Retrospektive teamgjennomganger (16 Ofte stilte spørsmål)

Hvilke retrospektive maler, formater eller teknikker som best fører til reelle forbedringer og tiltak, avhenger i stor grad av teamet og utfordringene. “Drive & Drag”-formatet, “Battery Retrospective” og “Moral-Health Check”, som alle kommer fra Echometer, fungerer ofte godt. Alle tre retrospektivmalene finnes i retrospektivverktøyet Echometer.

Jeg har listet opp spørsmålene til de tre retrospektive malene og teknikkene som er nevnt her:

Batteri retrospektivt

Her er lenken til “Akku”-retrospektivet i Echometer.

• Hvor fullt er ditt personlige batteri i prosent akkurat nå?
• Hva har tappet batteriet ditt i det siste?
• Hva har ladet opp batteriet ditt i det siste?
• Hva kan hjelpe deg med å spare energi de neste ukene?

Drive & Drag Retrospektiv

Her er lenken til “Drive & Drag”-retrospektivet i Echometer.

• Hva har vært din drivkraft i det siste?
• Hva har bremset deg i det siste?

Moral Health Check: Spørsmål om enighet fra 1 (lav) til 7 (høy)

Her er lenken til “Moral Health Check”-retrospektivmalen i Echometer.

• Jeg har nok plass til pauser der jeg kan hente ny energi.
• Møtene våre er godt strukturerte, men gir likevel rom for kreativitet og nye ideer.
• I mitt team deler hvert enkelt teammedlem av sin individuelle kunnskap og erfaring.
• Vi verdsetter våre kollegers prestasjoner og bidrag.
• Alle i teamet mitt vet hvem som jobber med hva for øyeblikket.
• Det er et tillitsfullt samarbeidsklima i teamet vårt.

Retrospektive møter kan være spesielt produktive for små IT-ingeniørteam hvis du fokuserer på spesifikke utfordringer. For eksempel kan det lille teamet analysere hvordan de siste feilene oppstod, eller hvordan sprintmålet ikke ble nådd. Det retrospektive programvareverktøyet Echometer, som tilbyr ulike maler for produktive retrospektiver i små team, anbefales spesielt for små IT-ingeniørteam.

Ulike retrospektive maler, teknikker og ideer egner seg for bruk i spesielt store eksterne eller virtuelle team. For eksempel er “Keep Stop Start”-malen, “Mad Sad Glad” og “Sailboat Retrospective” godt egnet for store team.

Hvorfor det?

De egner seg derfor godt for store team fordi spørsmålene er relativt enkle å svare på og tillater korte svar.

Viktig å merke seg

Valget av retrospektivt programvareverktøy er viktig for bruk av disse retromalene og -teknikkene i store team. Programvareverktøyet Echometer anbefales spesielt her.

Hvis du vil få flere tiltakspunkter ut av retrospektiver, må du først og fremst gjøre to ting bra: For det første må du synliggjøre nok relevante problemer, og for det andre må du bevisst åpne løsningsrommet i teamet.

Samle først problemer som er verdt å løse

Hvis teamet ditt har problemer med å snakke åpent om problemer, er det ofte den første flaskehalsen på veien til meningsfulle tiltak fra retrospektivet.

Følgende tilnærminger hjelper deg med å få mer innsikt i «Samle data»-trinnet:

• Gjennomfør en undersøkelse før retrospektivet: Dette gir de enkelte teammedlemmene mer tid til å tenke over arbeidet sitt.
• Tillat anonyme tilbakemeldinger: Dette kan senke terskelen for å snakke åpent. Samtidig reduserer det presset for å måtte formulere hver tilbakemelding perfekt.
• Bruk varierte og kreative retrospektive formater. Hvis dere alltid bare spør «Hva gikk bra?» og «Hva gikk dårlig?», er det ofte ikke særlig stimulerende. Varierte formater bidrar til å unngå retro-tretthet og øke deltakelsen (se også Retro-tretthet ). For å unngå denne retro-trettheten og holde teamets engasjement i retroen høyt, er vår liste over retro-formater også nyttig: Oversikt over kreative retrospektiv-metoder

Hvis du i tillegg ønsker å forbedre modereringen av retroen din, kan du også ta en titt på vår e-bok (selvsagt gratis): e-bok om retro-moderering

I e-boken finner du flere tips om hvordan du får bedre samtaler og dermed flere gode tiltak ut av retrospektivene.

