Kurze Retrospektive - besser schnell als gar nicht

Retrospektiven sind eines der wichtigsten Meetings für agile Teams, um ihre Zusammenarbeit zu reflektieren und weiterzuentwickeln. Die Frequenz variiert in der Regel zwischen wöchentlich bis monatlich und es gibt einen festen Blocker im Kalender des Teams, um den Raum für dieses Meeting sicherzustellen.

Dabei kann es immer mal wieder dazu kommen, dass wegen externen Faktoren wie ad-hoc Terminen oder Deadlines das eingeplante Zeitfenster nicht zur Verfügung steht. Für diese Fälle plädieren wir dafür, besser eine kurze Retrospektive durchzuführen, als sie einfach ausfallen zu lassen.

Der Scrum Guide über die Dauer einer Retrospektive

Der Scrum Guide schlägt vor, dass man sich für eine Retrospektive 3 Stunden Zeit nehmen sollte - bei einem einmonatigen Sprintrhythmus. In der Praxis steht dieses Zeitfenster meist nicht zur Verfügung. Unserer Erfahrung nach blocken sich die meisten Teams zwischen 60 und 120 Minuten für ihre Retrospektiven.

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Kurze Retrospektiven mit einer Dauer zwischen 30-45 Minuten sind sogar die mit der besten Bewertung (8.5/10) durch Teilnehmende!

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Tipps für kurze Retrospektiven

Was tun, wenn es mal schnell gehen muss? Hier unsere Tipps für eine kurze Retrospektive, die euch trotzdem weiterbringt.

Tipp 1 für deine kurze Retrospektive: Check-In NICHT überspringen 

Ein häufiger Fehler ist es, einfach das Check-In als ersten Schritt zu überspringen und direkt zur Sache zu kommen - schließlich kommt ja erst nach dem Check-In als Warmup der produktive Teil der Retrospektive, richtig?

Falsch. Der Check-In und das “Setting the stage” ist ein essentieller Bestandteil der Retro und ist viel zu wichtig für den weiteren Verlauf, als dass man ihn einfach so rauslassen könnte.

Wer auf den Check-In verzichtet, wird es schwer haben, das Team im weiteren Verlauf der Retrospektive aktiv zu engagieren und das ist Grundvoraussetzung für gewinnbringende Diskussionen.

Der Check-In kann ja zum Beispiel einfach eine simple offene Frage sein, die jedes Teammitglied reihum in 2 bis 3 Sätzen beantwortet. Zum Beispiel:

• Was ist dein High- oder Low-Light der letzten Woche?
• Auf einer Skala von 0 für schlecht bis 10 für super - wie fühlst du dich gerade?

Ansonsten gibt es natürlich auch verschiedene Check-In Generatoren, die du nutzen kannst. Die paar Minuten für den Check-In sind gut investiert, versprochen.

Tipp 2 für deine kurze Retrospektive: Feedback im Vorfeld sammeln

Die “Gathering data”-Phase einer Retrospektive ist häufig der Teil, der am meisten Zeit in Anspruch nimmt - egal ob durch das Kleben von Zetteln oder mit Unterstützung von Online-Tools.

Hier sind Teams im Vorteil, die bereits vor der Retrospektive Feedback und Themenvorschläge einsammeln. So hat man in der Retrospektive direkt alle Daten beisammen und kann ohne die stille Zeit der Einzelarbeit direkt in die Besprechung der Themen gehen. Dafür könntest du z.B. eine Umfrage vor der Retro raus schicken, eine Page in Jira anlegen wo Themen gesammelt werden oder vorher einfach via E-mail um Feedback für die kurze Retrospektive bitten.

Mit Echometer als Tool für Retros kannst du zum Beispiel vor einer Retro Feedback zu sowohl psychologischen Verhaltensankern als auch offenen Fragen (“Keep, Stop, Start” & Co.) abfragen, deren Beantwortungen dir automatisch für die Retrospektive zusammengefasst und in einem interaktiven Teamentwicklungs-Workshop präsentiert werden.

