Pak sterke en zwakke punten aan
Zelfs als alles in het begin rooskleurig lijkt, zal op een gegeven moment duidelijk worden dat je team zowel sterke als zwakke punten – heeft, net als jij als manager.
Het is belangrijk om fouten en zwakheden in het team openlijk aan te kunnen pakken. Als manager moet je het goede voorbeeld geven.
Als je eenmaal hebt bewezen dat je openlijk over je eigen fouten en zwakheden kunt praten, zal het veel gemakkelijker zijn om met collega's en het team over fouten te praten.
Herhaal keer op keer hoe belangrijk een open foutencultuur voor je is en geef vervolgens het goede voorbeeld door je eigen fouten of gedrag en situaties waarin je ontevreden was over jezelf te delen.
Tip 3 voor managers in nieuwe teams: Integriteit in conflicten
Wanneer er conflicten ontstaan in teams, geven één-op-één gesprekken je de kans om de verschillende perspectieven van de teamleden te leren kennen. Je moet echter altijd objectief en neutraal blijven. Kies nooit de kant van één persoon in de 1-1's of beoordelingsgesprekken, maar maak duidelijk dat het je doel is om een objectieve, redelijke oplossing te vinden.
Als er een conflict is tussen Peter en Sabine in een 1-op-1 gesprek, moet je het niet met individuen eens zijn.
Vroeg of laat komt deze tegenstrijdigheid aan het licht en wordt je integriteit als manager in twijfel getrokken. In het ergste geval verlies je het vertrouwen van je team.
Dus: blijf altijd neutraal, zelfs in 1-op-1 gesprekken of beoordelingsgesprekken.
De betere manier om met conflicten in het team om te gaan: Praat over het conflict met alle betrokkenen (bijvoorbeeld in je team retrospective) en niet in 1-op-1 vergaderingen.
Klaar voor het eerste één-op-één gesprek of beoordelingsgesprek met je nieuwe Direct Report
Alleen al het feit dat je dit artikel hebt gelezen, laat zien dat je het belangrijk vindt om je rol als manager goed te vervullen. Je medewerkers mogen je dankbaar zijn voor één-op-één gesprekken! 😊
Als je een gemakkelijke manier wilt om je 1-1 vergaderingen te verbeteren, kan ik je het volgende aanraden: Probeer de Echometer tool gratis uit, bijvoorbeeld door het onderstaande sjabloon te gebruiken:
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
