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Erfahrene Scrum Master und Agile Coaches wissen häufig intuitiv, wie man gute Retrospektiven moderiert. Viele unerfahrene Moderator*innen, die vielleicht sogar aus ihrer Rolle als Teammitglied oder Teamleiter*in eine Retrospektive vorbereiten, durchführen und moderieren, stellen sich die Frage: Wie kann ich dafür sorgen, dass unsere Retrospektive ein Erfolg wird? Welche Schritte muss ich bei der Moderation beachten?
Ich gehe mal davon aus, dass du mit dem grundsätzlichen Ablauf und den Phasen einer Retrospektive bereits vertraut bist. Falls nicht, schau dir die Basics zu Retrospektiven vorab noch einmal an. Außerdem könnten die 10 einfachen Grundregeln für eine agile Retrospektive zur Auffrischung hilfreich sein.
Hier unsere Schritt für Schritt Anleitung zur Durchführung guter Retrospektiven – für Einsteiger aber auch Fortgeschrittene:
Schritt 1: Die Voraussetzungen für eine gute Retro schaffen
Damit die Chancen auf gute Retrospektiven nicht schon vorab verbaut sind, stelle folgende Dinge sicher:
- Alle Teammitglieder sind eingeladen und können teilnehmen. Es ist OK, wenn eine einzelne Person fehlt, aber fehlen gleich mehrere Teammitglieder wird es problematisch. Dann solltest du den Termin gegebenenfalls verschieben.
- Alle Teammitglieder wissen was eine Retrospektive ist. Falls das nicht der Fall ist, sende unsere Erklärung “Was ist eine Retrospektive” und stelle sicher, dass alle Fragen aus dem Team zu dem Format vorab geklärt sind.
Entscheide dich für ein Tool zur Durchführung der Retrospektive. Natürlich können wir wärmstens Echometer als Retro-Tool empfehlen. Einen breiteren Überblick findest du jedoch in unserem Artikel “14 Retro Tools im Vergleich”.
Schritt 2: Den richtigen Check-In für die Retro auswählen
Der Check-In bzw. Eisbrecher schafft die notwendige Atmosphäre und den Rahmen für die Retro. Jede*r im Team beantwortet eine kurze Frage, um die Gesprächsatmosphäre etwas aufzuwärmen.
Stelle sicher, dass alle Teammitglieder in der Retro ankommen und sich schon beim Check-In aktiv einbringen können.
Je nach Situation kannst du einen kurzen oder längeren, ernsten oder spielerischeren Check-In auswählen. Wichtig ist nur, dass du den Check-In nicht überspringst.
Wenn dein Team nicht aktiv am Check-In partizipiert, hast du dich gegebenenfalls für das falsche Check-In-Format entschieden.
Hier haben wir zur Inspiration ein paar Check-In Formate für Retrospektiven zusammengefasst.
Schritt 3: Raum für das Teilen von Feedback schaffen
Damit alle Teammitglieder genug Ruhe haben, ihr Feedback zu formulieren, solltest du dafür sorgen, dass Feedback nicht direkt laut geteilt wird. Stattdessen solltest du allen die Möglichkeit einräumen, ihr Feedback zu formulieren.
Mit “Raum” ist hierbei sowohl der Zeitraum gemeint, um Feedback zu formulieren, als auch später beim Teilen: Jedes Teammitglied sollte ein ähnlich große Timebox (also ein vorab verabredeter Zeitraum) zur Verfügung stehen, um seine*ihre Feedbacks in der Runde vorzustellen.
Damit das klappt, musst du natürlich als Moderator verhindern, dass das Team direkt bei der initialen Vorstellung der Feedbacks in die Analyse oder die Maßnahmenfindung geht. Das kommt später im Ablauf der Retrospektive.
Erlaube bei der Vorstellung von Feedback daher erstmal nur Verständnisfragen und unterbreche Diskussionen früh und entschlossen mit dem Hinweis, das dazu später noch genug Zeit sein wird.
