Useimmissa yrityksissä säännölliset viikoittaiset tai kuukausittaiset tiimikokoukset ovat olleet jo pitkään vakio. Näissä säännöllisissä tapaamisissa on kyse toistensa ajan tasalla pitämisestä ja vaikeuksista keskustelemisesta yhdessä. Ongelmiin etsitään ratkaisuja niin, että jokaisen kokouksen päätteeksi kaikki ovat parhaalla mahdollisella tavalla perillä yrityksen tai oman osaston viimeisimmistä tapahtumista.
Pidämme myös säännöllisiä tiimikokouksia startup-yrityksessäni. Meillä ei kuitenkaan ollut pitkään aikaan konkreettista kehystä (esityslistaa tai mallia), jonka avulla voisimme järjestää nämä kokoukset tehokkaasti ja jäsentää niitä. Tuloksena oli melko intuitiivinen lähestymistapa, jossa annoimme joillekin aiheille liikaa tilaa, kun taas muut tärkeät asiat jäivät vähälle huomiolle.
Nämä haasteet kuitenkin muuttuivat perusteellisesti, kun löysin Retro Method – -menetelmän, jota johtavat organisaatiot, kuten Spotify ja muut suuret teknologiayritykset, käyttävät menestyksekkäästi. Menetelmästä on jo kauan sitten tullut standardi monissa huippuyrityksissä, ja yhdistettynä koko kokousprosessia tukevaan verkkotyökaluun pystyin sen avulla lyhentämään viikoittaisten tiimikokousten kestoa merkittävästi ja saavuttamaan samalla enemmän kuin koskaan aiemmin.
Tässä artikkelissa esittelen tämän menetelmän ja opastan sinua kokouksen kulussa, jotta voit soveltaa konseptia suoraan tiimissäsi.
Jour Fixe: Tehokkaammat tiimikokoukset Retro Agendan ansiosta
Vaihe #1 – Hyvä suunnittelu on puolet taistelusta:
Yksi suurimmista ongelmista ensimmäisissä tiimikokouksissamme oli valmistautumisen puute. Tehokas valmistelu ei kuitenkaan välttämättä tarkoita tuntikausien käyttämistä esityslistan suunnitteluun tai PowerPoint-esitysten valmisteluun. Retromenetelmässä riittää, että osallistujat käyttävät noin 5-10 minuuttia ennen kokousta vastatakseen joihinkin peruskysymyksiin. Konkreettiset kysymykset voivat vaihdella, mutta eri aiheisiin on olemassa hyväksi havaittuja kysymysluetteloita. Retrotoiminnassa näitä kutsutaan retromalleiksi:
Kun näihin kysymyksiin on vastattu, tiimikokoukselle on luotu vankka perusta. Echometer:n kaltaisen työkalun avulla voit yksinkertaisesti valita yhden yli 50 kysymysmallista ja lähettää sen kaikille tiimin jäsenille sähköpostitse päivää ennen kokousta. Näin jokainen voi vastata kysymyksiin itselleen sopivana ajankohtana.
Jour Fixe: Tehokkaammat tiimikokoukset Retro Agendan ansiosta
Vaihe #2 – Lyhyt ja tehokas johdanto:
Kun kaikki ryhmän jäsenet ovat vastanneet valmisteleviin kysymyksiin, varsinainen ryhmäkokous voi alkaa. Jotta kaikki osallistujat saataisiin mukaan kokoukseen ja edistettäisiin sitoutumista kokouksen aikana, on suositeltavaa käyttää ensimmäiset 5 minuuttia johdantokysymykseen. Kysymyksen ei välttämättä tarvitse olla sisällöltään olennainen, vaan tavoitteena on pikemminkin, että jokainen osallistuja aktivoituu ja antaa oman panoksensa. Tämä edistää avointa ja osallistavaa ilmapiiriä heti alusta alkaen.
Tässä on esimerkki tällaisesta merkinnästä:
Jour Fixe: Tehokkaammat tiimikokoukset Retro Agendan ansiosta
Vaihe #3 – Laita kaikki mukaan kuvaan:
Onnistuneen alun jälkeen kiinnitämme huomiota vastauksiin valmisteltuihin kysymyksiin. Tässä on kaksi vaihtoehtoa: Joko kukin ryhmän jäsen esittää omat vastauksensa ja lisää lyhyen kommentin, tai moderaattori esittää kaikki vastaukset, jos halutaan säilyttää nimettömyys. Tämä lähestymistapa voi olla erityisen hyödyllinen, kun käsitellään arkaluonteisia aiheita, joista tiimin jäsenet saattavat olla haluttomia puhumaan avoimesti.
Tämän jälkeen keskustellaan edellisen viikon niin sanotuista "toimintakohteista". "Toimintakohteet" ovat erityisiä tehtäviä, joihin tiimin jäsenet ovat sitoutuneet edellisessä kokouksessa. Toimintakohta voisi olla esimerkiksi "Tarkista kotisivut". Tämän jälkeen tarkistetaan, onko toimintakohteet saatu onnistuneesti suoritettua. Jos jotakin tehtävää ei ole saatu päätökseen, analysoidaan syy siihen, jotta voidaan päättää, pitäisikö tehtävää jatkaa vai hylätä se. Jos esimerkiksi kotisivujen tarkistaminen ei ollut mahdollista, koska kotisivujen käyttöoikeuden omaava henkilö oli lomalla, tehtävää jatketaan. Jos kuitenkin todetaan, että kotisivujen tarkistaminen ei ole tarpeen, toiminto voidaan hylätä.
On tärkeää, että et rasita itseäsi liian monilla tehtävillä, vaan määrittele keskeiset ja toteutettavissa olevat toimintakohteet. Näiden kohtien tarkastelu tarjoaa erinomaisen tilaisuuden oppia, voidaanko asetetut tavoitteet saavuttaa ja miten ne voidaan saavuttaa ja mitä voitaisiin parantaa tulevaisuudessa.
Jour Fixe: Tehokkaammat tiimikokoukset Retro Agendan ansiosta
Vaihe #4 – Priorisoi, analysoi ja toimi:
Mielestäni tämä vaihe on tiimikokouksemme keskeinen osa. Tällöin jokaiselle tiimin jäsenelle annetaan mahdollisuus äänestää, jotta voidaan päättää, mistä vastauksista ja aiheista koko tiimin olisi keskusteltava perusteellisemmin. Jokainen saa tietyn määrän ääniä, jotka hän voi jakaa eri vastauksille.
Tällä menetelmällä estetään hallitsemattomien keskustelujen syntyminen. Sen sijaan keskitymme aiheisiin, joita koko tiimi pitää erityisen tärkeinä.
Aiemmin tiimillämme oli taipumus puhua erilaisista aiheista sattumanvaraisesti, mikä teki kokouksistamme usein tehottomampia. Retro-menetelmän käyttöönoton jälkeen tämä on muuttunut perusteellisesti: Keskustelumme ovat nyt jäsennellympiä ja kohdennetumpia – todellinen pelimuutos! Kokoukset kestävät nyt vain puolet vähemmän aikaa, mutta ovat vähintään kaksi kertaa tehokkaampia.
Kun tärkeimmät kohdat on asetettu tärkeysjärjestykseen, aloitetaan yhteinen keskustelu ja analyysi tiimissä. Ideoimme ratkaisuja tunnistettuihin ongelmiin ja kehitämme tehokkaita lähestymistapoja.
Tämän jälkeen johdamme näistä ratkaisumalleista konkreettisia toimintavaiheita – niin sanottuja "toimintakohteita".
Tämän yksinkertaisen mutta tehokkaan prosessin avulla voimme käsitellä kokouksen tärkeimpiä kysymyksiä ja kehittää toteuttamiskelpoisia ratkaisuja tulevaisuutta varten.
Jour Fixe: Tehokkaammat tiimikokoukset Retro Agendan ansiosta
Vaihe #5 – Kruunaava loisto:
Kokouksen päätteeksi teemme lyhyen kyselyn, jossa jokainen tiimin jäsen voi arvioida asteikolla 1-10, kuinka tehokasta ja kannattavaa kokoukseen käytetty aika oli.
Tämä vaihe tarjoaa tilaisuuden keskustella lyhyesti annetuista arvioinneista ja saada arvokasta tietoa tulevia kokouksia varten. Tavoitteena on parantaa jatkuvasti tiimikokouksiamme ja tehostaa niitä.
Tämän mallin noudattaminen osoittaa, kuinka sujuva ja opettavainen prosessi voi olla. Retro-menetelmä on enemmän kuin vain väline tehokkaisiin tiimikokouksiin; se on keino jatkuvaan oppimiseen, tiimin jatkuvaan kehittymiseen ja yhdessä kasvamiseen.
Jour Fixe: Tehokkaammat tiimikokoukset Retro Agendan ansiosta
Johtopäätös – Paras tapa pitää tiimikokous:
Retro-menetelmän käyttöönotto start-up-yrityksessämme on mullistanut tiimikokouksemme perusteellisesti. Rakentamalla järjestelmällisesti ja keskittymällä todella tärkeisiin aiheisiin olemme parantaneet merkittävästi kokoustemme tuottavuutta ja tehokkuutta.
Jos haluat saada kaiken irti tiimikokouksistasi, suosittelen kokeilemaan tätä menetelmää. Tehokkain tapa on käyttää Echometer:n kaltaista erikoistyökalua. Sen avulla voit helposti seurata kokoustesi täydellistä sujuvuutta ja sinun tarvitsee käyttää valmisteluun vain 1-2 minuuttia. Tämä työkalu opastaa sinua koko prosessin ajan, ja voit keskittyä täysin sisältöön ja tiimisi aktiiviseen osallistumiseen.
