Föreställ dig att du står utomhus under en stjärnklar himmel. Någonstans i fjärran ser du en lägereld som flammar – du vet att någon är där, men avståndet gör det svårt att riktigt veta hur de mår.
Det är precis så här ett ledarskap på distans kan kännas: Man ser varandra i videosamtal, arbetar tillsammans, men avståndet gör att man på något sätt känner sig i skymundan. En-till-en-möten mellan chefer och distansmedarbetare bör vara "lägereldsstunder" där båda sidor i bästa fall kan värma upp – och må bättre och få en känsla av framsteg.
Det är därför jag har sammanställt några uppfriskande frågor i den här texten som du kan ställa till dina distansmedarbetare för att få till ett bra samtal.
Oavsett om det rör sig om ett digitalt eller virtuellt möte erbjuder 1 till 1-möten utrymme för feedback och därmed personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv. I den här artikeln kommer jag att ge dig bra frågor som du kan använda i dina distansmöten med dina direktrapporterande medarbetare varje vecka, varannan vecka eller varje månad för att få bra samtal.
Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte (virtuellt eller på plats) ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.
6 praktiska tips för dina personliga möten på distans
Enligt Harvard Business Review anser nästan hälften av de anställda att deras personliga möten inte är optimala (HBR, 2022). Och tänk dig nu att du också gör dem på distans – det gör det förmodligen inte lättare.
Som du kan se på bilden finns det många ytterligare utmaningar i en situation där man leder på distans. För att hjälpa dig att övervinna dessa vill jag ge dig några praktiska tips innan vi går vidare till vår lista med frågor till dina Remote Direct Reports.
1. Använd kameran "väderrapport" 🌤️
Istället för att börja med "Hur mår du?" (som ofta följs av ett omotiverat "Bra"), fråga: "Hur är ditt inre väder idag? Soligt, molnigt eller stormigt?" Detta lättar upp stämningen, ger utrymme för verkliga känslor och hjälper till att bättre bedöma dynamiken i samtalet.
2. byte av plats för mer tydlighet 🚶♂️
Fundera på om det är möjligt att ha ditt personliga möte på en annan plats än din vanliga arbetsplats. När allt kommer omkring hjälper andra platser dig att bli mer medveten om 1:1 och att komma ut ur den dagliga grinden mentalt. På Echometer håller vi också en-till-en-möten som är mindre operativa och mer strategiska eller för reflektion under genomgångssamtal genom – - det är mycket kreativa möten!
3. "Ett stort ämne" istället för för mycket småsaker 🎯
Istället för att gå igenom en checklista, fråga: "Om du bara kunde ta eller klargöra en sak idag – vad skulle det vara?" På så sätt kommer du direkt till den viktigaste punkten.
4. "Om jag skulle försvinna idag...?" 👀
Ställ frågan: "Om jag plötsligt skulle vara borta som chef i en månad – vad skulle du sakna, vad skulle du göra annorlunda? Vad skulle du vilja veta i förväg?" Detta kommer också att hjälpa dig att fokusera på de viktigaste punkterna med ett nytt perspektiv.
5. aktivera "chattläge" för blyga medarbetare 💬
Om du har mycket blyga medarbetare kan följande vara värt ett experiment: Du har ditt 1:1-samtal som en livechatt. Ämnen tas upp skriftligen med färre hinder. Du kan tänka på frågorna längre och utan tidspress. Det är värt ett försök.
"I mina 1:1-möten är det irriterande att föra anteckningar och samtidigt koncentrera sig på medarbetaren."
"Ja, 1:1-möten med mina medarbetare borde vara mitt viktigaste möte –, men jag har ingen guide för det."
6:e "Jag ska gissa din vecka"-spelet 🎭
Börja med: "Låt mig gissa hur din vecka kändes ..." Nämn sedan tre alternativ ("Du var superproduktiv", "Allt var kaotiskt", "Du hade en låg"). Detta ger en lekfull introduktion och öppnar upp konversationen. Naturligtvis kan du också vända på det och låta medarbetaren gissa din vecka – - du kan till och med ge svarsalternativ.
7. Avsluta mötet med en miniförhandsvisning 🎬
Istället för "Vi ses nästa vecka" kan du fråga: "Vad är det du ser fram emot till nästa 1:1?" Det hjälper dig att lämna mötet med en positiv känsla.
Så de här tipsen bör göra ditt personliga möte mycket enklare för dig som chef eller arbetsledare. Låt oss nu gå vidare till vår lista med frågor.
