4 retrospektive formater inspirert av Netflix-kulturen
Det beste verktøyet for å forstå din egen bedriftskultur og dine egne verdier er ikke medarbeiderundersøkelser, men agile retrospektiver i kombinasjon med helsesjekker (også kalt “pulsundersøkelser”). I artikkelserien vår får du vite hvorfor og hvordan du kan la deg inspirere av bedriftskulturen i suksessrike selskaper som Apple, Amazon, Facebook, Netflix og Tesla.
Bedriftskultur (og retrospektiver) som en bærekraftig suksessfaktor for bedrifter
Tempoet i innovasjon er det eneste som betyr noe på lang sikt.
— Elon Musk (@elonmusk), 26. april 2020
For å kunne forutsi hvor vellykket et selskap vil være på lang sikt, gir det ingen mening å bare analysere de respektive produktene eller markedsandelene, men i mye større grad bedriftskulturen:
Hvor godt er selskapet i stand til å,
- Å tiltrekke seg talenter,
- Beholde og engasjere medarbeiderne, og til slutt
- danne effektive team som er i stand til å generere og implementere innovative ideer?
Det er nemlig gjennom denne kanalen at bedriftskulturen er avgjørende for bedriftens evne til å utvikle og markedsføre innovative produkter i fremtiden.
Alle bedrifter har sine egne strategier og verdier for å skape en tilsvarende bedriftskultur. Det handler selvsagt ikke bare om å kopiere disse verdiene, men om å reflektere over hvilke verdier som utgjør ens egen bedriftskultur.
Agile Helsesjekker i kombinasjon med retrospektiver er et utmerket rammeverk for å reflektere over egne verdier og forankre dem i teamets hverdag.
Hva er en agil helsesjekk?
Begrepet helsesjekk er basert på medisinske helsesjekker. Den eneste forskjellen er at en agil helsesjekk ikke er knyttet til en menneskelig organisme, men til et team eller en organisasjon.
Spotify er en pioner innenfor dette verktøyet og har formet det med Spotify Health-Check preget. En helsesjekk består av individuelle utsagn (såkalte elementer) som respondentene uttrykker sin enighet eller uenighet med.
Resultatet vises ofte i et trafikklys eller i et radar-/nettverksdiagram:
Hvordan fungerer en helsesjekk i ettertid?
En helsesjekk-retrospektiv ligner en vanlig retrospektiv i struktur og kan enkelt kombineres med konvensjonelle retroformater. Her er de viktigste egenskapene ved forberedelse og gjennomføring:
- Velg på forhånd ut 3 til maksimalt 8 punkter (f.eks. verdier, prinsipper eller atferdsankre) som du ønsker å reflektere over i teamet ditt.
- Planlegg minst 5, gjerne 10 minutter per helsesjekkpunkt i retrospektivet. Tips: Forbered tankevekkere for hvert punkt på forhånd, slik at du virkelig kan gå i dybden i analysen under retrospektivet.
- Spør om samtykke til helsesjekk-elementene. Du kan enten utføre spørringen under retrospektivet eller på forhånd via en undersøkelse.
- Reflekter over elementene og poengsummene deres sammen i teamet. La teamet reflektere åpent, og bruk de forberedte tankevekkerne til å stimulere til diskusjon. Skriv ned funnene for hvert punkt i helsesjekken, slik at dere kan bruke dem i fremtiden og følge dem over tid.
- Gjenta helsesjekken med jevne mellomrom (f.eks. hver fjortende dag eller hver måned) og alterner med ulike helsesjekkelementer, slik at du samler inn nye datapunkter for hvert element hvert kvartal eller halvår.
Følgende retroformater er inspirert av Netflixs innovative bedriftskultur. Du kan bruke dem til å reflektere over dine egne verdier og skape en felles forståelse av smidig arbeid.
Den smidige bedriftskulturen hos Netflix: Ingen regler regulerer
Netflix har en Unik, innovasjonsfremmende bedriftskultur som har gjort det mulig for dem å forvandle seg fra en nettbasert DVD-utleietjeneste til en strømmetjeneste og til en Hollywood-produsent. For øyeblikket vil Netflix kunne dra nytte av nedgang i antall abonnementskunder for første gang i 1. kvartal 2022 Selskapet står overfor en ny utfordring, men om ikke den interne innovasjonskulturen er rusten nå, er selskapet så godt forberedt som få på denne størrelsen kan påstå å være.