Tipp 3 für deine kurze Retrospektive: Diskussionen zu Maßnahmen in Breakout-Sessions legen

Ein weiterer Teil der Retrospektive ist die Diskussion zum Ableiten von Maßnahmen. Während man das Priorisieren der Themen noch auf jeden Fall gemeinsam in der Retrospektive erledigen sollte, kann man die Diskussionen um die Definition der Maßnahmen auch noch in Kleingruppen außerhalb der Retrospektive klären - zum Beispiel in sogenannten Breakout-Sessions.

Ist sich das Team also einig, was aktuell die wichtigsten Probleme sind, kann man eine “Task Force” bestehend aus 2 oder mehr Personen bilden, die die Themen jeweils im Anschluss nochmal besprechen und die Ergebnisse im Anschluss mit dem Team teilen.

So eine Maßnahme kann man dann in der Retrospektive wie folgt festhalten:

• Thema X: Klaus und Greta erarbeiten Lösungskonzept und teilen es bis nächsten Dienstag mit dem Team
• Thema Y: Gundula und Kevin besprechen, ob es sich lohnt, ggf. Lösung Z zu verfolgen und teilen ihr Ergebnis bis heute Abend mit dem Team

 

Tipp 4 für deine kurze Retrospektive: Health Check Retros

Eine abwechslungsreiche, spannende und wertvolle Retro können auch so genannte Health Check Retros sein. Darin bewertet man die Qualität des Sprints in Zahlen quantitativ anstatt qualitativ.

 

Das heißt, das Vorgehen ist folgendermaßen:

1. Es werden konkrete Aussagen präsentiert.
2. Jedes Teammitglied bewertet die Aussagen kurz und knackig anonym auf einer Umfragen-Skala - wie sehr stimmst du zu von 1 bis 7?
3. Optional: Die Ergebnisse werden diskutiert. Positive und negative Beispiele werden gesammelt, die die Ergebnisse erklären könnten. Dieser Teil dauert potenziell relativ lange.
4. Jetzt wird direkt priorisiert, indem jedes Teammitglied anonym votet, welche der Aussagen den größten Handlungsbedarf bergen.
5. Nur zu der Aussage, die die meisten Votes hat, wird eine Maßnahme festgehalten.

Der Vorteil dieser Methodik ist, dass vieles mit wenigen Klicks passieren kann. Man bekommt ein Gefühl für Herausforderungen, ohne zu tief in langwierige Diskussionen abzurutschen. Das kann (bei richtiger Durchführung) sehr viel Zeit sparen und die Retro ist schon nach 15 bis 30 Minuten durch.

 

Wichtig ist hierbei nur, dass die Aussagen, die vom Team bewertet werden, gut ausgewählt sind. Hierfür zwei Tipps: Erstens schau gerne einmal in unseren kostenlosen Team Health Check Baukasten , der dir Inspiration bietet.

 

Zweitens kannst du auch direkt mit unserem Retro Tool Echometer verschiedene Health Check Retros durchführen. Hier zum Beispiel ist eine Health Check Retro zum Thema Teamgeist - probier es gerne mal aus:

Hinweis: Bei diesem Format wird die Zustimmung zu den Health Check-Items auf einer Skala abgefragt.

• Wertschätzung: Wir wertschätzen die Leistungen und Beiträge unserer Kolleg*innen.
• Teamgeist: In unserem Team herrscht ein vertrauensvolles Arbeitsklima.
• Transparenz: In meinem Team weiß jede*r, wer gerade an was arbeitet.
• Erholung & Pausen: Ich habe genug Raum für Pausen, in denen ich neue Energie schöpfen kann.
• Meeting-Kultur: Unsere Meetings sind gut strukturiert und lassen trotzdem Raum für Kreativität und Neues.
• Unterstützung: In meinem Team gibt jedes Teammitglied sein individuelles Wissen und seine Erfahrungen weiter.

