Bemærk: Hjemmesiden er blevet oversat automatisk. Skift til engelsk for at få den bedste læseoplevelse.

Ugentlig mødeagenda og skabelon

Den perfekte dagsorden til ugentlige en-til-en-samtaler, inklusive skabeloner

Indholdsfortegnelse

Styrken ved en dagsorden for et møde på tomandshånd

På dagens arbejdsplads er løbende kommunikation mellem ledere og deres teammedlemmer vigtigere end nogensinde. En-til-en-møder hver uge eller hver anden uge har vist sig at være en effektiv måde at opretholde overensstemmelse og fremme vækst og produktivitet. Det er ikke underligt, at 94% af lederne holder personlige møder og ca. 48% af dem på ugentlig basis.

I denne artikel kan du lære, hvordan du laver en effektiv dagsorden for en samtale, og hvilke skabeloner der passer bedst til forskellige situationer.

Dagsorden for ugentlige en-til-en-møder

Hvorfor du bør holde (to)ugentlige en-til-en-møder 💡.

Hyppigheden af dine en-til-en-møder kan have stor indflydelse på deres effektivitet. Regelmæssige møder gør det normalt muligt at holde sig tæt på teamet.

Men der er også visse forskelle mellem ugentlige og 14-dages møder. Ugentlige en-til-en-møder giver mulighed for hurtige justeringer og rettidig feedback, mens en-til-en-møder hver 14. dag giver mere tid til fremskridt og ændringer mellem møderne.
Det er derfor vigtigt, at du er klar over det præcise mål, når du planlægger en-til-en-møderne. Du skal selvfølgelig også tage hensyn til teammedlemmernes meninger.

Tag hensyn til dit teams arbejdsgange, projektcyklusser og individuelle præferencer, når du bestemmer hyppigheden. Uanset hvilket interval du vælger, er konsekvens nøglen til succes!

Balancen mellem kvalitet og kvantitet

  • Ugentlige en-til-en-møder: Ideel til miljøer med højt tempo eller til at arbejde på kritiske projekter
  • En-til-en-møder hver 14. dag: Velegnet til mere etablerede teams, eller når der er behov for mere dybtgående diskussioner.
dagsorden for ugentlige en-til-en-møder

Dagsorden for ugentlige en-til-en-møder

Den ideelle dagsorden til (to)ugentlige en-til-en-møder💡.

En effektiv dagsorden for en-til-en-møder sikrer, at disse møder er produktive og værdifulde for begge parter. Lad os se på, hvordan vi strukturerer en-til-en-møder i de enkelte faser:

Fase 1: Perfekt forberedelse – Sådan organiserer du produktive en-til-en-møder

I den første fase (eventuelt før mødet) bidrager både lederen og medarbejderen med talepunkter:

  • Bruger et fælles dokument eller værktøj (f.eks. Echometer), hvor begge parter kan tilføje emner, som I gerne vil diskutere.
  • Opfordr dine teammedlemmer til at tage ansvar ved at tilføje deres punkter til 1:1-dagsordenen før 1:1-mødet.
  • Du kan derefter tilføje yderligere point, hvis det er nødvendigt.

Denne proces sikrer, at medarbejderne er med til at designe en-til-en-møderne, hvilket øger engagementet, da det er medarbejderen, der er i fokus.
Derefter bør du gennemgå noterne fra det sidste en-til-en-møde:

  • Før det aktuelle møde bør begge parter gennemgå handlinger og diskussioner fra det sidste møde. Det hjælper med at spore forpligtelser og overvåge fremskridt over tid.

Før du går i dybden med en-til-en-samtalen, er det tid til at organisere tingene og finde frem til de vigtigste samtaleemner:

  • Prioriter de vigtigste eller mest tidskritiske emner.
    • Et eksempel: Nuværende blokeringer eller kommende deadlines
  • Sørg for en blanding af kortsigtede taktiske spørgsmål og mere langsigtede strategiske diskussioner.
    • Et eksempel: Processer i det aktuelle projekt (taktisk) og udvidelse af egne styrker (strategisk)

Fase 2: Effektive samtaler – Sådan får du mest muligt ud af mødet

Før du går i gang med det egentlige møde, kan du starte med et kort personligt check-in, også kaldet en ice-breaker:

  • Start med en kort, uformel samtale for at skabe en god atmosfære.
    • Eksempler:
      • Hvordan har din dag været indtil videre?
      • Hvad var din største succesoplevelse i denne uge?
      • Hvad har du arbejdet mest med i den forløbne uge?
  • Begræns det til 2-3 minutter for at skabe en positiv stemning uden at forlænge mødet unødigt.