Hva kjennetegner bedriftskulturen i Netflix?
Det hele starter med en enormt høy “Tetthet av talenter”, som gjør det mulig for Netflix å stole mer på selvstendighet – i stedet for regler – som et drivende prinsipp enn andre selskaper. Denne egenansvaret er kombinert med en veldig Direkte, men velvillig tilbakemeldingskultur. Prinsippet: Hvis du ikke liker noe, men holder din mening tilbake, krenker du ditt ansvar overfor Netflix. Alle er forpliktet til å bidra med det de mener er best for Netflix – og det inkluderer åpen tilbakemelding.
De 4 tilbakeblikkene på Netflix-helsesjekken
Netflix-retroformatene refererer til formatet som brukes i Boken “Ingen regler regler (av Netflix-sjef Reed Hastings og psykolog Erin Meyer) beskrevet som “innovasjonssyklusen”, prosessen med å drive frem og implementere ideer på egen hånd:
Netflix Innovasjonssyklus Trinn 1: Sosialisere ideer og se etter motsetninger
Netflix Retrospektiv 1
Sosialisere ideer og søke motsetninger
For å muliggjøre selvorganisering og personlig ansvar må det bli en selvfølge å “sosialisere” ideene sine tidlig, dvs. dele dem med kolleger.
Bare hvis denne tilbakemeldingssløyfen fungerer, kan du styrke selvorganiseringen uten at det går på bekostning av koordinering og samordning.
Netflix: Sosialisere ideer: Slik foregår retroen
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
Health Check
Alle teammedlemmer kan svare anonymt på helsesjekkene på en skala. Gå deretter gjennom resultatene av helsesjekkene sammen og noter eventuelt ytterligere kommentarer. Hvis du bruker de samme helsesjekkene i flere retrospektiver, kan du også spore trender over tid i Echometer.
- Iterativ: Jeg har mulighet til å komme med tilbakemeldinger og kritikk på hver enkelt av mine kollegers ideer på et tidlig stadium.
- Jeg liker å dele tilbakemeldinger og kritikk av mine kollegers ideer.
- Våre interne tilbakemeldinger bidrar i stor grad til å videreutvikle ideer på et tidlig stadium.
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
Netflix: Sosialisere ideer
Helsesjekkspørsmål (skala)
Health-Check Item 1: Tidlig tilbakemelding
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Hvordan kommuniserer vi med hverandre når nye ideer dukker opp?
- Hvordan skaper vi et rammeverk for å gi hverandre tilbakemeldinger på ideer?
Health-Check Item 2: Motivasjon til å gi tilbakemelding
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Når delte du sist din mening eller kritikk av en idé, og hvilken reaksjon fikk du?
- Med hvem eller i hvilken sammenheng synes du det er spesielt lett å gi tilbakemelding, og hvorfor?
- Hvordan kan vi svare på tilbakemeldinger på en måte som gjør det enkelt for andre å dele sine tilbakemeldinger med oss i fremtiden?
Health-Check Item 3: Dra nytte av tilbakemeldinger
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Hvilke ideer har blitt delt i teamet i det siste?
- Hvilke tilbakemeldinger har ført til forbedring/videreutvikling av disse ideene?
Netflix Innovasjonssyklus Trinn 2: Test ideene på prøve
Netflix Retrospektiv 2
Sette ideer på prøve
Selvorganisering i Netflix betyr også at hvert enkelt teammedlem er ansvarlig for å kontrollere at de ikke forelsker seg i en idé og investerer uforholdsmessig mye ressurser i gjennomføringen.
Derfor tenker Netflix i termer av “veddemål”: Ethvert nytt prosjekt er et veddemål, og det er viktig å forstå hva man satser på og ta bevisst kalkulert risiko.
Derfor må alle ansatte i Netflix lære seg å være den største kritikeren av sine egne ideer.
