Зустріч 1:1: простий шаблон порядку денного (приклад у форматі PDF)

Ніхто не ходить до спортзалу і не тренується безсистемно тут і там –, принаймні, якщо вони хочуть бачити прогрес. Чому це має бути інакше з індивідуальними зустрічами?

Типовий порядок денний гарантує, що тренування охоплює всі важливі сфери, тому в ньому є місце як для професійних, так і для особистих питань. Таким чином, ваші індивідуальні зустрічі з часом перетворюються на структурований план фітнес-тренувань.

Незалежно від того, чи відбувається зустріч віч-на-віч, чи в цифровому або віртуальному форматі, зустрічі 1 на 1 пропонують простір для зворотного зв’язку, а отже, для особистого розвитку, що є дуже важливим у сучасному робочому світі. У цій статті я надам вам конкретний зразок порядку денного з корисними запитаннями, які ви можете використовувати під час щотижневих, двотижневих або щомісячних зустрічей один на один, щоб добре поспілкуватися з вашими безпосередніми підлеглими.

Перш за все: якщо ви все ще не впевнені, як виглядають хороші індивідуальні зустрічі зі співробітниками, ознайомтеся з нашим посібником: Посібник з 6 порадами для успішних індивідуальних розмов.

До речі, зараз я також зняв відео на YouTube, в якому представив результати свого невеликого дослідження: Я запитав 100 менеджерів у якісних інтерв’ю, чому вони проводять зустрічі тет-а-тет. Якщо вас цікавлять цілі зустрічей один на один, подивіться:

Play

Перш ніж перейти безпосередньо до прикладу порядку денного, я хотів би відповісти на питання про те, як проводити особисту зустріч з керівником або супервайзером. 

Деякі аспекти цього відносно очевидні, тому я зосереджуся на семи порадах, які можуть бути менш інтуїтивно зрозумілими, але тим не менш більш ефективними.

Порада 1: Запитуйте протилежне тому, що ви хочете дізнатися

Чому? Якщо ви запитаєте: “Що ми можемо покращити?”, ви отримаєте стандартні відповіді. Але якщо ви запитаєте навпаки, це активує нові патерни мислення.

🛠 Як реалізувати?

• Замість “Як у вас справи з проектом?” → “Якби його раптом не стало, чого б вам не вистачало?”
• Замість “Що я можу зробити краще як менеджер?” → “Що я точно повинен зберегти, тому що це добре працює?”
• Замість “Що вам найбільше заважає?” → “Що у вас зараз йде найлегше?”

Такий поворот часто приносить глибші, вдумливіші відповіді.

Порада 2: Зачекайте з важливими питаннями – Нехай спочатку спрацює тиша

Чому? Багато хто починає 1:1 з великих питань. Але якщо ви одразу запитаєте: “Як справи?” або “Чи є у вас якісь проблеми?”, відповіді часто бувають загальними (“Все гаразд”). Замість цього: почніть розслаблено, почекайте і дайте можливість помовчати. Часто справді важливі питання з’являються самі собою.

🛠 Як реалізувати?

• Не ставте великих запитань на початку. Почніть невимушено (“Як пройшов ваш ранок?”) і дайте їм простір.
• Свідомо терпіти мовчання. Люди схильні заповнювати прогалини – часто тим, що їх дійсно турбує.

Порада 3: Змініть обстановку 1TP11Т приміщення впливає на розмову

Чому? Атмосфера впливає на те, що і як люди говорять. Розмова в офісі відчувається інакше, ніж на прогулянці чи зустрічі в кафе.

🛠 Як реалізувати?

• Спробуйте інші місця: прогулянка допоможе вам говорити більш невимушено. Кафе може здатися більш неформальним.
• Віртуальні зустрічі? Спробуйте різні налаштування, наприклад, іноді тільки аудіо, іноді відео – залежно від теми і людини.

Порада 4: Уникайте запитань “Чому?” – замість них використовуйте “Як?” або “Що?”

“Чому?” може звучати захисно (“Чому ти це зробив саме так?” → схоже на критику). Питання “Як?” або “Що?” дають більше можливостей для роздумів.

🛠 Як реалізувати?

• Замість “Чому ви не досягли мети?” → “Що вам завадило це зробити?”
• Замість “Чому ви це робите?” → “Як ви прийшли до такого рішення?”

Звук має вирішальне значення.

Порада 5: Не перетворюйте це на опитування –, а розкрийте щось самостійно

Чому? Багато зустрічей 1:1 схожі на інтерв’ю: “Як справи? Що вам потрібно? Які у вас проблеми?” Але люди з більшою ймовірністю відкриваються, коли розуміють, що це обмін.

🛠 Як реалізувати?

• Поділіться невеликим викликом або власним досягненням, перш ніж запитати: “Ви це теж знаєте?”
• Приклад: “Останнім часом я помітив, що занадто часто гублюся в деталях. Чи буває у вас таке?”
• Це створює довіру і відкриває двері для чесного діалогу.

Порада 6: Озирайтеся не лише назад, але й дивіться на “майбутні проблеми”

Чому? Розмови 1:1 часто обертаються навколо минулих проблем (“Що пройшло добре? Що було складно?”). Але ще ціннішими є розмови про майбутні перешкоди до того, як вони виникнуть.

🛠 Як реалізувати?

• Питання: “Якщо припустити, що наступний квартал пройде ідеально для –, що стало запорукою цього?”
• Або: “Що може завадити вам бути продуктивним у найближчі кілька тижнів?”

Це призводить до проактивних рішень замість того, щоб просто реагувати на минулі проблеми.

Порада 7: Припиніть пропонувати рішення безпосередньо – Замість цього запитайте: “Що ви вже спробували?”

