Agile Unternehmen probieren sich immer wieder an verschiedenen Projektmanagement-Methoden, um Produkte möglichst effizient zu entwickeln. Umso erstaunlicher ist es, dass viele von ihnen nach wie vor Meetings abhalten, die alles andere als produktiv sind. Das Ergebnis: Sie dauern zu lange, Mitarbeiter langweilen sich und verlieren Zeit, die sie eigentlich für die Produktentwicklung benötigen.
In Scrum haben sich daher Timeboxed Events als Lösung etabliert. Insbesondere Retrospektiven, die oftmals viele Meinungen, Daten und Feedback offenlegen, können Unternehmen so schneller und mit besseren Ergebnissen durchführen. Ich zeige dir, wie Timebox Sprint Retrospektiven funktionieren und wie du in deinem Arbeitsalltag davon profitieren kannst.
Anders gesagt: Ich erkläre dir, wie du Retrospektiven effizienter gestaltest und dein Team mit mehr Zeit und entscheidenden Erkenntnissen zurück an die Produktentwicklung geht.
Was ist eine Time Box Sprint Retrospektive?
Um zu erklären, wie eine Time Box Sprint Retrospektive funktioniert, möchte ich zunächst die einzelnen Begriffe des Ausdrucks definieren:
Was ist ein Sprint?
Ein Sprint ist im Projektmanagement eine kurze Zeitspanne von einigen Tagen oder Wochen. Jeder Sprint ist definiert durch eine Reihe an Teammitglieder zugewiesener Aufgaben, die sie innerhalb einer bestimmten Frist erledigen. Sprints unterteilen größere Arbeitsschritte in kleinere, besser nachvollziehbare Phasen. Wenn du wissen willst, wie Sprints im Detail funktionieren, wirf doch mal einen Blick auf die Sprint-Definition von Atlassian.
Was ist eine Retrospektive?
Mit einer Retrospektive blicken Teams ehrlich auf ihre bisher geleistete Arbeit zurück. Sie prüfen, was gut und was weniger gut gelaufen ist und was sie in Zukunft besser machen können. Dementsprechend ist die Retrospektive das wahrscheinlich wichtigste Event der agilen Arbeitsweisen und dient der kontinuierlichen Verbesserung. Sie soll potenzielle Hindernisse beseitigen, um die übergeordneten Ziele zu erreichen. Wie du Retrospektiven grundsätzlich angehen solltest, damit sie dir den maximalen Erfolg bringen, zeigen wir dir in unserem Beitrag „Retrospektiven in Scrum und darüber hinaus“.
Was ist Timeboxing?
Timeboxing bezeichnet das Zuweisen eines festen Zeitlimits für eine bestimmte Aufgabe. Das stellt sicher, dass die Aufgabe innerhalb des definierten Zeitrahmens erledigt wird – ohne Verzögerung. Timeboxing ist vor allem ein Werkzeug für Projektmanager und Scrum Master. Nur so können sie die strengen Zeitpläne ihrer Projekte einhalten. Welche Arten von Timeboxing es gibt und wie du Timeboxing einsetzen kannst, zeigt dir dieser ausführliche Blick auf Timeboxing als Zeitmanagement-Strategie.
Was ist eine Timebox Sprint Retrospektive?
Eine Timebox Sprint Retrospektive ist die Retrospektive eines Sprints, dessen Durchführung zeitlich klar definiert und begrenzt ist. Auf diese Weise verlieren sich Teams nicht in einer endlosen Auswertung ihrer geleisteten Arbeit. Stattdessen konzentrieren sie sich darauf, die entscheidenden Learnings auszuarbeiten und aus diesen konkrete Maßnahmen für den nächsten Sprint abzuleiten.
Sprint Retrospektive Timebox: Wie lange sollte eine typische Retro dauern?