Efter isbryderen er det nu tid til at tage fat på de vigtige emner. Fornuftig prioritering sikrer, at kritiske emner får den nødvendige opmærksomhed, selv om tiden er knap:

  • Behandl de højest prioriterede emner først, når begge deltagere stadig er fokuserede.
    • Eksempler:
      • Hvad bremser dig i øjeblikket på arbejdet?
      • Hvordan går det med projektet, som skal være færdigt i næste uge?

Da en-til-en-møder ikke kun handler om daglige opgaver, men også om medarbejderens langsigtede tilfredshed og udvikling, er det vigtigt at afbalancere taktiske og strategiske diskussioner:

  • Taktisk: Umiddelbare opgaver, aktuelle projekter og kortsigtede mål.
  • Strategisk: Langsigtet karriereudvikling, stor tænkning og fremtidsplanlægning.
  • Tilstræb en 70/30-fordeling mellem taktiske og strategiske emner i de fleste en-til-en-møder.

Fase 3: Sikre bæredygtighed – Sådan implementeres resultaterne af mødet

Nu er det tid til at afslutte mødet. Sammenfat først tiltagene og beslutningerne:

  • Lav en klar liste over alle handlinger, der er foretaget under mødet.
  • Angiv, hvem der er ansvarlig for hvilken foranstaltning, og hvornår den skal være gennemført.

Til sidst bør du dele notaterne og de næste skridt med din medarbejder.

  • Send et kort resumé af mødet til medarbejderen (f.eks. via e-mail).
  • Tilføj de vigtigste diskussionspunkter, trufne beslutninger og trufne foranstaltninger.

Det skaber et fælles referat, som sikrer, at alle involverede er enige om, hvad der er blevet diskuteret.

Ved at følge denne dagsorden skaber du en ensartet ramme for en-til-en-møder, samtidig med at du bevarer fleksibiliteten til at tage de mest relevante emner op hver uge.

KPI for en-til-en-møder

Dagsorden for ugentlige en-til-en-møder

Måling af indflydelsen fra (bi-)ugentlige en-til-en-samtaler💡.

For at sikre, at dine en-til-en-møder virkelig er effektive, er det vigtigt at måle deres effekt. Det hjælper ikke kun med at forbedre processen, men viser også værdien af disse møder for medarbejderen og ledelsen.

Egnede KPI'er (key performance indicators) til en-til-en-samtaler

  • Medarbejdernes engagement: Regelmæssige en-til-en-samtaler bør føre til større medarbejdertilfredshed og engagement. Brug periodiske undersøgelser som f.eks. sundhedstjek til at spore dette.
  • Målopfyldelsesgrad: Overvåg, hvor effektivt medarbejderne når deres mål, som er drøftet i en-til-en-samtaler.
  • Fastholdelse af medarbejdere: Med tiden bør effektive en-til-en-samtaler bidrage til at fastholde medarbejderne i højere grad og dermed reducere udskiftningen i teamet.

Direkte en-til-en feedback:

  • ROTI (Return On Time Invested): Efter hvert enkelt møde skal du bede om en kort tilbagemelding om mødets effektivitet. Vores personlige favorit er at bede om en ROTI-score på en skala fra 1-10 (Hvor god var den tid, der blev investeret i dette one-on-one-møde?). Her kan du endda sammenligne ROTI-scoren mellem de forskellige møder over tid.
  • Kvartalsvise anmeldelser: Gennemfør en mere dybdegående gennemgang af en-til-en-processen med et par måneders mellemrum.

Med disse KPI'er er du i den bedste position til at demonstrere effektiviteten af en-til-en-møder for dig selv, dine medarbejdere og ledelsen.

Dagsorden for ugentlige en-til-en-møder

Almindelige faldgruber med en-til-en, og hvordan man undgår dem💡.

Selv med de bedste intentioner kan du falde i visse fælder, når du udfører en-til-en-samtaler. Her er nogle almindelige faldgruber og strategier til at undgå dem:

Gør one-on-ones til statusrapporter:

  • Faldgrube: Mødet bliver en simpel liste over udførte opgaver.
  • Løsning: Fokuser på fremadrettede diskussioner. Spørg om udfordringer, nødvendige ressourcer og kommende prioriteter i stedet for bare at diskutere, hvad der er blevet gjort.

At tilsidesætte langsigtede mål til fordel for kortsigtede spørgsmål:

  • Faldgrube: Hvert møde fokuserer udelukkende på umiddelbare opgaver og problemer.
  • Løsning: Diskuter jævnligt langsigtede karrieremål og udviklingsplaner. Afsæt tid på hvert møde til kort- og langsigtede emner.
    Husk på det: En god balance mellem taktiske og strategiske diskussioner er en 70/30-fordeling.

Manglende opfølgning på foranstaltninger:

  • Faldgrube: Forpligtelser indgået i en-til-en-samtaler bliver glemt eller ignoreret.
  • Løsning: Afslut hvert møde med tydeligt at navngive og notere tiltag. Start det næste møde med at gennemgå disse tiltag. Brug et fælles dokument eller værktøj (f.eks. Echometer) for at spore forpligtelser over tid.
skabelon til en-til-en-møde

Dagsorden for ugentlige en-til-en-møder

Skabeloner til forskellige typer af one-on-ones

Selvom det er vigtigt med en konsekvent struktur, kan du tilpasse dig forskellige situationer ved at bruge forskellige spørgsmålsformater inden for hovedstrukturen. Her er nogle skabeloner, du kan bruge eller tilpasse:

Eksempler på typiske en-til-en-spørgsmål

Generelle spørgsmål:

  • Hvad tænker du på i denne uge?
  • Hvad er dine prioriteter for denne uge?
  • Hvor sikker føler du dig på virksomhedens retning?

Strategi og fremskridt:

  • Har du spørgsmål til strategien?
  • Har du brug for input fra mig?
  • Hvordan går det med at nå dine mål?
  • Hvad har du lært, siden vi talte sammen sidst?
  • Hvad har udfordret dig, siden vi talte sammen sidst?
  • Hvad er gået godt, siden vi talte sammen sidst?
Feedback:
  • Hvilken feedback har du til mig?
  • Er der nogen interaktioner, du gerne vil diskutere?
  •  

Hyppigt forekommende problemer

Selv om ovenstående spørgsmål er gode generelle spørgsmål, har vi i samtaler med mange chefer og teamledere fundet ud af, at der er udfordringer, hvor de "normale" spørgsmål ikke fungerer så godt.

Kort sagt har vi identificeret seks almindelige problemer i personaleledelse, som gode dagsordener for en-til-en-møder kan hjælpe med:

Disse problemer er:

  1. Kundens empati: "Mine medarbejdere har svært ved at forstå kundens og virksomhedens perspektiv."
  2. Opbygning af relationer: "Mine medarbejdere åbner sig ikke for mig på 1:1-møder."
  3. Personlig udvikling: "Mine medarbejdere har ingen egentlige udviklingsmål."
  4. Individuel præstation: "Mine medarbejdere optimerer ikke deres feedback-loops og arbejdsprocesser."
  5. Bløde færdigheder: "Mine medarbejdere har svært ved at udtrykke deres tvivl på en respektfuld og produktiv måde" eller "De føler sig let angrebet, når de bliver kritiseret".
  6. Ansvar og deltagelse i teamet: "Mine medarbejdere tager ikke ansvar for vores teammål."

Som en person, der gennemfører en-til-en-møder med sine teammedlemmer, har du sikkert selv oplevet nogle af disse problemer. Derfor har vi hos Echometer udviklet særlige skabeloner sammen med psykologer og (agile) mødeeksperter for at løse dem.

Eksempler på skabeloner til at løse disse problemer

Da vi allerede har oprettet mere end 25 skabeloner, der løser de ovennævnte problemer, vil jeg gerne præsentere to eksempler her:

Problemeksempel #1:

"Mine medarbejdere har ingen egentlige udviklingsmål."

Selv om folk måske ikke har specifikke udviklingsmål, er der helt sikkert aspekter af deres arbejde, som interesserer dem mere end andre. Hvis man ser på problemet på denne måde, kan man udlede udviklingsmål ud fra de interesser, som også motiverer medarbejderen. Dette er også kendt som "job crafting".

Skabelon til en-til-en-møde: Job Crafting

Vi har alle visse aspekter af vores arbejde, som vi holder mere af end andre. Der er normalt et vist spillerum til at forme vores roller i overensstemmelse med vores præferencer. Det er godt at være opmærksom på disse præferencer og kommunikere dem for at være forberedt, når der opstår muligheder for job crafting. Spørgsmål til en "job crafting" 1:1-skabelon:

Åbne feedback-spørgsmål

Hvilke aspekter af dit arbejde kan du bedst lide?

Hvilke aspekter af dit arbejde bryder du dig mindst om?

Hvis du kunne uddelegere en af dine opgaver til en anden, hvad skulle det så være?

Hvis du kunne tilføje ét ansvar eller én beslutningskompetence til din rolle, hvad skulle det så være?

Skriv dit navn på ventelisten

Vores One-on-One Meeting Tool er i øjeblikket under udvikling. Hvis du gerne vil have besked, når det er tilgængeligt, kan du tilmelde dig her med din e-mailadresse:

Problemeksempel #2:

"Mine medarbejdere har svært ved at udtrykke deres tvivl."

eller

"De føler sig let angrebet, når de bliver kritiseret."

Der opstår ofte mange andre problemer som følge af dette grundlæggende problem. Et eksempel er, at disse mennesker ofte har sværere ved at sætte klare grænser, hvilket igen giver et dårligt indtryk af medarbejderne.

Til dette specifikke eksempel har vi lavet en skabelon, der hedder "At sige nej", som du kan bruge i en personlig samtale med din medarbejder:

Skabelon til en-til-en-møde: At sige 'nej'

Hvis nogen har svært ved at sige nej, får de måske flere og flere opgaver, indtil de er i fare for at brænde ud. Dette format hjælper folk med at tænke over, hvordan de kan sætte passende forventninger og sige nej, når de har brug for det.

Åbne feedback-spørgsmål

Reflektere: Hvad er gode grunde til at sige "nej", når nogen beder dig om at gøre noget?

Saml eksempler: Hvornår har du sidst sagt "nej", når nogen har bedt dig om at gøre noget? I hvilke situationer ville du gerne have sagt "nej", men gjorde det ikke?

Værktøjer: Hvilke sætninger eller spørgsmål kan være nyttige, når nogen vil have dig til at gøre noget?

Skriv dit navn på ventelisten

Vores One-on-One Meeting Tool er i øjeblikket under udvikling. Hvis du gerne vil have besked, når det er tilgængeligt, kan du tilmelde dig her med din e-mailadresse:

Dagsorden for ugentlige en-til-en-møder

Konklusion – Dagsorden for ugentlige en-til-en-møder⚡.

Regelmæssige en-til-en-møder, hvad enten det er hver uge eller hver 14. dag, er en fremragende måde at fremme kommunikation, forbedre præstationer og støtte medarbejdere på. Ved at lave en struktureret, men fleksibel dagsorden, grundig forberedelse og konsekvent opfølgning kan du maksimere effekten af disse vigtige møder.

Nøglefaktorer for vellykkede en-til-en-møder:

  1. Regelmæssighed: Hold dig til den aftalte tidsplan, hvad enten det er hver uge eller hver 14. dag.
  2. Kvaliteten af samtalerne: Fokuser på åben og ærlig kommunikation for at diskutere både kortsigtede og langsigtede problemer.
  3. Konsekvent sporing: Sørg for, at diskuterede opgaver og mål konsekvent forfølges og implementeres.

Kort tjekliste til effektive (to)ugentlige en-til-en-møder:

  • Forberedelse:
    • Brug fælles dagsordensdokumenter
    • Opfordr medarbejderne til at lave en dagsorden
    • Tjek tidligere noter og handlingspunkter
  • Under mødet:
    • Personlig check-in ved start
    • Behandl de vigtigste emner først
    • Balance mellem taktiske og strategiske diskussioner (70/30)
  • Opfølgning:
    • Opsummering af handlingspunkter og beslutninger
    • Del noter og næste skridt

Brug de skabeloner og strategier, der præsenteres i denne artikel, som udgangspunkt, og tilpas dem til dit teams behov og kultur. Brug desuden meningsfulde KPI'er til at måle succesen af en-til-en-møderne:

Meningsfulde KPI'er:

  • Medarbejdernes engagement
  • Målopfyldelsesgrad
  • Fastholdelse af medarbejdere
  • ROTI (afkast af investeret tid) 
  • Kvartalsvis feedback

Med tid og opmærksomhed bliver en-til-en-møder en hjørnesten i din ledelsestilgang og skaber succes for hele dit team.

Hvis du leder efter et værktøj, der kan hjælpe dig med at forberede 1:1-møder og vælge passende skabeloner, kan du nu prøve Echometer gratis:

Skriv dit navn på ventelisten

Vores One-on-One Meeting Tool er i øjeblikket under udvikling. Hvis du gerne vil have besked, når det er tilgængeligt, kan du tilmelde dig her med din e-mailadresse:

Del denne artikel med dit netværk

Brug for et teamboost? Her er, hvad du skal gøre: Spotify Health Check-retrospektivet!

Første spørgsmål om sundhed: "😍 Vi nyder at gå på arbejde og har det sjovt med at arbejde sammen."

Har du lyst til mere? Prøv vores retroværktøj nu.

Flere artikler

Echometer Nyhedsbrev

Gå ikke glip af opdateringer om Echometer & få inspiration til agilt arbejde