9 Tipps, damit Retro-Maßnahmen auch nach der Retrospektive wirken
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Die Retro lief gut. Alle haben offen gesprochen, das Team hat seine wichtigsten Themen priorisiert und am Ende standen zwei oder drei Maßnahmen, hinter denen alle stehen.
Dann beginnt der Sprint. Die Tickets stapeln sich, ein Produktionsfehler frisst den Dienstag und am Donnerstag weiß niemand mehr so genau, was eigentlich vereinbart war. In der nächsten Retro fragt jemand, was aus der Sache mit den Code-Reviews geworden ist. Schweigen.
Retro-Maßnahmen können scheitern, obwohl die Retrospektive selbst gut lief. Sie gehen in der Woche danach verloren, irgendwo zwischen Retro-Board und Sprint-Board.
Wie du gute Maßnahmen formulierst, haben wir bereits in einem eigenen Artikel beschrieben. Dieser Beitrag setzt dort an, wo jener aufhört: nach dem Ende der Retro. Wie sorgst du dafür, dass eure Ergebnisse noch leben, wenn die nächste Retro beginnt? 10 Tipps für gute Retrospektive-Maßnahmen mit Beispielen.
Tipp 1: Lest die Ergebnisse vor dem Abschluss noch einmal vor
Die letzten fünf Minuten einer Retro sind oft die schwächsten. Die Konzentration lässt nach, das nächste Meeting wartet und die Maßnahmen werden schnell noch aufgeschrieben.
Lies vor dem Abschluss jede Maßnahme laut vor. Prüft gemeinsam, ob ihr diese Fragen beantworten könnt:
- Wer übernimmt die Verantwortung?
- Was ist der erste Schritt und wann passiert er?
- Woran erkennen wir, dass die Maßnahme wirkt?
Wenn eine Antwort nicht in einen Satz passt, ist die Maßnahme noch nicht fertig. Klärt sie, solange alle dabei sind. Das kostet jetzt zwei Minuten und erspart euch in zwei Wochen eine ratlose Diskussion.
Ein hilfreicher Test: Könnte jemand, der bei der Retro gefehlt hat, die Maßnahme lesen und verstehen, was zu tun ist? Falls erst eine Erklärung nötig wäre, ergänzt den fehlenden Kontext vor dem Abschied.
Tipp 2: Gebt jeder Maßnahme eine verantwortliche Person und einen ersten Schritt
Wenn „das Team“ verantwortlich ist, fühlt sich im Alltag häufig niemand konkret zuständig.
Schreibt deshalb einen Namen an jede Maßnahme. Diese Person muss nicht alles selbst erledigen. Ihre Aufgabe ist es, die Umsetzung im Blick zu behalten und in der nächsten Retro darüber zu berichten.
Außerdem braucht sie einen kleinen, konkreten ersten Schritt. „Unsere Code-Reviews verbessern“ ist ein Ziel. „Am Mittwoch 30 Minuten mit den beiden Reviewern vereinbaren, um eine Checkliste abzustimmen“ ist ein erster Schritt. Je kleiner und zeitnäher er ist, desto leichter lässt er sich nachverfolgen. Ein Schritt innerhalb der nächsten zwei Tage ist ein guter Start.
So kann das aussehen:
| Retro-Ergebnis | Verantwortlich | Erster Schritt | Check-in |
|---|---|---|---|
| Kürzere Dailys | Sam | Ab morgen zwei Minuten pro Person ausprobieren | Daily zur Sprint-Mitte |
| Weniger Überraschungen im Sprint Review | Priya | Den Product Owner zum Refinement am Dienstag einladen | Nächste Retro |
| Klarere „Definition of Ready“ | Alex | Diese Woche einen 45-minütigen Workshop vereinbaren | Daily zur Sprint-Mitte |
Die Namen und Situationen sind illustrative Beispiele.
Tipp 3: Haltet die Begründung fest, nicht nur die Entscheidung
Eine Woche nach der Retro kann eine Maßnahme wie „PR-Reviews zu zweit durchführen“ merkwürdig wirken. Die Formulierung ist noch da. Die Gründe dafür sind oft schon vergessen.
Wenn niemand mehr weiß, warum ihr etwas vereinbart habt, verliert es an Priorität. Und wenn ihr in der nächsten Retro nach dem Erfolg fragt, erinnert sich womöglich niemand an das eigentliche Ziel.
Schreibt deshalb das Problem direkt neben die Maßnahme. Ein bis zwei Sätze reichen: „Reviews lagen im letzten Sprint zwei Tage herum und haben drei Stories blockiert.“ So wird klar, warum sich gemeinsame Reviews lohnen könnten.
Manche Remote-Teams zeichnen zusätzlich den Teil der Retro auf, in dem sie Maßnahmen festlegen. Ein KI-Notetaker wie HappyScribe kann an Zoom-, Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Terminen teilnehmen, Gespräche mit Sprecherzuordnung transkribieren und anschließend eine Zusammenfassung mit Maßnahmen verschicken. So bleibt nachvollziehbar, wer was vorgeschlagen hat und warum. HappyScribe KI-Meeting-Notetaker.
Geht damit bewusst um: Retros funktionieren nur, wenn sich Menschen sicher fühlen, offen zu sprechen. Fragt das Team vor einer Aufnahme und vereinbart, was aufgezeichnet wird, wer Zugriff erhält und wann die Aufnahme gelöscht wird. Wenn sich jemand damit unwohl fühlt, bleibt bei schriftlichen Notizen. Ein möglicher Kompromiss ist, die offene Feedbackphase nicht aufzuzeichnen und nur Priorisierung und Maßnahmenplanung festzuhalten. Bei HappyScribe lässt sich die Aufnahme im Meeting-Chat pausieren und fortsetzen.
Tipp 4: Platziert Maßnahmen dort, wo das Team täglich hinschaut
Maßnahmen, die nur auf dem Retro-Board stehen, geraten leicht in Vergessenheit. Das Board gehört womöglich nicht zur täglichen Arbeitsroutine.
Übertragt beschlossene Maßnahmen deshalb dorthin, wo ihr tatsächlich arbeitet: bei vielen Teams auf das Sprint-Board. Erstellt je eine Karte mit der verantwortlichen Person und dem ersten Schritt. So taucht die Verbesserung im Daily neben der übrigen Arbeit auf.
Dafür braucht ihr kein separates Backlog voller Verbesserungsideen. Echometers Empfehlung bleibt: Ideen, die es nicht unter die wichtigsten Themen geschafft haben, können über späteres Teamfeedback wieder auftauchen, wenn sie relevant bleiben. Auf das Board kommen die Maßnahmen, die ihr wirklich beschlossen habt.
Tipp 5: Plant Kapazität für Verbesserungen im Sprint ein
In der Retro wird eine Maßnahme beschlossen. Im Sprint Planning wird der Sprint anschließend mit Feature-Arbeit gefüllt. Die Maßnahme bekommt keinen Platz und wird stillschweigend verschoben. Kommt dir das bekannt vor?
Der Scrum Guide empfiehlt, die wirkungsvollsten Verbesserungen möglichst bald anzugehen. Sie können auch in das Sprint Backlog des nächsten Sprints aufgenommen werden. Scrum Guide: Sprint Retrospective.
Bringt Retro-Maßnahmen deshalb gezielt ins Sprint Planning ein. Verlasst euch nicht darauf, dass schon jemand daran denkt. Schätzt den Aufwand so ein, wie es euch auch bei anderer Arbeit hilft, selbst wenn er klein ist. Plant echte Kapazität ein. Ist der Sprint bereits voll, muss etwas anderes weichen.
Wenn eine Maßnahme überhaupt keinen Platz bekommt, ist auch das eine wichtige Information. Vielleicht war sie nicht die richtige. Eine Maßnahme bewusst zu verwerfen ist besser, als sie drei Sprints lang mitzuschleppen.
Tipp 6: Prüft den Fortschritt zur Sprint-Mitte
Zwei Wochen sind lang, wenn eine Maßnahme unberührt liegen bleibt. Wartet ihr bis zur nächsten Retro, verpasst ihr womöglich die Gelegenheit, schon während des Sprints nachzusteuern.
Ein kurzer Check-in zur Sprint-Mitte hält die Umsetzung in Bewegung. Dafür braucht es kein zusätzliches Meeting. Eine Minute im Daily kann reichen. Die verantwortliche Person beantwortet:
- Ist der erste Schritt passiert?
- Blockiert etwas den nächsten Schritt?
- Ist das angesichts unserer neuen Erkenntnisse noch die richtige Maßnahme?
Überspringt die letzte Frage nicht. Manchmal verändert sich die Situation nach der Retro. Ein Zwischenstand erlaubt euch, die Maßnahme anzupassen, statt etwas zu Ende zu bringen, das nicht mehr hilft.
Tipp 7: Verschickt noch am selben Tag eine kurze Zusammenfassung
Erinnerungen verblassen und alle erinnern sich etwas anders an die Retro. Eine kurze schriftliche Zusammenfassung am selben Tag schafft eine gemeinsame Grundlage.
Haltet sie so knapp, dass sie auf dem Handy lesbar bleibt. Zum Beispiel:
Retro-Zusammenfassung, Sprint 14. Maßnahme: PR-Reviews im nächsten Sprint zu zweit durchführen. Warum: Reviews lagen im letzten Sprint zwei Tage herum und haben drei Stories blockiert. Verantwortlich: Priya. Erster Schritt: Sie erstellt bis Mittwoch einen Plan für die Review-Paare. Wir prüfen: die durchschnittliche Wartezeit auf Reviews in der nächsten Retro.
Veröffentlicht das dort, wo ihr täglich miteinander sprecht, etwa im Team-Chat. Eine E-Mail, die niemand mehr öffnet, hilft wenig.
Falls ihr die Maßnahmenphase aufgezeichnet habt, kann eine KI-Zusammenfassung als erster Entwurf dienen. Lest sie durch, korrigiert Fehler und kürzt sie vor dem Teilen auf wenige Zeilen wie im Beispiel.
Tipp 8: Sucht nach Mustern über mehrere Retros hinweg
Manche Themen kehren immer wieder zurück: langsame Reviews, unklare Tickets oder fehlende Abstimmung. Taucht dasselbe Problem in drei Retros hintereinander auf, solltet ihr prüfen, ob eure Maßnahmen tatsächlich wirken.
Betrachtet etwa einmal pro Quartal mehrere Retros gemeinsam. Diese Fragen helfen:
- Welche Themen wiederholen sich?
- Welche Maßnahmen wurden umgesetzt?
- Ist das zugrunde liegende Problem dadurch wirklich verschwunden?
- Welche Maßnahmen wurden immer wieder verschoben und warum?
Ein wiederkehrendes Thema kann darauf hindeuten, dass ihr bisher nur ein Symptom behandelt. Eine Ursachenanalyse wie die 5-Why-Methode kann helfen, tiefer zu kommen.
Wenn ihr vereinbarte Teile eurer Retros transkribiert, könnt ihr die freigegebenen Transkripte durchsuchen, statt alte Boards einzeln durchzugehen. HappyScribe Chat unterstützt beispielsweise Fragen über einen ganzen Ordner mit Transkripten hinweg: „Welche Probleme kamen in diesem Quartal in mehr als einer Retro vor?“ Prüft die Antworten anhand der ursprünglichen Notizen oder Transkripte.
Tipp 9: Schließt den Kreis zu Beginn der nächsten Retro
Der Start der nächsten Retro ist ein guter Zeitpunkt, um eure Maßnahmen zu prüfen, noch bevor ihr neues Feedback sammelt.
Echometer unterstützt das, indem es offene Maßnahmen aus vergangenen Retros auflistet. Geht unabhängig vom Tool jede Maßnahme durch: Ist sie erledigt? Hat sie ihr Ziel erreicht? Behalten wir sie bei, ändern wir sie oder verwerfen wir sie? Unser Maßnahmen-Artikel enthält dafür eine einfache Bewertungsmatrix. Bewertungsmatrix für Maßnahmen aus Retrospektiven.
Nehmt euch einen Moment, um wirksame Verbesserungen anzuerkennen. Das zeigt dem Team, dass Retros zu Veränderungen führen, und kann die Bereitschaft stärken, sich beim nächsten Mal einzubringen.
Hat eine Maßnahme nicht funktioniert, behandelt sie als Experiment, das euch eine Antwort geliefert hat. Entscheidet, was ihr als Nächstes versucht oder bewusst loslasst.
Fazit: Die Retro endet, die Umsetzung geht weiter
Gute Maßnahmen sind der Anfang. Aber auch eine gut formulierte Maßnahme hilft wenig, wenn sie bis zur nächsten Retro niemand mehr anschaut.
Die Schritte in diesem Artikel sind klein: Lest die Ergebnisse vor dem Abschluss vor. Gebt jeder Maßnahme eine verantwortliche Person und einen ersten Schritt. Haltet den Grund für die Entscheidung fest. Bringt Maßnahmen auf das Sprint-Board, plant Kapazität ein und prüft zur Sprint-Mitte den Fortschritt. Teilt am selben Tag eine kurze Zusammenfassung, sucht regelmäßig nach Mustern und startet die nächste Retro mit einem Blick auf die bisherigen Maßnahmen.
Vieles davon braucht nur wenige Minuten. Wenn ihr nur einen Tipp ausprobieren möchtet, beginnt mit Tipp 1: Eine Retro, die mit klarer Verantwortung und konkreten ersten Schritten endet, schafft eine gute Grundlage für die Woche danach.
