1:1-möte: En enkel mall för dagordning (exempel inkl. PDF)

Ingen går till gymmet och tränar slumpmässigt här och där – åtminstone inte om de vill se framsteg. Varför skulle det vara annorlunda med personliga möten?

En modellagenda säkerställer att alla viktiga områden tränas, så att det finns utrymme för både professionella och personliga frågor. På så sätt blir dina enskilda möten med tiden en strukturerad träningsplan.

Oavsett om det handlar om ett personligt möte, ett digitalt eller ett virtuellt möte, så ger personliga möten utrymme för feedback och därmed personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv. I den här artikeln ger jag dig ett konkret exempel på en agenda med användbara frågor som du kan använda i dina personliga möten varje vecka, varannan vecka eller varje månad för att ha bra samtal med dina direktrapporterande medarbetare.

Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur bra enskilda möten med medarbetare ser ut, ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.

Förresten har jag nu också gjort en YouTube-video där jag presenterar resultaten av min lilla forskning: Jag frågade 100 chefer i kvalitativa intervjuer varför de faktiskt håller personliga möten. Om du är intresserad av syftet med one-to-one-möten, ta en titt:

Play

Innan jag går rakt in på exempelagendan vill jag svara på frågan om hur man som chef eller arbetsledare genomför ett möte på tu man hand. 

Vissa aspekter av detta är relativt uppenbara, så jag kommer att fokusera på sju tips som kanske är mindre intuitiva, men desto mer effektiva.

Tips 1: Fråga om motsatsen till det du vill veta

💡 Varför? Om du frågar: “Vad kan vi förbättra?”, kommer du att få standardsvar. Men om du frågar tvärtom aktiverar det nya tankemönster.

🛠 Hur implementerar man?

• Istället för “Hur går det med projektet?” → “Vad skulle du sakna om det plötsligt försvann?”
• Istället för “Vad kan jag göra bättre som chef?” → “Vad ska jag absolut behålla eftersom det fungerar bra?”
• Istället för “Vad är din största blockerare?” → “Vad är det smidigaste som händer för dig just nu?”

Denna omvändning ger ofta djupare och mer genomtänkta svar.

Tips 2: Vänta med de viktiga frågorna – Låt tystnaden arbeta först

💡 Varför? Många börjar 1:1 med de stora frågorna. Men om du kommer rakt in med “Hur går det?” eller “Har du några utmaningar?” blir svaren ofta generiska (“Allt passar”). Istället: börja avslappnat, vänta och tillåt tystnad. Ofta kommer de verkligt relevanta punkterna då naturligt.

🛠 Hur implementerar man?

• Ställ inga stora frågor i början. Börja avslappnat (“Hur var din morgon?”) och ge dem utrymme.
• Medvetet uthärda tystnad. Människor tenderar att fylla luckor – ofta med det som verkligen bekymrar dem.

Tips 3: Ändra miljön – rummet påverkar samtalet

💡 Varför? Atmosfären påverkar vad och hur människor talar. Ett samtal på kontoret känns annorlunda än en promenad eller ett möte på ett café.

🛠 Hur implementerar man?

• Prova andra platser: att ta en promenad hjälper dig att tala mer avslappnat. Ett kafé kan verka mer informellt.
• Virtuella möten? Testa olika inställningar, t.ex. ibland bara ljud, ibland video – beroende på ämne och person.

Tips 4: Undvik “Varför?”-frågor – använd “Hur?” eller “Vad?” istället

“Varför?” kan låta defensivt (“Varför gjorde du på det sättet?” → känns som kritik). “Hur?” eller “Vad?” ger utrymme för mer reflektion.

🛠 Hur implementerar man?

• Istället för “Varför nådde du inte målet?” → “Vad var det som hindrade dig från att göra det?”
• Istället för “Varför gör du det här?” → “Hur kom du fram till det här beslutet?”

Det är ljudet som gör skillnaden.

Tips 5: Gör det inte till en enkät – utan avslöja något själv

💡 Varför? Många 1:1:er verkar som intervjuer: “Hur går det? Vad behöver du? Vilka är dina utmaningar?” Men människor är mer benägna att öppna upp sig när de inser att det är ett utbyte.

🛠 Hur implementerar man?

• Berätta om en liten egen utmaning eller insikt innan du frågar: “Känner du också igen det här?”
• Exempel: “Jag har märkt på sistone att jag förlorar mig i detaljer för ofta. Gör du också det ibland?”
• Detta skapar förtroende och öppnar dörren för en ärlig dialog.

Tips 6: Titta inte bara bakåt, utan även på “framtida problem”

Varför? 1:1-samtal kretsar ofta kring tidigare problem (“Vad gick bra? Vad var svårt?”). Men ännu mer värdefulla är samtal om framtida hinder innan de uppstår.