Netflix: Prøve ideer ut: Slik foregår retroen
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
Health Check
Alle teammedlemmer kan svare anonymt på helsesjekkene på en skala. Gå deretter gjennom resultatene av helsesjekkene sammen og noter eventuelt ytterligere kommentarer. Hvis du bruker de samme helsesjekkene i flere retrospektiver, kan du også spore trender over tid i Echometer.
- Når vi implementerer ideer, fokuserer vi alltid først på å bevise det antatte potensialet og eliminere usikkerhetsmomenter.
- Selv ideer som ledelsen ikke er enig i, kan testes på en åpen måte.
- I vår beslutningsprosess vektlegger vi objektive resultater fra eksperimenter høyere enn individuelle meninger.
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
Netflix: Prøve ideer ut
Helsesjekkspørsmål (skala)
Health-Check Item 1: Validere ideer tidlig
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- I hvilke prosjekter førte tidlige funn fra implementeringen til vesentlige endringer i den opprinnelige ideen eller den videre implementeringsplanen?
- Hvor stor er usikkerheten i prosjektene våre for øyeblikket?
- Ved store usikkerheter: Hvordan kan vi gå frem for å validere hypotesene som er avgjørende for at prosjektet skal lykkes, tidligere eller med mindre innsats enn planlagt?
Health-Check Item 2: Åpenhet for ulike utfall
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Hvilke retningslinjer eller synspunkter virker unødvendig restriktive eller uforståelige?
- Hvilke kontroversielle ideer har vi ennå ikke jobbet aktivt med å validere?
- Hvordan kan et første trinn i et “åpent eksperiment” se ut?
Health-Check Item 3: Objektivitet
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Hvilke objektive resultater har nylig påvirket beslutningene våre?
- Hvilke objektive resultater har vi ennå ikke tatt tilstrekkelig hensyn til i beslutningsprosessen?
- Hvilke objektive data mangler vi i dag for å løse et beslutningsetterslep / få til nye beslutninger?
Netflix-innovasjonssyklus trinn 3: Informert kaptein
Netflix Retrospektiv 3
Informert kaptein
Selv om det kan virke surrealistisk for utenforstående: Hos Netflix er det ikke definert noen interne grenser for beslutningsmyndighet.
Hvis noen gjennomfører sin idé som en “informert kaptein”, bør ikke denne personen forsinkes av unødvendige godkjenningsprosesser. Filosofien er at en “informert kaptein” som innsider uansett har bedre beslutningsmyndighet i prosjektet enn en leder som ikke selv er involvert i prosjektet.
Netflix: Informert kaptein: Slik foregår retroen
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
Health Check
Alle teammedlemmer kan svare anonymt på helsesjekkene på en skala. Gå deretter gjennom resultatene av helsesjekkene sammen og noter eventuelt ytterligere kommentarer. Hvis du bruker de samme helsesjekkene i flere retrospektiver, kan du også spore trender over tid i Echometer.
- Jeg forventes å gjennomføre ideer og prosjekter på eget ansvar.
- Selv om jeg har meningsforskjeller med kolleger, har jeg likevel frihet til å fremme ideer på eget ansvar.
- Jeg tar gjerne det fulle ansvaret når vi gjennomfører prosjektene våre.
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
Netflix: Informert kaptein
Helsesjekkspørsmål (skala)
Health-Check Item 1: Forventning om egenansvar
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Hvilke forventninger har interessentene til gjennomføringen av prosjektene?
- Hvilke muligheter for eierskap er tilgjengelige for implementering?
- Hvilke hindringer står i veien for eierskap?
Health-Check Item 2: Individuell myndighet
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Hvilke nylige uenigheter har begrenset den selvstendige gjennomføringen av prosjekter?
- I hvilken situasjon ville du ha ønsket å ha større myndighet til å ta og være ansvarlig for beslutninger selv?
Health-Check Item 3: Overtakelse av ansvar
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- I hvilke situasjoner burde vi ha tatt mer ansvar?
- Når synes du personlig at det er lettere eller vanskeligere å ta ansvar?
Netflix-innovasjonssyklus Trinn 4: Del (og feire) resultatene
Netflix Retrospektiv 4
Dele (og feire) resultater
Hvert prosjekt har en verdi for Netflix: enten fordi det var vellykket, eller fordi det ikke var vellykket og man lærte noe nytt.