 Tipp 5 für deine kurze Retrospektive: Probier Echometer aus

Eine gute Unterstützung dabei, deine Retro kurz zu halten, sind gute Retro Tools (siehe 7 beste Retro Tools im Vergleich ). Sie können dir einiges an Arbeit abnehmen - inkl. Timeboxing oder Priorisierung von Feedbacks.

Im Besonderen möchte ich hier Echometer nennen, bei dessen Entwicklung ich selber mitgewirkt habe. Es kombiniert Erkenntnisse aus der Psychologie mit Agile Best Practices, um das beste aus Team Health Checks & Retros für die Teamentwicklung raus zu holen. 

Wir geben dir konkrete Hinweise im Tool, wie man gute Maßnahmen ableitet - und es kann sowohl online remote als auch offline genutzt werden (mehr dazu hier: das beste Retrospektive Meeting Tool ).

Über diesen Button kannst du die Retro Methode direkt öffnen und ein Team via Link einladen (es sind bei Interesse noch mehr als 30 andere Retrospektive Methoden möglich):

Wenn du am Ende der Retro angelangt bist, kannst du optional auch einen kostenlosen Account erstellen, um deine Ergebnisse zu speichern.

Wenn du vorher noch mehr erfahren möchtest oder direkt einen richtigen Trial starten möchtest - hier erfahrt ihr mehr und könnt kostenlos starten.

Wie kurz kann man eine Retrospektive gestalten?

Unter Anwendung der oben genannten Tipps kann eine Retrospektive in Einzelfällen auch mal in etwa 30 Minuten durch sein. Das hängt natürlich auch von der Methodenauswahl ab. Es gibt sicherlich viele Retro-Methoden, die in so einer kurzen Zeit nicht machbar sind.

Wenn das Team wert darauf legt, die Retrospektiven möglichst effektiv zu gestalten, kann es sinnvoll sein, sich im Team auf ein strukturiertes Modell zu einigen, nach dem man die Retros gestaltet.

Mit Echometer stellen wir einen Baukasten bereit, der es euch ermöglicht, abwechslungsreiche Retrospektiven innerhalb eines strukturierten Ablaufs zu gestalten. Der Ablauf ist natürlich bei Bedarf auch flexibel gestaltbar - und ergänzt deine Retrospektive übrigens außerdem auch durch psychologisches Know How! Frage gerne mal einen kostenlosen Demo-Account an, wenn das für dich spannend klingt.

Behalte trotzdem im Hinterkopf, dass du immer mindestens 60 Minuten in den Kalendern für die Team-Retrospektive blockst (je nach Teamgröße ggf. auch mehr), auch wenn es in Ausnahmefällen mal schneller gehen kann. 

Final note

Wenn schon im Vorfeld klar ist, dass nicht einmal die als Minimum empfohlenen 60 Minuten möglich sind: Denk drüber nach, ob eine Verschiebung der Retrospektive vielleicht doch die bessere Lösung ist. Denn: aufgeschoben ist nicht aufgehoben ;-)

Falls du dir für deine Retrospektiven ein paar mehr abwechslungsreiche Fragen wünschst, schau mal in unseren Post zu 32 frische Retrospektive Methoden für Anfänger und Profis (mit u.a. der Mario Kart Retro, Marathon Retro und der Elon Musk Retro).

Eine der besten Methoden, das agile Mindset von Teammitgliedern nachhaltig zu entwickeln ist übrigens die Implementierung eines agilen Health Checks. Unser kostenloser Team-Health Check Baukasten kann dir dabei helfen, die richtigen Fragen zu stellen - klick dich einfach mal durch.

Wenn du noch nach einem geeigneten Retro Board Ausschau hältst (mit 60+ Retro Methoden), kann dir übrigens unser Artikel weiterhelfen mit dem Thema: Die besten Retro Boards im Vergleich.