Du har en ny medarbetare i ditt team, en ny teammedlem eller en ny direktrapportör som rapporterar till dig och nu planerar du ditt första enskilda möte eller utvecklingssamtal? Här hittar du alla tips för inbjudan, dagordningen, modereringen av ditt 1-1-möte och allt som hör till!
💡
En studie har visat att över 50% av nyanställda fortfarande inte känner sig tillräckligt förberedda för sin roll även efter introduktionen. I synnerhet i små företag och distansteam är siffran till och med över 60%.
Individuella samtal eller medarbetarsamtal är därför fortfarande mycket viktiga, även efter att onboardingen har slutförts.
Källa: Effekten av dålig onboarding på nyanställda
Tips 1 för det första 1 till 1-mötet med nyanställda: Inbjudan och den inledande diskussionen
Personer som kommer till företaget som nyanställda eller nya teammedlemmar blir ofta överväldigade av en flod av ny information. Därför bör det första enskilda mötet med nya medarbetare eller teammedlemmar alltid diskuteras personligen och meddelas via en inbjudan via e-post.
Om den nya mötesrutinen inte diskuteras personligen i förväg har den nya medarbetaren eller teammedlemmen liten möjlighet att förbereda sig och mötesinbjudan kan försvinna i mängden av e-postmeddelanden och notiser.
Så gör dig själv och din medarbetare en tjänst och ta upp 1:1-mötena eller utvecklingssamtalen personligen och ge medarbetaren möjlighet att förbereda sig inför det första mötet.
I den inledande diskussionen inför det första enskilda mötet med din direktrapporterande chef kan du ta upp följande punkter:
- Vad är syftet med en-till-en-serien?
- Hur ofta ska det enskilda mötet äga rum (t.ex. varje vecka, varannan vecka eller varje månad) och hur länge ska mötet pågå?
- På vilken veckodag och vid vilken tidpunkt ska mötet äga rum?
- Vilka förväntningar har den direktrapporterande på det första personliga mötet?
- Exakt när kommer det första enskilda mötet att äga rum?
Efter intervjun kan du också skicka ett e-postmeddelande med en inbjudan till din medarbetare för det första personliga mötet. På så sätt kan medarbetaren läsa allt som finns att veta om 1:1 i skrift. Här är en artikel med exempel: 5 mallar och exempel på e-postinbjudningar till personliga möten.
Tips 2 för det första enskilda mötet med nyanställda: Förbereda och skapa ramarna
Det första enskilda mötet sätter tonen för alla efterföljande enskilda möten eller utvecklingssamtal. Som chef är det därför viktigt att vara väl förberedd inför det första enskilda mötet eller utvecklingssamtalet.
I det första 1:1-mötet bör chefen börja med att upprepa både förväntningarna och fördelarna för medarbetaren för att skapa ett ramverk:
- Förväntningar på den anställde:
- Öppen kommunikation: Medarbetaren ska vara beredd att tala ärligt om utmaningar, framgångar och feedback.
- Aktiv beredning: Medarbetaren bör förbereda sig inför samtalen genom att ta med sig ämnen, frågor eller funderingar.
- Proaktiv co-design: 1:1-mötet eller medarbetarsamtalet är ett gemensamt utrymme för att diskutera idéer, mål eller problem. Det är upp till medarbetaren att aktivt utnyttja detta utrymme.
- Ansvar för personlig utveckling: Medarbetaren bör också se 1:1 som en möjlighet att ta ansvar för sin egen utveckling genom att be om feedback och definiera mål.
- Fördelar för den anställde:
- Individualiserat stöd: Medarbetarna ges en tydlig plattform för att diskutera sina behov, utmaningar och mål med sin chef.
- Karriärutveckling: Intervjuerna ger möjlighet att planera professionell utveckling och få riktat stöd.
- Tydlighet och återkoppling: Medarbetarna får regelbunden feedback på sitt eget arbete och vägledning om förväntningar.
- Förbättrat samarbete: Regelbunden kommunikation skapar större förståelse och förtroende mellan medarbetare och chefer.
- Problemlösningar: Bekymmer eller hinder kan diskuteras och lösas på ett tidigt stadium i en konfidentiell miljö.
Först när dessa ramvillkor är klara och alla medarbetarens frågor om 1-till-1-formatet har klargjorts bör du börja med den faktiska agendan.
Tips 3 för det första utvecklingssamtalet med nyanställda: Dagordningen (inkl. exempel på dagordning)
Den faktiska agendan för 1 till 1-möten eller medarbetarsamtal är ofta mycket konstant. Utöver de återkommande punkterna på dagordningen bör du dock alltid lämna utrymme för att ta upp enskilda ämnen och avvika från det vanliga formatet.
Agendan för det första 1 till 1-mötet eller utvecklingssamtalet kan till exempel se ut så här:
- Introduktion – Förväntningar och fördelar med 1-1 (särskilt för det första medarbetarsamtalet)
- Progress: Vad har du arbetat med?
- Blockeringar och utmaningar: Vilka blockeringar eller utmaningar brottas du med?
