Vinkkejä avoimen viestinnän edistämiseksi

Rehellinen palaute on yksi tehokkaan tiimityön ehdottomista perusteista. Varsinkin jos pidät jatkuvaa parantamista erittäin tärkeänä. Mielestäni on järkevää pitää hyvä sprintin retrospektiivi vain, jos tietty avoimuus on taattu. Jotta varmistetaan, että sprintin retrospektiivissä annetaan rehellistä palautetta, on tärkeää, että tiimin jäsenet tuntevat olonsa turvalliseksi. Mitä enemmän tiimin jäsenet pelkäävät tuomitsemista, sitä vähemmän tuottavia retrospektiivit ja muut palautekeskustelut ovat. Seuraavassa on siis joitakin käytännön vinkkejä psykologisen turvallisuuden lisäämiseksi:

Luo rento ja luottamuksellinen ympäristö:

• • Helpommin sanottu kuin tehty, sillä ilmapiiri on tietenkin tärkeä turvallisuuden tunteeseen vaikuttava tekijä. Kiinnitä huomiota siihen, miten tiimissä käsitellään vaikeita tilanteita. Jos huomaat, että koko tiimillä on taipumus stressaantua näissä tilanteissa, se on merkki siitä, että tiimissä on liian vähän "perusluottamusta". Kun nimittäin vaikeissa tilanteissa koetaan jännitteitä, siitä seuraa yleensä automaattisesti, että arkaluonteisten aiheiden käsittelyä kaihdetaan, koska tiimissä ei haluta näyttää sitä tunnetta, joka näissä tilanteissa muuten koetaan. Rentoutumisesta ja luottamuksesta on siis tultava tiimin toimintatapa.

Johtajien roolimallina (esimerkin näyttäminen):

• • Vaikka esimiehet haluavat usein toimia tasavertaisina tiimiensä kanssa, (erityisesti kokemattomat) tiimin jäsenet orientoituvat esimieheensä: Miten esimies suhtautuu vaikeisiin tilanteisiin?

    Kysy itseltäsi esimiehenä, milloin olet viimeksi noussut tiimisi eteen ja sanonut jotain sellaista kuin: "Kaverit, minä todella mokasin tämän...".
    Jos mietit tätä, se tapahtuu usein harvemmin kuin pitäisi. Jos esimiehenä häpeät itseäsi käsitellessäsi ongelmallisia asioita, ei ole harvinaista, että tämä tunne siirtyy (vaikkakin tiedostamatta) tiimin muihin jäseniin.
    Voit ryhtyä ennakoiviin vastatoimiin esimerkiksi tekemällä aloitteen jälkikäteen, kun kysytään, mikä ei mennyt niin hyvin, ja käsittelemällä epäonnistumisia myönteisesti.

Anonyymit palautevaihtoehdot:

• • Monien yritysten kanssa työskennellessämme olemme havainneet, että mahdollisuus antaa "anonyymiä palautetta" johtaa usein siihen, että käsitellään asioita, jotka muuten jäisivät piiloon. Vaikka ongelmaksi muodostuukin nopeasti se, että palautetta ei voida osoittaa henkilölle ja se vaikuttaa siksi aluksi arvottomalta, se voi kuitenkin lisätä tietoisuutta taustalla olevasta ongelmasta.

    Vasta kun tämä on tiedostettu, voit vaiheiden 1 ja 2 tapaan varmistaa, että kyseenalaistat uudelleen, miksi palaute annettiin vain nimettömänä.

Kaiken kaikkiaan voidaan sanoa, että turvallisuuden ja luottamuksen kulttuurin edistäminen ei ole mikään helppo tehtävä. Mutta sen ymmärtäminen, miten tämä kulttuuri toimii, ja sen vaaliminen tiimissä ajan mittaan on todellinen käänteentekevä tekijä.