Innehållsförteckning
Kraften i en agenda för ett möte på tu man hand
På dagens arbetsplatser är det viktigare än någonsin med kontinuerlig kommunikation mellan chefer och deras medarbetare. Individuella möten varje eller varannan vecka har visat sig vara ett effektivt sätt att upprätthålla samsyn och främja tillväxt och produktivitet. Det är inte konstigt att 94% av cheferna håller enskilda möten och att cirka 48% av dessa sker varje vecka.
I den här artikeln får du lära dig hur du skapar en effektiv agenda för ett enskilt möte och vilka mallar som passar bäst för olika situationer.
Agenda för ett enskilt möte varje vecka
Varför du bör hålla enskilda möten (två gånger i veckan) 💡
Frekvensen på dina enskilda möten kan ha en betydande inverkan på deras effektivitet. Regelbundna möten gör det oftast möjligt att hålla sig nära teamet.
Men det finns också vissa skillnader mellan veckomöten och möten varannan vecka. Enskilda möten varje vecka ger möjlighet till snabba justeringar och snabb återkoppling, medan enskilda möten varannan vecka ger mer tid för framsteg och förändringar mellan mötena.
Det är därför viktigt att du är tydlig med det exakta målet när du planerar de enskilda mötena. Naturligtvis bör du också ta hänsyn till teammedlemmarnas åsikter.
Ta hänsyn till ditt teams arbetsflöden, projektcykler och individuella preferenser när du bestämmer frekvensen. Oavsett vilket intervall du väljer är konsekvens nyckeln till framgång!
Balansen mellan kvalitet och kvantitet
- Enskilda möten varje vecka: Idealisk för miljöer med högt tempo eller för arbete med kritiska projekt
- Individuella möten varannan vecka: Lämplig för mer etablerade team eller när det krävs mer djupgående diskussioner.
Agenda för ett enskilt möte varje vecka
Den perfekta agendan för (bi-)veckovisa möten mellan två personer💡
En effektiv agenda för ett möte på tu man hand säkerställer att dessa möten är produktiva och värdefulla för båda parter. Låt oss ta en titt på hur vi strukturerar one-on-ones i enskilda faser:
Fas 1: Den perfekta förberedelsen – Hur man organiserar produktiva möten mellan två personer
I den första fasen (eventuellt före mötet) bidrar både chefen och medarbetaren med diskussionspunkter:
- Använder ett gemensamt dokument eller verktyg (t.ex. Echometer), där båda parter kan lägga till ämnen som ni vill diskutera.
- Uppmuntra dina teammedlemmar att ta ansvar genom att lägga till sina punkter på 1:1-agendan före 1:1-mötet.
- Du kan sedan lägga till ytterligare punkter om det behövs.
Denna process säkerställer att medarbetaren är med och utformar de enskilda mötena, vilket ökar engagemanget eftersom fokus ligger på medarbetaren.
Du bör sedan gå igenom anteckningarna från det senaste enskilda mötet:
- Före det aktuella mötet bör båda parter gå igenom åtgärder och diskussioner från det senaste mötet. Detta hjälper till att spåra åtaganden och följa utvecklingen över tid.
Innan du går djupare in i det enskilda samtalet är det dags att organisera saker och ting och bestämma de viktigaste diskussionsämnena:
- Prioritera de viktigaste eller mest tidskritiska ämnena.
- Exempel: Aktuella blockeringar eller kommande deadlines
- Se till att det finns en blandning av kortsiktiga taktiska frågor och långsiktiga strategiska diskussioner.
- Exempel: Processer i det aktuella projektet (taktiskt) och utbyggnad av egna styrkor (strategiskt)
Fas 2: Effektiva samtal – Så får du ut mesta möjliga av mötet
Innan du går in på allvar i själva mötet kan du börja med en kort personlig incheckning, även kallad isbrytare:
- Börja med ett kort, informellt samtal för att skapa en bra stämning.
- Exempel:
- Hur har din dag varit hittills?
- Vilken var din största känsla av framgång den här veckan?
- Vad har du arbetat mest med under den senaste veckan?
