Innholdsfortegnelse
Kraften i en agenda for et en-til-en-møte
På dagens arbeidsplass er kontinuerlig kommunikasjon mellom ledere og medarbeidere viktigere enn noen gang. En-til-en-møter hver uke eller annenhver uke har vist seg å være en effektiv måte å opprettholde samstemthet og fremme vekst og produktivitet på. Det er ikke rart at 94% av lederne avholder én-til-én-møter, og omtrent 48% av disse ukentlig.
I denne artikkelen lærer du hvordan du lager en effektiv én-til-én-agenda, og hvilke maler som egner seg best i ulike situasjoner.
Agenda for ukentlige en-til-en-møter
Hvorfor du bør holde (to)ukentlige en-til-en-møter 💡
Hyppigheten av én-til-én-møtene kan ha stor innvirkning på hvor effektive de er. Regelmessige møter gjør det vanligvis mulig å holde seg tett på teamet.
Men det er også visse forskjeller mellom ukentlige og 14-dagers møter. Ukentlige en-til-en-møter gir mulighet for raske justeringer og raske tilbakemeldinger, mens en-til-en-møter hver fjortende dag gir mer tid til fremdrift og endringer mellom møtene.
Det er derfor viktig at du er klar over det nøyaktige målet når du planlegger en-til-en-møtene. Du bør selvfølgelig også ta hensyn til teammedlemmenes meninger.
Ta hensyn til teamets arbeidsflyt, prosjektsykluser og individuelle preferanser når du bestemmer hyppigheten. Uansett hvilket intervall du velger, er konsistens nøkkelen til suksess!
Balansen mellom kvalitet og kvantitet
- Ukentlige en-til-en-møter: Ideell for miljøer med høyt tempo eller når du jobber med kritiske prosjekter
- En-til-en-møter annenhver uke: Passer for mer etablerte team eller når det er behov for mer dyptgående diskusjoner.
Agenda for ukentlige en-til-en-møter
Den ideelle agendaen for (to-)ukentlige en-til-en-møter💡.
En effektiv agenda for en-til-en-møter sikrer at disse møtene blir produktive og verdifulle for begge parter. La oss ta en titt på hvordan vi strukturerer en-til-en-møter i de enkelte fasene:
Fase 1: Perfekte forberedelser – Hvordan organisere produktive én-til-én-møter
I den første fasen (eventuelt før møtet) bidrar både lederen og medarbeideren med samtalepunkter:
- Bruker et delt dokument eller verktøy (for eksempel Echometer), der begge parter kan legge til temaer som dere ønsker å diskutere.
- Oppfordre teammedlemmene til å ta ansvar ved å legge til sine punkter på 1:1-agendaen før 1:1-møtet.
- Du kan deretter legge til flere poeng ved behov.
Denne prosessen sikrer at medarbeiderne er med på å utforme én-til-én-møtene, noe som øker engasjementet ettersom medarbeideren står i fokus.
Deretter bør du gå gjennom notatene fra det siste en-til-en-møtet:
- Før det aktuelle møtet bør begge parter gå gjennom tiltakene og diskusjonene fra forrige møte. Dette gjør det lettere å spore forpliktelsene og overvåke fremdriften over tid.
Før du går dypere inn i en-til-en-samtalen, er det på tide å organisere ting og finne frem til de viktigste temaene for samtalen:
- Prioriter de viktigste eller mest tidskritiske temaene.
- Eksempel: Aktuelle blokkeringer eller kommende tidsfrister
- Sørg for en blanding av kortsiktige taktiske spørsmål og langsiktige strategiske diskusjoner.
- Eksempel: Prosesser i det pågående prosjektet (taktisk) og utvidelse av egne styrker (strategisk)
Fase 2: Effektive samtaler – Hvordan få mest mulig ut av møtet
Før du går i gang med selve møtet, kan du starte med en kort personlig innsjekking, også kjent som en "ice-breaker":
- Begynn med en kort, uformell samtale for å skape en god atmosfære.
- Eksempler:
- Hvordan har dagen din vært så langt?
- Hva var din største prestasjon denne uken?
- Hva har du jobbet mest med den siste uken?
- Eksempler:
- Begrens dette til 2-3 minutter for å skape en positiv stemning uten å forlenge møtet unødig.