- Mål för kommande vecka(n)
- Andra synpunkter från medarbetaren (t.ex. feedback eller idéer)
- Andra punkter från chefen (t.ex. feedback eller personligt utbyte om uppdateringar från företaget)
De två sista punkterna i mallen är viktiga som en uppsamlingsplats för alla ämnen som inte passar in i de tidigare ämnena. Detta säkerställer att medarbetaren alltid vet var han eller hon kan ta upp sina egna ämnen. Om det inte finns några "ytterligare punkter" kan du helt enkelt hoppa över den här delen av mötet.
Naturligtvis kan agendan för det personliga mötet anpassas kontinuerligt tillsammans med den direktrapporterande. Du bör dock undvika att göra agendan alltför komplicerad för det första enskilda mötet eller utvecklingssamtalet. Det är lämpligt att börja enkelt och sedan kontinuerligt anpassa och individualisera agendan utifrån praktiska erfarenheter.
Tips 4 för det första 1-till-1-mötet med nyanställda: Gemensamma anteckningar / 1-till-1-verktyg
Av egen erfarenhet kan jag säga att det alltid känns oengagerat och oprofessionellt att ha ett möte där det inte finns några skriftliga anteckningar. Utan anteckningar är det lätt att glömma bort vad som senast diskuterades i ett enskilt möte.
För att undvika det här problemet från början rekommenderar jag att du redan i början av det första personliga mötet eller utvecklingssamtalet definierar var du vill registrera dagordningspunkterna och anteckningarna för det personliga mötet. Det är bäst att använda ett verktyg som tillåter gemensamma anteckningar som du både kan se och redigera samtidigt.
Att använda ett 1:1-verktyg gör det lättare för er att direkt formulera och följa upp åtgärder tillsammans. Jag vill särskilt nämna vår programvara för 1-1-möten, Echometer. Den hjälper dig att göra 1-1-möten mer tidseffektiva, roliga och produktiva. Du hittar mer information på den här webbplatsen. Alternativt kan du också använda följande mall för 1-1-möten för att komma igång med verktyget:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
Verktyg för 1:1-möten Mall: Kommunikation
Var ser du ditt team: Hur fördelas bidragen?
Var ser du dig själv? Vilken roll spelar du, beroende på mötet?
Vad skulle vara ett första steg för att se till att bidragen fördelas jämnare inom teamet?
Verktyg för 1:1-möten Mall: Misslyckas framåt
När hade du senast en känsla av att du hade gjort ett misstag med något?
Hur reagerade du på det här misstaget?
Vad skulle vara en konstruktiv syn på detta "misstag"?
Vilka är de nästa viktiga misstagen du behöver göra för att komma närmare dina mål?
Verktygsmall för 1:1-möten: Lär dig av de bästa
Vem i ditt team ser du upp till och varför?
Vad är det du vill lära dig när du tänker på dina kollegor i och utanför bolaget?
Ta kontakt med de personer som du vill lära dig av.
Verktyg för 1:1-möten Mall: Konflikttyper
Nämn en konflikt som du nyligen hade i ditt team.
Ta en titt på de 5 olika konfliktstilarna: Kan ditt beteende och din attityd klassificeras enligt en eller flera av konfliktstilarna?
Hur kunde du ha hanterat konflikten på ett bättre sätt?
Utöver de gemensamma anteckningarna kan du naturligtvis också skriva privata anteckningar som inte delas med medarbetaren. De flesta verktyg för 1:1-möten eller medarbetarsamtal erbjuder dock även en integrerad funktion för detta.
Tips 5 för det första enskilda mötet med nyanställda: Involvera medarbetarna aktivt
Redan under det första personliga mötet bör det ha framgått att feedbacken från medarbetaren är viktig för dig som chef.
För att understryka detta igen bör du be din medarbetare om feedback i slutet av det första enskilda mötet. Det kan till exempel vara
- Kan du komma på något annat sätt som vi skulle kunna organisera våra personliga möten på för att göra dem ännu roligare för dig?
- Ska vi sätta en påminnelse till om två månader och sedan tillsammans fundera på om det personliga formatet fungerar för oss när det gäller frekvens, mötestid och agenda?
- Vad tycker du att vi ska fokusera på inför nästa 1-1-möte eller medarbetarsamtal?
Det finns nu några speciella situationer där en-till-en-möten kan äga rum. Exemplen hittills har utgått från att du inför 1 till 1 eller medarbetarsamtal i ditt befintliga team med befintliga direktrapporterande medarbetare. Men vad händer när en ny medarbetare ansluter sig till ett befintligt team? Eller hur kan du agera som chef om du är den enda som är ny, men resten redan känner varandra? Det skulle jag nu vilja diskutera.
Det första utvecklingssamtalet med en ny teammedlem i ett befintligt team
När en ny Direct Report börjar i teamet finns det några saker att tänka på i ditt första personliga möte som teamets ledare för att framgångsrikt introducera teammedlemmen.
Här är de 3 viktigaste tipsen:
Tips 1 för det första enskilda mötet med en ny medarbetare: Klargör roll och förväntningar
För ett framgångsrikt samarbete är det viktigt att den nya direktrapporterande chefen förstår exakt vilka förväntningar som finns.