- Exempel:
- Begränsa detta till 2-3 minuter för att skapa en positiv stämning utan att förlänga mötet i onödan.
Efter isbrytaren är det nu dags att ta itu med de viktiga frågorna. En förnuftig prioritering säkerställer att kritiska frågor får den uppmärksamhet som krävs, även om tiden är knapp:
- Ta itu med de högst prioriterade frågorna först när båda deltagarna fortfarande är fokuserade.
- Exempel:
- Vad hindrar dig för närvarande från att prestera på jobbet?
- Hur går det med projektet, som ska vara klart nästa vecka?
- Exempel:
Eftersom personliga möten inte bara handlar om dagliga arbetsuppgifter utan också om medarbetarens långsiktiga tillfredsställelse och utveckling är det viktigt att balansera taktiska och strategiska diskussioner:
- Taktisk: Omedelbara uppgifter, pågående projekt och kortsiktiga mål.
- Strategisk: Långsiktig karriärutveckling, stort tänkande och framtidsplanering.
- Sträva efter en 70/30-fördelning mellan taktiska och strategiska ämnen i de flesta enskilda möten.
Tips: Använd interaktiva mallar online för 1:1-samtal
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
Fas 3: Säkerställa hållbarhet – Hur man implementerar resultaten från mötet
Nu är det dags att slutföra mötet. Sammanfatta först åtgärder och beslut:
- Lista tydligt alla åtgärder som vidtagits under mötet.
- Ange vem som är ansvarig för vilken åtgärd och när den ska vara genomförd.
Slutligen bör du dela med dig av anteckningarna och nästa steg till din medarbetare.
- Skicka en kort sammanfattning av mötet till medarbetaren (t.ex. via e-post).
- Lägg till de viktigaste diskussionspunkterna, beslut som fattats och åtgärder som vidtagits.
På så sätt skapas ett gemensamt protokoll som säkerställer att alla inblandade är överens om vad som har diskuterats.
Genom att följa denna agenda skapar du ett konsekvent ramverk för enskilda möten samtidigt som du behåller flexibiliteten att ta upp de mest relevanta ämnena varje vecka.
Agenda för ett enskilt möte varje vecka
Mätning av inflytandet av (två)veckovisa one-on-ones💡
För att säkerställa att dina personliga möten verkligen är effektiva är det viktigt att mäta deras inverkan. Det bidrar inte bara till att förbättra processen, utan visar också på värdet av dessa möten för medarbetaren och ledningen.
Lämpliga KPI:er (Key Performance Indicators) för one-on-ones
- Medarbetarnas engagemang: Regelbundna personliga möten bör leda till högre medarbetarnöjdhet och engagemang. Använd regelbundna undersökningar, t.ex. hälsokontroller, för att följa upp detta.
- Måluppfyllelsegrad: Övervaka hur effektivt medarbetarna uppnår sina mål som diskuteras i enskilda möten.
- Behålla medarbetare: Med tiden bör effektiva enskilda samtal bidra till att fler medarbetare stannar kvar och därmed minska personalomsättningen i teamet.
Direkt feedback från en person till en annan:
- ROTI (avkastning på investerad tid): Efter varje enskilt möte ska du be om en kort återkoppling om hur effektivt mötet var. Vår personliga favorit är att be om en ROTI-poäng på en skala från 1-10 (Hur bra var den tid som investerades i detta personliga möte?). Här kan du även jämföra ROTI-poängen mellan de olika mötena över tid.
- Kvartalsöversikter: Genomför mer djupgående granskningar av en-till-en-processen med några månaders mellanrum.
Med dessa nyckeltal har du de bästa förutsättningarna för att visa hur effektiva de personliga mötena är för dig själv, dina medarbetare och ledningen.
Agenda för ett enskilt möte varje vecka
Vanliga fallgropar med one-on-ones och hur man undviker dem💡
Även med de bästa avsikter kan du hamna i vissa fällor när du utför en-mot-en-samtal. Här är några vanliga fallgropar och strategier för att undvika dem:
Gör en-till-en-rapporter till statusrapporter:
- Pitfall: Mötet blir en enkel lista över slutförda uppgifter.