🛠 Hur implementerar man?

• Fråga: “Förutsatt att nästa kvartal går perfekt –, vad var nyckeln till detta?”
• Eller: “Vad kan hindra dig från att vara produktiv under de närmaste veckorna?”

Detta leder till proaktiva lösningar i stället för att bara reagera på tidigare problem.

Tips 7: Sluta erbjuda lösningar direkt – Fråga istället: “Vad har du redan försökt?”

💡 Varför? Det är frestande att ge tips direkt. Men anställda har ofta redan idéer – de behöver bara reflektion.

🛠 Hur implementerar man?

• Istället för “Du kan prova X!” → “Vad har du redan försökt göra för att lösa problemet?”

Det leder till att medarbetarna känner att de tas på allvar och utvecklar egna lösningar.

Om du vill ha ytterligare 5 tips och den perfekta agendan inklusive nedladdning: Min senaste YouTube-video handlar om allt detta, inklusive 7 kreativa frågor om 1:1-möten. Känn dig fri att ta en titt.

Play

Wenn du diese Tipps oben berücksichtigt, wird die Durchführung deines Eins-zu-Eins Gesprächs mit hoher Wahrscheinlichkeit wesentlich einfacher und produktiver. Denn wenn dein einziges Ziel mit der Eins-zu-Eins Meeting Muster-Agenda ist, dass dein Mitarbeitender nicht kündigt, dann hast du die falsche Einstellung und dein Meeting ist zum scheitern verurteilt - siehe Comic.

Det faktum att du klickade på den här artikeln säger mig att du letar efter ett enkelt exempel på en agenda för enskilda möten med dina anställda.

Därför hittar du här först en enkel och beprövad dokumentmall som passar bra som komplement till exempelvis ett klassiskt medarbetarsamtal som hålls var fjortonde dag.

Wichtig: Das ist eine simple Standard-Agenda - aber die “beste” 1-zu-1 Meeting Agenda ist immer die Agenda, die du als Supervisor individuell an deinen Mitarbeitenden angepasst hast. Meine 7 Tipps oben sollten dir dabei helfen. 

Du kannst die Vorlage übrigens unter der eigentlichen Vorlage als Doc abspeichern, aber alternativ auch als PDF, Excel, Google Sheet oder Word Dokument. Einfach auf den “Plus”-Toggle klicken.

Som du kan se är huvudsyftet med denna en-till-en-agenda att zooma ut. Detta är ofta mycket svårt i vardagen, och därför är det nödvändigt med ett särskilt tidsblock.

Förresten, låt dig inte luras av dagordningen: I grund och botten bör ditt mål vara att din motiverade medarbetare själv ska ta upp så många ämnen som möjligt till diskussion.

Utöver denna agenda finns det naturligtvis andra aspekter som du kan reflektera över i ditt medarbetarsamtal.

Det är därför individuella frågor som stimulerar till nya perspektiv är till stor hjälp i enskilda möten. Jag skulle vilja ge dig några exempel på sådana frågor här.

Ett av de viktigaste målen med enskilda möten är, som sagt, att regelbundet zooma ut. Därför är det bra med frågor som sätter in det dagliga arbetet i ett större sammanhang.

Jag har också tagit med 17 frågor till dig som chef som kan berika din personliga dialog.

Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster.

Många chefer lägger ibland in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon håller med om ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.

De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:

• Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
• Anta nya perspektiv
• Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid

Och naturligtvis kan denna idé också vara en del av din agenda för en-till-en-modellen. Jag har sammanställt fem påståenden för dig här som fokuserar på att återspegla viktiga förutsättningar för varje framgångsrik medarbetare.

Du kan också ladda ner denna agenda som ett dokument, men ännu bättre är följande: I vår programvara för en-till-en-möten har vi ett integrerat verktyg som gör resultaten synliga över tid som en metrik och ger dig tips med en AI-assistent - ta gärna en titt utan att logga in via knappen nedan.

Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare. 

En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här. 

Och naturligtvis finns det också uttalanden för detta som du kan göra till en del av din en-till-en-konversations exempelagenda. Specifikt är här 4 beteendemässiga ankare att reflektera över, som du också kan få besvarade interaktivt gratis i Echometer en-till-en-programvaran och göra mätbara.

Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig. 

Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog) .

Du har förmodligen nästan gissat det. Naturligtvis finns det många fler exempel på dagordningar för möten mellan två personer som du kan använda förr eller senare. 

Jag pratar t.ex. om agendor för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt ny medarbetare.

Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)

Som redan nämnts ovan är den “bästa” agendan för ett-till-ett-möten alltid individuellt anpassad till dina anställda.

Kunskapen i den här artikeln bör dock hjälpa dig att göra just det.

Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig med detta. Om du vill veta mer kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten .