Den perfekta agendan för (bi-)veckovisa möten mellan två personer💡

En effektiv agenda för ett möte på tu man hand säkerställer att dessa möten är produktiva och värdefulla för båda parter. Låt oss ta en titt på hur vi strukturerar one-on-ones i enskilda faser:

Fas 1: Den perfekta förberedelsen – Hur man organiserar produktiva möten mellan två personer

I den första fasen (eventuellt före mötet) bidrar både chefen och medarbetaren med diskussionspunkter:

• Använder ett gemensamt dokument eller verktyg (t.ex. Echometer), där båda parter kan lägga till ämnen som ni vill diskutera.
• Uppmuntra dina teammedlemmar att ta ansvar genom att lägga till sina punkter på 1:1-agendan före 1:1-mötet.
• Du kan sedan lägga till ytterligare punkter om det behövs.

Denna process säkerställer att medarbetaren är med och utformar de enskilda mötena, vilket ökar engagemanget eftersom fokus ligger på medarbetaren.
Du bör sedan gå igenom anteckningarna från det senaste enskilda mötet:

• Före det aktuella mötet bör båda parter gå igenom åtgärder och diskussioner från det senaste mötet. Detta hjälper till att spåra åtaganden och följa utvecklingen över tid.

Innan du går djupare in i det enskilda samtalet är det dags att organisera saker och ting och bestämma de viktigaste diskussionsämnena:

• Prioritera de viktigaste eller mest tidskritiska ämnena.
  • Exempel: Aktuella blockeringar eller kommande deadlines
• Se till att det finns en blandning av kortsiktiga taktiska frågor och långsiktiga strategiska diskussioner.
  • Exempel: Processer i det aktuella projektet (taktiskt) och utbyggnad av egna styrkor (strategiskt)

Fas 2: Effektiva samtal – Så får du ut mesta möjliga av mötet

Innan du går in på allvar i själva mötet kan du börja med en kort personlig incheckning, även kallad isbrytare:

• Börja med ett kort, informellt samtal för att skapa en bra stämning.
  • Exempel:
    • Hur har din dag varit hittills?
    • Vilken var din största känsla av framgång den här veckan?
    • Vad har du arbetat mest med under den senaste veckan?
• Begränsa detta till 2-3 minuter för att skapa en positiv stämning utan att förlänga mötet i onödan.

Efter isbrytaren är det nu dags att ta itu med de viktiga frågorna. En förnuftig prioritering säkerställer att kritiska frågor får den uppmärksamhet som krävs, även om tiden är knapp:

• Ta itu med de högst prioriterade frågorna först när båda deltagarna fortfarande är fokuserade.
  • Exempel:
    • Vad hindrar dig för närvarande från att prestera på jobbet?
    • Hur går det med projektet, som ska vara klart nästa vecka?

Eftersom personliga möten inte bara handlar om dagliga arbetsuppgifter utan också om medarbetarens långsiktiga tillfredsställelse och utveckling är det viktigt att balansera taktiska och strategiska diskussioner:

• Taktisk: Omedelbara uppgifter, pågående projekt och kortsiktiga mål.
• Strategisk: Långsiktig karriärutveckling, stort tänkande och framtidsplanering.
• Sträva efter en 70/30-fördelning mellan taktiska och strategiska ämnen i de flesta enskilda möten.

Fas 3: Säkerställa hållbarhet – Hur man implementerar resultaten från mötet

Nu är det dags att slutföra mötet. Sammanfatta först åtgärder och beslut:

• Lista tydligt alla åtgärder som vidtagits under mötet.
• Ange vem som är ansvarig för vilken åtgärd och när den ska vara genomförd.

Slutligen bör du dela med dig av anteckningarna och nästa steg till din medarbetare.

• Skicka en kort sammanfattning av mötet till medarbetaren (t.ex. via e-post).
• Lägg till de viktigaste diskussionspunkterna, beslut som fattats och åtgärder som vidtagits.

På så sätt skapas ett gemensamt protokoll som säkerställer att alla inblandade är överens om vad som har diskuterats.

Genom att följa denna agenda skapar du ett konsekvent ramverk för enskilda möten samtidigt som du behåller flexibiliteten att ta upp de mest relevanta ämnena varje vecka.