För de flesta företag har regelbundna teammöten varje vecka eller månad länge varit standard. Dessa regelbundna möten handlar om att uppdatera varandra och diskutera svårigheter tillsammans. Lösningar på problem arbetas fram så att alla i slutet av varje möte är idealiskt informerade om den senaste utvecklingen i företaget eller på respektive avdelning.
Vi har också regelbundna teammöten i mitt nystartade företag. Under lång tid saknade vi dock ett konkret ramverk (en agenda eller mall) för att organisera dessa möten på ett effektivt sätt och strukturera dem. Resultatet blev ett ganska intuitivt tillvägagångssätt där vi gav vissa ämnen för mycket utrymme, medan andra viktiga punkter fick för lite uppmärksamhet.
Dessa utmaningar förändrades dock i grunden när jag upptäckte Retro Method –, en metod som framgångsrikt används av ledande organisationer som Spotify och andra stora teknikföretag. Denna metod har sedan länge blivit standard i många toppföretag och i kombination med ett onlineverktyg som stöder hela mötesprocessen gjorde den det möjligt för mig att avsevärt minska längden på de veckovisa teammötena samtidigt som jag uppnådde mer än någonsin tidigare.
I den här artikeln vill jag presentera den här metoden och guida dig genom hur ett möte går till så att du kan tillämpa konceptet direkt i ditt team.
Jour Fixe: Effektivare teammöten tack vare Retro Agenda
Steg #1 – Bra planering är halva jobbet:
Ett av de största problemen med våra första teammöten var bristen på förberedelser. Effektiva förberedelser innebär dock inte nödvändigtvis att man ägnar timmar åt att planera en dagordning eller förbereda PowerPoint-presentationer. Med retro-metoden räcker det med att deltagarna tar 5-10 minuter före mötet för att svara på några grundläggande frågor. De specifika frågorna kan variera, men det finns beprövade frågekataloger för en mängd olika ämnen. I retrosammanhang kallas dessa för retromallar:
När dessa frågor har besvarats har en solid grund för teammötet skapats. Med ett verktyg som Echometer kan du helt enkelt välja en av över 50 frågemallar och skicka den till alla teammedlemmar via e-post en dag före mötet. På så sätt kan alla svara på frågorna vid en tidpunkt som passar dem.
Jour Fixe: Effektivare teammöten tack vare Retro Agenda
Steg #2 – En kort och effektiv introduktion:
Så snart alla teammedlemmar har svarat på de förberedande frågorna kan det faktiska teammötet börja. För att involvera alla deltagare och uppmuntra till engagemang under mötet är det lämpligt att använda de första 5 minuterna till en inledande fråga. Denna fråga behöver inte nödvändigtvis vara relevant innehållsmässigt, utan syftet är att varje deltagare ska bli aktiv och bidra med något. Detta främjar en öppen och engagerad atmosfär redan från början.
Här är ett exempel på en sådan post:
Jour Fixe: Effektivare teammöten tack vare Retro Agenda
Steg #3 – Sätt alla i bilden:
Efter en lyckad start vänder vi vår uppmärksamhet mot svaren på de förberedda frågorna. Här finns det två alternativ: Antingen presenterar varje gruppmedlem sina egna svar och lägger till en kort kommentar, eller så presenterar moderatorn alla svar om anonymitet önskas. Detta tillvägagångssätt kan vara särskilt användbart när det handlar om känsliga ämnen där gruppmedlemmarna kan vara ovilliga att tala öppet.
Därefter diskuteras de så kallade "action items" från föregående vecka. "Action items" är specifika uppgifter som teammedlemmarna har åtagit sig under det föregående mötet. En action item kan till exempel vara "revidera hemsidan". Detta innebär att man kontrollerar om åtgärdspunkterna har slutförts framgångsrikt. Om en uppgift inte har slutförts analyseras orsaken till detta för att avgöra om uppgiften ska fortsätta eller förkastas. Om det t.ex. inte var möjligt att revidera hemsidan på grund av semester hos den person som var behörig att komma åt den, fortsätter denna uppgift. Om det däremot har fastställts att en revidering av hemsidan inte är nödvändig, kan åtgärdsobjektet kasseras.
Det är viktigt att inte belasta sig själv med alltför många uppgifter, utan snarare att definiera centrala och realiserbara åtgärdspunkter. Att granska dessa punkter är ett utmärkt tillfälle att lära sig om och hur de uppsatta målen kan uppnås och vad som kan förbättras i framtiden.
Jour Fixe: Effektivare teammöten tack vare Retro Agenda
Steg #4 – Prioritera, analysera och agera:
Enligt min mening är detta steg kärnan i vårt teammöte. Här får varje teammedlem möjlighet att rösta för att bestämma vilka svar och ämnen som ska diskuteras mer intensivt av hela teamet. Alla får ett visst antal röster som de kan fördela på de olika svaren.
Denna metod förhindrar att okontrollerade diskussioner utvecklas. Istället fokuserar vi på de ämnen som anses vara särskilt relevanta av hela teamet.
Tidigare tenderade vårt team att prata om olika ämnen på måfå, vilket ofta gjorde våra möten mindre effektiva. Sedan införandet av retro-metoden har detta förändrats i grunden: Våra diskussioner är nu mer strukturerade och fokuserade – en riktig gamechanger! Mötena tar nu bara hälften så lång tid, men är minst dubbelt så effektiva.
När de viktigaste punkterna har prioriterats börjar den gemensamma diskussionen och analysen i teamet. Vi brainstormar lösningar för de identifierade problemen och utvecklar effektiva tillvägagångssätt.
Vi härleder sedan specifika åtgärder från dessa lösningsstrategier – våra så kallade "action items".
Denna enkla men effektiva process gör det möjligt för oss att ta itu med de viktigaste frågorna på mötet och utveckla hållbara lösningar för framtiden.
Jour Fixe: Effektivare teammöten tack vare Retro Agenda
Steg #5 – Den krönande härligheten:
I slutet av mötet genomför vi en kort enkät där varje teammedlem på en skala från 1 till 10 får bedöma hur effektiv och värdefull den tid som investerades i mötet var.
Denna fas ger möjlighet att kort diskutera de utvärderingar som gjorts och få värdefulla insikter inför kommande möten. Syftet är att kontinuerligt förbättra våra teammöten och göra dem mer effektiva.
Att följa detta schema visar hur smidig och lärorik processen kan vara. Retro-metoden är mer än bara ett verktyg för effektiva teammöten; det är ett sätt att ständigt lära sig, ständigt utvecklas som team och växa tillsammans.
Jour Fixe: Effektivare teammöten tack vare Retro Agenda
Slutsats – Det bästa sättet att hålla ett teammöte:
Införandet av retro-metoden i vår start-up har i grunden revolutionerat våra teammöten. Genom att systematiskt strukturera och fokusera på de verkligt viktiga ämnena har vi dramatiskt förbättrat produktiviteten och effektiviteten i våra möten.
Om du vill få ut så mycket som möjligt av dina teammöten rekommenderar jag att du provar den här metoden. Det mest effektiva sättet att göra detta är med ett specialiserat verktyg som Echometer. Med hjälp av det kan du enkelt spåra det perfekta flödet i dina möten och behöver bara investera 1-2 minuter i förberedelser. Verktyget guidar dig genom hela processen och gör att du kan koncentrera dig helt på innehållet och teamets aktiva deltagande.