Bra standardfrågor för ett personligt möte
Särskilt chefer för medarbetare som arbetar på distans har en större skyldighet att fråga om hur deras direktrapporterande medarbetare mår. För i vardagen finns det naturligtvis mycket färre ledtrådar för dina teammedlemmars välbefinnande om du inte regelbundet stöter på dem personligen.
Jag har sammanställt några frågor för detta användningsfall och andra allmänna områden här.
✅ Allmänna frågor om möten mellan två personer
- Hur mår du (egentligen) just nu?
- På en skala från ett (mycket dåligt) till tio (mycket bra), hur mår du just nu?
- Hur fokuserad är du just nu på en skala från 1 till 10? Och varför är du det?
- Vad rör sig i ditt huvud just nu?
- Vad är det som hindrar dig på jobbet just nu?
- Vad är det som går bra för dig just nu?
- Vad är det som inte går så bra just nu?
🧑🎨 Frågor om kreativa möten på tu man hand
- Om du skulle beskriva ditt humör som en väderprognos med avseende på projektet, ditt jobb i allmänhet och dina arbetsuppgifter, hur skulle den se ut?
- Hur ofta känner du dig överväldigad eller stressad på jobbet? I vilka situationer?
- Hur ser en bra paus ut för dig (frisk luft, skärmar ...)?
- Vad gör du just nu som faktiskt inte leder dig någonstans?
- Du får en trollstav och får önska dig en sak när det gäller arbetet: Vad skulle du önska dig (förutom högre lön)?
- Vad behöver du för närvarande för att bli bättre?
- Vad var din största utmaning igår (eller förra veckan etc.)?
Frågor om 1:1-möten för distansmedarbetare
Utöver de mer allmänna områdena ovan finns det några andra ämnen som är särskilt relevanta för distansanställda.
Det kan t.ex. handla om kommunikation, verktyg eller balans mellan arbete och fritid. Jag har också några förslag på frågor till dig.
🤖 Fjärrfrågor 1 till 1 om resurser
- Hur nöjd är du med ditt hemmakontor?
- Vilka tillfällen finns det när du känner dig vilsen eller oorganiserad?
- Finns det några tekniska eller ergonomiska utmaningar som du stör dig på?
- Vilka verktyg eller processer skulle kunna göra ditt arbete mer effektivt?
- Finns det några processer som du tycker är onödigt komplicerade?
- Vilka teamritualer eller -format saknar du i vår distansuppsättning?
- Finns det några teamevenemang eller aktiviteter som du skulle vilja prova på?
- Vilka resurser eller vilket stöd behöver du för att arbeta mer produktivt?
🤩 Fjärrfrågor 1 till 1 om den subjektiva situationen
- Hur väl känner du dig delaktig i teamets möten och diskussioner?
- När var senaste gången du kunde småprata med en kollega i lugn och ro?
- Hur väl lyckas du hålla balansen mellan ditt arbete och ditt privatliv?
- Känner du dig för närvarande överarbetad, underbelastad eller helt lagom?
- Vad ger dig energi och vad tömmer dig på energi i ditt dagliga arbete?
- Hur mycket känner du dig som en del av teamet? Och företagskulturen?
- Hur välinformerad känner du dig om bolagets beslut?
- Hur upplever du teamkänslan i vår distansmiljö?
- Vad är ett ämne som du har funderat på ett tag?
- Vilken fråga ska jag ställa till dig som jag inte har ställt tidigare?
Frågor om mjuka färdigheter för distansmedarbetare i ett enskilt möte
Som arbetsledare är du särskilt beroende av att dina medarbetare har de mjuka färdigheter som krävs för att kompensera för bristen på personlig kontakt, särskilt när de arbetar på distans.
Mjuka färdigheter kan också reflekteras över och förbättras genom att du ställer rätt frågor till dina distansmedarbetare. Här är några exempel.
🫣 1 till 1 frågor om mjuka färdigheter – Reflektion
- När tänkte du på att ställa en fråga i vårt team (möte) men gjorde det inte? Vad hindrade dig från att göra det?
- Vad skulle du göra annorlunda om du hade 100% förtroende för dig själv?
- Hur skulle ditt liv förändras om du hade mer självförtroende 20%?
- När hade du senast en känsla av att du hade gjort ett misstag med något? Vad skulle vara ett konstruktivt sätt att se på detta "misstag"?
- När behövde du senast hjälp på jobbet? När bad du faktiskt dina kollegor om hjälp? Hur frågade du och hur svarade de?
- Reflektera: Vad finns det för goda skäl att säga "nej" när någon ber dig att göra något?
- Hur ser du på ditt team: Hur fördelas bidragen? Var ser du dig själv? Vilken roll spelar du, beroende på mötet?
