Teamleider modereert retrospectief? 10 belangrijke tips

Hé, beste teamleiders van agile teams! Als psycholoog en Scrum Master deel ik vandaag enkele essentiële tips voor het modereren van agile retrospectieven, wanneer je zelf niet de rol van Scrum Master hebt, maar eerder die van een teamleider of in een of andere vorm “baas”. Hoe kun je als leidinggevende en dienend leider het beste uit dit belangrijke moment in het agile proces halen? Laten we samen naar antwoorden zoeken!

First things first: Het spreekt voor zich dat het niet ideaal is als je de agile retrospective modereert als teamleider, dus (afhankelijk van je specifieke organisatievorm) mogelijk zelfs als de officiële beslisser van een medewerker. Waarom? 

Dit komt natuurlijk omdat het de absoluut noodzakelijke, open sfeer in het team enorm kan belemmeren. Hoe minder open je bent voor het delen van eerlijke feedback, hoe minder vruchtbaar je retrospective zal zijn. Het kan zelfs eindigen in een zogenaamde zombie scrum.

Probeer in dit opzicht, indien mogelijk, een zo neutraal mogelijke moderator te hebben voor je terugblik. Maar als dit om wat voor reden dan ook niet mogelijk is, zijn hier in ieder geval een paar tips om het beste uit je situatie te halen.

1. Voorbereiding is cruciaal:

   • Bereid de retrospectieve goed voor door de agenda van tevoren vast te stellen. Zorg ervoor dat er voor elke fase voldoende tijd is ingepland.
   • Verzamel vooraf feedback of onderwerpen van teamleden om de discussie gerichter te maken. Tools zoals Echometer kunnen je bijvoorbeeld helpen om dit te doen via een enquête.

2. Creëer een positieve sfeer:

   • Benadruk het constructieve karakter van de retrospectieve. Het doel is om verbeteringen te identificeren, niet om schuld toe te wijzen. Kortom, vergeet niet om ook de vraag “Wat is er goed gegaan?” mee te nemen.
   • Gebruik ijsbrekers of korte spelletjes om een ontspannen sfeer te creëren en het team dichter bij elkaar te brengen.

3. Houd de tijd in de gaten:

   • Zorg ervoor dat de retrospective binnen de gestelde tijd blijft. Respecteer de tijd van de teamleden en houd je aan de geplande agenda.

4. Gebruik verschillende retrospectieve technieken:

   • Gebruik verschillende methoden om afwisseling te creëren en verschillende aspecten van samenwerking te benadrukken. Hier zijn 50 agile retrospective ideeën voor elk team .

5. Focus op concrete maatregelen:

   • Zorg ervoor dat er tijdens de retrospectieve concrete acties en maatregelen worden geïdentificeerd om de vastgestelde verbeterpunten aan te pakken - pas dan voelt het team zich ook serieus genomen door jou als leidinggevende.

6. Stimuleer actieve deelname:

   • Moedig alle teamleden aan om actief deel te nemen. Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar perspectief te delen.

7. Wees neutraal en objectief - jouw mening komt als laatste:

   • Probeer als moderator neutraal en objectief te blijven. Vermijd het om zelf te sterk in de discussie in te grijpen of je mening te laten domineren. Als leidinggevende kun je met je mening de anderen zeer sterk beïnvloeden en massaal bijdragen aan “Group Think”. Eenvoudige basisregel: jouw mening moet als laatste worden genoemd.

8. Vraag feedback over het proces:

   • Vraag na de retrospectieve om feedback om ook je moderatie te verbeteren. Dat laat zien dat je openstaat voor suggesties en voortdurende verbetering ondersteunt. Bijvoorbeeld, in Echometer heeft de “ROTI-Score” zich bewezen: een eenvoudige vraag daarnaar, hoe goed de tijd in de retro was geïnvesteerd, “Return On Time Invested”.

9. Noteer de resultaten:

   • Documenteer de resultaten van de retrospectieve, inclusief de geïdentificeerde acties. Dit helpt bij het volgen en laat de voortgang in de loop van de tijd zien.

10. Zelforganisatie bevorderen:

    • Moedig het team aan om zelf georganiseerde oplossingen te vinden. Geef ze de vrijheid om hun eigen processen te verbeteren en ondersteun ze bij het nemen van verantwoordelijkheid.

