9 tips zodat retromaatregelen ook na de retrospectieve effect hebben
Advertentie · Gesponsorde post in samenwerking met HappyScribe.
De retro verliep goed. Iedereen sprak openhartig, het team heeft de belangrijkste thema’s geprioriteerd en aan het einde bleven er twee of drie maatregelen over waar iedereen achter stond.
Dan begint de sprint. De tickets stapelen zich op, een productiefout vreet dinsdag op en op donderdag weet niemand meer zo goed wat er eigenlijk is afgesproken. In de volgende retro vraagt iemand wat er van die zaak met de code-reviews is geworden. Stilte.
Retromaatregelen kunnen mislukken, ook al verliep de retrospective zelf goed. Ze raken in de week daarna verloren, ergens tussen het retrobord en het sprintbord.
Hoe je goede maatregelen formuleert, hebben we al in een apart artikel beschreven. Dit artikel sluit daar aan waar dat ene ophoudt: na het einde van de retro. Hoe zorg je ervoor dat jullie resultaten nog blijven leven wanneer de volgende retro begint? 10 tips voor goede retrospectieve maatregelen met voorbeelden.
Tip 1: Lees de resultaten vóór het afsluiten nog eens voor
De laatste vijf minuten van een retro zijn vaak de zwakste. De concentratie neemt af, de volgende meeting wacht en de maatregelen worden snel nog opgeschreven.
Lees vóór het afsluiten elke maatregel hardop voor. Controleer samen of jullie deze vragen kunnen beantwoorden:
- Wie neemt de verantwoordelijkheid op zich?
- Wat is de eerste stap en wanneer gebeurt die?
- Waaraan zien we dat de maatregel effect heeft?
Als een antwoord niet in één zin past, is de maatregel nog niet klaar. Maak hem duidelijk zolang iedereen er nog bij is. Dat kost je nu twee minuten en bespaart je over twee weken een vruchteloze discussie.
Een nuttige test: Kan iemand die bij de retro afwezig was, de maatregel lezen en begrijpen wat er moet gebeuren? Als er eerst een uitleg nodig zou zijn, vul dan de ontbrekende context aan vóór het afscheid.
Tip 2: Geef elke maatregel een verantwoordelijke persoon en een eerste stap
Als “het team” verantwoordelijk is, voelt zich in het dagelijks werk vaak niemand concreet verantwoordelijk.
Schrijf daarom bij elke maatregel een naam. Deze persoon hoeft niet alles zelf uit te voeren. Zijn of haar taak is om de uitvoering in het oog te houden en in de volgende retro daarover te rapporteren.
Bovendien heeft die persoon een kleine, concrete eerste stap nodig. “Onze code-reviews verbeteren” is een doel. “Op woensdag 30 minuten met de twee reviewers afspreken om een checklist af te stemmen” is een eerste stap. Hoe kleiner en dichter op het moment in de tijd hij is, hoe gemakkelijker hij te volgen is. Een stap binnen de komende twee dagen is een goed begin.
Zo kan dat eruitzien:
| Retro-uitkomst | Verantwoordelijk | Eerste stap | Check-in |
|---|---|---|---|
| Kortere dailys | Sam | Vanaf morgen twee minuten per persoon uitproberen | Daily halverwege de sprint |
| Minder verrassingen in de sprint review | Priya | De Product Owner uitnodigen voor de refinement op dinsdag | Volgende retro |
| Duidelijkere „Definition of Ready“ | Alex | Deze week een workshop van 45 minuten inplannen | Daily halverwege de sprint |
De namen en situaties zijn illustratieve voorbeelden.
Tip 3: Leg de onderbouwing vast, niet alleen de beslissing
Een week na de retro kan een maatregel als “PR-reviews met twee personen uitvoeren” vreemd aanvoelen. De formulering is er nog. De redenen ervoor zijn vaak al vergeten.
Als niemand meer weet waarom jullie iets hebben afgesproken, verliest het aan prioriteit. En als jullie in de volgende retro naar het succes vragen, herinnert zich misschien niemand meer het eigenlijke doel.
