9 tips, så retro-tiltag også virker efter retrospektiven
Annonce · Sponsoreret indlæg i samarbejde med HappyScribe.
Retroen gik godt. Alle talte åbent, teamet prioriterede sine vigtigste emner, og til sidst stod der to eller tre tiltag, som alle kunne bakke op om.
Så begynder sprinten. Tickets hober sig op, en produktionsfejl æder tirsdagen, og torsdag ved ingen længere helt præcist, hvad der egentlig blev aftalt. I den næste retro spørger nogen, hvad der egentlig blev af sagen med code reviews. Stilhed.
Retro-tiltag kan mislykkes, selvom selve retrospektiven gik godt. De går tabt i ugen efter, et sted mellem retro-boardet og sprint-boardet.
Hvordan du formulerer gode tiltag, har vi allerede beskrevet i en separat artikel. Denne artikel tager fat dér, hvor den slutter: efter retroen er afsluttet. Hvordan sørger du for, at jeres resultater stadig lever, når den næste retro begynder? 10 tips til gode retrospektive tiltag med eksempler.
Tip 1: Læs resultaterne højt én gang til, før I afslutter
De sidste fem minutter af en retro er ofte de svageste. Koncentrationen daler, det næste møde venter, og tiltagene bliver hurtigt lige skrevet ned.
Læs hvert tiltag højt, før I afslutter. Tjek sammen, om I kan besvare disse spørgsmål:
- Hvem tager ansvaret?
- Hvad er det første skridt, og hvornår sker det?
- Hvordan kan vi se, at tiltaget virker?
Hvis et svar ikke kan være i én sætning, er tiltaget endnu ikke færdigt. Afklar det, mens alle stadig er med. Det tager to minutter nu og sparer jer for en forvirret diskussion om to uger.
En nyttig test: Kunne en person, der ikke var med til retroen, læse tiltaget og forstå, hvad der skal gøres? Hvis der først ville være brug for en forklaring, så tilføj den manglende kontekst, inden I skilles.
Tip 2: Tildel hvert tiltag en ansvarlig person og et første skridt
Hvis “teamet” er ansvarligt, er det ofte i praksis ingen, der helt konkret står for det.
Skriv derfor et navn på hvert tiltag. Denne person behøver ikke selv at gøre alt. Vedkommendes opgave er at holde øje med implementeringen og rapportere om den i den næste retro.
Derudover har vedkommende brug for et lille, konkret første skridt. “Vi vil forbedre vores code reviews” er et mål. “Aftal 30 minutter med de to reviewers på onsdag for at blive enige om en tjekliste” er et første skridt. Jo mindre og jo tættere på i tid det er, desto lettere er det at følge op på. Et skridt inden for de næste to dage er en god start.
Sådan kan det se ud:
| Retro-resultat | Ansvarlig | Første skridt | Check-in |
|---|---|---|---|
| Kortere dailys | Sam | Prøv to minutter per person fra i morgen | Daily midt i sprinten |
| Færre overraskelser i sprint review | Priya | Invitér product owner til refinement på tirsdag | Næste retro |
| Tydeligere “Definition of Ready” | Alex | Aftal en 45-minutters workshop i denne uge | Daily midt i sprinten |
Navnene og situationerne er illustrative eksempler.
Tip 3: Notér begrundelsen, ikke kun beslutningen
En uge efter retroen kan et tiltag som “gennemfør PR-reviews to og to” virke mærkeligt. Formuleringen står der stadig. Årsagerne bag er ofte allerede glemt.
Hvis ingen længere ved, hvorfor I aftalte noget, mister det prioritet. Og når I i den næste retro spørger til resultatet, er der måske ingen, der husker det egentlige mål.
Skriv derfor problemet direkte ved siden af tiltaget. En til to sætninger er nok: “Reviews lå i sidste sprint i to dage og blokerede tre stories.” Så bliver det klart, hvorfor fælles reviews kunne være en god idé.
Nogle remote-teams optager derudover den del af retrospektiven, hvor de fastlægger tiltag. En AI-notetager som HappyScribe kan deltage i Zoom-, Google Meet- eller Microsoft Teams-møder, transskribere samtaler med taleridentifikation og derefter sende et resumé med tiltag. På den måde kan man se, hvem der foreslog hvad og hvorfor. HappyScribe AI-møde-notetager.
Gå bevidst til værks: Retros fungerer kun, hvis folk føler sig trygge ved at tale åbent. Spørg teamet, før I optager, og afklar, hvad der bliver optaget, hvem der får adgang, og hvornår optagelsen slettes. Hvis nogen er utilpas med det, så hold jer til skriftlige noter. Et muligt kompromis er ikke at optage den åbne feedbackfase og kun fastholde prioritering og tiltag. Med HappyScribe kan optagelsen sættes på pause og genoptages i mødechatten.
Tip 4: Placer tiltag dér, hvor teamet kigger hver dag
Tiltag, der kun står på retroboardet, bliver let glemt. Boardet hører måske ikke til i den daglige arbejdsrutine.
Overfør derfor besluttede tiltag derhen, hvor I faktisk arbejder: for mange teams på sprintboardet. Opret ét kort pr. tiltag med den ansvarlige person og det første skridt. Så dukker forbedringen op i det daglige møde sammen med resten af arbejdet.
I behøver derfor ikke et separat backlog fyldt med forbedringsidéer. Echometers anbefaling er stadig: Idéer, der ikke nåede blandt de vigtigste emner, kan dukke op igen via senere teamfeedback, hvis de forbliver relevante. På boardet kommer de tiltag, I faktisk har besluttet.