Insbesondere eine direkte Kritik an Feedback aus der Runde kann die Atmosphäre und die psychologische Sicherheit nachhaltig schädigen. Auch hier liegt es in deiner Verantwortung als Moderator*in, ein Bewusstsein dafür im Team zu schaffen.
Die meisten Agile Coaches drehen sich im Kreis…
…und behandeln oberflächliche Symptome. Es wird Zeit, die Psychologie zu nutzen – für einen nachhaltigen Mindset Change.
„Wir entdecken zu viele unerwartete Probleme und Bugs zu einem späten Zeitpunkt!“
„Warum brauche ich manchmal Stunden, um eine einfache Retrospektive vorzubereiten?“
Schritt 4: Genug Zeit für Maßnahmen am Ende der Retro
Es ist anspruchsvoll, gute Maßnahmen zu formulieren. Besonders schwer wird das natürlich, wenn man zum Schluss einer Retrospektive nur noch wenig Zeit dafür hat. Dementsprechend solltest du das Timeboxing in der Retrospektive gut im Blick haben und genug Zeit für die Definition von Maßnahmen einplanen.
Du fragst dich, wie man generell gute Maßnahmen in Retrospektiven generiert? Dann schau hier vorbei: Mehr Tipps für bessere Maßnahmen aus Retrospektiven.
Schritt 5: Zufriedenheit mit Retro abfragen & ROTI messen
Nichts ist unbefriedigender als nach einer Retrospektive nicht zu wissen, wie die Teilnehmenden die Retrospektive wahrgenommen haben. Das muss nicht so sein.
Frage als Check-Out einer Retrospektive regelmäßig die Zufriedenheit deines Teams ab.
In Echometer als kostenloses Tool für Retrospektiven findet diese Abfrage zum Schluss automatisch über den “Return On Time Invest” (ROTI) statt. Beim ROTI können Teammitglieder auf einer Skala von 0 – 10 bewerten, wie gut die Zeit aus ihrer Sicht investiert war.
Du musst dann nur noch einmal reihum in die Runde fragen: Was fandet ihr in dieser Retro gut und was sollten wir ggf. anders machen?
Durch diese Abfrage beim Check-Out zeigst du dem Team, dass sie die Retrospektiven aktiv mitgestalten können und dass ihre Meinung wichtig ist. Win-Win!
Schritt 6: Retro-Format variieren
Spätestens nach der dritten Retrospektive mit dem gleichen Format wird das Team sich melden: Hm, die Retrospektiven werden einseitig.
Das ist aber kein Problem, denn es gibt Lösungen. Weltweit nutzen Schätzungsweise über 20 Millionen Softwareentwickler*innen Retrospektiven und entsprechend viele Formate Retrospektiven sind entstanden. Dementsprechend ist es kein Problem, Abwechslung in deine Retrospektiven zu bringen. Schau gerne mal hier vorbei: 32 Retrospektive Methoden für Anfänger und Profis.
In dem verlinkten Artikel findest du Klassiker wie die Segelboot Retrospektive, Keep Stop Start oder Mad Sad Glad. Wir haben aber auch ein paar so genannte Health Check Retrospektiven.
Hier zum Beispiel siehst du unsere Health Check Retrospektive zum Thema Teamgeist. Schau gerne mal rein – vielleicht möchtest du sie ja sogar mal mit deinem Team ausprobieren:
Hinweis: Bei diesem Format wird die Zustimmung zu den Health Check-Items auf einer Skala abgefragt.
- Wertschätzung: Wir wertschätzen die Leistungen und Beiträge unserer Kolleg*innen.
- Teamgeist: In unserem Team herrscht ein vertrauensvolles Arbeitsklima.
- Transparenz: In meinem Team weiß jede*r, wer gerade an was arbeitet.
- Erholung & Pausen: Ich habe genug Raum für Pausen, in denen ich neue Energie schöpfen kann.
- Meeting-Kultur: Unsere Meetings sind gut strukturiert und lassen trotzdem Raum für Kreativität und Neues.
- Unterstützung: In meinem Team gibt jedes Teammitglied sein individuelles Wissen und seine Erfahrungen weiter.
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