Retrospektiivien helpottaminen pienessä tiimissä tai ryhmässä voi olla jo haastavaa. Tai hyvin vähän aikaa. Mutta entä retrospektiivit suurissa tiimeissä? Ne ovat yleensä paljon vaativampia.
Ennen kuin kehitimme työkalumme retrospektiivejä varten, saimme erilaisia kokemuksia suuremmista ryhmistä – Usein meillä oli asiakasvaatimuksia, joiden mukaan kokonaisen alueen (usein yli 15 henkilöä) piti osallistua retrospektiiveihin.
Siksi haluaisin ensiksi kertoa, mitä haasteita kokemuksemme mukaan on ilmennyt näissä suuremmissa tiimeissä tai ryhmissä.
Retrospektiivien haasteet suurissa tiimeissä tai ryhmissä
1. keskusteluilmapiiri
Kun osallistujia on paljon, osallistujat tuntevat toisensa usein vain vähän arkielämästä. Pienissä ryhmissä voidaan yleensä luottaa luottamukselliseen ja avoimeen keskusteluilmapiiriin, mutta suurissa ryhmissä tämä on usein vaikeampaa. Tosin juuri tämä luottamuksellinen ilmapiiri on yksi tärkeimmistä menestyksekkäiden tiimien menestystekijöistä: Ryhmän psykologinen turvallisuus.
2. sitoutuminen ja keskustelujen jakelu
Samalla jokaisen yksilön on helpompi vetäytyä keskusteluista. Moderaattorina sinun on oltava paljon huolellisempi sen suhteen, että kaikki osallistujat ovat sitoutuneita, että he pystyvät antamaan panoksensa ja että keskustelun jakautuminen on kohtuullisen tasapainoinen.
3. ajanhallinta
Mitä enemmän tiimin jäseniä, sitä enemmän aiheita voidaan tuoda pöytään. Aikataulutus on siksi olennaisen tärkeää, jotta kaikki aiheet voidaan ottaa asianmukaisesti huomioon.
Tilaisuudet retrospektiivien järjestämiseksi suurissa tiimeissä tai ryhmissä
Joskus sinulla ei kuitenkaan ole vaihtoehtoja, ja sinun on kohdattava nämä haasteet. Käytännössä näemme suurissa tiimeissä tyypillisesti seuraavia tilanteita, joissa retrospektiivit ovat tarpeen:
- Suuri tiimi ei yksinkertaisesti jakaudu mihinkään muihin pitkäaikaisiin alaryhmiin. Scrum-oppaan mukaan 9 tai useamman jäsenen tiimiä pidetään "liian suurena".
- Alue, joka koostuu useista pienistä tiimeistä, jotka haluavat myös toteuttaa yhteisen retron. Tätä kutsutaan "kokonaisretroksi" tai "retrojen retroksi".
Seuraavat vinkit ovat hyödyllisiä molemmissa tilanteissa.
10 vinkkiä retrospektiivien toteuttamiseen suurissa tiimeissä tai ryhmissä
Tässä ovat vinkkimme suurten tiimien retrospektiiveihin!
Vinkki 1: Kysele retrospektiivin osallistujaryhmältä.
Retrospektiivi suuressa piirissä olisi ehdottomasti kyseenalaistettava. Ovatko reunaehdot todella muuttumattomia? Eikö ole mitään järkevää vaihtoehtoa?
Suurten tiimien tai ryhmien kohdalla ensimmäinen kysymys olisi siis se, voidaanko tiimi jakaa temaattisesti. Emme kannata kaiken asettamista tiukasti oppikirjan (tai tässä tapauksessa Scrum-oppaan) mukaan, mutta 9 tiimin jäsenen raja ei ole sattumaa – tähän kokoon asti tuottava retrospektiivi voi tapahtua ilman rajoituksia. Joten varsinkin jos olet huomattavasti tämän määrän yläpuolella, kannattaa kyseenalaistaa tiimin kokoonpano.
Useiden joukkueiden "yleisretroissa" usein käytetty "temppu" on se, että kukin joukkue lähettää isolle kierrokselle vain edustajiaan. Tällä tavoin suuri kierros voidaan pitää hallittavana ainakin osallistujien määrän suhteen. Tiimien edustajien nimeämistä "Overall Retrossa" kutsutaan myös "Scrum of Scrumiksi" toisessa kehyksessä, nimittäin täällä: LeSS-kehys.
Vihje 2: Tarkkaile luottamuksellista suhdetta
- Vaikka ryhmä olisi hyvin suuri, sen sisältö (toimenpiteitä lukuun ottamatta) pysyy luottamuksellisena. → Tästä olisi huomautettava moderoinnissa.
- Käytä lyhyttä sisäänkirjautumista luodaksesi rennon ilmapiirin – vaikka aikaa olisi vähän.
Vinkki 3: Ota joukkueen koko huomioon aikataulussa
Mitä suurempi ryhmä on, sitä enemmän aiheita ja sitä pitkäkestoisempia keskustelut ovat.
Pieni ryhmä voi siis tottua siihen, että se voi tehdä jälkikäteen tarkastelun tunnissa, mutta suuremmissa ryhmissä tämä ei ole mahdollista.
Tarvittava ajanjakso riippuu suuresti takautuvan tarkastelun valitusta muodosta ja menetelmästä. Kokemuksemme mukaan aikarajat ovat seuraavat:
Jälkikäteisarviointien tavanomaiset ajanjaksot ryhmän koosta riippuen.
- 5 tai vähemmän osallistujia → 45 – 90 minuuttia
- 6-10 osallistujaa → 60 – 120 minuuttia
- 10-20 tai enemmän osallistujia → 90 – 180 minuuttia
Voit vapaasti kokeilla aikatauluttamista itse saadaksesi tuntumaa siihen. On kuitenkin parempi ottaa enemmän aikaa kuin liian vähän, varsinkin alussa, ja katsoa sitten, mitä vaiheita voidaan optimoida – Seuraavista vinkeistä voi olla apua!
Vinkki 4: Rinnakkaisuus aiheiden ja ideoiden keräämisessä
Aiheiden ja ideoiden etsimisen rinnakkaistamiseen voidaan käyttää formaatteja tai menetelmiä, kuten "1-2-4-All". Miten se toimii?
Kukin miettii ensin aihetta tai kysymystä erikseen – esimerkiksi 2 minuuttia (1). Sitten kukin osallistuja etsii itselleen parin, jonka kanssa vaihtaa kerättyjä ajatuksia (2), ennen kuin he kokoontuvat neljän hengen ryhmiin (4) ja lopuksi esittelevät kerätyt ajatukset priorisoidussa muodossa ryhmälle (Kaikki).
Löydät tarkemmat ohjeet 1-2-4-All-ohjelmasta tältä sivulta: Vapauttavat rakenteet.
Useimmat Agile-valmentajat kulkevat ympyrää.....
...ja hoitaa pinnallisia oireita. On aika käyttää psykologiaa – kestävään ajattelutavan muutokseen.
"Miksi minulta kestää joskus tunteja valmistella yksinkertainen retrospektiivi?"
Vinkki 5: Mach Health Check Retrot
- Esitetään konkreettisia lausuntoja.
- Jokainen ryhmän jäsen arvioi väittämät lyhyesti ja terävästi nimettömänä kyselyasteikolla – kuinka paljon olet samaa mieltä asteikolla 1-7?
- Valinnainen: Tuloksista keskustellaan. Kerätään positiivisia ja negatiivisia esimerkkejä, jotka voivat selittää tuloksia. Tämä osa saattaa kestää suhteellisen kauan.
- Nyt suoritetaan suora priorisointi, jossa jokainen tiimin jäsen äänestää nimettömänä siitä, mitkä väittämistä vaativat eniten toimia (lue lisää: Paras ilmainen työkalu anonyymeihin retrospektiiveihin).
- Vain eniten ääniä saanut lausuma kirjataan toimeksi.
Tutustu ensin ilmaiseen rakennussarjaamme, josta saat inspiraatiota: Team Health Check rakennussarja.
Huomautus: Tässä lomakkeessa kysytään Health Check-kohtien hyväksymistä asteikolla.
- Arvostus: Arvostamme kollegojemme saavutuksia ja panosta.
- Tiimihenki: Tiimissämme vallitsee luottamuksellinen työilmapiiri.
- Läpinäkyvyys: Tiimissäni kaikki tietävät, kuka työskentelee minkäkin asian parissa.
- Rentoutuminen ja tauot: Minulla on riittävästi tilaa tauoille, joissa voin ottaa uutta energiaa.
- Kokouskulttuuri: Kokouksemme ovat hyvin jäsenneltyjä ja jättävät silti tilaa luovuudelle ja uusille ideoille.
- Tuki: Tiimissäni jokainen tiimin jäsen jakaa henkilökohtaista tietämystään ja kokemustaan.
Haluatko, että pomosi rakastaa sinua? Vie sitten tiimisi uusiin suoritustasoihin. Vie se keskiverto –-autosta räjähtäväksi raketiksi!
Miten? Lataa ilmainen ja psykologisesti järkevä e-kirjani aiheesta "Yksinkertaiset 12 askelta tiimivirtaan"ja lue se läpi. Näin paljon etukäteen –, mutta nyt tämän tekstin varsinaiseen aiheeseen.
Vinkki 6: Kokeile Echometer
Suurten ryhmien retrojen suorittamisessa on hyvä tuki hyvät retrotyökalut (katso luettelo): 14 Retro-työkalut vertailussa). Ne voivat ottaa paljon työtä pois käsistäsi – mukaan lukien palautteen kerääminen ennen retroa ja toimien priorisointi.
Haluan erityisesti mainita työkalun, jonka kehittämisessä olin itse mukana: EchometerSiinä yhdistyvät psykologian oivallukset ja Agile:n parhaat käytännöt, joiden avulla tiimin Health Check:stä saadaan paras mahdollinen hyöty irti.
Työkalussa annetaan konkreettisia neuvoja siitä, miten hyviä toimia voidaan johtaa –, ja sitä voidaan käyttää sekä verkossa etänä että offline-tilassa.
Muuten, voit tehdä retroa isossa tiimissä työkalullamme ilman sinun tai tiimisi kirjautumista.
Tällä painikkeella voit avata työkalun suoraan, valita retromenetelmän ja kutsua ryhmän linkin kautta (Yli 30 takautuvaa menetelmää mahdollista):
Kun olet päässyt retron loppuun, voit halutessasi luoda ilmaisen tilin tulosten tallentamista varten.
Jos haluat lisätietoja etukäteen tai aloittaa todellisen kokeilun suoraan – Lue lisää täältä / aloita täältä ilmaiseksi.
Vinkki 7: Käytä taukotilaisuuksia
Nyt asiat on kerätty ja karkeasti priorisoitu, vaikka ryhmä tai tiimi on suuri. Seuraavaksi ongelmat olisi analysoitava yksityiskohtaisesti, jotta voidaan päätellä, millä pienillä toimintakohteilla voitaisiin saavuttaa parannuksia.
Tämä on erityisen hankalaa. Mitä suurempi osallistujaryhmä on, sitä todennäköisempää on, että käsiteltävät aiheet eivät koske kaikkia. Näin ollen vain murto-osa ryhmän jäsenistä voi osallistua aiheeseen.
Sen vuoksi olisi johdonmukaisesti ulkoistettava tai rinnakkaistettava tiettyjen sellaisten aiheiden käsittely, jotka eivät koske kaikkia ryhmän jäseniä yhtä paljon.
Meillä on ollut erittäin hyviä kokemuksia siitä, että olemme käyttäneet taukojaksoja tähän tarkoitukseen: Asetat aiheet ja annat itseorganisoituvien pienryhmien työstää niitä. Jokainen osallistuja voi vapaasti liittyä ryhmään ja poistua siitä, aivan kuten täällä: Avoimen tilan muoto.
Näin kaikilla on mahdollisuus osallistua keskusteluihin, joihin he voivat aktiivisesti osallistua. Kun keskustelutilaisuuksien tulokset esitellään, parhaassa tapauksessa syntyy konkreettinen toimenpide, joka voidaan toteuttaa suoraan seuraavassa sprintissä. Jos ehdotetut toimenpiteet vaikuttavat uskottavilta ja toteuttamisen arvoisilta koko osallistujaryhmän kannalta, toimenpiteet katsotaan päätetyksi.
Voi kuitenkin yhtä hyvin olla, että pieni ryhmä ei ole vielä pystynyt tekemään lopullista toimintaehdotusta. Tällaisissa tapauksissa voidaan päättää, että ryhmäkeskustelua jatketaan retrospektiivin ulkopuolella, jos osallistujat pitävät sitä hyödyllisenä.
Varo "puolikkaita" toimenpiteitä
Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin puoliksi harkittu toimenpide, joka on luotu paineen alla ja jota kukaan ei sitten halua hoitaa. Kokemuksemme mukaan onkin erittäin tärkeää huomauttaa suuren tiimin tai ryhmän moderoinnissa, että päätös pitää toinen taukotilaisuus retrospektiivin ulkopuolella voi olla oikeutettu toimenpide, jolla voidaan valottaa aihetta lisää, jos sitä ei ole vielä voitu lopullisesti analysoida retrospektiivin aikataulussa.
Vihje 8: Kerää palautetta etukäteen
Palautteen kerääminen eli "tiedonkeruuvaihe" voi sitoa arvokasta aikaa jälkikäteen tarkasteluun, jonka voisi itse asiassa ulkoistaa etukäteen pyytämällä palautetta jälkikäteen tarkastelua edeltävässä vaiheessa.
Jotta palautepyyntö voidaan jäsentää etukäteen, on usein hyvä idea yhdistää suljettuja kysymyksiä avoimiin kysymyksiin. Näin saat määrällistä palautetta tietyistä näkökohdista ja sinulla on tiimin jäsenenä edelleen mahdollisuus tuoda avoimesti omia aiheita avoimien kysymysten kautta. Spotify käyttää edelläkävijänä myös kohdennettuja suljettuja kysymyksiä, joiden tuloksille he ovat antaneet seuraavan nimen: Ryhmä Health Check.
Olemme muuten kehittäneet työkalun, joka voi tukea sinua retrospektiivissä suurissa tiimeissä. Löydät lisätietoja siitä suoraan alta.
Retrot pienissä ryhmissä ovat parempi ratkaisu
Päätelmä
Olet varmaan ymmärtänyt, että emme suosittele liian suurta osallistujamäärää retrospektiivien järjestämisessä alussa esitetyistä syistä. Haaste: Retro-tapahtuman isännöinti.
Samalla toivomme, että saat parhaan mahdollisen hyödyn irti suurista retrospektiiveistä rinnakkaistamista ja yhteistyötä koskevien vinkkien avulla. Sillä varsinkin kun totutte suurena tiiminä retrokeskustelun tähtikuvioon, se voi ajan myötä helpottua ja tehdä –-formaatista onnistuneen esteistä huolimatta –.
Muuten: Jos etsit vielä vaihtelua retroosiisi yleensä, voit tutustua myös tähän artikkeliin: 3 retro-menetelmää yllätysvaikutuksella.
Jos haluat monipuolisempia kysymyksiä retrospektiivejäsi varten, tutustu postaukseemme osoitteesta 32 tuoretta retrospektiivistä menetelmää aloittelijoille ja ammattilaisille (muun muassa Mario Kart Retro, Marathon Retro ja Elon Musk Retro).
Jos etsit vielä sopivaa retrotaulua (jossa on yli 60 retromenetelmää), artikkelimme voi auttaa sinua aiheen parissa: Vertailun parhaat retrolevyt.