Men for at mislykkede prosjekter skal ha en verdi, må prosjektlederne selvsagt dele erfaringene med hverandre.
Samtidig er det viktig å feire prosjektsuksesser, spesielt når de har gitt ny innsikt som kan løse tidligere kontroverser.
Netflix: Dele og feire resultater: Slik foregår retroen
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
Health Check
Alle teammedlemmer kan svare anonymt på helsesjekkene på en skala. Gå deretter gjennom resultatene av helsesjekkene sammen og noter eventuelt ytterligere kommentarer. Hvis du bruker de samme helsesjekkene i flere retrospektiver, kan du også spore trender over tid i Echometer.
- Kolleger som har tatt ansvar og vist mot, blir åpent verdsatt for dette.
- Feil og tilhørende læringserfaringer deles alltid proaktivt og reflektert.
- Vi iverksetter nye tiltak for forbedring basert på innsikten vi har fått av feiltrinn.
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
Netflix: Dele og feire resultater
Helsesjekkspørsmål (skala)
Health-Check Item 1: Verdsettelse av ansvarstaking
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Hvilke suksesser har vi kunnet feire i det siste?
- Hvor hadde vi håpet på mer ros eller anerkjennelse?
- I hvilke situasjoner ble aksept av ansvar eller mot sanksjonert i negativ forstand?
Health-Check Item 2: Dele negative resultater
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Hvilke av prosjektene våre mislyktes, og hvordan var de likevel verdifulle for oss?
- Hvilke feil har vi ennå ikke reflektert tilstrekkelig over?
- Hvordan håndterer vi det når feil feies under bordet?
Health-Check Item 3: Læring av feil
💡Tankevekkende impulser til måtehold
- Hva har vi lært av å reflektere over feil i det siste?
- Hvilken merverdi har den åpne kommunikasjonen om feilene våre skapt for selskapet?
- Hvordan registrerer vi funnene fra prosjektene våre slik at vi kan dra nytte av dem også i fremtiden?
Konklusjon: Helsesjekk-retrospektiver som et innovativt kulturelt verktøy
I beste fall klør det allerede i fingrene etter å prøve ut disse Helsesjekk Retro-formatene for bedre å forstå og utvikle teamet og bedriftskulturen sammen.
Vi synes i alle fall at disse formatene er veldig inspirerende og jobber derfor kontinuerlig med flere helsesjekk- og retroformater. Som du kan tenke deg, er det mange flere inspirasjoner med Apple, Amazon, Facebook og Tesla, som vi imidlertid har spart til de neste artiklene. ;-)
Retrospektiver + helsesjekker = ekte kulturutvikling
I Echometer har vi gjort det til vår misjon å gjøre utdaterte medarbeiderundersøkelser overflødige som verktøy for kulturutvikling ved å kombinere korte pulsundersøkelser (såkalte “helsesjekker”) med retrospektive undersøkelser i løsningen vår, som tar sikte på å skape felles kulturell bevissthet og faktisk endring i teamenes hverdag.
Progressive selskaper, som f.eks. Butikkvarer og netgo bruker allerede Echometer i hele selskapet som en helhetlig løsning for moderne team- og organisasjonsutvikling.
Prøv Health Check retrospectives gratis
Hvis du også er klar for ekte team-, organisasjons- og kulturutvikling som grunnlag for bærekraftig forretningssuksess, kan du prøve en av de foreslåtte helsesjekk-retrospektivene i Echometer gratis nå.
Hvis du ikke er klar ennå – ikke noe problem. Da er kanskje våre 7 spørsmål for agile retrospektiver i en skalert Agilen SAFe-kontekst relevant i første omgang. Vi har forresten selvfølgelig også klassiske metoder som Jeg liker I wish I wonder Retrospective.
Ellers gir vi deg gjerne 5 tips for agile retrospektiver med og vår anbefaling for Retrospektiv varighet. Sist, men ikke minst, er du velkommen til å ta en titt på hvilke 4 gratis opsjoner det for retros finnes på nettet.
Bonus: Vil du lære av andre høytytende organisasjoner som Amazon?
Vi har også analysert Amazons beryktede lederskapsprinsipper og utarbeidet noen workshopformater for deg basert på dem!
