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agenda e modello di riunione settimanale uno su uno

L'agenda perfetta per gli incontri settimanali one-to-one, con modelli inclusi

Indice dei contenuti

Il potere di un'agenda di incontri individuali

Nel mondo del lavoro di oggi, la comunicazione continua tra i manager e i membri del loro team è più importante che mai. Le riunioni settimanali o bisettimanali a tu per tu hanno dimostrato di essere un modo efficace per mantenere l'allineamento e promuovere la crescita e la produttività. Non c'è da stupirsi che 94% dei manager tengano riunioni individuali e circa 48% di questi su base settimanale.

In questo articolo scoprirai come creare un'agenda efficace a tu per tu e quali sono i modelli più adatti alle diverse situazioni.

Agenda delle riunioni settimanali one-to-one

Perché dovresti organizzare incontri (bi)settimanali one-to-one 💡

La frequenza delle riunioni individuali può avere un impatto significativo sulla loro efficacia. Le riunioni regolari di solito permettono di rimanere vicini al team.

Ma ci sono anche alcune differenze tra incontri settimanali e quindicinali. Gli incontri settimanali a tu per tu consentono aggiustamenti rapidi e feedback tempestivi, mentre gli incontri quindicinali a tu per tu lasciano più tempo per i progressi e le modifiche tra un incontro e l'altro.
È quindi importante che tu abbia ben chiaro l'obiettivo esatto quando pianifichi gli incontri individuali. Naturalmente, devi tenere conto anche delle opinioni dei membri del team.

Per determinare la frequenza, tieni conto dei flussi di lavoro del tuo team, dei cicli di progetto e delle preferenze individuali. Fondamentalmente, a prescindere dall'intervallo scelto, la coerenza è la chiave del successo!

L'equilibrio tra qualità e quantità

  • Incontri settimanali a tu per tu: Ideale per gli ambienti con ritmi veloci o per chi lavora su progetti critici
  • Incontri individuali quindicinali: Adatto a team più consolidati o quando sono necessarie discussioni più approfondite.
agenda degli incontri settimanali one-to-one

Agenda delle riunioni settimanali one-to-one

L'agenda ideale per gli incontri (bi)settimanali one-to-one💡

Un'agenda di incontri individuali efficace garantisce che questi incontri siano produttivi e preziosi per entrambe le parti. Diamo un'occhiata a come strutturiamo gli incontri individuali nelle singole fasi:

Fase 1: La preparazione perfetta – Come organizzare incontri individuali produttivi

Nella prima fase (possibilmente prima dell'incontro), sia il manager che il dipendente contribuiscono con punti di discussione:

  • Utilizza un documento o uno strumento condiviso (per esempio Echometer), dove entrambe le parti possono aggiungere gli argomenti che desiderano discutere.
  • Incoraggia i membri del tuo team ad assumersi la responsabilità aggiungendo i loro punti all'agenda 1:1 prima dell'incontro.
  • Potrai poi aggiungere altri punti se necessario.

Questo processo garantisce che gli incontri one-to-one siano co-progettati dal dipendente, il che aumenta il coinvolgimento in quanto l'attenzione è rivolta al dipendente stesso.
Dovresti poi rivedere gli appunti dell'ultimo incontro individuale:

  • Prima dell'incontro in corso, entrambe le parti dovrebbero rivedere le azioni e le discussioni dell'ultimo incontro. Questo aiuta a tenere traccia degli impegni e a monitorare i progressi nel tempo.

Prima di approfondire la conversazione one-to-one, è il momento di organizzare le cose e determinare gli argomenti più importanti da discutere:

  • Dai la priorità agli argomenti più importanti o che richiedono tempo.
    • Esempio: I blocchi attuali o le scadenze imminenti
  • Garantire un mix di questioni tattiche a breve termine e discussioni strategiche a più lungo termine.
    • Esempio: Processi nel progetto in corso (tattici) ed espansione dei propri punti di forza (strategici)

Fase 2: Conversazioni efficaci – Come ottenere il massimo dalle riunioni

Prima di passare alle cose serie durante la riunione vera e propria, puoi iniziare con un breve check-in personale, noto anche come "rompighiaccio":

  • Inizia con una conversazione breve e informale per creare una buona atmosfera.
    • Esempi:
      • Come è andata la tua giornata finora?
      • Qual è stata la tua più grande soddisfazione questa settimana?
      • Su cosa hai lavorato di più nell'ultima settimana?
  • Limitati a 2-3 minuti per creare un'atmosfera positiva senza prolungare inutilmente la riunione.

Dopo aver rotto il ghiaccio, è il momento di affrontare le questioni importanti. Un'attenta definizione delle priorità assicura che gli argomenti critici ricevano la necessaria attenzione, anche se il tempo a disposizione è poco:

  • Affronta prima gli argomenti a più alta priorità quando entrambi i partecipanti sono ancora concentrati.
    • Esempi:
      • Cosa ti sta rallentando al momento sul lavoro?
      • Come procede il progetto, che dovrebbe concludersi la prossima settimana?

Poiché gli incontri individuali non riguardano solo le mansioni quotidiane, ma anche la soddisfazione e lo sviluppo a lungo termine del dipendente, è importante bilanciare le discussioni tattiche e strategiche:

  • Tattico: Compiti immediati, progetti in corso e obiettivi a breve termine.
  • Strategico: Sviluppo della carriera a lungo termine, grandi pensieri e pianificazione del futuro.
  • Punta a una ripartizione 70/30 tra argomenti tattici e strategici nella maggior parte degli incontri one-to-one.

Fase 3: Garantire la sostenibilità – Come implementare i risultati della riunione

Ora è il momento di concludere la riunione. Per prima cosa riassumi le misure e le decisioni:

  • Elenca chiaramente tutte le azioni intraprese durante la riunione.
  • Indica chi è responsabile di quale misura ed entro quando deve essere completata.

Infine, devi condividere le note e i passi successivi con il tuo dipendente.

  • Invia un breve riassunto dell'incontro al dipendente (ad esempio via e-mail).
  • Aggiungi i punti di discussione più importanti, le decisioni prese e le misure adottate.

In questo modo si crea un registro congiunto che assicura che tutte le parti siano d'accordo su ciò che è stato discusso.

Rispettando questa agenda, creerai un quadro coerente per gli incontri individuali, mantenendo la flessibilità necessaria per affrontare gli argomenti più rilevanti ogni settimana.

KPI per gli incontri individuali

Agenda delle riunioni settimanali one-to-one

Misurare l'influenza degli incontri (bi)settimanali a tu per tu💡

Per assicurarti che gli incontri individuali siano davvero efficaci, è importante misurarne l'impatto. Questo non solo aiuta a migliorare il processo, ma dimostra anche il valore di questi incontri per il dipendente e la direzione.

KPI (indicatori chiave di prestazione) adatti per i colloqui individuali

  • Impegno dei dipendenti: I colloqui individuali regolari dovrebbero portare a una maggiore soddisfazione e impegno da parte dei dipendenti. Utilizza sondaggi periodici come quelli per il controllo dello stato di salute per verificare questo aspetto.
  • Tasso di raggiungimento dell'obiettivo: Controlla l'efficacia con cui i dipendenti raggiungono i loro obiettivi discussi durante i colloqui individuali.
  • Mantenimento dei dipendenti: Nel corso del tempo, gli incontri individuali efficaci dovrebbero contribuire ad aumentare il tasso di fidelizzazione dei dipendenti e quindi a ridurre il turnover all'interno del team.

Un feedback diretto, uno a uno:

  • ROTI (Return On Time Invested): Dopo ogni incontro individuale, chiedi un breve feedback sull'efficacia dell'incontro. Il nostro preferito è chiedere un punteggio ROTI su una scala da 1 a 10 (Quanto è stato buono il tempo investito in questo incontro individuale?). In questo caso puoi anche confrontare i punteggi ROTI tra i diversi incontri nel tempo.
  • Recensioni trimestrali: Eseguire revisioni più approfondite del processo one-to-one ogni pochi mesi.

Grazie a questi KPI, sarai nella posizione migliore per dimostrare l'efficacia delle riunioni individuali a te stesso, ai tuoi dipendenti e alla direzione.

Agenda delle riunioni settimanali one-to-one

Le insidie più comuni nell'incontro individuale e come evitarle💡

Anche con le migliori intenzioni, puoi cadere in alcune trappole quando esegui degli incontri individuali. Ecco alcune trappole comuni e le strategie per evitarle:

Trasforma gli incontri individuali in rapporti sullo stato di salute:

  • Trabocchetto: La riunione diventa un semplice elenco di attività completate.
  • Soluzione: Concentrati su discussioni orientate al futuro. Chiedi quali sono le sfide, le risorse necessarie e le priorità future, invece di parlare solo di ciò che è stato fatto.

Trascurare gli obiettivi a lungo termine a favore di questioni a breve termine:

  • Trabocchetto: Ogni riunione si concentra esclusivamente su compiti e problemi immediati.
  • Soluzione: Discuti regolarmente degli obiettivi di carriera a lungo termine e dei piani di sviluppo. Riserva del tempo in ogni riunione per gli argomenti a breve e a lungo termine.
    Ricorda che: Un buon equilibrio tra discussioni tattiche e strategiche è una divisione 70/30.

Mancato follow-up delle misure:

  • Trabocchetto: Gli impegni presi durante i colloqui individuali vengono dimenticati o ignorati.
  • Soluzione: Termina ogni riunione nominando e annotando chiaramente le misure. Inizia la riunione successiva rivedendo queste azioni. Utilizza un documento o uno strumento condiviso (come Echometer) per tenere traccia degli impegni nel tempo.
Modello di riunione individuale

Agenda delle riunioni settimanali one-to-one

Modelli per diversi tipi di incontri individuali

Anche se una struttura coerente è importante, puoi adattarti alle diverse situazioni utilizzando diversi formati di domande all'interno della struttura principale. Ecco alcuni modelli che puoi utilizzare o adattare:

Esempi di domande tipiche a tu per tu

Domande generali:

  • A cosa pensi questa settimana?
  • Quali sono le tue priorità per questa settimana?
  • Quanto ti senti sicuro della direzione dell'azienda?

Strategia e progressi:

  • Hai qualche domanda sulla strategia?
  • Hai bisogno di un contributo da parte mia?
  • Come stai procedendo con i tuoi obiettivi?
  • Cosa hai imparato dall'ultima volta che abbiamo parlato?
  • Cosa ti ha messo alla prova dall'ultima volta che abbiamo parlato?
  • Cosa è andato bene dall'ultima volta che abbiamo parlato?
Feedback:
  • Che feedback hai per me?
  • Ci sono interazioni di cui vorresti discutere?
  •  

Problemi frequenti

Anche se le domande di cui sopra sono ottime domande generali, abbiamo scoperto, discutendo con numerosi manager e team leader, che ci sono sfide in cui le domande "normali" non funzionano così bene.

In breve, abbiamo identificato sei problemi comuni nella gestione delle persone che un'ottima agenda per le riunioni individuali dovrebbe aiutare a risolvere:

Questi problemi sono:

  1. L'empatia del cliente: "I miei dipendenti hanno difficoltà a comprendere la prospettiva del cliente e dell'azienda".
  2. Creazione di relazioni: "I miei dipendenti non si aprono con me nelle riunioni 1:1".
  3. Sviluppo personale: "I miei dipendenti non hanno obiettivi di sviluppo intrinseci".
  4. Prestazioni individuali: "I miei dipendenti non ottimizzano i cicli di feedback e i processi di lavoro".
  5. Competenze trasversali: "I miei dipendenti hanno difficoltà a esprimere i loro dubbi in modo rispettoso e produttivo" oppure "Si sentono facilmente attaccati quando vengono criticati".
  6. Responsabilità e partecipazione al team: "I miei dipendenti non si assumono la responsabilità dell'obiettivo di squadra".

Se sei una persona che conduce riunioni individuali con i membri del proprio team, probabilmente avrai sperimentato tu stesso alcuni di questi problemi. Ecco perché noi di Echometer abbiamo sviluppato dei modelli speciali con psicologi ed esperti di riunioni (agili) per affrontarli.

Modelli di esempio per risolvere questi problemi

Dato che abbiamo già creato più di 25 modelli che affrontano i problemi di cui sopra, vorrei presentare qui due esempi:

Esempio di problema #1:

"I miei dipendenti non hanno obiettivi di sviluppo intrinseci".

Anche se le persone non hanno obiettivi di sviluppo specifici, ci sono sicuramente aspetti del loro lavoro che le interessano più di altri. Se guardi al problema in questo modo, puoi ricavare gli obiettivi di sviluppo dagli interessi che motivano il dipendente. Questo è noto anche come "job crafting".

Modello di riunione individuale: creazione del lavoro

Tutti noi abbiamo alcuni aspetti del nostro lavoro che ci piacciono più di altri. Di solito c'è un certo margine di manovra per modellare i nostri ruoli in base alle nostre preferenze. È bene essere consapevoli di queste preferenze e comunicarle per essere preparati quando si presentano opportunità di job crafting. Domande per un modello di "job crafting" 1:1:

Domande aperte di feedback

Quali sono gli aspetti del tuo lavoro che ti piacciono di più?

Quali aspetti del tuo lavoro ti piacciono di meno?

Se potessi delegare uno dei tuoi compiti a qualcun altro, quale sarebbe?

Se potessi aggiungere una responsabilità o un potere decisionale al tuo ruolo, quale sarebbe?

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Il nostro strumento per le riunioni individuali è attualmente in fase di sviluppo. Se vuoi essere informato quando sarà disponibile, puoi iscriverti qui con il tuo indirizzo e-mail:

Esempio di problema #2:

"I miei dipendenti hanno difficoltà a esprimere i loro dubbi".

o

"Si sentono facilmente attaccati quando vengono criticati".

Da questo problema fondamentale derivano spesso molti altri problemi. Ad esempio, per queste persone è spesso più difficile stabilire dei limiti chiari, il che si riflette negativamente sui dipendenti.

Per questo esempio specifico, abbiamo creato un modello chiamato "Dire 'No'" che puoi utilizzare in una conversazione individuale con il tuo dipendente:

Modello di riunione individuale: dire di no

Se qualcuno ha difficoltà a dire "no", potrebbe ricevere sempre più compiti fino a rischiare di esaurirsi. Questo format aiuta le persone a riflettere su come stabilire aspettative adeguate e a dire "no" quando è necessario.

Domande aperte di feedback

Rifletti: Quali sono i buoni motivi per dire "no" quando qualcuno ti chiede di fare qualcosa?

Raccogli esempi: Quando è stata l'ultima volta che hai detto "no" quando qualcuno ti ha chiesto di fare qualcosa? In quali situazioni avresti voluto dire "no" ma non l'hai fatto?

Strumenti: Quali frasi o domande possono essere utili quando qualcuno vuole che tu faccia qualcosa?

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Agenda delle riunioni settimanali one-to-one

Conclusione – Agenda della riunione settimanale individuale⚡

Gli incontri regolari, settimanali o quindicinali, sono un modo eccellente per incoraggiare la comunicazione, migliorare le prestazioni e sostenere i dipendenti. Creando un'agenda strutturata ma flessibile, una preparazione accurata e un follow-up costante, puoi massimizzare l'impatto di queste importanti riunioni.

Fattori chiave per riunioni individuali di successo:

  1. Regolarità: Rispetta il programma concordato, sia esso settimanale o quindicinale.
  2. Qualità delle conversazioni: Concentrati su una comunicazione aperta e onesta per discutere dei problemi a breve e a lungo termine.
  3. Tracciamento coerente: Assicurarsi che i compiti e gli obiettivi discussi vengano perseguiti e implementati in modo coerente.

Breve lista di controllo per riunioni individuali (bi)settimanali efficaci:

  • Preparazione:
    • Utilizza documenti dell'agenda condivisi
    • Incoraggia i dipendenti a creare un'agenda
    • Controlla le note e le azioni precedenti
  • Durante la riunione:
    • Check-in personale alla partenza
    • Affronta prima gli argomenti più importanti
    • Equilibrio tra discussioni tattiche e strategiche (70/30)
  • Follow-up:
    • Riassumere i punti d'azione e le decisioni
    • Condividi le note e i passi successivi

Usa i modelli e le strategie presentate in questo articolo come punto di partenza e adattali alle esigenze e alla cultura del tuo team. Inoltre, utilizza KPI significativi per misurare il successo degli incontri individuali:

KPI significativi:

  • Impegno dei dipendenti
  • Tasso di raggiungimento dell'obiettivo
  • Mantenimento dei dipendenti
  • ROTI (Ritorno sul tempo investito) 
  • Feedback trimestrale

Con tempo e attenzione, le riunioni individuali diventano una pietra miliare del tuo approccio gestionale e portano al successo tutto il tuo team.

Se stai cercando uno strumento che ti aiuti a preparare le riunioni 1:1 e a selezionare i modelli adatti, ora puoi provare gratuitamente Echometer:

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Il nostro strumento per le riunioni individuali è attualmente in fase di sviluppo. Se vuoi essere informato quando sarà disponibile, puoi iscriverti qui con il tuo indirizzo e-mail:

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