9 vinkkiä, jotta retrotoimenpiteet vaikuttavat myös retrospektiivin jälkeen
Ilmoitus · Sponsored Post yhteistyössä HappyScriben kanssa.
Retrospektiivi meni hyvin. Kaikki puhuivat avoimesti, tiimi priorisoi tärkeimmät aiheensa, ja lopuksi pöydällä oli kaksi tai kolme toimenpidettä, joiden takana kaikki seisoivat.
Sitten sprintti alkaa. Tikettejä kertyy, tuotantovirhe syö tiistain ja torstaina kukaan ei enää oikein tiedä, mistä oikeastaan sovittiin. Seuraavassa retrospektiivissä joku kysyy, mitä siitä koodikatselmointeihin liittyvästä asiasta tuli. Hiljaisuus.
Retrotoimenpiteet voivat epäonnistua, vaikka itse retrospektiivi sujuisi hyvin. Ne katoavat seuraavan viikon aikana jonnekin retrotaulun ja sprinttitaulun väliin.
Miten muotoilet hyvät toimenpiteet, kuvasimme jo erillisessä artikkelissa. Tämä kirjoitus jatkaa siitä, mihin tuo päättyy: retrospektiivin jälkeen. Miten varmistat, että tuloksenne pysyvät elossa, kun seuraava retro alkaa? 10 vinkkiä hyviin retrospektiivitoimenpiteisiin esimerkeillä.
Vinkki 1: Lukekaa tulokset vielä kerran ääneen ennen lopetusta
Retrospektiivin viimeiset viisi minuuttia ovat usein heikoimmat. Keskittyminen herpaantuu, seuraava kokous odottaa ja toimenpiteet kirjoitetaan kiireessä muistiin.
Lue ennen lopetusta jokainen toimenpide ääneen. Tarkistakaa yhdessä, osaatteko vastata näihin kysymyksiin:
- Kuka ottaa vastuun?
- Mikä on ensimmäinen askel ja milloin se tapahtuu?
- Mistä tunnemme, että toimenpide toimii?
Jos vastaus ei mahdu yhteen lauseeseen, toimenpide ei ole vielä valmis. Kirkastakaa se niin kauan kuin kaikki ovat paikalla. Se vie nyt kaksi minuuttia ja säästää teiltä kahden viikon päästä hämmentyneen keskustelun.
Hyödyllinen testi: Voisiko joku, joka oli poissa retrosta, lukea toimenpiteen ja ymmärtää, mitä pitää tehdä? Jos ensin tarvittaisiin selitys, täydentäkää puuttuva konteksti ennen kuin lähdette.
Vinkki 2: Antakaa jokaiselle toimenpiteelle vastuuhenkilö ja ensimmäinen askel
Jos vastuussa on “tiimi”, kukaan ei arkielämässä usein tunne itseään konkreettisesti vastuulliseksi.
Siksi kirjoittakaa jokaisen toimenpiteen yhteyteen nimi. Tämän henkilön ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Hänen tehtävänsä on pitää toteutus mielessä ja raportoida siitä seuraavassa retrospektiivissä.
Lisäksi hän tarvitsee pienen, konkreettisen ensimmäisen askeleen. “Parannamme koodikatselmointeja” on tavoite. “Sovitaan keskiviikoksi 30 minuuttia kahden reviewerin kanssa ja katsotaan läpi tarkistuslista” on ensimmäinen askel. Mitä pienempi ja lähempänä ajankohtaa se on, sitä helpompi sitä on seurata. Yksi askel seuraavan kahden päivän aikana on hyvä aloitus.
Näin se voi näyttää:
| Retrotulos | Vastuuhenkilö | Ensimmäinen askel | Tarkistuspiste |
|---|---|---|---|
| Lyhyemmät päivittäispalaverit | Sam | Kokeillaan huomisesta alkaen kaksi minuuttia per henkilö | Daily sprintin puolivälissä |
| Vähemmän yllätyksiä sprinttikatselmuksessa | Priya | Kutsutaan tuoteomistaja tiistain refinementiin | Seuraava retro |
| Selkeämpi “Definition of Ready” | Alex | Sovitaan tälle viikolle 45 minuutin työpaja | Daily sprintin puolivälissä |
Nimet ja tilanteet ovat havainnollistavia esimerkkejä.
Vinkki 3: Kirjatkaa ylös perustelu, ei vain päätöstä
Viikon kuluttua retrosta toimenpide kuten “tehdään PR-katselmoinnit pareittain” voi tuntua oudolta. Muotoilu on vielä tallella. Syy siihen on usein jo unohtunut.
Jos kukaan ei enää muista, miksi jokin sovittiin, sen prioriteetti laskee. Ja jos kysytte seuraavassa retrossa onnistumisesta, kukaan ei ehkä muista varsinaista tavoitetta.