Tip 5: Planlæg kapacitet til forbedringer i sprinten
I retrospektiven bliver et tiltag besluttet. I sprint planning fyldes sprinten derefter op med feature-arbejde. Tiltaget får ingen plads og bliver stille og roligt udskudt. Lyder det bekendt?
Scrum Guide anbefaler at tage fat på de mest virkningsfulde forbedringer så hurtigt som muligt. De kan også føjes til det næste sprints sprint backlog. Scrum Guide: Sprint Retrospective.
Tag derfor retro-tiltag bevidst med i sprint planning. Stol ikke på, at nogen allerede tænker på det. Estimér indsatsen på samme måde, som I også gør det ved andet arbejde, selv hvis den er lille. Planlæg reel kapacitet. Hvis sprinten allerede er fuld, må noget andet vige.
Hvis et tiltag slet ikke får plads, er det også vigtig information. Måske var det ikke det rigtige. At kassere et tiltag bevidst er bedre end at slæbe det med i tre sprints.
Tip 6: Tjek fremdriften midt i sprinten
To uger er lang tid, hvis et tiltag bare bliver liggende urørt. Venter I til den næste retro, går I måske glip af muligheden for at justere kursen allerede under sprinten.
Et kort check-in midt i sprinten holder implementeringen i gang. Det kræver ikke et ekstra møde. Et minut i det daglige møde kan være nok. Den ansvarlige person svarer:
- Er det første skridt sket?
- Er der noget, der blokerer for det næste skridt?
- Er det stadig det rigtige tiltag i lyset af vores nye indsigt?
Spring ikke det sidste spørgsmål over. Nogle gange ændrer situationen sig efter retrospektiven. En status undervejs giver jer mulighed for at tilpasse tiltaget i stedet for at føre noget til ende, der ikke længere hjælper.
Tip 7: Send en kort opsummering samme dag
Erindringer blegner, og alle husker retrospektiven lidt forskelligt. En kort skriftlig opsummering samme dag skaber et fælles udgangspunkt.
Hold den så kort, at den kan læses på mobilen. For eksempel:
Retroopsummering, Sprint 14. Tiltag: Gennemfør PR-reviews to og to i næste sprint. Hvorfor: Reviews lå i to dage i sidste sprint og blokerede tre stories. Ansvarlig: Priya. Første skridt: Hun laver en plan for review-parrene inden onsdag. Vi tjekker: den gennemsnitlige ventetid på reviews i næste retro.
Publicér det dér, hvor I taler sammen hver dag, f.eks. i teamchatten. En e-mail, som ingen længere åbner, hjælper ikke meget.
Hvis I har optaget tiltagsfasen, kan en AI-sammenfatning bruges som første udkast. Læs den igennem, ret fejl og forkort den til få linjer, før I deler den, som i eksemplet.
Tip 8: Søg efter mønstre på tværs af flere retros
Nogle emner vender altid tilbage: langsomme reviews, uklare tickets eller manglende koordinering. Hvis det samme problem dukker op i tre retros i træk, bør I undersøge, om jeres tiltag faktisk virker.
Se f.eks. på flere retros samlet cirka en gang i kvartalet. Disse spørgsmål hjælper:
- Hvilke emner gentager sig?
- Hvilke tiltag er blevet gennemført?
- Er det underliggende problem virkelig forsvundet som følge af det?
- Hvilke tiltag er gentagne gange blevet udskudt, og hvorfor?
Et tilbagevendende emne kan tyde på, at I indtil nu kun har behandlet et symptom. En årsagsanalyse som 5-Why-metoden kan hjælpe jer med at komme dybere ned.
Hvis I transskriberer aftalte dele af jeres retros, kan I søge i de frigivne transskripter i stedet for at gennemgå gamle boards enkeltvis. HappyScribe Chat understøtter f.eks. spørgsmål på tværs af en hel mappe med transskripter: „Hvilke problemer opstod i mere end én retro i dette kvartal?“ Tjek svarene op imod de oprindelige noter eller transskripter.
Tip 9: Luk cirklen i begyndelsen af næste retro
Starten på den næste retro er et godt tidspunkt til at gennemgå jeres tiltag, allerede før I indsamler ny feedback.
Echometer understøtter dette ved at liste åbne tiltag fra tidligere retros. Gennemgå hvert tiltag uafhængigt af værktøjet: Er det gennemført? Har det nået sit mål? Beholder vi det, ændrer vi det eller forkaster vi det? Vores artikel om tiltag indeholder en enkel vurderingsmatrix til dette. Vurderingsmatrix for tiltag fra retrospektiver.
Tag et øjeblik til at anerkende forbedringer, der virker. Det viser teamet, at retros fører til forandringer, og kan styrke villigheden til at bidrage næste gang.
Hvis et tiltag ikke virkede, så betragt det som et eksperiment, der gav jer et svar. Beslut, hvad I vil prøve som det næste, eller hvad I bevidst vil give slip på.
Konklusion: Retroen slutter, implementeringen fortsætter
Gode tiltag er begyndelsen. Men selv et velformuleret tiltag hjælper ikke meget, hvis ingen ser på det igen før næste retro.
Trinene i denne artikel er små: Læs resultaterne højt før afslutningen. Giv hvert tiltag en ansvarlig person og et første skridt. Notér grunden til beslutningen. Læg tiltagene på sprintboardet, afsæt kapacitet og tjek fremdriften ved sprintens midte. Del en kort opsummering samme dag, søg jævnligt efter mønstre, og start næste retro med et blik på de tidligere tiltag.
Meget af det kræver kun få minutter. Hvis I kun vil prøve ét tip, så start med tip 1: En retro, der slutter med klar ansvarlighed og konkrete første skridt, skaber et godt grundlag for ugen efter.
