Teamledare modererar retrospektiv? 10 viktiga tips

Hej alla teamledare för agila team! Som psykolog och Scrum Master delar jag idag några viktiga tips för att leda agila retrospektiver när man inte själv är i Scrum Master-rollen, utan snarare har rollen som teamledare eller någon form av “chef”. Hur kan du som ledare och tjänande ledare få ut det mesta av detta viktiga ögonblick i den agila processen? Låt oss leta efter svar tillsammans!

Först och främst: Det är naturligtvis inte optimalt om du modererar den agila retrospektiven som teamledare, dvs. (beroende på din specifika organisationsform) eventuellt till och med som officiell beslutsfattare för en anställd. Varför är det så? 

Det beror naturligtvis på att det i hög grad kan hämma den absolut nödvändiga, öppna atmosfären i teamet. Ju mindre öppna ni är för att ge ärlig feedback, desto mindre givande blir ert retrospektiv. Det kan till och med sluta i en så kallad zombie-scrum.

I detta avseende bör du om möjligt försöka ha en så neutral moderator som möjligt för din retrospektiv. Men om detta av någon anledning inte är möjligt finns här åtminstone några tips för att få ut det bästa av din situation.

1. Förberedelser är avgörande:

   • Förbered retrospektiven väl genom att sätta agendan i förväg. Se till att det finns tillräckligt med tid för varje fas.
   • Samla in feedback eller ämnen från teammedlemmarna i förväg för att göra diskussionen mer målinriktad. Verktyg som Echometer kan till exempel hjälpa dig att göra detta via en enkät.

2. Skapa en positiv atmosfär:

   • Betona den konstruktiva karaktären hos retrospektiven. Målet är att identifiera förbättringar, inte att skylla på någon. Kort sagt, glöm inte att inkludera frågan “Vad gick bra?”
   • Använd isbrytare eller korta lekar för att skapa en avslappnad atmosfär och föra teamet närmare varandra.

3. Håll ett öga på tiden:

   • Se till att retrospektivet håller sig inom den angivna tidsramen. Respektera teammedlemmarnas tid och håll dig till den planerade agendan.

4. Använda olika retrospektiva tekniker:

   • Använd olika metoder för att skapa variation och belysa olika aspekter av samarbetet. Här är 50 idéer för agila retrospektiv för alla team .

5. Fokusera på konkreta åtgärder:

   • Se till att konkreta åtgärder och insatser identifieras under retrospektiven för att ta itu med de identifierade förbättringsområdena - först då känner sig teamet taget på allvar av dig som ledare.

6. Uppmuntra aktivt deltagande:

   • Uppmuntra alla teammedlemmar att delta aktivt. Se till att alla får möjlighet att dela med sig av sitt perspektiv.

7. Var neutral och objektiv - din åsikt kommer sist:

   • Som moderator, försök att vara neutral och objektiv. Undvik att själv ingripa för mycket i diskussionen eller att dominera med din åsikt. Som ledare kan du påverka de andra väldigt starkt med din åsikt och bidra massivt till “grupptänkande”. Enkel grundregel: Din åsikt bör nämnas sist.

8. Få feedback på processen:

   • Fråga efter feedback efter retrospektiven för att förbättra även din egen moderering. Det visar att du är öppen för förslag och stöder ständig förbättring. Till exempel har “ROTI-poängen” visat sig vara effektiv i Echometer: En enkel fråga om hur väl tiden investerades i retrospektiven, “Return On Time Invested”.

9. Registrera resultaten:

   • Dokumentera resultaten av den retrospektiva utvärderingen, inklusive de åtgärder som identifierats. Detta underlättar spårning och visar framsteg över tid.

10. Främja självorganisering:

    • Uppmuntra teamet att hitta självorganiserade lösningar. Ge dem frihet att förbättra sina egna processer och stöd dem i att ta ansvar.

11. Möjliggör anonym feedback:

    • Erbjud vid behov möjlighet till anonym feedback. Ibland känner sig teammedlemmarna friare att uttrycka sina åsikter om de är säkra på att deras identitet är skyddad. Särskilt om du modererar retro som teamledare. Verktyg som Echometer kan också hjälpa dig mycket här.

"Många medarbetare vågar inte säga vad de tycker!"

Lös denna utmaning

"Vi upptäcker för många oväntade problem och buggar i ett sent skede!"

Lös denna utmaning

"Varför tar det mig ibland flera timmar att förbereda en enkel retrospektiv?"

Lös denna utmaning

Många av de punkter som nämns ovan kan hanteras med ett bra retro- och teamutvecklingsverktyg som Echometer. Det har utvecklats speciellt för när det inte finns någon dedikerad Scrum Master på heltid i teamen.

Echometer är ett digitalt verktyg som hjälper agila teamledare med agila retrospektiver och team Health Checks. Oavsett om det är på distans, hybrid eller på plats: det gör teamcoaching mätbart och professionaliserar därmed ditt arbete samtidigt som du sparar mycket arbete. Ta en titt på vår webbplats för att få reda på mer: www.echometerapp.com.

Värt ett experiment: Du som teamledare låter teamet genomföra en retro utan dig och frågar om detta eventuellt föredras av teamet.

Christian Heidemeyer, psykolog och Scrum Master

Att moderera agila retrospektiv handlar om mer än att bara prata. Aktivt lyssnande, olika perspektiv, konkreta åtgärder och många andra saker (se ovan) är nyckeln till framgång på medellång sikt.

Slutligen, återigen påpekandet: Om du någon gång vill prova på hur det känns att vidareutveckla ditt team med vårt verktyg: Du kan starta en agil retrospektiv utan att logga in nedan, i det här fallet workshopen “Keep, Stop, Start”. 

Alternativt kan du helt enkelt vidarebefordra vår webbplats till de ansvariga kollegorna: www.echometerapp.com.

Hur man gör

Keep Stop Start Retro: Så här går retrospektiven till

1. Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)

   Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.

2. Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)

   Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.

3. Diskutera retro-ämnen

   Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.

   • Fortsätt: Vad ska vi behålla?
   • Stopp: Vad ska vi sluta med?
   • Start: Vad ska vi börja med att göra?

4. Catch-all fråga (Rekommenderas)

   Så att även andra ämnen har en plats:

   • Vad mer vill du prata om i retrospektiven?

5. Prioritering / Omröstning (5 minuter)

   På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.

6. Definiera åtgärder (10-20 minuter)

   Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.

7. Checkout / Avslutning (5 minuter)

   Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.

Keep Stop Start Retro

Fortsätt: Vad ska vi behålla?

Stopp: Vad ska vi sluta med?

Start: Vad ska vi börja med att göra?

Öppna denna retro nu Anpassa...