Åpne deretter løsningsrommet for mulige tiltak bredt

Så snart retrospektivet har synliggjort et godt utvalg av prioriterte problemer, er neste trinn å samle inn flest mulig ideer til mulige tiltak.

Akkurat som du ikke bør evaluere tilbakemeldinger for raskt i retroen, bør du heller ikke evaluere tiltakspunktideer umiddelbart. Som moderator er det fornuftig å utforske løsningsrommet åpent for hvert prioritert problem.

• Still hypotetiske «Hva hvis …»-spørsmål for å stimulere kreative ideer.
• Skriv ned mulige tiltakspunkter synlig slik at teamet kan bygge videre på dem og kombinere dem.
• Jo flere ideer dere samler inn for et problem, desto større er sjansen for at det til slutt vil oppstå et virkelig godt neste trinn.
• Still spørsmål ved den underliggende antakelsen for kjernen til problemet for hver idé til et tiltak. Ofte kan du gruppere ideene for tiltak visuelt etter de antatte grunnårsakene.

Hvis du i tillegg er ute etter konkrete praktiske eksempler, finner du mer lesestoff her: Tips og eksempler på gode tiltak fra retrospektiver

Senk terskelen for et tiltakspunkt bevisst

Hvis teamet ditt ikke kan bli enige om årsaken eller den beste løsningen for et problem, er det ofte bedre å ikke forlate retroen med en halvferdig definisjon for et tiltakspunkt. Da bør heller problemet bli et tydelig oppfølgingstrinn, for eksempel: «Breakout-økt om [emne]».

Breakout Session er et godt neste trinn for å videreutvikle et viktig problem uten å forhaste seg til en konkret løsning i retrospektivet. Diskusjonen i retroen skaper allerede et godt grunnlag for dette.

• Breakout-sesjonen gir de direkte involverte mer tid til å forberede sine perspektiver.
• Teamet trenger ikke å bruke hele retro-tiden på en uproduktiv prinsippdiskusjon der bare noen få kan bidra.
• Resultatet kan senere spilles tilbake til teamet, for eksempel i neste retro eller på et avtalt tidspunkt.

Det viktigste til slutt er ikke den perfekte løsningen i selve retroen, men at dere har et tydelig neste trinn som virkelig bringer dere videre.

Hvis du i tillegg ønsker å fokusere på kvaliteten på de enkelte tiltakene, kan du også lese dette FAQ-innlegget: Hvordan får jeg bedre tiltak i retrospektiver?

Retrospektiver passer for alle team som ønsker å forbedre samarbeidet sitt – uavhengig av om de jobber agilt eller ikke.

Retrospektiver er spesielt nyttige når:

• det er regelmessig samarbeid og felles mål
• team kan snakke åpent om problemer eller ønsker å jobbe med det
• det er et ønske om å synliggjøre og forbedre prosesser

Nye team kan også gjennomføre retrospektiver. Avgjørende er en trygg ramme og tydelig moderering.

Suksessen til retrospektiver viser seg ved at avtalte tiltak iverksettes og målbare forbedringer oppstår. Team bruker i tillegg til produktivitetsindikatorer (som man bør være forsiktig med) f.eks. sporing av Action Items, trender på feedback-skalaer i Team Health-Check- / Pulse-Check-undersøkelser.

Hvis du vil ha bedre tiltak i retrospektivet, er det spesielt tre ting som hjelper:

Sørg for at tiltakene er relevante for teamet

• Etter «Datainnsamling»-trinnet i retroen, gjennomfør dot-voting over alle retro-temaene og fokuser diskusjonen om tiltak på de mest valgte temaene. Temaer uten stemmer bør du som regel la ligge i diskusjonen om mulige tiltak.
• Snakk minst mulig om mulige tiltak før prioriteringen. Hvis det finnes ideer før dot-voting, noter dem, men vent med selve diskusjonen til prioriteringen er gjort.

