9 tips for making retro actions have an effect even after the retrospective
Annonse · Sponset innlegg i samarbeid med HappyScribe.
Retroen gikk bra. Alle snakket åpent, teamet prioriterte de viktigste temaene sine, og til slutt satt dere igjen med to eller tre tiltak som alle stilte seg bak.
Så starter sprinten. Ticketene hoper seg opp, en produksjonsfeil sluker tirsdagen, og på torsdag vet ingen lenger helt hva som egentlig ble avtalt. I neste retro spør noen hva som skjedde med greia med kodegjennomgangene. Stillhet.
Retro-tiltak kan feile selv om selve retrospektivet gikk bra. De går tapt i uken etterpå, et sted mellom retro-boardet og sprint-boardet.
Hvordan du formulerer gode tiltak, har vi allerede beskrevet i en egen artikkel. Denne teksten tar utgangspunkt der den slutter: etter at retroen er over. Hvordan sørger du for at resultatene deres fortsatt lever når neste retro begynner? 10 tips for gode retrospektive tiltak med eksempler.
Tips 1: Les gjennom resultatene høyt én gang til før dere avslutter
De siste fem minuttene av en retro er ofte de svakeste. Konsentrasjonen daler, neste møte venter, og tiltakene blir fort bare skrevet ned i all hast.
Les hver tiltak høyt før dere avslutter. Sjekk sammen om dere kan svare på disse spørsmålene:
- Hvem tar ansvaret?
- Hva er det første steget, og når skjer det?
- Hvordan ser vi at tiltaket virker?
Hvis et svar ikke får plass i én setning, er tiltaket ennå ikke ferdig. Avklar det mens alle fortsatt er til stede. Det koster to minutter nå og sparer dere for en forvirret diskusjon om to uker.
En nyttig test: Kunne noen som ikke var med på retroen lese tiltaket og forstå hva som skal gjøres? Hvis det først trengs en forklaring, legg til den manglende konteksten før dere går hver til deres.
Tips 2: Gi hvert tiltak en ansvarlig person og et første steg
Hvis «teamet» er ansvarlig, føler ofte ingen seg konkret ansvarlig i hverdagen.
Skriv derfor et navn på hvert tiltak. Denne personen trenger ikke å gjøre alt selv. Oppgaven hennes er å holde øye med gjennomføringen og rapportere om det i neste retro.
I tillegg trenger hun et lite, konkret første steg. «Forbedre kodegjennomgangene våre» er et mål. «Avtale 30 minutter med de to som gjør reviewene på onsdag for å bli enige om en sjekkliste» er et første steg. Jo mindre og mer tidsnært det er, desto lettere er det å følge opp. Et steg i løpet av de neste to dagene er en god start.
Slik kan det se ut:
| Retroresultat | Ansvarlig | Første steg | Oppfølging |
|---|---|---|---|
| Kortere dailys | Sam | Prøv to minutter per person fra i morgen | Daily midt i sprinten |
| Færre overraskelser i sprint review | Priya | Invitere produktansvarlig til refinement på tirsdag | Neste retro |
| Tydeligere «Definition of Ready» | Alex | Avtale en 45-minutters workshop denne uken | Daily midt i sprinten |
Navnene og situasjonene er illustrative eksempler.
Tips 3: Noter begrunnelsen, ikke bare beslutningen
En uke etter retroen kan et tiltak som «gjennomføre PR-gjennomganger to og to» virke merkelig. Formuleringen er der fortsatt. Begrunnelsen for den er ofte allerede glemt.
Hvis ingen lenger vet hvorfor dere avtalte noe, mister det prioritet. Og hvis dere spør om suksessen i neste retro, er det ikke sikkert noen husker det egentlige målet.
Skriv derfor problemet direkte ved siden av tiltaket. Én til to setninger holder: «Reviewene ble liggende i to dager i forrige sprint og blokkerte tre stories.» Da blir det tydelig hvorfor felles reviews kan være verdt det.
Noen eksterne team tar også opp delen av retroen der de bestemmer tiltak. En KI-notattaker som HappyScribe kan bli med på møter i Zoom, Google Meet eller Microsoft Teams, transkribere samtaler med taleridentifikasjon og deretter sende en oppsummering med tiltak. Slik er det mulig å se hvem som foreslo hva og hvorfor. HappyScribe KI-møte-notattaker.
Vær bevisst på dette: Retros fungerer bare når folk føler seg trygge nok til å snakke åpent. Spør teamet før du gjør opptak, og bli enige om hva som tas opp, hvem som får tilgang, og når opptaket skal slettes. Hvis noen er ukomfortable med det, hold dere til skriftlige notater. Et mulig kompromiss er å ikke ta opp den åpne tilbakemeldingsfasen og bare dokumentere prioritering og planlegging av tiltak. Med HappyScribe kan opptaket pauses og gjenopptas i møtechatten.
Tips 4: Plasser tiltak der teamet ser dem hver dag
Tiltak som bare står på retro-tavlen, blir lett glemt. Tavlen er kanskje ikke en del av den daglige arbeidsrutinen.
Flytt derfor vedtatte tiltak dit dere faktisk jobber: for mange team på sprint-tavlen. Lag ett kort for hvert tiltak med ansvarlig person og første steg. Da dukker forbedringen opp i Daily sammen med resten av arbeidet.
Dere trenger ikke et eget backlog fullt av forbedringsideer. Echometers anbefaling er fortsatt: Ideer som ikke kom med blant de viktigste temaene, kan komme opp igjen gjennom senere tilbakemeldinger fra teamet hvis de fortsatt er relevante. På tavlen legges de tiltakene dere faktisk har vedtatt.
Tips 5: Sett av kapasitet til forbedringer i sprinten
I retroen blir et tiltak vedtatt. I Sprint Planning fylles sprinten deretter med feature-arbeid. Tiltaket får ingen plass og blir stille skjøvet ut i tid. Kjenner du deg igjen?
Scrum-guiden anbefaler å ta tak i de mest virkningsfulle forbedringene så snart som mulig. De kan også legges inn i sprintens Sprint Backlog. Scrum Guide: Sprint Retrospective.
Bruk derfor Sprint Planning aktivt til å ta inn retro-tiltak. Ikke stol på at noen allerede kommer til å huske det. Estimer innsatsen på samme måte som dere gjør med annet arbeid, selv om den er liten. Sett av reell kapasitet. Hvis sprinten allerede er full, må noe annet vike.
Hvis et tiltak ikke får plass i det hele tatt, er det også viktig informasjon. Kanskje var det ikke det riktige. Det er bedre å bevisst forkaste et tiltak enn å dra det med seg i tre sprinter.
Tips 6: Sjekk fremdriften midt i sprinten
To uker er lenge når et tiltak blir liggende urørt. Venter dere til neste retro, går dere kanskje glipp av muligheten til å justere kursen allerede i løpet av sprinten.
En kort status-sjekk midt i sprinten holder gjennomføringen i bevegelse. Det trengs ikke et ekstra møte for det. Ett minutt i Daily kan være nok. Den ansvarlige personen svarer:
- Har første steg blitt gjort?
- Er det noe som blokkerer neste steg?
- Er dette fortsatt det riktige tiltaket gitt det vi nå vet?
Ikke hopp over det siste spørsmålet. Noen ganger endrer situasjonen seg etter retroen. En mellomstatus gjør det mulig å justere tiltaket, i stedet for å fullføre noe som ikke lenger hjelper.
Tips 7: Send en kort oppsummering samme dag
Minner blekner, og alle husker retroen litt forskjellig. En kort skriftlig oppsummering samme dag skaper et felles utgangspunkt.
Hold den så kort at den er lesbar på mobilen. For eksempel:
Retro-sammendrag, Sprint 14. Tiltak: Gjennomfør PR-gjennomganger i neste sprint to og to. Hvorfor: Gjennomgangene lå i forrige sprint i to dager og blokkerte tre stories. Ansvarlig: Priya. Første steg: Hun lager innen onsdag en plan for gjennomgangsparene. Vi følger opp: den gjennomsnittlige ventetiden på gjennomganger i neste retro.
Publiser det der dere snakker sammen hver dag, for eksempel i teamchatten. En e-post som ingen lenger åpner, hjelper lite.
Hvis dere har tatt opp tiltakfasen, kan en KI-oppsummering fungere som et første utkast. Les den gjennom, rett feil og kort den ned til noen få linjer før dere deler den, slik som i eksemplet.
Tips 8: Se etter mønstre på tvers av flere retros
Noen temaer kommer stadig tilbake: trege gjennomganger, uklare tickets eller manglende samordning. Hvis det samme problemet dukker opp i tre retros på rad, bør dere undersøke om tiltakene deres faktisk virker.
Se for eksempel på flere retros samlet omtrent én gang per kvartal. Disse spørsmålene hjelper:
- Hvilke temaer gjentar seg?
- Hvilke tiltak ble gjennomført?
- Har det underliggende problemet faktisk forsvunnet som følge av dette?
- Hvilke tiltak ble stadig utsatt, og hvorfor?
Et gjentakende tema kan tyde på at dere hittil bare har behandlet et symptom. En årsaksanalyse som 5-Why-metoden kan hjelpe dere med å komme dypere.
Hvis dere transkriberer avtalte deler av retroene deres, kan dere søke i de godkjente transkripsjonene i stedet for å gå gjennom gamle tavler enkeltvis. HappyScribe Chat støtter for eksempel spørsmål på tvers av en hel mappe med transkripsjoner: «Hvilke problemer kom opp i mer enn én retro i dette kvartalet?» Kontroller svarene mot de opprinnelige notatene eller transkripsjonene.
Tips 9: Lukk sirkelen i starten av neste retro
Starten av neste retro er et godt tidspunkt for å sjekke tiltakene deres, før dere samler inn ny tilbakemelding.
Echometer støtter dette ved å liste opp åpne tiltak fra tidligere retros. Gå gjennom hvert tiltak uavhengig av verktøyet: Er det fullført? Har det nådd målet sitt? Skal vi beholde det, endre det eller forkaste det? Artikkelen vår om tiltak inneholder en enkel evalueringsmatrise for dette. Evalueringsmatrise for tiltak fra retrospektiver.
Ta dere et øyeblikk til å anerkjenne forbedringer som faktisk virker. Det viser teamet at retros fører til endring, og kan styrke viljen til å bidra neste gang.
Hvis et tiltak ikke fungerte, behandle det som et eksperiment som ga dere et svar. Bestem hva dere prøver videre, eller hva dere bevisst lar være.
Konklusjon: Retroen slutter, gjennomføringen fortsetter
Gode tiltak er starten. Men selv et godt formulert tiltak hjelper lite hvis ingen ser på det igjen før neste retro.
Stegene i denne artikkelen er små: Les resultatene høyt før avslutningen. Gi hvert tiltak en ansvarlig person og et første steg. Noter begrunnelsen for beslutningen. Legg tiltak inn på sprinttavlen, sett av kapasitet og sjekk fremdriften midt i sprinten. Del en kort oppsummering samme dag, se jevnlig etter mønstre og start neste retro med et blikk på de tidligere tiltakene.
Mye av dette tar bare noen minutter. Hvis du bare vil prøve ett tips, begynn med tips 1: En retro som avsluttes med tydelig ansvar og konkrete første steg, skaper et godt grunnlag for uken etter.