Etter isbryteren er det på tide å ta fatt på de viktige sakene. Fornuftig prioritering sikrer at kritiske temaer får nødvendig oppmerksomhet, selv om tiden er knapp:
- Ta opp de høyest prioriterte temaene først når begge deltakerne fortsatt er fokuserte.
- Eksempler:
- Hva er det som bremser deg på jobb for tiden?
- Hvordan går det med prosjektet, som skal være ferdig neste uke?
- Eksempler:
Siden en-til-en-møter ikke bare handler om daglige oppgaver, men også om medarbeiderens langsiktige trivsel og utvikling, er det viktig å balansere taktiske og strategiske diskusjoner:
- Taktisk: Umiddelbare oppgaver, pågående prosjekter og kortsiktige mål.
- Strategisk: Langsiktig karriereutvikling, langsiktig tenkning og fremtidsplanlegging.
- I de fleste én-til-én-møter bør du tilstrebe en fordeling på rundt 70/30 mellom taktiske og strategiske temaer.
Fase 3: Sikre bærekraft – Hvordan implementere resultatene fra møtet
Nå er det på tide å avslutte møtet. Først oppsummerer du tiltakene og beslutningene:
- Skriv tydelig opp alle tiltak som ble iverksatt under møtet.
- Angi hvem som er ansvarlig for hvilket tiltak, og når det skal være gjennomført.
Til slutt bør du dele notatene og de neste trinnene med medarbeideren din.
- Send et kort sammendrag av møtet til den ansatte (f.eks. via e-post).
- Legg til de viktigste diskusjonspunktene, beslutningene som er tatt og tiltakene som er iverksatt.
Dette skaper et felles referat som sikrer at alle involverte er enige om hva som har blitt diskutert.
Ved å følge denne agendaen skaper du et konsistent rammeverk for én-til-én-møter, samtidig som du opprettholder fleksibiliteten til å ta opp de mest relevante temaene hver uke.
Agenda for ukentlige en-til-en-møter
Måling av innflytelsen fra (to-)ukentlige en-til-en-samtaler💡
For å sikre at en-til-en-møtene virkelig er effektive, er det viktig å måle effekten av dem. Dette bidrar ikke bare til å forbedre prosessen, men viser også verdien av disse møtene for den ansatte og ledelsen.
Egnede KPI-er (Key Performance Indicators) for én-til-én-samtaler
- Medarbeidernes engasjement: Regelmessige en-til-en-samtaler bør føre til høyere medarbeidertilfredshet og engasjement. Bruk periodiske undersøkelser, for eksempel helsesjekkundersøkelser, for å spore dette.
- Måloppnåelsesgrad: Følg med på hvor effektivt medarbeiderne når målene de har diskutert i en-til-en-samtaler.
- Beholde de ansatte: Over tid bør effektive en-til-en-samtaler bidra til at medarbeiderne blir værende lenger og dermed redusere turnoveren i teamet.
Direkte én-til-én-tilbakemeldinger:
- ROTI (Return On Time Invested): Etter hvert en-til-en-møte bør du be om en kort tilbakemelding på hvor effektivt møtet har vært. Vår personlige favoritt er å be om en ROTI-score på en skala fra 1-10 (Hvor god var tiden som ble investert i dette en-til-en-møtet?). Her kan du til og med sammenligne ROTI-scorene mellom de ulike møtene over tid.
- Kvartalsvise gjennomganger: Gjennomfør grundigere gjennomganger av én-til-én-prosessen med noen måneders mellomrom.
Med disse KPI-ene er du i den beste posisjonen til å demonstrere effektiviteten av én-til-én-møter for deg selv, dine ansatte og ledelsen.
Agenda for ukentlige en-til-en-møter
Vanlige fallgruver ved en-til-en-samtaler og hvordan du kan unngå dem💡.
Selv med de beste intensjoner kan du gå i visse feller når du har en-til-en-samtaler. Her er noen vanlige fallgruver og strategier for å unngå dem:
Gjør en-til-en-samtaler om til statusrapporter:
- Fallgruve: Møtet blir en enkel liste over utførte oppgaver.
- Løsning: Fokuser på fremtidsrettede diskusjoner. Spør om utfordringer, ressursbehov og kommende prioriteringer i stedet for bare å diskutere hva som har blitt gjort.
Neglisjering av langsiktige mål til fordel for kortsiktige problemstillinger:
- Fallgruve: Hvert møte fokuserer utelukkende på umiddelbare oppgaver og problemer.