- Vilka insatser kan du göra inom den närmaste framtiden för att förbättra dina relationer med kollegorna? Vilka förbättringar skulle ha den mest positiva inverkan på ditt arbetsliv?
🤩 1 till 1 frågor om mjuka färdigheter – Utveckla vidare
- Vilket råd skulle du ge ditt yngre jag?
- Vilket är det viktigaste tipset du har lärt dig i ditt liv för "god kommunikation"?
- Vad har du lärt dig nyligen? Hur ser dina nuvarande kunskaper ut jämfört med de kunskaper du hade för 6 eller 12 månader sedan?
- Vilka färdigheter skulle för närvarande hjälpa dig mest i din personliga utvecklingsresa?
- Hur kan vi förbättra återkopplingsslingorna mellan dig och dina intressenter? (t.ex. dela med oss av framsteg mer proaktivt, begära feedback tidigare, dokumentera feedback bättre)
- Vilka ämnen kan du coacha andra i? Vem skulle kunna dra nytta av din feedback?
- I vilka situationer tycker du att det är lätt att säga ifrån och ta itu med konflikter eller problem i teamet?
- Vilken person i teamet skulle du vilja lära känna bättre?
Hälsoundersökningar som interaktiva 1:1-mötesfrågor
Efter att ha intervjuat cirka 100 chefer om deras 1 till 1-möten under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster.
Många chefer lägger ibland in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon håller med om ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.
De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:
- Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
- Anta nya perspektiv
- Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid
Och naturligtvis kan du också använda den här idén särskilt väl i dina enskilda möten med distansmedarbetare. Jag har sammanställt fem påståenden för dig här som fokuserar på att reflektera över viktiga förutsättningar för varje framgångsrik medarbetare.
Du kan också ladda ner den här mallen som ett dokument, men ännu bättre är följande: I vår programvara för enskilda möten har vi ett integrerat verktyg som visualiserar resultaten över tid som ett mått och ger dig tips med en AI-assistent – ta gärna en titt utan att logga in med hjälp av knappen nedan.
⁉️ Humörkontroll (överenskommelse från 1-7): Personlig utveckling
- "Mina arbetsuppgifter går oftast mycket snabbt framåt, även om det krävs extern feedback."
- "Om jag observerar ett suboptimalt beteende vet jag hur jag på ett konstruktivt sätt kan uppmärksamma mina kollegor på det."
- "Jag får konstruktiva synpunkter Återkoppling både för mitt arbete och för min personliga utveckling."
- "Jag ser en attraktiv karriärväg framför mig i företaget." #G Tillväxt
- "Under de senaste veckorna har jag mycket ofta kunnat Styrkor på jobbet."
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare.
En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här.
Och naturligtvis finns det också uttalanden som du kan ta med dig till ditt distansmöte på tu man hand. Här är fyra beteendeankare som du regelbundet kan reflektera över i ett enskilt möte med din medarbetare, till exempel en gång i veckan eller en gång i månaden.
⁉️ Humörkontroll (instämmer från 1-7): Ledarskapskvalitet
- "Jag är verkligen nöjd med min teamledare." #Jobbtillfredsställelse
- "Min teamledare zoomar regelbundet ut för att se den högre nivån Teamets målförklara strategin och visionen."
- "Min teamledare ifrågasätter saker på ett konstruktivt sätt." #Feedback #Ledarskap
- "Min teamledare föregår med gott exempel och visar vad han förväntar sig av oss som team." #Ledarskap
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig.
Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog).
15 mallar för enskilda möten (som Doc, PDF etc.)
Du har förmodligen nästan gissat det. Naturligtvis finns det många fler frågor och hela mallar för enskilda möten som du kommer att behöva förr eller senare.
Jag tar till exempel upp frågor och mallar för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt ny medarbetare.
Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)
Slutsats: Bra frågor till medarbetarna vid personliga möten på distans
Framgången med personliga möten mäts bäst på lång sikt: Är medarbetaren permanent nöjd och produktiv, utvecklas han eller hon vidare?
Rutinen smyger sig ibland på, särskilt i många samtal, och kvaliteten på mötena mellan två personer sjunker. Det är precis därför jag har skrivit den här texten: Förhoppningsvis har du blivit inspirerad av de olika frågorna för bra medarbetarsamtal med distansmedarbetare.
Men det finns en visdom som du inte får glömma: Det finns otaliga frågor du kan ställa – men det viktigaste är att du skräddarsyr intervjun efter din medarbetare.
Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig med detta. Om du vill veta mer om det kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten.
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