Se også: Faser i et retrospektiv

Konsentrer deg om et konkret neste trinn når du definerer tiltak

• Tiltaket i et retrospektiv kan også være et lite neste trinn – selv om det ikke løser problemet fullstendig.
• Hvis det er ulike meninger om årsakene til et problem eller den beste løsningen, er det ofte bedre å ikke forhaste seg med å bestemme seg for et konkret tiltak. I stedet kan et separat breakout-møte med de direkte involverte personene være fornuftig.
• Det gir de involverte mer tid til å forberede argumentene sine og utvikle en løsning sammen, uten å bruke hele teamets tid i retrospektivet.
• Pass også på at hvert tiltak har et tydelig gjenkjennelig resultat som kan oppnås frem til neste retro.

Hvis du ønsker å forbedre modereringen av retrospektivene dine ytterligere, kan du også ta en titt på vår e-bok (selvfølgelig gratis), der du finner flere tips om hvordan du strukturerer retrospektiver slik at diskusjoner virkelig fører til konkrete tiltak: e-bok om retro-moderering

Med tiltak i retroer: Mindre er mer

• Ett til maksimalt tre tiltak per retro anbefales. Og selv om det regelmessig bare er ett tiltak, er det helt tilstrekkelig. Med mange problemer ligger merverdien av retrospektivet rett og slett i at man har snakket om et problem sammen i teamet, og det er ikke nødvendigvis behov for et tiltak i tillegg.
• Hvis du samler mer enn tre tiltak, er det mer sannsynlig at hvert enkelt tiltak er mindre relevant for teamet og ikke blir fulgt opp konsekvent til slutt.
• Dessuten gjelder følgende: Et veldig bra tiltak er bedre enn tre middelmådige tiltak. Så ta deg god tid til hvert enkelt tiltak.

Disse 3 tipsene er en veldig god start. For viderekomne og interesserte finnes det anbefalt videre lesning her: Gode tiltak fra retrospektiver .

For mer variasjon i samarbeidet og mer teamengasjement, kan det også være verdt å ta en titt på listen vår over retrospektive metoder: Kreative retrospektivmetoder

Hvis du først og fremst vil vite hvordan du får flere konkrete action items ut av retroer, kan du også lese dette innlegget: Hvordan får jeg flere tiltak ut av retrospektiver

Typisk er det fem faser for retrospektiver: skape rammer, samle data, få innsikt, utlede tiltak og avslutning. Det nøyaktige forløpet kan variere, men bør alltid føre til konkrete handlingspunkter. I tillegg til de klassiske 5 fasene av retrospektiver finnes også modellen med den doble diamanten for fasene i retrospektiver , som gir fasilitatorer av retrospektiver et mer intuitivt bilde for en vellykket og resultatorientert fasilitering.

Retrospektiver hjelper team med å identifisere problemer tidlig, forstå årsaker og i fellesskap beslutte forbedringer. Dette øker åpenhet, teamtilfredshet og kvaliteten på resultatene.

Nei, du trenger ikke å logge inn på Echometer eller registrere deg for å teste Retro Board og Retro Tool i Echometer.

Du kan prøve Echometers retrotavle via følgende lenke uten å logge inn: Start prøvekjøring

En retrospektive er et strukturert teammøte der et team reflekterer over samarbeidet i en tidligere periode og avtaler konkrete forbedringer. Den finner sted regelmessig (f.eks. etter en sprint eller prosjektseksjon) og tjener til kontinuerlig forbedring.

En av de største styrkene ved Echometer Retro Tool er de ulike malene for retrospektiver, som kan brukes som mønster for kreativ utforming av egne retrospektiver.

Her er en kort liste over eksempler som gir et innblikk i de retrospektive malene:

• Glad, undrende, trist
• Tre små griser
• Lagmoral Health Check
• Maler for retrospektiv påske og jul
• DORA Retrospektiv
• 5 smidige verdier Health Check
• Spotify Squad Health Check Radar
• Psykologisk sikkerhet Health Check
• DORA Retrospektiv
• Unike retrospektivmaler som “7 Dwarfs Retrospective” eller “Football Retrospective”

Hvis du er interessert i malene for Retrospective Tools, kan du ta en rask titt på verktøyet: Echometer Retro maler og maler

Et retrospektivt arbeid foregår vanligvis i følgende faser:

1. Isbryter: kort spørsmål og svar-økt eller aktivitet for å komme i gang
2. Samle inn tilbakemeldinger (skjult idémyldring)
3. Samle inn funnene: Presentere, gruppere og prioritere tilbakemeldingene
4. Bestem dere for tiltak: Så konkrete forbedringer som mulig som kan iverksettes i løpet av de kommende ukene
5. Avslutning: Oppsummering og kort utsjekk av deltakerne

En god mental modell for fasene i en retrospektive er «Double Diamond»-modellen fra design thinking: Retrospektive faser etter Double Diamond

Spesielle trekk ved den retrospektive prosessen i Echometer:

• Tilbakemeldinger kan også innhentes i forkant av retrospektivet via en spørreundersøkelse. På den ene siden sparer dette tid under retrospektivet, og på den andre siden kan alle deltakerne tenke seg om på forhånd og formulere sine tilbakemeldinger i ro og mak, noe som kan forbedre kvaliteten på retrospektivet.
• I Echometer er det i tillegg steget «Tiltaksgjennomgang». Her går teamet gjennom alle åpne tiltak fra tidligere retrospektiver, justerer statusen til tiltakene og kommenterer dem.
• Når du avslutter retrospektivet i Echometer, samler verktøyet automatisk inn «ROTI» (Return On Time Invested), og gir deg dermed et kvantitativt grunnlag for å analysere effektiviteten av retrospektivene dine over tid.

En retrospektive foregår vanligvis på teamnivå. Vanligvis har slike agile team minst 3 medlemmer og opptil 10 medlemmer. Alle teammedlemmer deltar altså i retrospektiven – uavhengig av den enkelte teammedlems rolle i teamet.

Hvorvidt teamlederen regnes som et teammedlem, avhenger av konteksten og må til syvende og sist avgjøres av teamet selv. Jo mer involvert teamlederen er i teamets daglige arbeid, desto mer fornuftig er det at han eller hun også deltar i teamets retrospektiver.

Det bør utnevnes en moderator som sørger for at prosessen er så organisert og effektiv som mulig. Denne oppgaven kan for eksempel utføres av Scrum Master, men også av et annet teammedlem. Man kan også rotere moderatorrollen innad i teamet – alle bytter på å være moderator i en bestemt rekkefølge.

Spesielt for team med liten eller ingen erfaring med retrospektiver bør man passe på å unngå følgende feil:

• Feil nr. 1: Retrospektiv som et chat-møte. Ikke alle tilbakemeldinger i et retrospektiv trenger å bli diskutert. Det er kun de temaene som har blitt prioritert sammen, som fortjener ekstra oppmerksomhet. Alle diskusjoner om detaljer før avstemningen bør derfor avlyses og utsettes til etter avstemningen.
• Feil nr. 2: Retrospektiv som et spill om skyld. Retrospektivet er ikke til for å skyve ansvaret over på andre eller klandre andre for negative hendelser eller utviklinger. Det er alle teammedlemmenes oppgave å forbedre status quo!
• Feil nr. 3: Retrospektiv som en klageboks. Retrospektiv handler ikke bare om å konstatere hva som ikke fungerer bra. Mesteparten av energien bør brukes på å tenke fremover og definere forpliktende tiltak.

For den første retrospektiven er det lurt å bruke et dedikert retro-verktøy som støtte. Echometer er veldig bra for uerfarne team med sin intuitive og guidede modus. Her kan du prøve en retrospektive i Echometer: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Agile (team-) retrospektiver (kort sagt “retros”) er regelmessige team-workshops der team reflekterer over og forbedrer samarbeidet sitt.

Retros gir teamene mulighet til å reflektere over aktuelle arbeidsresultater og, fremfor alt, samarbeid, kommunikasjon og arbeidsmetoder i korte, iterative (sprint-) sykluser (f.eks. annenhver uke).

I hovedsak besvarer retroen følgende tre spørsmål:

• Hva har fungert bra de siste ukene? Disse tingene bør videreføres eller utvides i fellesskap.
• Hva fungerte ikke så bra? Disse tingene bør forbedres eller utelates.
• Hva skal vi gjøre annerledes fra nå av? Med andre ord, registrer konkrete tiltak.

Retrospektive verktøy som Echometer forenkler og strukturerer denne refleksjons- og forbedringsprosessen.