Чому? Спокусливо давати поради напряму. Однак, працівники часто вже мають ідеї – їм просто потрібно поміркувати.

🛠 Як реалізувати?

• Замість “Ви можете спробувати Х!” → “Що ви вже пробували для вирішення проблеми?”

В результаті співробітники відчувають, що до них ставляться серйозно, і розробляють власні рішення.

Якщо ви хочете отримати ще 5 порад та ідеальний порядок денний - завантажуйте: Моє останнє відео на YouTube про це, включаючи 7 креативних запитань для зустрічей 1:1. Не соромтеся, подивіться.

Play

Якщо ви врахуєте ці поради вище, проведення вашої індивідуальної розмови, швидше за все, буде значно простішим і продуктивнішим. Тому що, якщо ваша єдина мета зразка порядку денного зустрічі один на один полягає в тому, щоб ваш співробітник не звільнився, то у вас неправильне ставлення, і ваша зустріч приречена на провал - див. комікс.

Той факт, що ви натиснули на цю статтю, говорить мені про те, що ви шукаєте простий зразок порядку денного для індивідуальних зустрічей зі своїми співробітниками.

Ось чому тут ви спочатку знайдете простий, перевірений шаблон документа, який стане гарним доповненням, наприклад, до класичної двотижневої оціночної співбесіди.

Важливо: це простий стандартний порядок денний, але “найкращий” порядок денний зустрічі 1-на-1 - це завжди порядок денний, який ви, як керівник, індивідуально адаптували до свого співробітника. Мої 7 порад вище повинні вам у цьому допомогти. 

До речі, ви можете зберегти шаблон як документ під самим шаблоном, але також як PDF, Excel, Google Sheet або Word документ. Просто натисніть на перемикач “Плюс”.

Як бачите, головна мета цього прикладу порядку денного для індивідуальних зустрічей - зменшити масштаб. У повсякденному житті це часто буває дуже складно, саме тому необхідний спеціальний блок часу.

До речі, нехай вас не вводить в оману порядок денний: По суті, ваша мета має полягати в тому, щоб ваш внутрішньо мотивований співробітник сам підняв якомога більше тем для обговорення.

На додаток до цього порядку денного, звичайно, є й інші аспекти, про які ви можете подумати під час оціночної співбесіди.

Ось чому індивідуальні запитання, які стимулюють нові перспективи, дуже корисні під час індивідуальних зустрічей. Я хотів би навести кілька прикладів таких запитань.

Однією з найважливіших цілей зустрічей один на один, як уже згадувалося, є регулярне зменшення масштабу. З цієї причини корисними є питання, які вписують щоденну роботу в ширший контекст.

Я також приніс 17 запитань для вас як керівника, які повинні збагатити ваш діалог один на один.

Поспілкувавшись за останні кілька місяців із близько 100 менеджерами, я помітив одну закономірність.

Багато керівників час від часу проводять невеликі опитування під час індивідуальних зустрічей. Це означає, що вони просто ставлять кілька запитань у невимушеній формі і запитують працівника: а) чи згоден він або вона з твердженням (наприклад, від 1 до 7), а потім б) чому він або вона відповів або відповіла саме так.

Вони очікують від цих мікродосліджень у 1:1 наступне:

• Більше різноманітності та участі в діалозі 1 на 1
• Прийняття нових перспектив
• Вимірюваність (м’яких) KPI, таких як задоволеність з плином часу

І, звісно, ця ідея також може стати частиною вашого порядку денного в рамках індивідуальної моделі. Я підготував для вас п’ять тверджень, які відображають важливі передумови для кожного успішного працівника.

Ви також можете завантажити цей порядок денний як документ, але набагато краще наступне: у нашому програмному забезпеченні для зустрічей один на один є вбудований інструмент, який робить результати видимими з часом як показник і дає вам поради за допомогою помічника зі штучним інтелектом - подивіться без входу в систему за допомогою кнопки внизу.

Як бачите, твердження стосуються ключових аспектів задоволеного працівника. 

Ще однією передумовою здорових, продуктивних працівників є, звичайно ж, хороший менеджер. Так, я говорю про вас. 

І, звісно, для цього також існують твердження, які ви можете включити до порядку денного вашої індивідуальної бесіди. Зокрема, ось 4 поведінкових якоря для роздумів, на які ви також можете безкоштовно відповісти в інтерактивному режимі в програмному забезпеченні для індивідуальних бесід Echometer і зробити їх вимірюваними.

І ви не можете дочекатися, щоб поставити ці питання під час особистої зустрічі? Дуже добре, я радий. 

Якщо ви хочете отримати більше творчих ідей, я можу порекомендувати вам нашу відповідну статтю: 129 Винахідливі запитання на особистих зустрічах (від психолога) .

Ви, мабуть, майже здогадалися. Звісно, є ще багато зразків порядку денного для індивідуальних зустрічей, які ви можете використати рано чи пізно. 

Наприклад, я розповідаю про порядок денний вашої особистої зустрічі щодо зарплати, вашої розмови зі складним працівником або з абсолютно новим співробітником.

У нас є додаткові шаблони для всіх цих випадків використання, які ви можете знайти в цій статті: Зустрічі 1:1: 15 перевірених шаблонів для редагування (безкоштовно)

Як вже зазначалося вище, «найкращий» порядок денний зустрічі один на один завжди індивідуально адаптований до вашого співробітника.

Однак, знання, викладені в цій статті, допоможуть вам зробити саме це.

Наш асистент для особистих зустрічей зі штучним інтелектом також може допомогти вам у цьому. Якщо ви хочете дізнатися більше, відвідайте наш веб-сайт: Найкраще програмне забезпечення для зустрічей 1 на 1 .