- Løsning: Diskuter jevnlig langsiktige karrieremål og utviklingsplaner. Sett av tid til kortsiktige og langsiktige temaer på hvert møte.
Husk det: En god balanse mellom taktiske og strategiske diskusjoner er en 70/30-fordeling.
Manglende oppfølging av tiltak:
- Fallgruve: Forpliktelser som er inngått i en-til-en-samtaler, blir glemt eller ignorert.
- Løsning: Avslutt hvert møte med å navngi og notere tiltakene tydelig. Start neste møte med å gå gjennom disse tiltakene. Bruk et felles dokument eller verktøy (for eksempel Echometer) for å spore forpliktelser over tid.
Agenda for ukentlige en-til-en-møter
Maler for ulike typer en-til-en-samtaler
Selv om det er viktig med en konsekvent struktur, kan du tilpasse den til ulike situasjoner ved å bruke ulike spørsmålsformater innenfor hovedstrukturen. Her er noen maler du kan bruke eller tilpasse:
Eksempler på typiske en-til-en-spørsmål
Generelle spørsmål:
- Hva tenker du på denne uken?
- Hva er dine prioriteringer for denne uken?
- Hvor trygg føler du deg på selskapets retning?
Strategi og fremdrift:
- Har du noen spørsmål om strategien?
- Trenger du innspill fra meg?
- Hvordan går det med målene dine?
- Hva har du lært siden sist vi snakket sammen?
- Hva har utfordret deg siden sist vi snakket sammen?
- Hva har gått bra siden sist vi snakket sammen?
- Hvilke tilbakemeldinger har du til meg?
- Er det noen interaksjoner du ønsker å diskutere?
Ofte forekommende problemer
Selv om spørsmålene ovenfor er gode generelle spørsmål, har vi i samtaler med mange ledere og teamledere erfart at det finnes utfordringer der de "vanlige" spørsmålene ikke fungerer så godt.
Kort oppsummert har vi identifisert seks vanlige problemer i personalledelse som gode agendaer for én-til-én-møter kan bidra til å løse:
Disse problemene er:
- Kundens empati: "Mine medarbeidere har vanskeligheter med å forstå kundens og selskapets perspektiv."
- Relasjonsbygging: "Medarbeiderne mine åpner seg ikke for meg i 1:1-møter."
- Personlig utvikling: "Mine medarbeidere har ingen iboende utviklingsmål."
- Individuelle prestasjoner: "Medarbeiderne mine optimaliserer ikke tilbakemeldingssløyfene og arbeidsprosessene sine."
- Myke ferdigheter: "Mine medarbeidere har problemer med å uttrykke sin tvil på en respektfull og produktiv måte" eller "De føler seg lett angrepet når de blir kritisert".
- Ansvar og deltakelse i teamet: "Mine medarbeidere tar ikke ansvar for teamets mål."
Som en som gjennomfører en-til-en-møter med teammedlemmene sine, har du sannsynligvis opplevd noen av disse problemene selv. Derfor har vi i Echometer utviklet egne maler sammen med psykologer og (agile) møteeksperter for å løse dem.
Eksempler på maler for å løse disse problemene
Vi har allerede laget mer enn 25 maler som tar for seg de problemene som er nevnt ovenfor, og jeg vil derfor presentere to eksempler her:
Problem Eksempel #1:
"Mine medarbeidere har ingen iboende utviklingsmål."
Selv om folk kanskje ikke har spesifikke utviklingsmål, er det helt sikkert aspekter ved arbeidet som interesserer dem mer enn andre. Hvis du ser på problemet på denne måten, kan du utlede utviklingsmål ut fra de interessene som også motiverer medarbeideren. Dette kalles også "job crafting".
Mal for en-til-en-møte: Jobbutforming
Vi har alle visse sider ved arbeidet vårt som vi liker bedre enn andre. Det finnes vanligvis et visst spillerom for å forme rollene våre i henhold til preferansene våre. Det er bra å være klar over disse preferansene og kommunisere dem, slik at man er forberedt når det oppstår muligheter for "job crafting". Spørsmål til en 1:1-mal for "job crafting":
Åpne tilbakemeldingsspørsmål
Hvilke aspekter ved arbeidet ditt liker du best?
Hvilke aspekter ved arbeidet ditt liker du minst?
Hvis du kunne delegere én av oppgavene dine til noen andre, hva skulle det være?