Das war jetzt bisher sehr theoretisch. Gehen wir in die Praxis: Wie lange sollte also eine typische Sprint Retrospektive dauern? Grundsätzlich hängt das davon ab, wie lange du keine Retrospektive durchgeführt hast. Das wiederum ist von der Länge des Sprints abhängig. Um dir eine Faustformel an die Hand zu geben:
Für jede Woche „Sprint“ im Team plane 30 Minuten Retrospektive ein.
Das heißt also für die Praxis:
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- Wöchentliche Sprints: Retrospektive von 30 Minuten
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- Zweiwöchentliche Sprints: Retrospektive von 60 Minuten
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- Monatliche Sprints: Retrospektive von 120 Minuten
Heißt das auch, dass du nach einem vierteljährigen Sprint eine Retrospektive von 6 Stunden benötigst? Das kann ich ganz klar mit einem „nein“ beantworten. Denn: Eine Timebox Retrospektive konzentriert sich auf die Entwicklung von Hypothesen für mögliche kleine Verbesserungen. Sie stellt keinen langfristigen Veränderungsplan mit vielen großen Maßnahmen auf. Wenn 6 Stunden zu viel sind, wie viel Zeit solltest du also höchstens für eine Timebox Retrospektive aufwenden?
Wie lang sollte eine Timebox Retrospektive maximal sein?
Unserer Erfahrung nach sollte die Timebox für eine Sprint Retrospektive nicht länger als 3 Stunden dauern. Darin eingeplant ist auch eine 15-minütige Pause in der Mitte. Nur so stellst du sicher, dass du die Aufmerksamkeit und Produktivität deiner Mitarbeiter behältst.
Hast du das Gefühl, dass 3 Stunden nicht ausreichen, musst du schlichtweg öfter Retrospektiven durchführen. Denn grundsätzlich gilt für Retros:
Lieber kürzer und häufiger als länger und seltener.
Kurze Frequenzen haben den Vorteil, dass schnelle Lernschleifen entstehen. Das bedeutet: Teams können frühzeitig bewerten, wie effektiv die in vergangenen Retros definierten Maßnahmen sind und wie sie diese gegebenenfalls anpassen müssen. Und: Teams kennen den Ablauf und die Funktionsweise einer Time Box Sprint Retrospektive besser. Sie können also mit jedem Mal effektiver daran teilnehmen.
Wie läuft eine Sprint Retrospektive mit Timebox ab?
Du kennst jetzt den Zeitrahmen, den du für eine Sprint Retro verwenden solltest. Wie läuft die Retro in der Praxis ab? Und wie viel Zeit solltest du dir für jede Phase nehmen?
1. Check-In
In Phase 1 eines Sprint Retrospektive Meetings mit Timebox erklärst du Teammitgliedern, welchen Zweck es hat, was ihr besprechen wollt und wie viel Zeit ihr dafür habt. Hast du eine bestimmte Reihenfolge von Redebeiträgen geplant, teile diese im Voraus mit. Kennen sich nicht alle Teilnehmer der Sprint Retro Timebox, beginne mit einer Einführungsrunde, in der sich jeder kurz mit Namen und Rolle im Projekt vorstellt.
Wenn du nur eine kurze Sprint Retro Timebox geplant hast, beispielsweise von 45 Minuten, solltest du trotzdem nicht auf den Check-In verzichten. Der Check-In ist als „Setting the stage“ ein essenzieller Bestandteil der Retrospektive. Er bereitet ihren weiteren Verlauf vor. Verzichtest du darauf, wird es dein Team schwer haben, sich während der Retro aktiv zu engagieren – und das ist ja einer der wichtigsten Gründe, warum du sie überhaupt durchführst.
Um den Check-In kurz zu halten, kannst du bei einem eingespielten Team zum Beispiel nur eine simple, offene Frage stellen wie beispielsweise diese:
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- Was ist dein High- oder Low-Light der letzten Woche?
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- Auf einer Skala von 0 für schlecht bis 10 für super – wie fühlst du dich gerade?
Als Faustregel für deine zeitliche Planung: In einer 45-minütigen Retro solltest du nicht mehr als 5 Minuten für den Check-In verwenden.
2. Daten & Feedback sammeln
In der zweiten Phase des Sprint Retrospektive Meetings mit Timebox sammle mit deinem Team alle wichtigen Daten und umfassendes Feedback zum letzten Sprint. Achte darauf, dass du hier noch keine Maßnahmen erörterst. Es geht zunächst nur darum, viele verschiedene Perspektiven einzunehmen und das Feedback festzuhalten. Beginnst du mit deinem Team bereits in Phase 2, Maßnahmen abzuleiten, stört das die Dynamik. Es wird schwer, neue Perspektiven einzunehmen.
3. Erkenntnisse generieren
Je nachdem, wie groß dein Team ist und wie lang der Sprint war, kann das Feedback erdrückend umfangreich ausfallen. Es ist daher wichtig, dass du in Phase 3 der Sprint Retro mit Timebox entscheidest, welche Themen besonders relevant sind, um daraus Maßnahmen abzuleiten.
Vom Timing her solltest du ab ungefähr der Hälfte der Zeit der Retro damit beginnen, das Feedback zu priorisieren. Auf diese Weise bleibt ausreichend Zeit, um die Themen zu analysieren und Maßnahmen zu generieren. In einer 45-minütigen Retro ist es daher beispielsweise angemessen, 20 bis 30 Minuten Feedback zu sammeln und daraus die wichtigsten Themen herauszuarbeiten.
4. Maßnahmen ableiten
Es ist keine Kunst, 10 Maßnahmen aus einer Timebox Retrospektive abzuleiten. Die echte Herausforderung liegt darin, 1 bis 3 wirklich wichtige Maßnahmen festzulegen. Warum nicht einfach 10 Maßnahmen? Bei so vielen Maßnahmen setzt dein Team in keinem Fall alle um. Dafür haben sie weder die Zeit noch die Motivation.
Stattdessen konzentrieren sie sich auf die wenigen Maßnahmen, die den Prozess wirklich verbessern. Das heißt für die Praxis: Du kannst also direkt nur diese Maßnahmen festlegen. Das ist deine Aufgabe in Phase 4 der Timebox Sprint Retrospektive.
Ebenfalls wichtig: Lege dich mit deinem Team nicht sofort auf die erstbeste Lösung fest, die euch einfällt. Nehmt euch die Zeit, für jedes Fokusthema 1-2 alternative Lösungswege zu erörtern. Unserer Erfahrung nach entscheiden sich Teams am Ende oftmals für einen Lösungsweg, der ihnen nicht als Erstes in den Kopf kam. In einer 45-minütigen Sprint Retro solltest du dabei in 10-15 Minuten die richtigen Action Items finden.
Um wirkungsvolle Action Items zu definieren, wirf doch mal einen Blick in unseren Beitrag „8 Tipps für gute Maßnahmen aus Retrospektiven“. Dort findest du viele praktische Tipps und Beispiele.
5. Check-Out
In Phase 5 bleibt dir ein kurzer Check-Out. Hier gibt es unterschiedliche Philosophien. In diesem hakst du zum Beispiel nach, ob jeder weiß, was er zu tun hat. Themen, die noch offen sind, weil die Zeit nicht ausgereicht hast, kannst du in deinem Check-Out auf die nächste Retro verschieben. Und: Du kannst grundsätzliches Feedback zur Retro einholen. Das hilft dir, die passende Form und Zeit für eine Sprint Retro zu finden.
Timebox Sprint Retrospektive: Das richtige Tool hilft
Damit du Sprint Retrospektiven mit Timebox erfolgreich durchführen kannst, lohnt sich der Einsatz eines Tools. Unser Tool gibt dir alle wichtigen Werkzeuge an die Hand, um eine effiziente Sprint Retro mit Zeitlimit durchzuführen.
Unser Tool Echometer konzentriert sich in den Retros auf die gesamtheitliche Weiterentwicklung deines Teams und deiner Organisation. Die Retros sprechen daher sowohl die Produktivität der Zusammenarbeit als auch die Stimmung im Team an. Wie genau Echometer funktioniert, erklären wir dir in diesem knackigen Video – schau gerne mal rein.
Timebox Sprint Retrospektive: Benefits von klarem Timing
Ein gutes Timing in einer Sprint Retrospektive bringt dir diese Vorteile:
Steigert die Konzentration
Timeboxing von Sprint Retros zwingt dein Team, sich voll und ganz auf die Auswertung des letzten Sprints zu konzentrieren. Das heißt: Ihr seid produktiver.
Lehrt die Priorisierung von Aufgaben
Eine konkrete zeitliche Vorgabe lehrt deinem Team, Aufgaben zu priorisieren. Es lernt zu entscheiden, welche Themen für einen Projektfortschritt wirklich wichtig sind. Das hilft ihnen dabei, ihre Arbeit effektiv voranzutreiben.
Verbessert Team-Kommunikation
Eine Timeboxed Sprint Retro sorgt nicht nur dafür, dass du mit deinem Team on-time den letzten Sprint auswertest. Es lehrt deinem Team auch eine effizientere und bessere Kommunikation. Denn: Sie lernen in den Retros, wie sie Kommunikation aufbauen und nutzen müssen, um in einer vorgegebenen Zeit Ergebnisse abliefern zu können. Das hilft grundsätzlich ihrem Arbeiten im Team und im Projekt.
Schärft Fokus auf Produktlaunch
Eine Time Box Sprint Retrospektive nutzt nur ein kleines Zeitfenster im geschäftigen Alltag eines Scrum-Teams. Das hilft, den Fokus auf dem Großen und Ganzen zu lassen und nie die übergeordneten Ziele aus den Augen zu verlieren.
Quelle: What is Timeboxing? | How is Timeboxing used in Scrum? | Scrum Inc.
Welche anderen Scrum-Events können ebenfalls Timeboxed sein?
Neben der Sprint Retrospektive kannst du auch die 4 anderen Scrum-Events über eine zeitliche Begrenzung effizient durchführen:
Timebox Sprint
Eine Sprint Timebox legt vorher fest, wie lang ein Sprint sein soll. Dein Team muss die Sprint-Ziele dann innerhalb der vorgegebenen Frist erreichen. In der Regel liegt eine Frist bei unter einem Monat.
Timebox Sprint Planning
Eine Timebox für Sprint Planning gibt einen festen Zeitraum vor, wie lange die Planung für einen Sprint dauern darf. Grundsätzlich ist diese Zeit von der geplanten Sprintdauer abhängig. Steht beispielsweise ein kurzer Sprint von einer Woche an, solltest du nicht länger als zwei Stunden für die Planung verwenden. Längere Sprints benötigen dementsprechend mehr Planungszeit. Mehr als 8 Stunden solltest du aber nicht für ein Timebox Sprint Planning verwenden.
Daily Scrum Timebox
Eine Daily Scrum Timebox gibt dir und deinem Team täglich rund 15 Minuten Zeit, um entscheidende Ziele in Erinnerung zu rufen und sich noch einmal auf den Fortschritt des Projekts zu konzentrieren.
Sprint Review Timebox
In der Timebox für eine Sprint Review prüfst du die gelieferten Backlog-Elemente. Du besprichst diese und arbeitest bisher gegebenes Feedback ein. Nach einem einmonatigen Sprint solltest du dafür nicht mehr als 4 Stunden verwenden. Nach einem zweiwöchigen Sprint sollten nicht mehr als 2 Stunden auf der Uhr stehen.
Fazit
Für Servant Leader ist es unverzichtbar, Time Box Sprint Retrospektiven zu nutzen. Nur so können sie bisher geleistete Arbeit auswerten und daraus Maßnahmen für den nächsten Sprint ableiten. Die zeitliche Frist hilft dir und deinem Team dabei, die notwendigen Ergebnisse effizient herauszuarbeiten – ohne zu viel Zeit von der aktiven Projektentwicklung wegzunehmen.
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