Kirjatkaa siksi ongelma suoraan toimenpiteen viereen. Yksi tai kaksi lausetta riittää: “Katselmoinnit jäivät viime sprintissä kahdeksi päiväksi lojumaan ja estivät kolmen storyn etenemisen.” Näin käy selväksi, miksi yhteiset katselmoinnit voisivat kannattaa.
Jotkut etätiimit tallentavat lisäksi sen osan retrosta, jossa päätetään toimenpiteistä. HappyScriben kaltainen tekoälypohjainen muistiinpanotyökalu voi osallistua Zoom-, Google Meet- tai Microsoft Teams -kokouksiin, litteroida keskustelut puhujatunnistuksella ja lähettää sen jälkeen yhteenvedon toimenpiteineen. Näin pysyy jäljitettävissä, kuka ehdotti mitä ja miksi. HappyScribe tekoälykokousmuistiinpanotyökalu.
Käyttäkää tätä tietoisesti: retro toimii vain, jos ihmiset kokevat olonsa turvalliseksi puhua avoimesti. Kysykää tiimiltä lupaa ennen tallennusta ja sopikaa, mitä tallennetaan, kenellä on pääsy ja milloin tallenne poistetaan. Jos joku kokee tämän epämiellyttäväksi, pitäytykää kirjallisissa muistiinpanoissa. Yksi mahdollinen kompromissi on olla tallentamatta avointa palautevaihetta ja kirjata vain priorisointi ja toimenpiteiden suunnittelu. HappyScribessa tallennuksen voi keskeyttää ja jatkaa kokouschatissa.
Vinkki 4: Sijoittakaa toimenpiteet paikkaan, jossa tiimi katsoo päivittäin
Pelkästään retrotaululla olevat toimenpiteet unohtuvat helposti. Taulu ei välttämättä kuulu päivittäiseen työskentelyrutiiniin.
Siirtäkää sovitut toimenpiteet siksi sinne, missä oikeasti työskentelette: monilla tiimeillä sprinttitaululle. Luokaa jokaisesta oma kortti, jossa on vastuuhenkilö ja ensimmäinen askel. Näin parannus näkyy päivittäisessä palaverissa muun työn rinnalla.
Et tarvitse siihen erillistä taustatyölistaa täynnä parannusideoita. Echometrin suositus pätee: ideat, jotka eivät päätyneet tärkeimpien aiheiden joukkoon, voivat nousta esiin myöhemmän tiimipalautteen kautta, jos ne pysyvät relevantteina. Taululle tulevat ne toimenpiteet, jotka todella päätitte toteuttaa.
Vinkki 5: Varatkaa sprintissä kapasiteettia parannuksille
Retrossa päätetään toimenpiteestä. Sprint Planningissa sprintti täytetään sen jälkeen ominaisuuskehityksellä. Toimenpiteelle ei jää tilaa, ja se siirtyy hiljaisesti myöhemmäksi. Kuulostaako tutulta?
Scrum Guiden mukaan vaikuttavimmat parannukset kannattaa tarttua mahdollisimman pian. Ne voidaan ottaa myös seuraavan sprintin sprint backlogiin. Scrum Guide: Sprint Retrospective.
Viekää retrotoimenpiteet siksi tarkoituksella Sprint Planningiin. Älkää luottako siihen, että joku muistaa ne muuten. Arvioikaa työmäärä samalla tavoin kuin muussakin työssä hyödyttää, vaikka se olisi pieni. Varatkaa aitoa kapasiteettia. Jos sprintti on jo täynnä, jonkin muun on väistyttävä.
Jos toimenpiteelle ei löydy lainkaan tilaa, sekin on tärkeä tieto. Ehkä se ei ollut oikea. Toimenpiteen tietoinen hylkääminen on parempi kuin vetää sitä mukana kolme sprinttiä.
Vinkki 6: Tarkistakaa eteneminen sprintin puolivälissä
Kaksi viikkoa on pitkä aika, jos toimenpide jää koskematta. Jos odotatte seuraavaan retroon asti, saatatte menettää mahdollisuuden suunnata uudelleen jo sprintin aikana.
Lyhyt tarkistus sprintin puolivälissä pitää toteutuksen liikkeessä. Siihen ei tarvita erillistä kokousta. Yksi minuutti dailyssä voi riittää. Vastuuhenkilö vastaa:
- Onko ensimmäinen askel tehty?
- Estääkö jokin seuraavan askeleen?
- Onko tämä uusien oivallustemme perusteella yhä oikea toimenpide?
Älkää ohittako viimeistä kysymystä. Joskus tilanne muuttuu retroon jälkeen. Välitarkistus antaa teille mahdollisuuden muokata toimenpidettä sen sijaan, että veisitte loppuun jotain, mikä ei enää auta.
Vinkki 7: Lähettäkää vielä samana päivänä lyhyt yhteenveto
Muistikuvat haalistuvat, ja kaikki muistavat retrosta hieman eri tavalla. Lyhyt kirjallinen yhteenveto samana päivänä luo yhteisen pohjan.
Pitäkää se niin lyhyenä, että sen voi lukea puhelimelta. Esimerkiksi:
Retro-yhteenveto, sprintti 14. Toimenpide: tee PR-arvostelut seuraavassa sprintissä pareittain. Miksi: arvostelut jäivät viime sprintissä kahdeksi päiväksi odottamaan ja estivät kolme tarinaa. Vastuuhenkilö: Priya. Ensimmäinen askel: hän laatii keskiviikkoon mennessä suunnitelman arviointipareille. Tarkistamme: arvosteluihin kuluva keskimääräinen odotusaika seuraavassa retrossa.
Julkaise se siellä, missä keskustelette päivittäin, esimerkiksi tiimichatissa. Sähköposti, jota kukaan ei enää avaa, auttaa vähän.
Jos olette tallentaneet toimenpidevaiheen, tekoälyyhteenveto voi toimia ensimmäisenä luonnoksena. Lukekaa se läpi, korjatkaa virheet ja tiivistäkää se ennen jakamista muutamaan riviin kuten esimerkissä.
Vinkki 8: Etsi kaavoja useiden retrojen yli
Jotkin aiheet palaavat aina takaisin: hitaat arvostelut, epäselvät tiketit tai puutteellinen yhteensovittaminen. Jos sama ongelma ilmenee kolmessa peräkkäisessä retrossa, teidän kannattaa tarkistaa, toimivatko toimenpiteenne todella.
Katselkaa esimerkiksi kerran neljännesvuodessa useita retroja yhdessä. Nämä kysymykset auttavat:
- Mitkä aiheet toistuvat?
- Mitkä toimenpiteet toteutettiin?
- Onko taustalla oleva ongelma todella kadonnut tämän vuoksi?
- Mitkä toimenpiteet siirrettiin yhä uudelleen, ja miksi?
Toistuva aihe voi viitata siihen, että olette toistaiseksi hoitaneet vain oiretta. Juurisyyanalyysi, kuten 5 x miksi -menetelmä, voi auttaa pääsemään syvemmälle.
Jos litteroitte sovitut osat retroistanne, voitte hakea hyväksyttyjä litterointeja sen sijaan, että kävisitte läpi vanhoja tauluja yksi kerrallaan. HappyScribe Chat tukee esimerkiksi kysymyksiä koko litterointikansion läpi: „Mitkä ongelmat esiintyivät tässä neljänneksessä useammassa kuin yhdessä retrossa?“ Tarkistakaa vastaukset alkuperäisten muistiinpanojen tai litterointien avulla.
Vinkki 9: Sulje ympyrä seuraavan retroon alussa
Seuraavan retroon aloitus on hyvä hetki tarkistaa toimenpiteenne jo ennen kuin keräätte uutta palautetta.
Echometer tukee tätä listaamalla avoimet toimenpiteet aiemmista retroista. Käykää jokainen toimenpide läpi työkalusta riippumatta: Onko se tehty? Saavuttiko se tavoitteensa? Pidämmekö sen, muutammeko sitä vai hylkäämmekö sen? Toimenpideartikkelimme sisältää tähän yksinkertaisen arviointimatriisin. Arviointimatriisi retrospektiivien toimenpiteille.
Ottakaa hetki aikaa tunnistaaksenne toimivat parannukset. Se näyttää tiimille, että retrosta seuraa muutoksia, ja voi vahvistaa halukkuutta osallistua seuraavalla kerralla.
Jos toimenpide ei toiminut, käsitelkää sitä kokeiluna, joka antoi teille vastauksen. Päättäkää, mitä kokeilette seuraavaksi tai mistä luovutte tietoisesti.
Yhteenveto: Retro päättyy, toteutus jatkuu
Hyvät toimenpiteet ovat alku. Mutta edes hyvin muotoiltu toimenpide ei auta paljoa, jos kukaan ei katso sitä ennen seuraavaa retroa.
Tässä artikkelissa kuvatut vaiheet ovat pieniä: Lukekaa tulokset ääneen ennen lopetusta. Antakaa jokaiselle toimenpiteelle vastuuhenkilö ja ensimmäinen askel. Kirjatkaa päätöksen syy muistiin. Siirtäkää toimenpiteet sprinttitaululle, varatkaa kapasiteettia ja tarkistakaa edistyminen sprintin puolivälissä. Jakakaa samana päivänä lyhyt yhteenveto, etsikää säännöllisesti kaavoja ja aloittakaa seuraava retro katsauksella aiempiin toimenpiteisiin.
Moni näistä vie vain muutaman minuutin. Jos haluatte kokeilla vain yhtä vinkkiä, aloittakaa vinkistä 1: Retro, joka päättyy selkeään vastuuseen ja konkreettisiin ensimmäisiin askeleisiin, luo hyvän perustan seuraavalle viikolle.