Schrijf daarom het probleem direct naast de maatregel. Eén tot twee zinnen zijn genoeg: “Reviews bleven in de afgelopen sprint twee dagen liggen en blokkeerden drie stories.” Zo wordt duidelijk waarom gezamenlijke reviews de moeite waard zouden kunnen zijn.
Sommige remote teams nemen ook het deel van de retro op waarin ze maatregelen vastleggen. Een AI-notetaker zoals HappyScribe kan deelnemen aan Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-vergaderingen, gesprekken transcriberen met sprekerstoewijzing en vervolgens een samenvatting met actiepunten versturen. Zo blijft inzichtelijk wie wat heeft voorgesteld en waarom. HappyScribe AI-notetaker voor vergaderingen.
Ga er bewust mee om: retro’s werken alleen als mensen zich veilig voelen om open te spreken. Vraag het team om toestemming voor een opname en spreek af wat er wordt opgenomen, wie toegang krijgt en wanneer de opname wordt verwijderd. Voelt iemand zich daar ongemakkelijk bij, houd het dan bij schriftelijke notities. Een mogelijk compromis is om de open feedbackfase niet op te nemen en alleen de prioritering en actieplanning vast te leggen. Bij HappyScribe kun je de opname in de meetingchat pauzeren en hervatten.
Tip 4: Plaats actiepunten daar waar het team dagelijks kijkt
Actiepunten die alleen op het retrobord staan, raken snel in de vergetelheid. Het bord maakt mogelijk geen deel uit van de dagelijkse werkroutine.
Zet afgesproken actiepunten daarom neer waar je daadwerkelijk werkt: bij veel teams op het sprintbord. Maak per actiepunt een kaart met de verantwoordelijke persoon en de eerste stap. Zo verschijnt de verbetering in de Daily naast het overige werk.
Daarvoor heb je geen apart backlog vol verbeterideeën nodig. Ecometers aanbeveling blijft: ideeën die het niet tot de belangrijkste onderwerpen hebben gehaald, kunnen via latere teamfeedback opnieuw opduiken als ze relevant blijven. Op het bord komen de actiepunten die je echt hebt afgesproken.
Tip 5: Plan capaciteit voor verbeteringen in de sprint in
In de retro wordt een actiepunt besloten. In de sprintplanning wordt de sprint vervolgens gevuld met featurewerk. Het actiepunt krijgt geen plek en wordt stilzwijgend doorgeschoven. Klinkt dat bekend?
De Scrum Guide raadt aan om de meest impactvolle verbeteringen zo snel mogelijk op te pakken. Ze kunnen ook worden opgenomen in de Sprint Backlog van de volgende sprint. Scrum Guide: Sprint Retrospective.
Neem retro-actiepunten daarom bewust mee in de sprintplanning. Vertrouw er niet op dat iemand er wel aan denkt. Schat de inspanning in zoals je dat ook bij ander werk doet, zelfs als die klein is. Plan echte capaciteit in. Is de sprint al vol, dan moet iets anders wijken.
Als een actiepunt helemaal geen ruimte krijgt, is dat ook waardevolle informatie. Misschien was het niet de juiste. Een actiepunt bewust laten vallen is beter dan het drie sprints lang mee te slepen.
Tip 6: Controleer de voortgang halverwege de sprint
Twee weken is lang als een actiepunt onaangeroerd blijft liggen. Wacht je tot de volgende retro, dan mis je misschien de kans om al tijdens de sprint bij te sturen.
Een korte check-in halverwege de sprint houdt de uitvoering in beweging. Daarvoor is geen extra meeting nodig. Eén minuut in de Daily kan al genoeg zijn. De verantwoordelijke persoon beantwoordt:
- Is de eerste stap gezet?
- Blokkeert iets de volgende stap?
- Is dit, gezien onze nieuwe inzichten, nog steeds de juiste maatregel?
Sla de laatste vraag niet over. Soms verandert de situatie na de retro. Een tussenstand stelt je in staat de maatregel aan te passen, in plaats van iets af te maken dat niet langer helpt.
Tip 7: Stuur nog op dezelfde dag een korte samenvatting
Herinneringen vervagen en iedereen herinnert zich de retro net iets anders. Een korte schriftelijke samenvatting op dezelfde dag zorgt voor een gezamenlijke basis.