Hvis du kunne legge til ett ansvarsområde eller én beslutningsmyndighet i rollen din, hva skulle det være?
Skriv inn navnet ditt på ventelisten
Verktøyet vårt for en-til-en-møter er for tiden under utvikling. Hvis du ønsker å bli informert når det er tilgjengelig, kan du registrere deg her med e-postadressen din:
Problem Eksempel #2:
"Mine medarbeidere har vanskelig for å uttrykke sin tvil."
eller
"De føler seg lett angrepet når de blir kritisert."
Dette grunnleggende problemet skaper ofte mange andre problemer. Et eksempel på dette er at disse personene ofte har vanskeligere for å sette tydelige grenser, noe som i sin tur går ut over medarbeiderne.
For dette konkrete eksempelet har vi laget en mal kalt "Å si nei" som du kan bruke i en en-til-en-samtale med medarbeideren din:
Mal for én-til-én-møter: Å si nei
Hvis noen har vanskeligheter med å si nei, kan de få flere og flere oppgaver helt til de står i fare for å bli utbrent. Dette formatet hjelper den enkelte til å tenke over hvordan man kan stille passende forventninger og si "nei" når det er nødvendig.
Åpne tilbakemeldingsspørsmål
Reflektere: Hva er gode grunner til å si "nei" når noen ber deg om å gjøre noe?
Samle inn eksempler: Når sa du sist "nei" da noen ba deg om å gjøre noe? I hvilke situasjoner ville du gjerne ha sagt "nei", men gjorde det ikke?
Verktøy: Hvilke setninger eller spørsmål kan være til hjelp når noen vil at du skal gjøre noe?
Skriv inn navnet ditt på ventelisten
Verktøyet vårt for en-til-en-møter er for tiden under utvikling. Hvis du ønsker å bli informert når det er tilgjengelig, kan du registrere deg her med e-postadressen din:
Agenda for ukentlige en-til-en-møter
Konklusjon – Ukentlig agenda for én-til-én-møter⚡
Regelmessige en-til-en-møter, enten det er ukentlig eller hver fjortende dag, er en fin måte å oppmuntre til kommunikasjon, forbedre prestasjonene og støtte medarbeiderne på. Ved å lage en strukturert, men fleksibel agenda, grundig forberedelse og konsekvent oppfølging kan du maksimere effekten av disse viktige møtene.
Nøkkelfaktorer for vellykkede én-til-én-møter:
- Regelmessighet: Hold deg til den avtalte tidsplanen, enten det er ukentlig eller hver fjortende dag.
- Kvaliteten på samtalene: Fokuser på åpen og ærlig kommunikasjon for å diskutere både kortsiktige og langsiktige problemer.
- Konsekvent sporing: Sørge for at diskuterte oppgaver og mål blir fulgt opp og implementert på en konsekvent måte.
Kort sjekkliste for effektive (to-)ukentlige en-til-en-møter:
- Forberedelse:
- Bruk delte agendadokumenter
- Oppfordre medarbeiderne til å lage en agenda
- Sjekk tidligere notater og handlingspunkter
- Under møtet:
- Personlig innsjekking ved start
- Behandle de viktigste temaene først
- Balanse mellom taktiske og strategiske diskusjoner (70/30)
- Oppfølging:
- Oppsummere handlingspunkter og beslutninger
- Del notater og neste skritt
Bruk malene og strategiene som presenteres i denne artikkelen som utgangspunkt, og tilpass dem til behovene og kulturen i teamet ditt. I tillegg bør du bruke meningsfulle KPI-er for å måle suksessen til én-til-én-møtene:
Meningsfulle KPI-er:
- Medarbeidernes engasjement
- Grad av måloppnåelse
- Bevaring av ansatte
- ROTI (avkastning på investert tid)
- Kvartalsvis tilbakemelding
Med tid og oppmerksomhet kan en-til-en-møter bli en hjørnestein i ledelsestilnærmingen din og føre til suksess for hele teamet ditt.
Hvis du er på utkikk etter et verktøy som kan hjelpe deg med å forberede 1:1-møter og velge passende maler, kan du nå prøve Echometer gratis:
Skriv inn navnet ditt på ventelisten
Verktøyet vårt for en-til-en-møter er for tiden under utvikling. Hvis du ønsker å bli informert når det er tilgjengelig, kan du registrere deg her med e-postadressen din: