9 conseils pour que les mesures de rétrospective aient encore un effet après la rétrospective
Annonce · Article sponsorisé en collaboration avec HappyScribe.
La rétro s’est bien passée. Tout le monde a parlé ouvertement, l’équipe a priorisé ses sujets les plus importants et, à la fin, deux ou trois mesures ont été retenues par tout le monde.
Puis le sprint commence. Les tickets s’accumulent, un incident de production engloutit le mardi et, le jeudi, plus personne ne sait très bien ce qui avait été convenu. Lors de la rétrospective suivante, quelqu’un demande ce qu’est devenue l’histoire des revues de code. Silence.
Les mesures de rétrospective peuvent échouer même si la rétrospective elle-même s’est bien déroulée. Elles se perdent dans la semaine qui suit, quelque part entre le tableau de rétro et le tableau du sprint.
Nous avons déjà décrit dans un article séparé comment formuler de bonnes mesures. Cet article prend la suite là où celui-ci s’arrête : après la fin de la rétro. Comment faire en sorte que vos résultats restent vivants quand la prochaine rétro commence ? 10 conseils pour de bonnes mesures de rétrospective, avec exemples.
Conseil 1 : Relisez les résultats à voix haute avant de conclure
Les cinq dernières minutes d’une rétro sont souvent les plus faibles. La concentration baisse, la réunion suivante attend et les mesures sont rapidement notées à la hâte.
Avant de conclure, lisez chaque mesure à voix haute. Vérifiez ensemble si vous pouvez répondre à ces questions :
- Qui prend la responsabilité ?
- Quelle est la première étape et quand aura-t-elle lieu ?
- Comment reconnaîtrons-nous que la mesure a un effet ?
Si une réponse ne tient pas en une phrase, la mesure n’est pas encore prête. Clarifiez-la tant que tout le monde est encore là. Cela ne prend que deux minutes maintenant et vous évitera dans deux semaines une discussion désemparée.
Un test utile : quelqu’un qui a manqué la rétro pourrait-il lire la mesure et comprendre ce qu’il faut faire ? Si une explication serait d’abord nécessaire, ajoutez le contexte manquant avant de vous quitter.
Conseil 2 : Attribuez à chaque mesure une personne responsable et une première étape
Si « l’équipe » est responsable, personne ne se sent souvent concrètement concerné au quotidien.
Notez donc un nom à côté de chaque mesure. Cette personne n’a pas besoin de tout faire elle-même. Son rôle est de garder un œil sur la mise en œuvre et d’en faire rapport lors de la prochaine rétro.
Elle a aussi besoin d’une petite première étape concrète. « Améliorer nos revues de code » est un objectif. « Convenir mercredi de 30 minutes avec les deux relecteurs pour valider une check-list » est une première étape. Plus elle est petite et proche dans le temps, plus il est facile de la suivre. Une étape dans les deux prochains jours est un bon départ.
Cela peut ressembler à ceci :
| Résultat de la rétro | Responsable | Première étape | Point de contrôle |
|---|---|---|---|
| Daily plus courts | Sam | Tester dès demain pendant deux minutes par personne | Daily à mi-sprint |
| Moins de surprises lors de la Sprint Review | Priya | Inviter le Product Owner au refinement mardi | Prochaine rétro |
| Définition de prêt plus claire | Alex | Convenir d’un atelier de 45 minutes cette semaine | Daily à mi-sprint |
Les noms et les situations sont des exemples illustratifs.
Conseil 3 : Notez la justification, pas seulement la décision
Une semaine après la rétro, une mesure comme « effectuer les revues de PR à deux » peut sembler étrange. La formulation est encore là. Les raisons, elles, sont souvent déjà oubliées.
Si plus personne ne sait pourquoi vous avez convenu de quelque chose, cela perd en priorité. Et si, lors de la prochaine rétro, vous demandez si cela a fonctionné, il se peut que plus personne ne se souvienne de l’objectif réel.
Notez donc le problème juste à côté de la mesure. Une à deux phrases suffisent : « Les revues sont restées deux jours en attente lors du dernier sprint et ont bloqué trois stories. » Ainsi, il devient clair pourquoi des revues partagées pourraient être utiles.
Certains équipes à distance enregistrent en plus la partie de la rétro où elles définissent les actions. Un preneur de notes IA comme HappyScribe peut participer aux réunions Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, transcrire les échanges avec attribution des intervenants, puis envoyer un résumé avec les actions à mener. Ainsi, on peut retracer qui a proposé quoi et pourquoi. Prise de notes de réunion par IA HappyScribe.
Abordez cela avec prudence : les rétros ne fonctionnent que si les personnes se sentent en sécurité pour parler ouvertement. Demandez l’avis de l’équipe avant tout enregistrement et convenez de ce qui est enregistré, de qui y aura accès et du moment où l’enregistrement sera supprimé. Si quelqu’un s’y sent mal à l’aise, contentez-vous de notes écrites. Un compromis possible consiste à ne pas enregistrer la phase de feedback ouvert et à ne consigner que la priorisation et la planification des actions. Avec HappyScribe, il est possible de mettre l’enregistrement en pause et de le reprendre dans le chat de la réunion.
Conseil 4 : placez les actions là où l’équipe regarde chaque jour
Les actions qui restent seulement sur le tableau de rétro risquent facilement d’être oubliées. Le tableau ne fait peut-être pas partie de la routine de travail quotidienne.
Transférez donc les actions décidées là où vous travaillez réellement : pour de nombreuses équipes, sur le tableau de sprint. Créez une carte par action avec la personne responsable et la première étape. Ainsi, l’amélioration apparaît dans le Daily à côté du reste du travail.
Vous n’avez pas besoin pour cela d’un backlog séparé rempli d’idées d’amélioration. La recommandation d’Echometers reste la suivante : les idées qui n’ont pas figuré parmi les sujets les plus importants peuvent réapparaître via des retours d’équipe ultérieurs si elles restent pertinentes. Le tableau doit contenir les actions que vous avez réellement décidées.
Conseil 5 : prévoyez de la capacité pour les améliorations dans le sprint
En rétro, une action est décidée. Lors du Sprint Planning, le sprint est ensuite rempli de travail sur les fonctionnalités. L’action ne trouve pas de place et est repoussée en silence. Cela vous dit quelque chose ?
Le Scrum Guide recommande d’attaquer les améliorations les plus efficaces dès que possible. Elles peuvent aussi être ajoutées au Sprint Backlog du sprint suivant. Guide Scrum : Sprint Retrospective.
Intégrez donc délibérément les actions de rétro dans le Sprint Planning. Ne comptez pas sur le fait que quelqu’un y pensera déjà. Estimez l’effort comme vous le faites pour les autres tâches, même s’il est faible. Prévoyez une capacité réelle. Si le sprint est déjà plein, il faut en retirer autre chose.
Si une action ne trouve absolument aucune place, c’est aussi une information importante. Peut-être n’était-elle pas la bonne. Abandonner consciemment une action vaut mieux que la traîner pendant trois sprints.
Conseil 6 : vérifiez les progrès à mi-sprint
Deux semaines, c’est long lorsqu’une action reste en friche. Si vous attendez la prochaine rétro, vous risquez de manquer l’occasion de réajuster le tir pendant le sprint.
Un bref point à mi-sprint maintient la mise en œuvre en mouvement. Cela ne nécessite pas de réunion supplémentaire. Une minute dans le Daily peut suffire. La personne responsable répond :
- La première étape a-t-elle été franchie ?
- Quelque chose bloque-t-il l’étape suivante ?
- Au vu de nos nouvelles informations, est-ce toujours la bonne action ?
Ne sautez pas la dernière question. Parfois, la situation change après la rétro. Un point intermédiaire vous permet d’ajuster l’action plutôt que d’aller au bout de quelque chose qui n’aide plus.
Conseil 7 : envoyez un bref résumé le jour même
Les souvenirs s’estompent et chacun retient la rétro un peu différemment. Un bref résumé écrit le jour même crée une base commune.
Rendez-le si concis qu’il reste lisible sur un téléphone. Par exemple :
Récapitulatif de la rétro, sprint 14. Mesure : réaliser les PR reviews à deux lors du prochain sprint. Pourquoi : les revues sont restées deux jours en suspens au dernier sprint et ont bloqué trois stories. Responsable : Priya. Première étape : elle établit d’ici mercredi un plan pour les binômes de relecture. Nous vérifierons : le temps d’attente moyen pour les revues lors de la prochaine rétro.
Publiez-le là où vous échangez quotidiennement, par exemple dans le chat d’équipe. Un e-mail que plus personne n’ouvre aide peu.
Si vous avez enregistré la phase de mesures, un résumé généré par l’IA peut servir de premier brouillon. Relisez-le, corrigez les erreurs et raccourcissez-le à quelques lignes avant de le partager, comme dans l’exemple.
Conseil 8 : Recherchez des schémas sur plusieurs rétros
Certains sujets reviennent sans cesse : revues lentes, tickets peu clairs ou manque de coordination. Si le même problème apparaît dans trois rétros d’affilée, vous devriez vérifier si vos mesures ont vraiment un effet.
Considérez environ une fois par trimestre plusieurs rétros ensemble. Ces questions aident :
- Quels sujets reviennent ?
- Quelles mesures ont été mises en œuvre ?
- Le problème sous-jacent a-t-il vraiment disparu grâce à cela ?
- Quelles mesures ont été reportées encore et encore, et pourquoi ?
Un sujet récurrent peut indiquer que vous n’avez jusqu’ici traité qu’un symptôme. Une analyse des causes, comme la méthode des 5 pourquoi, peut aider à aller plus en profondeur.
Si vous avez transcrit les parties convenues de vos rétros, vous pouvez rechercher dans les transcriptions validées au lieu de parcourir d’anciens tableaux un par un. HappyScribe Chat permet par exemple de poser des questions sur tout un dossier de transcriptions : « Quels problèmes sont apparus dans plus d’une rétro au cours de ce trimestre ? » Vérifiez les réponses à partir des notes ou des transcriptions d’origine.
Conseil 9 : Bouclez la boucle au début de la prochaine rétro
Le début de la prochaine rétro est un bon moment pour vérifier vos mesures, avant même de recueillir de nouveaux retours.
Echometer facilite cela en listant les mesures ouvertes issues des rétros passées. Quel que soit l’outil, passez en revue chaque mesure : est-elle terminée ? A-t-elle atteint son objectif ? La conservons-nous, la modifions-nous ou l’abandonnons-nous ? Notre article sur les mesures contient pour cela une matrice d’évaluation simple. Matrice d’évaluation pour les mesures issues des rétrospectives.
Prenez un moment pour reconnaître les améliorations efficaces. Cela montre à l’équipe que les rétros conduisent à des changements, et peut renforcer la volonté de s’impliquer la prochaine fois.
Si une mesure n’a pas fonctionné, traitez-la comme une expérience qui vous a apporté une réponse. Décidez de ce que vous essayez ensuite ou de ce que vous laissez consciemment de côté.
Conclusion : la rétro se termine, la mise en œuvre continue
Les bonnes mesures sont un début. Mais même une mesure bien formulée aide peu si plus personne ne la regarde jusqu’à la prochaine rétro.
Les étapes de cet article sont simples : lisez les résultats avant la clôture. Donnez à chaque mesure une personne responsable et une première étape. Notez la raison de la décision. Ajoutez les mesures au tableau du sprint, prévoyez de la capacité et vérifiez l’avancement à mi-sprint. Partagez le jour même un bref résumé, recherchez régulièrement des schémas et commencez la prochaine rétro en examinant les mesures précédentes.
Tout cela ne prend souvent que quelques minutes. Si vous voulez n’essayer qu’un seul conseil, commencez par le conseil 1 : une rétro qui se termine avec des responsabilités claires et des premières étapes concrètes crée une bonne base pour la semaine suivante.