Svara därför på följande fråga i det första 1-1-mötet eller utvecklingssamtalet: Exakt vilken roll kommer den nya medarbetaren att ha i teamet?
Tips 2 för det första mötet eller medarbetarsamtalet med en ny medarbetare: Förklara teamet och kulturen
Som ny teammedlem måste du sätta dig in i de befintliga strukturerna. Som chef har du en god överblick över hur teamet fungerar. Hjälp därför den nya medarbetaren i det första utvecklingssamtalet att bättre förstå vem som arbetar med vad i teamet och hur de typiska kommunikationskanalerna och rutinerna ser ut.
Teamkulturen är också en viktig faktor här. Använd den nya Direct Report för att berätta om vad ni som team värdesätter när ni arbetar tillsammans. Kanske finns det till och med vissa arbetsöverenskommelser som ni kan diskutera (mer om detta: Arbetsavtal: 10 exempel och mallar).
Erbjud också den nya teammedlemmen stöd i att nätverka med andra teammedlemmar och bjud in dem till gemensamma möten. Naturligtvis är det också meningsfullt att erbjuda en "mentor" utanför det egna teamet.
Tips 3 för det första 1 till 1-mötet med en ny medarbetare: Lämna utrymme för frågor
Som chef är du ansvarig för att introduktionen av den nya direktrapporterande medarbetaren blir framgångsrik. I ditt första enskilda möte med den nya medarbetaren skapar du tillräckligt med utrymme för frågor och erbjuder stöd:
- Vad behöver du mest för din inskolning?
- Vilken är nästa viktiga milstolpe för din introduktion?
- När skulle du vilja kunna säga att du har slutfört ditt introduktionsprogram?
- När ska vi nästa gång gå igenom statusen för er introduktion tillsammans?
Det är bäst att anteckna den nya teammedlemmens frågor och svar i anteckningarna från ditt 1 till 1-möte eller utvecklingssamtal. På så sätt kan du hänvisa till dem senare.
De första enskilda mötena som chef i ett helt nytt team
Om du är ny som chef i ett befintligt team är enskilda möten ett bra sätt att bygga upp en personlig relation med alla teammedlemmar och lära känna deras olika styrkor och perspektiv.
Jag har några speciella tips till dig för den här situationen:
Tips 1 för chefer i nya team: Använd inledande personliga möten för att bygga upp en relation först
Den viktigaste grunden för ett framgångsrikt samarbete är en förtroendefull relation. Använd därför de första personliga mötena främst för att lära känna dina nya medarbetare.
Använd frågor som:
- Vad ledde dig till den här rollen?
- Vad tycker du särskilt mycket om med ditt arbete, vad motiverar dig?
- Vad gör du vid sidan av arbetet? (Det är bäst att ställa den här frågan först efter att du har berättat om dina privata fritidsintressen)
- Vad tycker du är särskilt viktigt hos en chef och i teamarbetet?
Se till att du också delar med dig av personliga detaljer om dig själv. Att bygga en relation är trots allt inte en enkelriktad gata.
Gör dig själv en tjänst och hoppa inte över det här steget. Tro mig, den tid det tar att bygga upp en relation är väl investerad.
Tips 2 för chefer i nya team: Ta upp styrkor och svagheter
Även om allt verkar rosenrött i början kommer det någon gång att stå klart att ditt team har både styrkor och svagheter – precis som du som chef.
Det är viktigt att öppet kunna ta upp misstag och svagheter i teamet. Som chef bör du föregå med gott exempel.
När du väl har visat att du kan tala öppet om dina egna misstag och svagheter blir det mycket lättare att tala om misstag med kollegor och teamet.
Upprepa gång på gång hur viktig en öppen felkultur är för dig och föregå sedan med gott exempel genom att berätta om dina egna misstag eller beteenden och situationer där du varit missnöjd med dig själv.
Tips 3 för chefer i nya team: Integritet i konflikter
När det uppstår konflikter i ett team ger enskilda diskussioner dig möjlighet att lära känna teammedlemmarnas olika perspektiv. Du måste dock alltid vara objektiv och neutral. Ta aldrig parti för en person i 1-1-samtalen eller medarbetarsamtalen, utan var tydlig med att ditt mål är att hitta en objektiv och rimlig lösning.
Om det uppstår en konflikt mellan Peter och Sabine i ett 1:1-möte får du inte komma på dig själv med att hålla med enskilda personer.
Förr eller senare kommer denna motsägelse att avslöjas och din integritet som chef kommer att ifrågasättas. I värsta fall kommer du att förlora ditt teams förtroende.
Alltså: håll dig alltid neutral, även i 1 till 1-möten eller medarbetarsamtal.
Det bästa sättet att hantera konflikter i teamet: Prata om konflikten med alla som berörs (t.ex. i teamets retrospektiv) och inte i 1 till 1-möten.
Redo för det första enskilda mötet eller medarbetarsamtalet med din nya direktrapporterande chef
Bara det faktum att du har läst den här artikeln visar att det är viktigt för dig att fylla din roll som chef på ett bra sätt. Dina medarbetare kan vara tacksamma för att få ha enskilda möten med dig! 😊