Houd hem zo kort dat hij op een telefoon leesbaar blijft. Bijvoorbeeld:
Retro-samenvatting, sprint 14. Maatregel: PR-reviews in de volgende sprint met z’n tweeën uitvoeren. Waarom: reviews bleven in de afgelopen sprint twee dagen liggen en blokkeerden drie stories. Verantwoordelijk: Priya. Eerste stap: zij maakt uiterlijk woensdag een plan voor de reviewduo’s. We controleren: de gemiddelde wachttijd op reviews in de volgende retro.
Publiceer het daar waar jullie dagelijks met elkaar praten, bijvoorbeeld in de teamchat. Een e-mail die niemand meer opent, helpt weinig.
Als jullie de maatregelenfase hebben opgenomen, kan een AI-samenvatting als eerste concept dienen. Lees die door, corrigeer fouten en kort hem voor het delen in tot een paar regels, zoals in het voorbeeld.
Tip 8: Zoek naar patronen over meerdere retros heen
Sommige onderwerpen keren steeds terug: trage reviews, onduidelijke tickets of ontbrekende afstemming. Duikt hetzelfde probleem in drie retros achter elkaar op, dan is het verstandig te controleren of jullie maatregelen daadwerkelijk effect hebben.
Bekijk bijvoorbeeld eens per kwartaal meerdere retros samen. Deze vragen helpen:
- Welke onderwerpen komen terug?
- Welke maatregelen zijn uitgevoerd?
- Is het onderliggende probleem daardoor echt verdwenen?
- Welke maatregelen zijn steeds uitgesteld en waarom?
Een terugkerend onderwerp kan erop wijzen dat jullie tot nu toe alleen een symptoom hebben aangepakt. Een oorzaakanalyse zoals de 5-waarom-methode kan helpen om dieper te graven.
Als jullie afgesproken delen van jullie retros uitschrijven, kun je de vrijgegeven transcripties doorzoeken in plaats van oude borden afzonderlijk door te nemen. HappyScribe Chat ondersteunt bijvoorbeeld vragen over een hele map met transcripties: „Welke problemen kwamen dit kwartaal in meer dan één retro voor?” Controleer de antwoorden aan de hand van de oorspronkelijke notities of transcripties.
Tip 9: Sluit de cirkel aan het begin van de volgende retro
De start van de volgende retro is een goed moment om jullie maatregelen te controleren, nog vóórdat je nieuwe feedback verzamelt.
Echometer ondersteunt dit door openstaande maatregelen uit eerdere retros op te sommen. Loop, los van de tool, elke maatregel na: is hij afgerond? Heeft hij zijn doel bereikt? Houden we hem aan, passen we hem aan of laten we hem vallen? Ons artikel over maatregelen bevat daarvoor een eenvoudige beoordelingsmatrix. Beoordelingsmatrix voor maatregelen uit retrospectieven.
Neem even de tijd om effectieve verbeteringen te erkennen. Dat laat het team zien dat retros tot veranderingen leiden en kan de bereidheid vergroten om zich de volgende keer in te zetten.
Heeft een maatregel niet gewerkt, behandel hem dan als een experiment dat jullie een antwoord heeft opgeleverd. Beslis wat jullie de volgende keer proberen of bewust loslaten.
Conclusie: de retro eindigt, de uitvoering gaat door
Goede maatregelen zijn het begin. Maar zelfs een goed geformuleerde maatregel helpt weinig als niemand er tot de volgende retro nog naar kijkt.
De stappen in dit artikel zijn klein: lees de resultaten voor het afsluiten nog eens voor. Geef elke maatregel een verantwoordelijke persoon en een eerste stap. Leg de reden voor de beslissing vast. Zet maatregelen op het sprintbord, plan capaciteit in en controleer halverwege de sprint de voortgang. Deel op dezelfde dag een korte samenvatting, zoek regelmatig naar patronen en begin de volgende retro met een blik op de eerdere maatregelen.
Veel daarvan kost maar een paar minuten. Als je maar één tip wilt uitproberen, begin dan met tip 1: een retro die eindigt met duidelijke verantwoordelijkheid en concrete eerste stappen, legt een goede basis voor de week erna.
