9 dicas para que as medidas da retro continuem a surtir efeito mesmo depois da retrospectiva
Anúncio · Post patrocinado em colaboração com a HappyScribe.
A retro correu bem. Todos falaram abertamente, a equipa priorizou os seus temas mais importantes e, no fim, ficaram duas ou três medidas por trás das quais todos se posicionavam.
Depois começa o sprint. As tarefas acumulam-se, um erro em produção consome a terça-feira e, na quinta-feira, já ninguém sabe ao certo o que foi combinado. Na próxima retro, alguém pergunta o que aconteceu com a questão das code reviews. Silêncio.
As medidas da retro podem falhar, embora a própria retrospectiva tenha corrido bem. Perdem-se na semana seguinte, algures entre o quadro da retro e o quadro do sprint.
Como formular boas medidas já descrevemos num artigo próprio. Este artigo começa onde esse termina: depois do fim da retro. Como fazes para que os vossos resultados continuem vivos quando a próxima retro começar? 10 dicas para boas medidas de retrospectiva com exemplos.
Dica 1: Leiam novamente os resultados antes de encerrar
Os últimos cinco minutos de uma retro são muitas vezes os mais fracos. A concentração diminui, a próxima reunião espera e as medidas são rapidamente anotadas à pressa.
Lê em voz alta cada medida antes de encerrarem. Confirmem em conjunto se conseguem responder a estas perguntas:
- Quem assume a responsabilidade?
- Qual é o primeiro passo e quando é que acontece?
- Como reconhecemos que a medida está a surtir efeito?
Se uma resposta não cabe numa frase, a medida ainda não está concluída. Esclareçam-na enquanto todos ainda estão presentes. Isso custa agora dois minutos e poupa-vos, daqui a duas semanas, uma discussão sem rumo.
Um teste útil: alguém que faltou à retro conseguiria ler a medida e entender o que tem de ser feito? Se fosse necessária uma explicação primeiro, acrescentem o contexto em falta antes de se despedirem.
Dica 2: Dêem a cada medida uma pessoa responsável e um primeiro passo
Se “a equipa” for responsável, no dia a dia muitas vezes ninguém se sente concretamente encarregado.
Por isso, escrevam um nome em cada medida. Essa pessoa não precisa de fazer tudo sozinha. A sua tarefa é acompanhar a implementação e reportar sobre isso na próxima retro.
Além disso, precisa de um pequeno primeiro passo concreto. “Melhorar as nossas code reviews” é um objetivo. “Na quarta-feira, agendar 30 minutos com os dois revisores para alinhar uma checklist” é um primeiro passo. Quanto mais pequeno e mais próximo no tempo for, mais fácil será acompanhá-lo. Um passo nos próximos dois dias é um bom começo.
Pode ser assim:
| Resultado da retro | Responsável | Primeiro passo | Check-in |
|---|---|---|---|
| Dailys mais curtos | Sam | Experimentar a partir de amanhã dois minutos por pessoa | Daily a meio do sprint |
| Menos surpresas na Sprint Review | Priya | Convidar o Product Owner para o refinement na terça-feira | Próxima retro |
| Uma “Definition of Ready” mais clara | Alex | Agendar um workshop de 45 minutos ainda esta semana | Daily a meio do sprint |
Os nomes e as situações são exemplos ilustrativos.
Dica 3: Registem a justificação, não apenas a decisão
Uma semana após a retro, uma medida como “fazer PR reviews em dupla” pode parecer estranha. A formulação ainda lá está. As razões por trás dela já foram muitas vezes esquecidas.
Se ninguém se lembrar mais por que combinaram algo, isso perde prioridade. E se, na próxima retro, perguntarem pelo sucesso, talvez ninguém se lembre do objetivo real.
Escrevam, por isso, o problema diretamente ao lado da medida. Um ou dois enunciados chegam: “Os reviews ficaram parados dois dias no último sprint e bloquearam três histórias.” Assim fica claro porque é que reviews em conjunto podem valer a pena.
Algumas equipas remotas também gravam a parte da retro em que definem ações. Um anotador com IA como o HappyScribe pode participar em reuniões no Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, transcrever as conversas com identificação dos participantes e depois enviar um resumo com as ações. Assim, fica claro quem propôs o quê e porquê. Notetaker de reuniões com IA da HappyScribe.
Abordem isto com cuidado: as retros só funcionam quando as pessoas se sentem seguras para falar abertamente. Perguntem à equipa antes de gravar e acordem o que será gravado, quem terá acesso e quando a gravação será eliminada. Se alguém se sentir desconfortável com isso, fiquem pelas notas escritas. Um compromisso possível é não gravar a fase aberta de feedback e registar apenas a priorização e o planeamento das ações. Na HappyScribe, a gravação pode ser pausada e retomada no chat da reunião.
Dica 4: coloquem as ações onde a equipa olha todos os dias
As ações que ficam apenas no quadro da retro caem facilmente no esquecimento. É possível que o quadro nem faça parte da rotina diária de trabalho.
Por isso, transfiram as ações decididas para onde realmente trabalham: em muitas equipas, para o quadro do sprint. Criem um cartão para cada ação, com a pessoa responsável e o primeiro passo. Assim, a melhoria aparece no Daily ao lado do resto do trabalho.
Para isso, não precisam de um backlog separado cheio de ideias de melhoria. A recomendação da Echometers mantém-se: ideias que não chegaram a estar entre os temas mais importantes podem voltar a surgir através de feedback posterior da equipa, se continuarem relevantes. No quadro, entram as ações que realmente decidiram.
Dica 5: planeiem capacidade para melhorias no sprint
Na retro, decide-se uma ação. No Sprint Planning, o sprint acaba depois preenchido com trabalho de funcionalidades. A ação não ganha espaço e é adiada em silêncio. Isto vos soa familiar?
O Scrum Guide recomenda abordar o mais cedo possível as melhorias com maior impacto. Também podem ser incluídas no Sprint Backlog do sprint seguinte. Scrum Guide: Sprint Retrospective.
Por isso, levem de forma deliberada as ações da retro para o Sprint Planning. Não contem com o facto de que alguém se vai lembrar. Estimem o esforço da mesma forma que vos ajuda noutro trabalho, mesmo que seja pequeno. Reservem capacidade real. Se o sprint já estiver cheio, outra coisa terá de ficar de fora.
Se uma ação não conseguir obter qualquer espaço, isso também é uma informação importante. Talvez não fosse a certa. Descartar conscientemente uma ação é melhor do que arrastá-la por três sprints.
Dica 6: verifiquem o progresso a meio do sprint
Duas semanas são muito tempo quando uma ação fica por fazer. Se esperarem até à próxima retro, podem perder a oportunidade de reajustar ainda durante o sprint.
Um breve check-in a meio do sprint mantém a implementação em andamento. Para isso, não é necessária uma reunião adicional. Um minuto no Daily pode ser suficiente. A pessoa responsável responde:
- O primeiro passo foi dado?
- Há algo a bloquear o próximo passo?
- À luz das nossas novas aprendizagens, esta ainda é a ação certa?
Não ignorem a última pergunta. Por vezes, a situação muda depois da retro. Um ponto intermédio permite-vos adaptar a ação, em vez de concluir algo que já não ajuda.
Dica 7: enviem um breve resumo ainda no mesmo dia
As memórias esbatem-se e cada pessoa recorda a retro de forma um pouco diferente. Um breve resumo escrito no mesmo dia cria uma base comum.
Mantenham-no tão curto que possa ser lido no telemóvel. Por exemplo:
Retrospetiva, Sprint 14. Ação: realizar as revisões de PR em duplas no próximo sprint. Por quê: as revisões ficaram dois dias paradas no último sprint e bloquearam três stories. Responsável: Priya. Primeiro passo: ela cria até quarta-feira um plano para os pares de revisão. Verificamos: o tempo médio de espera por revisões na próxima retro.
Publiquem isso onde vocês conversam diariamente, por exemplo no chat da equipe. Um e-mail que ninguém mais abre ajuda pouco.
Se vocês registraram a fase de ações, uma síntese de IA pode servir como primeiro rascunho. Leiam-na, corrijam os erros e, antes de compartilhá-la, resumam-na em poucas linhas, como no exemplo.
Dica 8: Procurem padrões ao longo de várias retrospectivas
Alguns temas voltam sempre: revisões lentas, tickets pouco claros ou falta de alinhamento. Se o mesmo problema aparecer em três retrospectivas seguidas, vocês devem verificar se as suas ações estão realmente funcionando.
Observem, por exemplo, uma vez por trimestre, várias retrospectivas em conjunto. Estas perguntas ajudam:
- Quais temas se repetem?
- Quais ações foram implementadas?
- O problema subjacente realmente desapareceu com isso?
- Quais ações foram sendo adiadas repetidamente e por quê?
Um tema recorrente pode indicar que vocês até agora trataram apenas um sintoma. Uma análise de causa raiz, como o método dos 5 Porquês, pode ajudar a chegar mais fundo.
Se vocês transcreverem partes acordadas das suas retrospectivas, poderão pesquisar nas transcrições liberadas em vez de percorrer boards antigos um a um. O HappyScribe Chat, por exemplo, suporta perguntas sobre uma pasta inteira de transcrições: „Quels problèmes sont apparus dans ce trimestre dans plus d’une rétro ?“ Verifiquem as respostas com base nas notas ou transcrições originais.
Dica 9: Fechem o ciclo no início da próxima retro
O início da próxima retro é um bom momento para verificar suas ações, antes mesmo de coletarem novo feedback.
O Echometer apoia isso ao listar ações em aberto de retrospectivas passadas. Independentemente da ferramenta, analisem cada ação: ela foi concluída? Atingiu seu objetivo? Nós a mantemos, a alteramos ou a descartamos? Nosso artigo sobre ações contém para isso uma matriz simples de avaliação. Matriz de avaliação para ações de retrospectivas.
Reservem um momento para reconhecer melhorias eficazes. Isso mostra à equipe que as retrospectivas levam a mudanças e pode fortalecer a disposição de contribuir da próxima vez.
Se uma ação não funcionou, tratem-na como um experimento que lhes deu uma resposta. Decidam o que vão tentar a seguir ou o que vão deixar de lado conscientemente.
Conclusão: a retro termina, a implementação continua
Boas ações são o começo. Mas até uma ação bem formulada ajuda pouco se ninguém mais olhar para ela até a próxima retro.
Os passos neste artigo são pequenos: leiam os resultados antes de encerrar. Dêem a cada ação uma pessoa responsável e um primeiro passo. Registrem o motivo da decisão. Levem as ações para o board do sprint, reservem capacidade e verifiquem o progresso na metade do sprint. Compartilhem no mesmo dia um breve resumo, procurem padrões regularmente e iniciem a próxima retro com uma olhada nas ações anteriores.
Muito disso leva apenas alguns minutos. Se quiserem experimentar apenas uma dica, comecem com a dica 1: uma retro que termina com responsabilidade clara e primeiros passos concretos cria uma boa base para a semana seguinte.
