Innehållsförteckning
Enskilda möten med direkt anställda
I dagens arbetsliv är effektiv kommunikation mellan chefer och deras direktrapporterande medarbetare avgörande. One on One-möten har blivit ett oumbärligt verktyg för att främja denna kommunikation och öka medarbetarnas engagemang. I den här artikeln ger vi dig en omfattande guide som tar dig igenom grunderna för att genomföra framgångsrika one on one-möten. Du får allt från att förstå ämnet till att implementera effektiva strategier med hjälp av skräddarsydda mötesmallar i Word och Doc.
Mall för enskilda möten (Word & Doc)
Förståelse för möten mellan två personer💡
För det är bara med rätt avsikt som dessa samtal kan få full effekt.
Vad är en one-on-one?
Mötet bör ge tid för diskussioner om medarbetarens utmaningar, mål och professionella utveckling. Många företag använder en standardiserad mall för enskilda samtal (finns i Word- och Doc-format) för att säkerställa enhetlighet och effektivitet i dessa möten.
Betydelse och syfte med one-on-ones
Enskilda möten tjänar flera syften. Dessa är:
- Skapa förtroende och främja relationer mellan chefer och medarbetare
- Regelbunden återkoppling
- Uttrycka oro och bekymmer
- Anpassa individuella mål till företagets mål
- Främjande av medarbetarnas tillväxt och utveckling
- Effektivt behålla medarbetare
En riktigt välstrukturerad mall för medarbetarsamtal innehåller alla dessa punkter i en och samma mall.
Relationen mellan chef och medarbetare
Som nämndes i den första punkten spelar personliga möten en avgörande roll för att stärka relationen mellan chefer och medarbetare. De skapar en trygg plats för öppen dialog och bidrar till att bryta ner hierarkiska barriärer och främja en kultur av öppenhet.
Jag skulle vilja betona denna punkt igen eftersom relationen mellan chef och medarbetare utgör grunden för framgångsrika personliga möten. Om relationen mellan medarbetaren och chefen är skakig kan de personliga mötena förlora sin effekt.
Det är just därför vi på Echometer har talat med många chefer och teamledare och insett att det finns återkommande problem när det gäller relationen till medarbetarna.
Ett av dessa problem är att medarbetarna inte öppnar sig för sina chefer i enskilda möten. Vi har utkristalliserat totalt 6 av dessa problem. Vi kommer att ta itu med dem senare i den här artikeln så att de personliga mötena verkligen kan få full effekt.
Mall för enskilda möten (Word & Doc)
Hur man strukturerar möten mellan två personer💡
Ett effektivt möte mellan två personer följer vanligtvis denna struktur. Alla frågemallar kan enkelt integreras i denna struktur:
- Incheckning (isbrytare) för att skapa ett samtalsflöde (5 minuter)
- Diskussionsämnen som medarbetaren tar med sig (10-20 minuter)
- Feedback och diskussionsämnen från handledaren (10-15 minuter)
- Definiera mål och ta fram konkreta åtgärder (5-10 minuter)
- Sammanfattning av mötet (5 minuter)
Många ledare tycker att det är bra att använda en gratis mall för ett möte i Word- eller Doc-format för att säkerställa att de täcker alla nödvändiga punkter för ett effektivt möte.
Innan vi går in på det vill jag uppmärksamma er på våra kostnadsfria mallar för medarbetarsamtal i verktyget Echometer. Dessa fokuserar på de psykologiska förutsättningarna för ett framgångsrikt teamarbete, bidrar till en ökad mätbarhet i utvecklingsprocessen och kan genomföras interaktivt. Känn dig fri att ta en titt:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
Det första enskilda mötet med en medarbetare
Det finns alltid en första gång, och så är det också med one-on-one-möten. Det är viktigt att notera att det första one-on-one-mötet är strukturerat på ett lite annorlunda sätt än de regelbundna möten som följer.
Skapa rätt förväntningar
Dra nytta av det första enskilda mötet med din medarbetare:
- Klargöra roller och ansvarsområden
- Diskutera kommunikationspreferenser
- Att sätta tonen för framtida möten mellan två personer
- Fastställa mål och viktiga resultatindikatorer
De bästa frågorna för ett första möte på tu man hand
- Vilka är dina karriärmål på kort och lång sikt?
- Hur föredrar du att få feedback? (Ett personlighetstest kan vara till hjälp här: Är medarbetaren abstrakt kontra konkret / strategisk kontra taktisk?)
- Vad motiverar dig på jobbet?
- Vilka utmaningar står du inför just nu?
- Hur kan jag bäst stödja dig i din roll?
Inkludera dessa frågor i din Word / Doc-mall för medarbetarsamtal för enkel referens. Alternativt kan du ladda ner vår mall gratis längre fram i den här artikeln.
Mall för enskilda möten (Word & Doc)
Regelbundna möten på tu man hand
Efter att du har haft ett första enskilt möte med en direkt anställd och etablerat ett ramverk är det dags att planera in regelbundna enskilda möten.
Hur ofta bör enskilda möten äga rum?
Frekvensen av en-mot-en-samtal kan variera. Det viktiga är att de sker regelbundet. Undersökningar av chefer har visat att 94% av alla chefer håller one-on-ones, varav cirka 49% gör det varje vecka. Två gånger i veckan är också en klassisk rytm. För att ta reda på om veckovisa eller varannan veckas one-on-ones är idealiskt för ditt fall kan du ställa dig själv följande frågor:
- Hur stort är ditt team?
- Hur komplext är det aktuella projektet?
- Vad passar dina medarbetares personliga behov?
I princip gäller följande:
Veckovisa möten på tu man hand: Perfekt för miljöer med högt tempo eller när man arbetar med centraliserade projekt.
Enskilt möte varannan vecka: Lämplig för mer etablerade team eller när det krävs mer djupgående diskussioner.
Vilka ämnen bör tas upp i ett enskilt samtal (exempel)?
Framsteg med mål och projekt
- "Hur går det med kundprojektet XY? Var befinner ni er för närvarande jämfört med tidsplanen?"
- "Vilka milstolpar har du uppnått sedan vi talades vid senast?"
Utmaningar och hinder
- "Finns det några tekniska problem som för närvarande hindrar er från att implementera den nya programvaran?"
- "Vilka resurser eller vilket stöd behöver du för att förbereda dig optimalt inför den kommande presentationen?"
Återkoppling (i båda riktningarna)
- "Vad tyckte du om feedbacken på din senaste projektrapport? Var den hjälpsam och konstruktiv?"
- "Finns det något i min ledarstil som jag kan förbättra för att bättre stödja dig?"
Karriärutveckling
- "Vilka färdigheter vill du utveckla under de kommande sex månaderna för att uppnå dina karriärmål?"
- "Är du intresserad av det kommande utbildningsprogrammet? Hur skulle den kunna gynna din professionella utveckling?"
Balans mellan arbete och fritid
- "Hur nöjd är du med din nuvarande balans mellan arbete och fritid? Finns det några områden som skulle kunna förbättras?"
- "Känner du att du får stöd av de flexibla arbetstiderna? Hur påverkar det ditt privatliv?"
Dynamik i teamet
- "Hur upplever du teamarbetet sedan omorganisationen? Har det skett några positiva eller negativa förändringar?"
- "Vad har du för idéer för att förbättra kommunikationen mellan avdelningarna?"
Gratis mall för enskilda samtal för Word och Docs
För att hjälpa dig har vi skapat en kostnadsfri mall för enskilda möten som är kompatibel med Word och Docs.
Anmärkning: Mallen för Docs och Word är på engelska och kan behöva översättas för ditt ändamål. översättas för ditt ändamål. Du kan till exempel använda DeepL.
Du kan använda Word & Doc-mallen på följande sätt:
- Öppna dokumentet i Google Docs genom att klicka på knappen (du kan inte redigera det här).
- Klicka på "Arkiv" -> "Ladda ner" -> "Microsoft Word (.docx)" längst upp till vänster
- Du kan nu importera det nedladdade dokumentet till Word eller Google Docs och redigera det som du vill.
Alternativt kan du ladda ner Word (.docx) One-on-One-mallen direkt här:
Mall för enskilda möten (Word & Doc)
En mot en: Utmaningar och lösningar💡
Som redan nämnts finns det sex vanliga problem inom personalhantering som kan observeras särskilt i möten mellan två personer. Det tar oftast några möten innan man kan avgöra vilken medarbetare som brottas med vilka problem.
Dessa sex problem inkluderar:
- Empati för kunden: "Mina medarbetare har svårt att förstå kundens och företagets perspektiv."
- Bygga relationer: "Mina medarbetare öppnar sig inte för mig i 1:1-möten."
- Personlig utveckling: "Mina medarbetare har inga egentliga utvecklingsmål."
- Individuell prestation: "Mina medarbetare optimerar inte sina återkopplingsslingor och arbetsprocesser."
- Mjuka färdigheter: "Mina medarbetare har svårt att uttrycka sina tvivel på ett respektfullt och produktivt sätt" eller "De känner sig lätt attackerade när de får kritik".
- Ansvar och delaktighet i teamet: "Mina medarbetare tar inte ansvar för vårt gruppmål."
Strategier för att övervinna utmaningarna
Att hantera dessa frågor kan vara en utmaning för teamledarna. Orsakerna kan vara komplexa, t.ex. om en medarbetare tidigare har haft negativa erfarenheter av öppenhet (kanske till och med i privatlivet eller i barndomen).
För att hantera dessa frågor på ett effektivt sätt kan du behöva ändra din inställning till hur du genomför enskilda möten med medarbetaren i fråga. Eftersom det här är en stor utmaning och vanliga mallar för dessa enskilda möten kanske inte räcker till, har vi på Echometer tagit fram särskilda mallar tillsammans med psykologer och experter på agila möten.
Echometer-mallar och andra resurser
Eftersom vi redan har skapat mer än 25 mallar som hanterar de problem som nämns ovan, vill jag presentera två exempel här:
Problem Exempel #1:
"Mina medarbetare har inga egentliga utvecklingsmål."
Även om människor kanske inte har specifika utvecklingsmål finns det säkert aspekter av deras arbete som intresserar dem mer än andra. Om man ser på problemet på det här sättet kan man härleda utvecklingsmål från de intressen som också motiverar medarbetaren. Detta kallas också för "job crafting".
Mall för enskilt möte: Jobbskapande
Vi har alla vissa aspekter av vårt arbete som vi gillar mer än andra. Det finns vanligtvis ett visst utrymme för att forma våra roller efter våra preferenser. Det är bra att vara medveten om dessa preferenser och kommunicera dem för att vara förberedd när möjligheter till job crafting uppstår. Frågor för en "job crafting" 1:1-mall:
Öppna frågor om feedback
Vilka aspekter av ditt arbete tycker du bäst om?
Vilka aspekter av ditt arbete tycker du minst om?
Om du kunde delegera en av dina uppgifter till någon annan, vilken skulle det vara?
Om du kunde lägga till ett ansvarsområde eller en beslutsbefogenhet i din roll, vad skulle det vara?
Problem Exempel #2:
"Mina medarbetare har svårt att uttrycka sina tvivel."
eller
"De känner sig lätt påhoppade när de blir kritiserade."
Många andra problem uppstår ofta ur detta grundläggande problem. Ett exempel på detta är att dessa personer ofta har svårare att sätta tydliga gränser, vilket i sin tur ger en dålig bild av medarbetarna.
För det här specifika exemplet har vi skapat en mall som heter "Att säga 'nej'" som du kan använda i ett enskilt samtal med din medarbetare:
Mall för ett enskilt möte: Att säga "nej
Om någon har svårt att säga "nej" kan de få fler och fler uppgifter tills de riskerar att bli utbrända. Det här formatet hjälper personer att fundera över hur de kan ställa lämpliga förväntningar och säga "nej" när de behöver.
Öppna frågor om feedback
Reflektera: Vad finns det för goda skäl att säga "nej" när någon ber dig att göra något?
Samla in exempel: När sa du senast "nej" när någon bad dig att göra något? I vilka situationer skulle du ha velat säga "nej" men gjorde det inte?
Verktyg: Vilka fraser eller frågor kan vara till hjälp när någon vill att du ska göra något?
Mall för enskilda möten (Word & Doc)
Slutsats – mallar för möten mellan två personer
En-till-en-möten är ett kraftfullt verktyg för att förbättra kommunikationen, öka medarbetarnas engagemang och förbättra prestationerna. Genom att tillämpa de strategier som beskrivs i den här guiden och använda väl utformade mallar för enskilda möten kan du förvandla dessa samtal till dynamiska, produktiva möten som gynnar både medarbetaren och organisationen.
Kom ihåg att nyckeln till framgång är konsekvens, förberedelse och ett genuint engagemang för medarbetarnas utveckling. Börja implementera dessa metoder idag genom att använda vår kostnadsfria mall för enskilda medarbetarsamtal och se hur ditt teams produktivitet och tillfredsställelse skjuter i höjden.
Här kan du ladda ner den kostnadsfria One on One Word-mallen eller testa vårt specialutvecklade mötesverktyg:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