- Lösning: Fokusera på framåtblickande diskussioner. Fråga om utmaningar, resursbehov och kommande prioriteringar i stället för att bara diskutera vad som har gjorts.
Försummelse av långsiktiga mål till förmån för kortsiktiga frågor:
- Pitfall: Varje möte fokuserar uteslutande på omedelbara uppgifter och problem.
- Lösning: Diskutera regelbundet långsiktiga karriärmål och utvecklingsplaner. Reservera tid i varje möte för kort- och långsiktiga frågor.
Kom ihåg det: En bra balans mellan taktiska och strategiska diskussioner är en 70/30-fördelning.
Underlåtenhet att följa upp åtgärder:
- Pitfall: Åtaganden som gjorts i enskilda samtal glöms bort eller ignoreras.
- Lösning: Avsluta varje möte med att tydligt namnge och notera åtgärder. Börja nästa möte med att gå igenom dessa åtgärder. Använd ett gemensamt dokument eller verktyg (t.ex. Echometer) för att följa åtaganden över tid.
Agenda för ett enskilt möte varje vecka
Mallar för olika typer av one-on-ones
Även om det är viktigt med en konsekvent struktur kan du anpassa dig till olika situationer genom att använda olika frågeformat inom huvudstrukturen. Här är några mallar som du kan använda eller anpassa:
Exempel på typiska frågor som ställs i ett enskilt samtal
Allmänna frågor:
- Vad tänker du på den här veckan?
- Vilka är dina prioriteringar för den här veckan?
- Hur säker känner du dig på bolagets inriktning?
Strategi och framsteg:
- Har du några frågor om strategin?
- Behöver du input från mig?
- Hur går det med att nå dina mål?
- Vad har du lärt dig sedan vi talades vid senast?
- Vad har utmanat dig sedan vi talades vid senast?
- Vad har gått bra sedan vi talades vid senast?
- Vad har du för feedback till mig?
- Finns det några interaktioner som du vill diskutera?
Ofta förekommande problem
Även om ovanstående frågor är bra allmänna frågor, har vi i diskussioner med många chefer och teamledare insett att det finns utmaningar där de "vanliga" frågorna inte fungerar så bra.
Kort sagt har vi identifierat sex vanliga problem inom personalhantering som bra agendor för enskilda möten kan hjälpa till att lösa:
Dessa problem är:
- Empati för kunden: "Mina medarbetare har svårt att förstå kundens och företagets perspektiv."
- Bygga relationer: "Mina medarbetare öppnar sig inte för mig i 1:1-möten."
- Personlig utveckling: "Mina medarbetare har inga egentliga utvecklingsmål."
- Individuell prestation: "Mina medarbetare optimerar inte sina återkopplingsslingor och arbetsprocesser."
- Mjuka färdigheter: "Mina medarbetare har svårt att uttrycka sina tvivel på ett respektfullt och produktivt sätt" eller "De känner sig lätt attackerade när de får kritik".
- Ansvar och delaktighet i teamet: "Mina medarbetare tar inte ansvar för vårt gruppmål."
Som någon som genomför enskilda möten med sina teammedlemmar har du förmodligen upplevt några av dessa problem själv. Det är därför vi på Echometer har utvecklat särskilda mallar med psykologer och (agila) mötesexperter för att ta itu med dem.
Exempel på mallar för att lösa dessa problem
Eftersom vi redan har skapat mer än 25 mallar som hanterar de problem som nämns ovan, vill jag presentera två exempel här:
Problem Exempel #1:
"Mina medarbetare har inga egentliga utvecklingsmål."
Även om människor kanske inte har specifika utvecklingsmål finns det säkert aspekter av deras arbete som intresserar dem mer än andra. Om man ser på problemet på det här sättet kan man härleda utvecklingsmål från de intressen som också motiverar medarbetaren. Detta kallas också för "job crafting".