11. Maak anonieme feedback mogelijk:

    • Bied indien nodig de mogelijkheid voor anonieme feedback. Soms voelen teamleden zich vrijer om hun mening te geven als ze zeker weten dat hun identiteit beschermd is. Vooral als je als teamleider de retro modereert. Tools zoals Echometer kunnen je hier ook goed bij helpen.

"Veel teamleden durven zich niet uit te spreken!"

Los deze uitdaging op

"We ontdekken te veel onverwachte problemen en bugs in een laat stadium!"

Los deze uitdaging op

"Waarom kost het me soms uren om een eenvoudige terugblik voor te bereiden?"

Los deze uitdaging op

Veel van de hierboven genoemde punten kunnen worden opgelost met een goed hulpmiddel voor retro- en teamontwikkeling zoals Echometer. Het is speciaal ontwikkeld voor als er geen toegewijde fulltime Scrum Master in teams is.

Echometer is een digitale tool die agile teamleiders helpt met agile retrospectives en team Health Check’s. Of het nu remote, hybride of on-site is: het maakt teamcoaching meetbaar en professionaliseert je werk terwijl het je veel werk bespaart. Neem een kijkje op onze website voor meer informatie: www.echometerapp.com.

Ook een experiment waard: jij als teamleider laat het team zonder jou een retro uitvoeren en vraagt of dit eventueel de voorkeur heeft van het team.

Christian Heidemeyer, Psycholoog & Scrum Master

Het modereren van agile retrospectives gaat over meer dan alleen praten. Actief luisteren, diversiteit van perspectieven, concrete actiepunten en nog veel meer (zie hierboven) zijn de sleutel tot succes op de middellange termijn.

Tot slot, nogmaals de opmerking: als je eens wilt uitproberen hoe het voelt om je team verder te ontwikkelen met onze tool: je kunt hieronder zonder in te loggen een agile retrospectieve starten, in dat geval de “Keep, Stop, Start” workshop. 

Je kunt onze website ook doorsturen naar de verantwoordelijke collega’s: www.echometerapp.com.

How to

Houd Stop Start Retro: Zo verloopt de retro

1. Random Icebreaker (2-5 minuten)

   Echometer biedt jullie een generator voor willekeurige check-in vragen.

2. Review van de openstaande acties (2-5 minuten)

   Voordat je met nieuwe onderwerpen begint, zou je ter controle van de effectiviteit moeten bespreken wat er van de acties uit eerdere retrospectieven is geworden. Echometer geeft automatisch een overzicht van alle openstaande actiepunten uit eerdere retro's.

3. Retro-onderwerpen bespreken

   Gebruik de volgende open vragen om jullie belangrijkste bevindingen te verzamelen. Eerst bedenkt iedereen dit voor zichzelf. Echometer staat toe om elke kolom van het retro-bord afzonderlijk te onthullen, om de feedback vervolgens te presenteren en te groeperen.

   • Ga door: Wat moeten we bewaren?
   • Stoppen: Waar moeten we mee stoppen?
   • Start: Wat moeten we gaan doen?

4. Catch-all vraag (Aanbevolen)

   Zodat ook andere onderwerpen een plek hebben:

   • Waar wil je het verder nog over hebben in de retro?

5. Prioritering / Stemming (5 minuten)

   Op het Retro-Board in Echometer kun je de feedback heel eenvoudig prioriteren met de stemming. De stemming is natuurlijk anoniem.

6. Maatregelen definiëren (10-20 minuten)

   Via het plusteken bij een feedback kun je een gekoppelde maatregel aanmaken. Nog niet zeker welke maatregel de juiste zou zijn? Open dan via het plusteken in plaats daarvan een whiteboard over het onderwerp om kernoorzaken en mogelijke maatregelen te brainstormen.

7. Checkout / Afsluiting (5 minuten)

   Echometer stelt je in staat om anonieme feedback van het team te verzamelen over hoe nuttig de retro was. Dit resulteert in de ROTI-score ("Return On Time Invested"), die je in de loop van de tijd kunt volgen.

Houd Stop Start Retro

Ga door: Wat moeten we bewaren?

Stoppen: Waar moeten we mee stoppen?

Start: Wat moeten we gaan doen?

Open deze retro nu Aanpassen...