Et retrospektivt arbeid foregår vanligvis i følgende faser:
- Isbryter: kort spørsmål og svar-økt eller aktivitet for å komme i gang
- Samle inn tilbakemeldinger (skjult idémyldring)
- Samle inn funnene: Presentere, gruppere og prioritere tilbakemeldingene
- Bestem dere for tiltak: Så konkrete forbedringer som mulig som kan iverksettes i løpet av de kommende ukene
- Avslutning: Oppsummering og kort utsjekk av deltakerne
Spesielle trekk ved den retrospektive prosessen i Echometer:
- Tilbakemeldinger kan også innhentes i forkant av retrospektivet via en spørreundersøkelse. På den ene siden sparer dette tid under retrospektivet, og på den andre siden kan alle deltakerne tenke seg om på forhånd og formulere sine tilbakemeldinger i ro og mak, noe som kan forbedre kvaliteten på retrospektivet.
- I Echometer er det også et trinn for "tiltaksgjennomgang". Her går teamet gjennom alle åpne tiltak fra tidligere retrospektiver, justerer statusen på tiltakene og kommenterer dem.
- Når retrospektivet er fullført i Echometer, samler verktøyet automatisk inn "ROTI" (Return On Time Invested) og gir deg dermed et kvantitativt grunnlag for å analysere effektiviteten av retrospektivene dine over tid.