Mall för enskilt möte: Jobbskapande
Vi har alla vissa aspekter av vårt arbete som vi gillar mer än andra. Det finns vanligtvis ett visst utrymme för att forma våra roller efter våra preferenser. Det är bra att vara medveten om dessa preferenser och kommunicera dem för att vara förberedd när möjligheter till job crafting uppstår. Frågor för en "job crafting" 1:1-mall:
Öppna frågor om feedback
Vilka aspekter av ditt arbete tycker du bäst om?
Vilka aspekter av ditt arbete tycker du minst om?
Om du kunde delegera en av dina uppgifter till någon annan, vilken skulle det vara?
Om du kunde lägga till ett ansvarsområde eller en beslutsbefogenhet i din roll, vad skulle det vara?
Problem Exempel #2:
"Mina medarbetare har svårt att uttrycka sina tvivel."
eller
"De känner sig lätt påhoppade när de blir kritiserade."
Många andra problem uppstår ofta ur detta grundläggande problem. Ett exempel på detta är att dessa personer ofta har svårare att sätta tydliga gränser, vilket i sin tur ger en dålig bild av medarbetarna.
För det här specifika exemplet har vi skapat en mall som heter "Att säga 'nej'" som du kan använda i ett enskilt samtal med din medarbetare:
Mall för ett enskilt möte: Att säga "nej
Om någon har svårt att säga "nej" kan de få fler och fler uppgifter tills de riskerar att bli utbrända. Det här formatet hjälper personer att fundera över hur de kan ställa lämpliga förväntningar och säga "nej" när de behöver.
Öppna frågor om feedback
Reflektera: Vad finns det för goda skäl att säga "nej" när någon ber dig att göra något?
Samla in exempel: När sa du senast "nej" när någon bad dig att göra något? I vilka situationer skulle du ha velat säga "nej" men gjorde det inte?
Verktyg: Vilka fraser eller frågor kan vara till hjälp när någon vill att du ska göra något?
Agenda för ett enskilt möte varje vecka
Slutsats – Agenda för veckovisa en-till-en-möten⚡
Regelbundna personliga möten, varje eller varannan vecka, är ett utmärkt sätt att främja kommunikationen, förbättra prestationerna och stödja medarbetarna. Genom att skapa en strukturerad men flexibel agenda, noggranna förberedelser och konsekvent uppföljning kan du maximera effekten av dessa viktiga möten.
Nyckelfaktorer för framgångsrika möten mellan två personer:
- Regelbundenhet: Håll dig till det överenskomna schemat, vare sig det är varje vecka eller varannan vecka.
- Kvaliteten på samtalen: Fokusera på öppen och ärlig kommunikation för att diskutera både kortsiktiga och långsiktiga frågor.
- Konsekvent spårning: Se till att diskuterade uppgifter och mål konsekvent följs upp och genomförs.
Kort checklista för effektiva (två)veckovisa personliga möten:
- Förberedelser:
- Använda gemensamma agendadokument
- Uppmuntra medarbetarna att skapa en agenda
- Kontrollera tidigare anteckningar och åtgärdsförslag
- Under mötet:
- Personlig incheckning vid starten
- Behandla de viktigaste frågorna först
- Balans mellan taktiska och strategiska diskussioner (70/30)
- Uppföljning:
- Sammanfatta åtgärdspunkter och beslut
- Dela anteckningar och nästa steg
Använd de mallar och strategier som presenteras i den här artikeln som utgångspunkt och anpassa dem till behoven och kulturen i ditt team. Använd dessutom meningsfulla KPI:er för att mäta hur framgångsrika de enskilda mötena är:
Meningsfulla KPI:er:
- Medarbetarnas engagemang
- Måluppfyllelsegrad
- Behålla medarbetare
- ROTI (avkastning på investerad tid)
- Kvartalsvis återkoppling
Med lite tid och uppmärksamhet kommer de personliga mötena att bli en hörnsten i din ledningsmetod och leda till framgång för hela teamet.
Om du letar efter ett verktyg som hjälper dig att förbereda 1:1-möten och välja lämpliga mallar kan du nu prova Echometer gratis: Echometer Skapa arbetsyta.
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
